幫助您管理電子郵件的提示
已發表: 2021-03-25
這篇文章基於 ProBlogger 播客的第 147 集。
電子郵件是否開始佔用您的所有時間？
在最好的情況下，處理電子郵件可能是一個挑戰。 但是當你有一個博客，並且你的流量開始增長時，它很快就會失控。 （我每週都會收到數千封電子郵件。）
所以本週我想分享一些幫助我快速有效地處理電子郵件的技巧。
注意：我使用的是 Gmail，所以我將在這篇文章中討論它。 但是這些技巧中的大多數（如果不是全部）都可以應用於其他電子郵件系統。
1. 罐頭回复
如果您不斷被問到相同的問題，那麼您應該考慮設置預設回复。 這些是您可以預先創建並處於待機狀態的模板，以便您可以快速發布回复。
我已經為以下內容設置了預設回复：
- 公關宣傳
- 客座推銷
- SEO 宣傳（希望我們鏈接到他們網站的人）。
Gmail 使設置這些模板變得非常容易。 但是大多數電子郵件系統都允許您創建類似的模板。 如果您沒有，只需創建一個包含所有回复的 Word 文檔，然後將相關回复複製並粘貼到您的回復中。
2. 常見問題頁面
處理這些問題的另一種方法是創建一個提供所有答案的特定頁面——常見問題 (FAQ) 頁面。
我在 ProBlogger 上有一個常見問題解答，它回答了我最常被問到的問題。 然後，我們在聯繫表上鍊接到它，並鼓勵每個人在向我們發送問題之前先檢查它。
當然，並不是每個人都使用我們的聯繫表來發送電子郵件。 而那些這樣做的人並不總是閱讀常見問題解答。 但它減少了我們收到的電子郵件數量。 我們的讀者無需等待我的回复即可迅速得到他們想要的答案。
3. 聯繫表
說到聯繫表格，它們可能是另一個減少您必須處理的電子郵件數量的好方法。
除了包含人員姓名、電子郵件地址和消息的字段外，聯繫表單還可以包含其他字段，您可以使用這些字段來幫助您將電子郵件發送給正確的人（或至少在您的電子郵件系統中正確的文件夾）。
例如， Digital Photography School 的聯繫表有一個Select a subject 字段，其中包含四個選項：
- 我對產品有疑問
- 我有錯誤或問題要報告
- 我想在 dPS 上做廣告
- 別的東西。
根據他們選擇的選項，電子郵件將自動路由至：
- 我們的客戶支持團隊（選項 1 和 4）
- 我們的技術支持人員（選項 2）
- 我們的合作夥伴團隊（選項 3）。
您還可以建議讀者在您的社交媒體渠道之一上提出他們的問題，並提供所有這些渠道的鏈接。
在任何情況下，您都應該讓他們知道您是否有可能做出回應，以及如果做出回應需要多長時間。 管理他們的期望很重要，這樣他們就不會失望。
4. 額外幫助
您可能已經註意到，我有一個團隊可以幫助我處理所有電子郵件。 在自己照顧他們八年左右之後，這是我做過的最明智的決定之一。
當我們開始在數碼攝影學校銷售電子書時，我收到的電子郵件數量真的增加了。 每當我們推出新的電子書時，我們都會收到來自想知道的人的電子郵件：
- 什麼是電子書
- 如何下載和打開它們
- 產品是否適合他們
- 如何使用他們的信用卡通過 PayPal 付款
- 如何獲得退款。
你可以想像，回答這些問題讓我的注意力從營銷產品和開發新產品上轉移開來。 所以我們聘請了可以處理所有這些問題的人。
另一個明智之舉是開始使用名為Zendesk的工具。 這意味著每個提出問題的人都會得到一張票，我們的客戶支持團隊可以快速調出與特定問題相關的所有電子郵件，以查看問題是否已解決。
5. 電子郵件過濾器
我最初切換到 Gmail 的原因之一是它允許我設置過濾器。
那時我的索引被社交媒體信息淹沒。 與今天不同，沒有辦法限制您收到的數量或頻率。 所以我做的第一件事就是設置過濾器，以便它們自動從我的收件箱移動到特定的文件夾中。
這些天我也為產品銷售設置了很多過濾器。 當我出售電子書為客戶提供服務時，我喜歡記錄收到的每封電子郵件。 當我收到來自某人的電子郵件或消息時，我喜歡它說：“嘿，我很久以前就買了這本電子書。 我把它弄丟了。 我可以再拿一次嗎？” 我喜歡能夠快速檢查他們是否購買了它，以便我可以再次將其發送給他們。
我還收到了很多收據，我需要保留這些收據以用於稅收目的，但在那之前我真的不需要查看。 所以我設置了另一個過濾器，將它們移動到一個文件夾並將它們標記為已讀。
當然，通過結合您在聯繫表中提供的選項和電子郵件系統中的過濾器，您可以自動處理很多問題。
6.展開.我
作為一名博主，您可能訂閱了許多不同的時事通訊，以幫助您了解您所在領域的最新動態。 但是，雖然訂閱它們通常非常簡單，但取消訂閱可能要困難得多。
因此，與其經歷退訂的戲劇性，我們只是繼續忍受他們登陸我們的收件箱。
這就是我現在使用名為 Unroll.Me 的收費的原因。 它會掃描我的收件箱並向我顯示我當前訂閱的所有時事通訊。 然後它讓我取消訂閱那些我不再需要的。 而且不必單獨取消訂閱每個，它讓我可以批量取消訂閱。
我還可以將我確實想收到的內容匯總到每日摘要中，如果特定訂閱列表真的很活躍，那就太好了。
7. 迴旋鏢
我在 Gmail 中使用的另一個工具是 Boomerang。 這是一個 Chrome 擴展程序，可以讓我做一些我認為非常有用的事情。 （它還可以做更多的事情，所以值得一試。）
它讓我做的第一件事是在更方便的時間重新發送我收到的電子郵件。 例如，我可以要求它在第二天早上 9 點重新發送我在深夜收到的電子郵件，這樣它們就會坐在我收件箱的頂部，而不是埋在 50 封其他電子郵件下面。
它還可以讓我在特定時間發送電子郵件。 如果您在工作到很晚時回復一些電子郵件，人們可能會看到您回复的時間，並認為那是您通常工作的時間。
這可能會開創一個非常糟糕的先例。
但是對於 Boomerang，我可以告訴它等到第二天早上 9 點才真正發送電子郵件。 因此，即使我在深夜回答它，看起來好像我是在正常工作時間早上回答的。
我希望這些提示可以幫助您控制電子郵件。 您還有其他要分享的技巧嗎？ 請在評論中讓我們知道它們。
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