Как составить план управления содержанием

Масштаб может сделать или разрушить проект. Если вы не следите за масштабами проекта, он может быстро выйти из-под контроля, нарушить ваш график и истощить бюджет. Именно поэтому многие проекты терпят неудачу.

Да, управление содержанием — это еще одно ограничение, которое должен освоить менеджер проекта, но менеджеры проектов любят строить планы для преодоления трудностей. План управления содержанием — это просто еще одна мясистая часть проекта, в которую с удовольствием вонзится любой руководитель проекта.

В конце концов, руководителю проекта поручено обеспечить удовлетворительное завершение проекта. Это невозможно сделать без плана управления содержанием. Но во-первых, каков масштаб проекта?

Что такое масштаб проекта?

Масштаб проекта — это то, как определяются цели и задачи проекта. В заявлении о содержании проекта перечислены эти цели, каковы будут результаты, задачи, необходимые для получения результатов, каковы будут затраты на это и сроки. Это, по сути, параметры всего проекта.

Масштаб помогает не только с границами проекта, но и с тем, кто будет нести ответственность за задачи, составляющие проект, и процесс, который будет применяться, чтобы убедиться, что все сделано правильно и утверждено. Эта информация обычно собирается в заявлении о содержании, которое также известно как техническое задание.

Техническое задание является краеугольным камнем для руководителей проектов. В проекте произойдут изменения, но необходимо управлять этими изменениями, чтобы оставаться в рамках, иначе успех проекта окажется под угрозой. Масштаб проекта можно изменить, только отправив запрос на изменение в панель управления изменениями проекта.

В строительных проектах форма заказа на изменение используется при изменении объема проекта и должна быть одобрена владельцем и подрядчиком.

Что такое ползучесть области?

Если вы думаете, что увеличение масштаба звучит неприятно, вы правы. Расползание масштаба — это то, что происходит, когда изменения в проекте происходят без управления и контроля. Подумайте о проекте, в котором новые требования добавляются после того, как проект уже выполнен. Если эти новые требования не могут быть рассмотрены и реализованы с теми же ресурсами и в то же время, что и изначально планировалось, то у вас расползание объема.

Другой пример расползания масштаба, происходящего в противоположном направлении, — это когда в проекте много изменений, и все эти изменения утверждаются. Звучит хорошо, правда? Ну, нет, если эти изменения, одобренные или нет, создают бесконечный проект, которому не видно конца.

Один из способов убедиться, что у вашего проекта нет расползания масштаба, — это спланировать его. Это возвращает нас к важности плана управления содержанием.

Что такое план управления содержанием?

Как и любой план, план управления содержанием представляет собой набор процессов, которые обеспечивают включение в проект всех необходимых задач. План управления содержанием в первую очередь связан с определением того, как содержание объясняется, разрабатывается, структурируется и проверяется.

Используя план управления содержанием, менеджеры проектов могут определить и сопоставить свой проект, чтобы он оставался в рамках запланированного содержания. План управления содержанием помогает руководителям проектов распределять ресурсы таким образом, чтобы проект мог быть завершен вовремя, в рамках бюджета и с качеством, ожидаемым заинтересованными сторонами.

Управление содержанием проекта включает в себя:

• Планирование процесса для определения работы, которая должна быть выполнена на протяжении всего проекта.
• Контроль и мониторинг этих процессов
• Документирование и отслеживание, чтобы избежать расширения области действия при утверждении или отклонении изменений
• Закрытие, включая аудит результатов и оценку результатов по сравнению с планом

Как составить план управления содержанием

Для начала вам необходимо иметь ряд входных данных, начиная с устава проекта. Это определяет цель проекта. Он устанавливает цели проекта, роли и обязанности. На этом этапе также определяются заинтересованные стороны. Устав представляет собой высокоуровневое описание проекта.

План управления проектом имеет основополагающее значение для создания плана содержания проекта. План управления проектом — это базовая линия, относительно которой можно измерить план содержания проекта. Сюда входит план управления качеством, описание жизненного цикла проекта и методология, которая будет использоваться.

Важно также подумать о культуре организации, так как это повлияет на проект. Инфраструктура также окажет большое влияние на масштаб проекта и поэтому должна быть включена в план. Затем следует рассмотреть управление персоналом как ресурс, который либо хорошо квалифицирован, либо нуждается в обучении. Конечно, рыночные условия влияют на масштаб проекта, так что имейте это в виду.

Другими факторами, которые следует учитывать, являются процессы и процедуры, являющиеся ключом к успеху любого проекта, и корпоративная база знаний. Сюда входят политики, финансовые базы данных, исторические данные и многое другое. Все это вместе с здравым смыслом, анализом данных и встречами — это материалы, которые помогут руководителю проекта создать план управления содержанием.

Шаги для плана управления содержанием

Шаги по составлению плана управления содержанием следующие:

1. Определите заинтересованные стороны и получите от них требования.
2. Создайте подробное описание содержания проекта, определяющее цели и задачи проекта.
3. Создайте структуру декомпозиции работ (WBS), чтобы сопоставить все необходимые задачи.
4. Разработайте процесс, с помощью которого WBS будет поддерживаться и утверждаться.
5. Перечислите роли и обязанности команды проекта.
6. Установите процесс формальной приемки завершенных результатов проекта.
7. Определите, как контролировать и документировать запросы на изменение в соответствии с описанием области действия.

Шаблоны в помощь вашему плану управления объемом работ

Есть много частей, которые нужно собрать, чтобы построить хороший план управления содержанием. Наличие инструментов, которые помогут вам собрать все эти данные, полезно. Вот тут-то и приходят на помощь шаблоны. Хотя шаблоны представляют собой статические документы, которые только предлагают руку помощи, они все же могут упростить процесс и убедиться, что вы не упустите никакой ценной информации.

Мы выбрали несколько бесплатных шаблонов проектов, чтобы вы могли начать работу над планом управления содержанием:

Шаблон плана проекта

План — это рабочее слово в плане управления содержанием, а шаблон плана проекта предоставит вам место для сбора задач и ресурсов, которые вам понадобятся в проекте. В первой части шаблона рассматривается объем и предоставляется место для повторения объема проекта, как он определен в уставе проекта.

Шаблон реестра рисков

Ничто не может изменить масштаб проекта быстрее, чем осознанный риск. Возможность выявлять и затем отслеживать устранение тех рисков, которые возникают в вашем проекте, должна быть частью любого плана управления содержанием. Бесплатный шаблон реестра рисков позволяет вам определить приоритет каждого риска, назначить члена команды ответственным за процесс и отслеживать его ход работы с ним.

Шаблон журнала изменений

Управление рисками важно, но изменения могут исходить более чем из одного направления. Что, если заинтересованная сторона скорректирует свои ожидания в середине проекта? Вам нужен процесс для управления этим изменением от утверждения до завершения. Вот где пригодится бесплатный шаблон журнала изменений. Теперь вы можете фиксировать эти изменения и отслеживать их на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта.

ProjectManager может отслеживать и сообщать о вашем плане управления содержанием

Есть много моментов в разработке вашего плана управления содержанием, где ProjectManager может сделать процесс проще и эффективнее.

Диаграммы Ганта для планирования

ProjectManager имеет надежную функцию диаграммы Ганта. Когда вы вводите все задачи своего проекта, наше программное обеспечение автоматически создает диаграмму Ганта со списком слева и временной шкалой справа. Затем вы добавите даты начала и окончания каждой задачи, которые будут отображать продолжительность каждой задачи.

Поскольку некоторые задачи не могут начаться до тех пор, пока задача не завершится до их завершения, эти зависимые задачи можно легко связать на диаграмме Ганта. Настройка зависимых задач может иметь большое значение, когда речь идет о предотвращении расширения области действия.

Панели для отслеживания

Поскольку ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, обновления статуса мгновенно отражаются, а прогресс отображается в режиме реального времени на панели управления проектами. Панель мониторинга в реальном времени содержит показатели прогресса, рабочей нагрузки, задач и т. д., которые автоматически обрабатывают номера проектов и отображают их в виде легко читаемых красочных графиков и диаграмм.

При использовании плана управления содержанием ключевыми являются отслеживание и отчетность. Панель управления в режиме реального времени отслеживает прогресс по мере его возникновения, поэтому, если что-то пойдет не так, вы сможете отреагировать быстро и эффективно. Частично это означает отчетность о ходе проекта, и именно здесь вам поможет наша информационная панель в режиме реального времени.

Канбан для управления задачами

ProjectManager также имеет несколько представлений, поэтому, если ваша команда хочет просто просмотреть свой список задач, они могут это сделать. Или, если вам нужен визуальный инструмент для отслеживания рабочего процесса, вы можете просматривать проект в виде доски канбан, где задачи представляют собой карточки под столбцами, которые представляют этапы вашего проекта.

Вы также можете просмотреть проект в календаре. Расползание масштаба не успеет проявиться, поскольку ProjectManager дает вам несколько представлений о проекте в режиме реального времени.

Не позволяйте объему угрожать вашему проекту, управляйте им с помощью ProjectManager. В нашем облачном программном обеспечении для управления проектами есть инструменты для реализации вашего плана управления объемом работ и предотвращения его разрастания. Попробуйте прямо сейчас бесплатно с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.