วิธีการจัดทำแผนจัดการขอบเขต

ขอบเขตสามารถสร้างหรือทำลายโครงการได้ หากคุณไม่ใส่ใจในขอบเขตของโปรเจ็กต์ โปรเจ็กต์ก็อาจหลุดมือไปอย่างรวดเร็ว ทำให้กำหนดการของคุณยุ่งเหยิง และทำให้งบประมาณหมดลง นั่นคือจำนวนโครงการที่ล้มเหลว

ใช่ การจัดการขอบเขตเป็นอีกหนึ่งข้อจำกัดที่ผู้จัดการโครงการต้องเชี่ยวชาญ แต่แล้วผู้จัดการโครงการก็ชอบที่จะวางแผนเพื่อเอาชนะความท้าทาย แผนการจัดการขอบเขตเป็นเพียงส่วนหนึ่งของโครงการที่ผู้จัดการโครงการทุกคนจะชอบที่จะจมลงไป

ท้ายที่สุดแล้ว ผู้จัดการโครงการได้รับมอบหมายให้ดูแลให้โครงการบรรลุข้อสรุปที่น่าพอใจ ที่ไม่สามารถทำได้หากไม่มีแผนการจัดการขอบเขต แต่ก่อนอื่น ขอบเขตของโครงการคืออะไร?

ขอบเขตโครงการคืออะไร?

ขอบเขตโครงการคือวิธีการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ คำชี้แจงขอบเขตโครงการแสดงรายการเป้าหมายเหล่านั้น สิ่งที่จะส่งมอบ งานที่ต้องทำเพื่อส่งมอบ ค่าใช้จ่ายสำหรับสิ่งนั้นจะเป็นเท่าใด และกำหนดเวลาสิ้นสุด อันที่จริงแล้วเป็นพารามิเตอร์ของโครงการทั้งหมด

ขอบเขตไม่เพียงแต่ช่วยในเรื่องขอบเขตของโครงการเท่านั้น แต่ยังช่วยใครที่จะรับผิดชอบงานที่ประกอบเป็นโครงการและกระบวนการที่จะนำไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำอย่างถูกต้องและได้รับการอนุมัติ ข้อมูลนี้มักจะถูกรวบรวมในคำสั่งขอบเขต ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าคำสั่งของงาน

คำแถลงการทำงานเป็นรากฐานที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ การเปลี่ยนแปลงกำลังจะเกิดขึ้นในโครงการ แต่การจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเพื่อให้อยู่ภายในขอบเขตต้องเกิดขึ้น มิฉะนั้นความสำเร็จของโครงการจะถูกคุกคาม ขอบเขตของโครงการสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยส่งคำขอเปลี่ยนแปลงไปยังคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการเท่านั้น

ในโครงการก่อสร้าง แบบฟอร์มคำสั่งเปลี่ยนแปลงจะใช้เมื่อเปลี่ยนขอบเขตของโครงการและต้องได้รับอนุมัติจากเจ้าของและผู้รับเหมา

Scope Creep คืออะไร?

หากคุณคิดว่าขอบเขตการคืบคลานฟังดูไม่เป็นที่พอใจ คุณคิดถูก ขอบเขตการคืบคลานคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อการเปลี่ยนแปลงในโครงการเกิดขึ้นโดยไม่ได้รับการจัดการและควบคุม ลองนึกถึงโครงการที่มีการเพิ่มข้อกำหนดใหม่หลังจากที่โครงการได้ดำเนินการไปแล้ว หากข้อกำหนดใหม่เหล่านี้ไม่สามารถตรวจทานและส่งมอบพร้อมกับทรัพยากรเดิมและในเวลาเดียวกับที่วางแผนไว้ในตอนแรก แสดงว่าคุณมีขอบเขตที่คืบคลาน

อีกตัวอย่างหนึ่งของขอบเขตที่คืบคลานมาจากทิศทางตรงกันข้ามคือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงมากมายในโครงการและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้รับการอนุมัติ ฟังดูดีใช่มั้ย? ไม่ใช่ว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น จะได้รับการอนุมัติหรือไม่ สร้างโครงการที่ไม่มีวันสิ้นสุดโดยไม่มีจุดจบ

วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าโครงการของคุณไม่มีขอบเขตคือการวางแผนต่อต้าน ที่นำเรากลับไปสู่ความสำคัญของแผนการจัดการขอบเขต

แผนการจัดการขอบเขตคืออะไร?

เช่นเดียวกับแผนอื่นๆ แผนการจัดการขอบเขตคือกลุ่มของกระบวนการที่มีอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการมีงานที่จำเป็นทั้งหมด แผนการจัดการขอบเขตเกี่ยวข้องกับการกำหนดวิธีการอธิบาย พัฒนา จัดโครงสร้าง และตรวจสอบขอบเขตเป็นหลัก

ด้วยการใช้แผนการจัดการขอบเขต ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดและแมปโครงการของตนได้ ดังนั้นแผนจะยังคงอยู่ภายในขอบเขตที่วางแผนไว้ แผนการจัดการขอบเขตช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดสรรทรัพยากรในลักษณะที่โครงการสามารถเสร็จสิ้นได้ทันเวลา ภายในงบประมาณ และด้วยคุณภาพที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคาดหวัง

การจัดการขอบเขตโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับ:

• การวางแผนกระบวนการกำหนดงานที่ต้องทำตลอดทั้งโครงการ
• การควบคุมและตรวจสอบกระบวนการเหล่านั้น
• จัดทำเอกสารและติดตามเพื่อหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตเมื่ออนุมัติหรือไม่อนุมัติการเปลี่ยนแปลง
• การปิด รวมถึงการตรวจสอบสิ่งที่ส่งมอบและการประเมินผลลัพธ์เทียบกับแผน

วิธีการจัดทำแผนจัดการขอบเขต

ในการเริ่มต้น คุณต้องมีชุดข้อมูลเข้า โดยเริ่มจากกฎบัตรโครงการ สิ่งนี้กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ มันกำหนดเป้าหมายโครงการบทบาทและความรับผิดชอบ ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ณ จุดนี้ด้วย กฎบัตรเป็นคำอธิบายระดับสูงของโครงการ

แผนการจัดการโครงการเป็นพื้นฐานในการสร้างแผนขอบเขตโครงการ แผนการจัดการโครงการเป็นพื้นฐานที่สามารถวัดแผนขอบเขตโครงการได้ ซึ่งรวมถึงแผนการจัดการคุณภาพ คำอธิบายของวงจรชีวิตโครงการ และวิธีการที่จะใช้

สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงวัฒนธรรมขององค์กรด้วย เนื่องจากสิ่งนี้จะส่งผลต่อโครงการ โครงสร้างพื้นฐานจะมีผลกระทบอย่างมากต่อขอบเขตของโครงการ ดังนั้นจึงต้องรวมเป็นส่วนหนึ่งของแผน แล้วมีการบริหารงานบุคคลเพื่อพิจารณาเป็นทรัพยากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหรือต้องการการฝึกอบรม แน่นอน สภาวะตลาดมีผลต่อขอบเขตของโครงการ ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่า

ปัจจัยอื่นๆ ที่ต้องพิจารณา ได้แก่ กระบวนการและขั้นตอนการทำงาน ซึ่งเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการ และฐานความรู้ขององค์กร ซึ่งรวมถึงนโยบาย ฐานข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลย้อนหลัง และอื่นๆ ทั้งหมดนี้ด้วยวิจารณญาณที่ดี การวิเคราะห์ข้อมูล และการประชุม เป็นสื่อที่จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการสร้างแผนการจัดการขอบเขตได้

ขั้นตอนสำหรับแผนการจัดการขอบเขต

ขั้นตอนการทำแผนการจัดการขอบเขตมีดังนี้

1. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและรับข้อกำหนดจากพวกเขา
2. สร้างคำชี้แจงขอบเขตโครงการโดยละเอียดที่ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ
3. สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อแมปงานที่จำเป็นทั้งหมด
4. พัฒนากระบวนการโดยที่ WBS จะได้รับการดูแลและอนุมัติ
5. ระบุบทบาทและความรับผิดชอบของทีมงานโครงการ
6. กำหนดขั้นตอนสำหรับการยอมรับผลงานโครงการที่เสร็จสมบูรณ์อย่างเป็นทางการ
7. กำหนดวิธีควบคุมและจัดทำเอกสารคำขอเปลี่ยนแปลงตามคำสั่งขอบเขต

เทมเพลตเพื่อช่วยแผนการจัดการขอบเขตของคุณ

มีหลายชิ้นที่ต้องประกอบเพื่อสร้างแผนการจัดการขอบเขตที่ดี การมีเครื่องมือที่จะช่วยคุณรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้มีประโยชน์ นั่นคือที่มาของเทมเพลต แม้ว่าเทมเพลตจะเป็นเอกสารแบบคงที่ที่ให้ความช่วยเหลือเท่านั้น แต่ก็ยังสามารถปรับปรุงกระบวนการและให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทิ้งข้อมูลอันมีค่าไว้

เราได้เลือกเทมเพลตโครงการฟรีบางส่วนเพื่อให้คุณเริ่มต้นแผนการจัดการขอบเขตของคุณ:

แม่แบบแผนโครงการ

แผนคือคำที่ใช้ในแผนการจัดการขอบเขต และเทมเพลตแผนโครงการจะให้ที่สำหรับรวบรวมงานและทรัพยากรที่คุณต้องการในโครงการ ส่วนแรกของเท็มเพลตจะระบุขอบเขตและให้พื้นที่ให้คุณทำซ้ำขอบเขตของโครงการตามที่กำหนดไว้ในกฎบัตรโครงการ

เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยง

ไม่มีสิ่งใดสามารถเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการได้เร็วกว่าความเสี่ยงที่รับรู้ ความสามารถในการระบุและติดตามการแก้ไขความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณควรเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการขอบเขตใดๆ เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยงฟรีช่วยให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญของแต่ละความเสี่ยง มอบหมายให้สมาชิกในทีมเป็นเจ้าของกระบวนการ และติดตามความคืบหน้าในการจัดการกับความเสี่ยง

เปลี่ยนเทมเพลตบันทึก

การจัดการความเสี่ยงเป็นสิ่งสำคัญ แต่การเปลี่ยนแปลงอาจมาจากหลายทิศทาง จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียปรับความคาดหวังของตนในช่วงกลางของโครงการ คุณต้องมีกระบวนการในการจัดการการเปลี่ยนแปลงนั้นจากการอนุมัติจนเสร็จสิ้น นั่นคือสิ่งที่เทมเพลตบันทึกการเปลี่ยนแปลงฟรีมีประโยชน์ ตอนนี้คุณสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงนั้นและติดตามได้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการของคุณ

ProjectManager สามารถติดตามและรายงานเกี่ยวกับแผนการจัดการขอบเขตของคุณ

มีหลายประเด็นในการพัฒนาแผนการจัดการขอบเขตของคุณ ซึ่ง ProjectManager สามารถทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนภูมิแกนต์สำหรับการตั้งเวลา

ProjectManager มีคุณลักษณะแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพ เมื่อคุณป้อนงานทั้งหมดของโครงการ ซอฟต์แวร์ของเราจะสร้างแผนภูมิแกนต์โดยอัตโนมัติ โดยมีรายการทางด้านซ้ายและไทม์ไลน์ทางด้านขวา ถัดไป คุณจะต้องเพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดในแต่ละงาน ซึ่งจะแสดงระยะเวลาของแต่ละงาน

เนื่องจากงานบางอย่างไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานจะเสร็จก่อน งานที่เกี่ยวข้องเหล่านี้จึงสามารถเชื่อมโยงได้อย่างง่ายดายบนแผนภูมิแกนต์ การตั้งค่างานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันสามารถช่วยป้องกันการคืบคลานของขอบเขตได้เป็นอย่างดี

แดชบอร์ดสำหรับการติดตาม

เนื่องจาก ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ การอัปเดตสถานะจะมีผลทันที และจะเห็นความคืบหน้าในแบบเรียลไทม์บนแดชบอร์ดโครงการของเรา แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์มีตัวชี้วัดสำหรับความคืบหน้า ปริมาณงาน งาน และอื่นๆ ซึ่งจะสรุปหมายเลขโครงการโดยอัตโนมัติและแสดงในกราฟและแผนภูมิสีสันสดใสที่อ่านง่าย

เมื่อใช้แผนการจัดการขอบเขต การติดตามและการรายงานเป็นสิ่งสำคัญ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ติดตามความคืบหน้าในขณะที่มันเกิดขึ้น ดังนั้นหากสิ่งต่าง ๆ ออกนอกเส้นทาง คุณจะสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ส่วนหนึ่งหมายถึงการรายงานความคืบหน้าของโครงการ ซึ่งเป็นที่ที่แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราคอยช่วยเหลือคุณ

Kanban สำหรับการจัดการงาน

ProjectManager ยังมีมุมมองที่หลากหลาย ดังนั้นหากทีมของคุณต้องการดูรายการงานเพียงอย่างเดียว พวกเขาก็ทำได้ หรือถ้าคุณต้องการเครื่องมือภาพเพื่อติดตามเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถดูโครงการเป็นบอร์ดคัมบัง โดยที่งานคือการ์ดภายใต้คอลัมน์ที่แสดงถึงขั้นตอนของโครงการของคุณ

คุณยังสามารถดูโครงการในปฏิทินได้อีกด้วย ขอบเขตของครีปจะไม่มีเวลาตั้งค่าด้วย ProjectManager ที่ให้มุมมองที่หลากหลายเกี่ยวกับโปรเจ็กต์แบบเรียลไทม์

อย่าให้ขอบเขตคุกคามโครงการของคุณ จัดการด้วย ProjectManager ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ของเรามีเครื่องมือในการปรับใช้แผนการจัดการขอบเขตของคุณ และป้องกันขอบเขตที่คืบคลานเข้ามา ทดลองใช้ฟรีตอนนี้ด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วัน