Kapsam Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Kapsam bir projeyi yapabilir veya bozabilir. Projenin kapsamı hakkında bir parmağınızı tutmuyorsanız, hızlı bir şekilde yoldan çıkabilir, programınızı bozabilir ve bütçeyi tüketebilir. Bu yüzden birçok proje başarısız oluyor.

Evet, kapsam yönetimi, bir proje yöneticisinin ustalaşması gereken bir diğer kısıtlamadır, ancak proje yöneticileri zorlukların üstesinden gelmek için planlar yapmayı sever. Kapsam yönetimi planı, herhangi bir proje yöneticisinin dişlerini sokmayı seveceği, projenin başka bir etli parçasıdır.

Sonuçta, proje yöneticisi, projenin tatmin edici bir sonuca ulaşmasını sağlamakla görevlidir. Bu, bir kapsam yönetim planı olmadan yapılamaz. Ama önce, proje kapsamı nedir?

Proje Kapsamı Nedir?

Proje kapsamı, bir projenin amaç ve hedeflerinin nasıl tanımlandığıdır. Proje kapsam beyanı, bu hedefleri, çıktıların ne olacağını, çıktıları yapmak için gereken görevleri, bunun için maliyetlerin ne olacağını ve son tarihleri ​​listeler. Aslında, tüm projenin parametreleridir.

Kapsam sadece projenin sınırları konusunda değil, projeyi oluşturan görevlerden kimin sorumlu olacağı ve her şeyin doğru yapıldığından ve onaylandığından emin olmak için uygulanacak süreç konusunda da yardımcı olur. Bu bilgiler genellikle, çalışma beyanı olarak da bilinen bir kapsam beyanında toplanır.

Çalışma beyanı, proje yöneticileri için bir mihenk taşıdır. Bir projede değişiklikler olacak, ancak bu değişikliklerin kapsam dahilinde kalması için yönetilmesi gerekiyor, aksi takdirde projenin başarısı tehdit ediliyor. Bir projenin kapsamı ancak projenin değişiklik kontrol kuruluna bir değişiklik talebi gönderilerek değiştirilebilir.

İnşaat projelerinde, bir projenin kapsamı değiştirilirken değişiklik talimatı formu kullanılır ve mal sahibi ve yüklenici tarafından onaylanması gerekir.

Kapsam Sürünmesi Nedir?

Kapsam kaymasının kulağa hoş gelmediğini düşünüyorsanız, haklısınız. Kapsam kayması, projedeki değişiklikler yönetilmeden ve kontrol edilmeden gerçekleştiğinde meydana gelen şeydir. Proje zaten yürütüldükten sonra yeni gereksinimlerin eklendiği bir proje düşünün. Bu yeni gereksinimler gözden geçirilemiyor ve aynı kaynaklarla ve başlangıçta planlandığı gibi aynı zamanda teslim edilemiyorsa, o zaman kapsam kayması yaşarsınız.

Bir projede çok fazla değişiklik olduğunda ve tüm bu değişiklikler onaylandığında, karşı yönden gelen bir başka kapsam kayması örneğidir. Kulağa hoş geliyor, değil mi? Eh, bu değişiklikler, onaylansın ya da alınmasın, sonu görünmeyen, hiç bitmeyen bir proje yaratmaz.

Projenizin kapsam kayması olmadığından emin olmanın bir yolu, buna karşı plan yapmaktır. Bu da bizi kapsam yönetimi planının önemine geri getiriyor.

Kapsam Yönetim Planı nedir?

Herhangi bir plan gibi, bir kapsam yönetimi planı, projenin gerekli tüm görevleri içerdiğinden emin olmak için yürürlükte olan bir dizi süreçtir. Kapsam yönetimi planı, öncelikle kapsamın nasıl açıklandığını, geliştirildiğini, yapılandırıldığını ve doğrulandığını tanımlamakla ilgilenir.

Bir kapsam yönetimi planı kullanarak, proje yöneticileri projelerini tanımlayabilir ve haritalayabilir, böylece planlanan kapsam içinde kalır. Kapsam yönetimi planı, proje yöneticilerinin kaynakları projenin zamanında, bütçe dahilinde ve paydaşların beklediği kalitede bitirebileceği şekilde tahsis etmesine yardımcı olur.

Proje kapsam yönetimi aşağıdakilerle ilgilidir:

• Proje boyunca yapılması gereken işleri tanımlamak için süreci planlamak
• Bu süreçleri kontrol etmek ve izlemek
• Değişiklikleri onaylarken veya reddederken kapsam kaymasını önlemek için belgeleme ve izleme
• Çıktıların denetimi de dahil olmak üzere kapanış ve plana göre sonucun değerlendirilmesi

Kapsam Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Başlamak için, bir proje başlatma belgesi ile başlayan bir dizi girdiye sahip olmanız gerekir. Bu, projenin amacını tanımlar. Proje hedeflerini, rollerini ve sorumluluklarını belirler. Paydaşlar da bu noktada belirlenir. Tüzük, projenin üst düzey bir açıklamasıdır.

Proje yönetim planı, proje kapsam planının oluşturulması için esastır. Proje yönetim planı, proje kapsam planının ölçülebileceği bir temeldir. Bu, kalite yönetim planını, proje yaşam döngüsünün bir tanımını ve kullanılacak metodolojiyi içerir.

Proje üzerinde bir etkisi olacağından, organizasyonun kültürünü de düşünmek önemlidir. Altyapı da projenin kapsamı üzerinde büyük bir etkiye sahip olacak ve bu nedenle planın bir parçası olarak dahil edilmelidir. Daha sonra, nitelikli veya eğitime ihtiyaç duyan bir kaynak olarak değerlendirilmesi gereken personel yönetimi vardır. Tabii ki, pazar koşulları projenin kapsamını etkiler, bu yüzden bunu aklınızda bulundurun.

Göz önünde bulundurulması gereken diğer faktörler, herhangi bir projenin başarısının anahtarı olan süreçler ve prosedürler ve kurumsal bilgi tabanıdır. Buna politikalar, finansal veritabanları, geçmiş veriler ve daha fazlası dahildir. Tüm bunlar iyi bir muhakeme, veri analizi ve toplantılarla proje yöneticisinin kapsam yönetimi planı oluşturmasına yardımcı olacak materyallerdir.

Kapsam Yönetim Planı Adımları

Kapsam yönetimi planı oluşturma adımları aşağıdaki gibidir:

1. Paydaşları belirleyin ve onlardan gereksinimleri alın.
2. Projenin amaçlarını ve hedeflerini tanımlayan ayrıntılı bir proje kapsam bildirimi oluşturun.
3. Gerekli tüm görevleri eşlemek için bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturun.
4. İKY'nin sürdürüleceği ve onaylanacağı süreci geliştirin.
5. Proje ekibinin rollerini ve sorumluluklarını listeleyin.
6. Tamamlanan proje çıktılarının resmi kabulü için süreci oluşturun.
7. Kapsam bildirimine göre değişiklik taleplerinin nasıl kontrol edileceğini ve belgeleneceğini belirleyin.

Kapsam Yönetim Planınıza Yardımcı Olacak Şablonlar

İyi bir kapsam yönetimi planı oluşturmak için bir araya getirilecek çok sayıda parça vardır. Tüm bu verileri toplamanıza yardımcı olacak araçlara sahip olmak faydalıdır. İşte burada şablonlar devreye giriyor. Şablonlar yalnızca yardım eli uzatan statik belgeler olsa da, süreci düzene sokabilir ve değerli bilgileri dışarıda bırakmamanızı sağlayabilir.

Kapsam yönetimi planınıza başlamanız için birkaç ücretsiz proje şablonu seçtik:

Proje Planı Şablonu

Plan, bir kapsam yönetimi planındaki işlemsel kelimedir ve proje planı şablonu, projede ihtiyaç duyacağınız görevleri ve kaynakları toplamanız için size bir yer verecektir. Şablonun ilk kısmı kapsamı ele alır ve proje başlatma belgesinde tanımlandığı şekliyle projenin kapsamını yinelemeniz için size alan sağlar.

Risk Kayıt Şablonu

Hiçbir şey bir projenin kapsamını gerçekleşen bir riskten daha hızlı değiştiremez. Projenizde ortaya çıkan bu risklerin çözümünü belirleyebilmek ve ardından takip edebilmek, herhangi bir kapsam yönetimi planının parçası olmalıdır. Ücretsiz risk kaydı şablonu, her bir riskin önceliğini tanımlamanıza, sürece sahip olması için bir ekip üyesi atamanıza ve onunla ilgili ilerlemelerini izlemenize olanak tanır.

Günlük Şablonunu Değiştir

Riski yönetmek önemlidir, ancak değişim birden fazla yönden gelebilir. Bir paydaş, projenin ortasında beklentilerini ayarlarsa ne olur? Onaydan tamamlanmaya kadar olan bu değişikliği yönetmek için bir sürece ihtiyacınız var. Ücretsiz değişiklik günlüğü şablonunun kullanışlı olduğu yer burasıdır. Artık bu değişikliği yakalayabilir ve projenizin yaşam döngüsü boyunca takip edebilirsiniz.

ProjectManager, Kapsam Yönetim Planınızı Takip Edebilir ve Raporlayabilir

Kapsam yönetimi planınızın geliştirilmesinde ProjectManager'ın süreci daha kolay ve etkili hale getirebileceği birçok nokta vardır.

Zamanlama için Gantt Grafikleri

ProjectManager, sağlam bir Gantt şeması özelliğine sahiptir. Tüm projenizin görevlerini girdiğinizde, yazılımımız otomatik olarak solda bir liste ve sağda bir zaman çizelgesi içeren bir Gantt şeması oluşturur. Ardından, her göreve, her bir görevin süresini gösterecek olan başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ekleyeceksiniz.

Bazı görevler, görev tamamlanmadan başlayamayacağından, bu bağımlı görevler Gantt şemasında kolayca bağlanabilir. Kapsam kaymasını önleme söz konusu olduğunda, bağımlı görevlerin ayarlanması uzun bir yol kat edebilir.

İzleme için Panolar

ProjectManager bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımı olduğundan, durum güncellemeleri anında yansıtılır ve ilerleme, proje panomuzda gerçek zamanlı olarak görülür. Gerçek zamanlı gösterge panosunda ilerleme, iş yükü, görevler ve daha fazlası için proje numaralarını otomatik olarak kıran ve okunması kolay renkli grafikler ve çizelgeler halinde görüntüleyen metrikler bulunur.

Bir kapsam yönetimi planı kullanırken, izleme ve raporlama çok önemlidir. Gerçek zamanlı kontrol paneli, ilerlemeyi olduğu gibi takip eder, bu nedenle işler yolundan çıkarsa, hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verebilirsiniz. Bunun bir kısmı, gerçek zamanlı kontrol panelimizin arkanızda olduğu projenin ilerleyişi hakkında rapor vermek anlamına gelir.

Görev Yönetimi için Kanban

ProjectManager'ın ayrıca birden çok görünümü vardır, bu nedenle ekibiniz yalnızca görev listesini görmek istiyorsa bunu yapabilir. Veya iş akışını izlemek için görsel bir araç istiyorsanız, projeyi, görevlerin projenizin aşamalarını temsil eden sütunların altındaki kartlar olduğu bir kanban panosu olarak görüntüleyebilirsiniz.

Projeyi bir takvimde de görüntüleyebilirsiniz. Kapsam sürünmesi, size proje üzerinde gerçek zamanlı olarak birden çok görünüm sağlayan ProjectManager ile devreye girecek zamana sahip olmayacak.

Kapsamın projenizi tehdit etmesine izin vermeyin, ProjectManager ile yönetin. Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımımız, kapsam yönetimi planınızı uygulayacak ve kapsam kaymasını uzak tutacak araçlara sahiptir. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümüyle şimdi ücretsiz deneyin.