E-postanızı Yönetmenize Yardımcı Olacak İpuçları

Bu gönderi, ProBlogger podcast'inin 147. bölümüne dayanmaktadır.

E-posta tüm zamanınızı emmeye mi başladı?

E-postalarla uğraşmak en iyi durumda bile zor olabilir. Ancak bir blogunuz olduğunda ve trafiğiniz artmaya başladığında, hızla kontrolden çıkabilir. (Her hafta binlerce e-posta alıyorum.)

Bu hafta, e-postayla hızlı ve verimli bir şekilde başa çıkmama yardımcı olan bazı ipuçlarını paylaşmak istiyorum.

Not: Gmail kullanıyorum ve bu yazı boyunca bunun hakkında konuşacağım. Ancak bu ipuçlarının çoğu (tümü değilse de) diğer e-posta sistemlerine uygulanabilir.

1. Hazır yanıtlar

Aynı sorular sorulmaya devam ederse, hazır yanıtlar oluşturmayı düşünmelisiniz. Bunlar, önceden oluşturabileceğiniz ve hızlı bir şekilde yanıt gönderebilmeniz için beklemede olan şablonlardır.

Aşağıdakiler gibi şeyler için hazır yanıtlar ayarladım:

• PR sahaları
• misafir sonrası sahalar
• SEO sunumları (sitelerine bağlantı vermemizi isteyen kişiler).

Gmail, bu şablonları ayarlamayı oldukça kolaylaştırır. Ancak çoğu e-posta sistemi, benzer şablonlar oluşturmanıza izin verir. Sizinki yoksa, tüm yanıtlarınızla birlikte bir Word belgesi oluşturun ve ardından ilgili yanıtı kopyalayıp yanıtınıza yapıştırın.

2. SSS sayfası

Bu sorularla başa çıkmanın başka bir yolu da, tüm yanıtları, yani sık sorulan sorular (SSS) sayfasını sağlayan belirli bir sayfa oluşturmaktır.

ProBlogger'da en sık sorulan soruları yanıtlayan bir SSS'im var. Daha sonra iletişim formumuz üzerinden bağlantı oluşturuyoruz ve herkesi bize sorularını göndermeden önce kontrol etmeye teşvik ediyoruz.

Elbette herkes e-posta göndermek için iletişim formumuzu kullanmaz. Ve her zaman SSS'yi okumayanlar. Ancak aldığımız e-postaların sayısını azalttı. Ve okuyucularımız, cevabımı beklemek zorunda kalmadan istedikleri cevabı çabucak alıyorlar.

3. İletişim formu

İletişim formlarından bahsetmişken, uğraşmanız gereken e-posta miktarını azaltmak için başka bir harika olabilirler.

Kişinin adı, e-posta adresi ve mesajı için alanlara sahip olmanın yanı sıra, iletişim formları, e-postalarınızı doğru kişiye (veya en azından e-posta sisteminizdeki doğru klasöre) yönlendirmenize yardımcı olmak için kullanabileceğiniz diğer alanları içerebilir.

Örneğin, Digital Photography School'daki iletişim formunda, dört seçenekli bir konu seçin alanı vardır:

1. bir ürünle ilgili bir sorum var
2. Bildirmem gereken bir hata veya sorunum var
3. dPS'de reklam vermek istiyorum
4. Başka bir şey.

Seçtikleri seçeneğe bağlı olarak, e-posta otomatik olarak şu adrese yönlendirilecektir:

• müşteri destek ekibimiz (seçenek 1 ve 4)
• teknik destek sorumlumuz (seçenek 2)
• ortaklık ekibimiz (seçenek 3).

Ayrıca okuyucunun sorularını sosyal medya kanallarınızdan birinde sormasını ve hepsine bağlantılar vermesini önerebilirsiniz.

Her durumda, yanıt verip vermeyeceğinizi ve yanıt verirseniz ne kadar süreceğini onlara bildirmelisiniz. Hayal kırıklığına uğramamaları için beklentilerini yönetmek önemlidir.

4. Ekstra yardım

Fark etmiş olabileceğiniz gibi, tüm e-postalarımda bana yardımcı olacak bir ekibim var. Ve sekiz yıl kadar hepsine kendim baktıktan sonra, şimdiye kadar verdiğim en akıllıca kararlardan biri oldu.

Digital Photography School'da e-kitap satmaya başladığımızda, aldığım e-postaların sayısı gerçekten arttı. Ne zaman yeni bir e-kitap yayınlasak, bilmek isteyen insanlardan e-postalar alırdık:

• e-kitap neydi
• nasıl indirilir ve açılır
• ürünün onlar için olup olmadığı
• PayPal ile kredi kartıyla nasıl ödeme yapılır
• nasıl iade alınır.

Tahmin edebileceğiniz gibi, bu soruları yanıtlamak, ürünleri pazarlamaktan ve yenilerini geliştirmekten dikkatimi çekti. Bu yüzden tüm bu sorularla ilgilenebilecek insanları işe aldık.

Bir başka akıllı hareket de Zendesk adlı bir aracı kullanmaya başlamaktı. Bu, soru soran herkesin bir bilet aldığı ve müşteri destek ekibimizin, sorunun çözülüp çözülmediğini görmek için belirli bir sorunla ilgili tüm e-postaları hızla getirebileceği anlamına gelir.

5. E-posta filtreleri

İlk etapta Gmail'e geçmemin nedenlerinden biri, filtreleri ayarlamama izin vermesiydi.

O zamanlar indeksim sosyal medya mesajlarıyla dolup taşıyordu. Bugünün aksine, kaç tane aldığınızı veya ne sıklıkta aldığınızı sınırlamanın bir yolu yoktu. Yaptığım ilk şeylerden biri, filtreleri otomatik olarak gelen kutumdan belirli klasörlere taşınacak şekilde ayarlamaktı.

Bu günlerde ayrıca ürün satışları için ayarlanmış birçok filtrem var. Müşterilerime hizmet etmek için bir e-kitap sattığımda aldığım her e-postanın kaydını tutmayı seviyorum. Birinden bir e-posta veya mesaj aldığımda, “Hey, bu e-kitabı çok eskiden satın almıştım. kaybettim. Tekrar alabilir miyim?” Satın alıp almadıklarını hızlıca kontrol edebilmeyi seviyorum, böylece onlara tekrar gönderebiliyorum.

Ayrıca vergi amacıyla saklamam gereken ancak o zamana kadar gerçekten görmem gerekmeyen birçok makbuz alıyorum. Bu yüzden onları bir klasöre taşıyan ve okundu olarak işaretleyen başka bir filtre kurulumum var.

Ve elbette, iletişim formunuzda sunduğunuz seçenekleri ve e-posta sisteminizdeki filtreleri birleştirerek, birçok sorunu otomatik olarak çözebilirsiniz.

6. Unroll.Me

Bir blogcu olarak, muhtemelen kendi alanınızda neler olup bittiğini takip etmenize yardımcı olacak birçok farklı haber bültenine abone olmuşsunuzdur. Ancak bunlara abone olmak genellikle oldukça basit olsa da, abonelikten çıkmak çok daha zor olabilir.

Ve böylece, abonelikten çıkma dramını yaşamak yerine, onların gelen kutumuza düşmesine katlanmaya devam ediyoruz.

Bu yüzden şimdi Unroll.Me adlı bir geçiş ücreti kullanıyorum. Gelen kutumu tarar ve şu anda abone olduğum tüm haber bültenlerini gösterir. Daha sonra artık ihtiyacım olmayanların aboneliğinden çıkmamı sağlıyor. Ve her birine ayrı ayrı abonelikten çıkmak zorunda kalmak yerine, toplu olarak abonelikten çıkmama izin veriyor.

Ayrıca almak istediklerimi günlük bir özette toplayabilirim; bu, belirli bir abonelik listesi gerçekten aktifse harikadır.

7. Bumerang

Gmail'de kullandığım diğer araç Boomerang. Gerçekten yararlı bulduğum birkaç şeyi yapmama izin veren bir Chrome uzantısı. (Ayrıca çok daha fazlasını yapabilir, bu yüzden kontrol etmeye değer.)

Yapmama izin verdiği ilk şey, aldığım e-postaları daha uygun bir zamanda yeniden göndermek. Örneğin, gece geç saatlerde aldığım e-postaları ertesi sabah saat 9'da yeniden göndermesini isteyebilirim, böylece diğer 50 e-postanın altına gömülmek yerine gelen kutumun en üstünde otururlar.

Ayrıca e-postalarımı belirli bir zamanda göndermeme izin veriyor. Bazı e-postaları geç saatlere kadar yanıtlarsanız, insanlar ne zaman yanıtladığınıza bakıp, genellikle o saatte çalıştığınızı düşünebilir.

Ve bu çok kötü bir emsal oluşturabilir.

Ancak Boomerang ile e-postayı gerçekten göndermeden önce ertesi gün sabah 9'a kadar beklemesini söyleyebilirim. Yani gece geç cevap vermiş olmama rağmen, normal çalışma saatlerinde sabah cevap vermişim gibi görünüyor.

Umarım bu ipuçları e-postanızı kontrol altında tutmanıza yardımcı olabilir. Paylaşmak istediğiniz başka ipuçlarınız var mı? Lütfen yorumlarda onlar hakkında bize bildirin.

Unsplash'ta Pau Casals'ın fotoğrafı