Tips untuk Membantu Anda Mengelola Email Anda

Postingan ini berdasarkan episode 147 dari podcast ProBlogger.

Apakah email mulai menyedot semua waktu Anda?

Berurusan dengan email bisa menjadi tantangan di saat-saat terbaik. Tetapi ketika Anda memiliki blog, dan lalu lintas Anda mulai tumbuh, itu bisa dengan cepat menjadi tidak terkendali. (Saya mendapatkan ribuan email setiap minggu.)

Jadi minggu ini saya ingin berbagi beberapa tips yang telah membantu saya menangani email dengan cepat dan efisien.

Catatan: Saya menggunakan Gmail, jadi saya akan membicarakannya di seluruh posting ini. Tetapi sebagian besar (jika tidak semua) tips ini dapat diterapkan ke sistem email lain.

1. Tanggapan kalengan

Jika Anda terus mendapatkan pertanyaan yang sama, Anda harus mempertimbangkan untuk menyiapkan tanggapan terekam. Ini adalah template yang dapat Anda buat sebelumnya dan memiliki standby sehingga Anda dapat dengan cepat mengirim balasan.

Saya telah menyiapkan tanggapan terekam untuk hal-hal seperti:

• promosi PR
• promosi posting tamu
• Promosi SEO (orang yang ingin kami menautkan ke situs mereka).

Gmail membuatnya cukup mudah untuk menyiapkan template ini . Tetapi sebagian besar sistem email memungkinkan Anda membuat template serupa. Dan jika milik Anda tidak, cukup buat dokumen Word dengan semua respons Anda, lalu salin dan tempel respons yang relevan ke dalam balasan Anda.

2. halaman FAQ

Cara lain untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini adalah dengan membuat halaman khusus yang menyediakan semua jawaban – halaman pertanyaan yang sering diajukan (FAQ).

Saya memiliki FAQ di ProBlogger yang menjawab pertanyaan yang paling sering saya tanyakan. Kami kemudian menautkannya di formulir kontak kami, dan mendorong semua orang untuk memeriksanya terlebih dahulu sebelum mengirimkan pertanyaan mereka kepada kami.

Tentu saja, tidak semua orang menggunakan formulir kontak kami untuk mengirim email. Dan mereka yang tidak selalu membaca FAQ. Tapi itu telah mengurangi jumlah email yang kami dapatkan. Dan pembaca kami mendapatkan jawaban yang mereka inginkan dengan cepat tanpa harus menunggu balasan saya.

3. Formulir kontak

Berbicara tentang formulir kontak, mereka bisa menjadi cara lain yang bagus untuk mengurangi jumlah email yang harus Anda tangani.

Selain memiliki bidang untuk nama, alamat email, dan pesan orang tersebut, formulir kontak dapat berisi bidang lain yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda mengarahkan email ke orang yang tepat (atau setidaknya folder yang tepat di sistem email Anda).

Misalnya, formulir kontak di Sekolah Fotografi Digital memiliki bidang Pilih bidang dengan empat opsi:

1. Saya punya pertanyaan tentang produk
2. Saya memiliki bug atau masalah untuk dilaporkan
3. Saya ingin beriklan di dPS
4. Sesuatu yang lain.

Bergantung pada opsi mana yang mereka pilih, email akan secara otomatis dirutekan ke:

• tim dukungan pelanggan kami (opsi 1 dan 4)
• orang dukungan teknis kami (opsi 2)
• tim kemitraan kami (opsi 3).

Anda juga dapat menyarankan agar pembaca mengajukan pertanyaan mereka di salah satu saluran media sosial Anda, dan memberikan tautan ke semuanya.

Bagaimanapun, Anda harus memberi tahu mereka apakah Anda kemungkinan besar akan merespons, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan jika Anda melakukannya. Sangat penting untuk mengelola harapan mereka sehingga mereka tidak akan kecewa.

4. Bantuan ekstra

Seperti yang mungkin Anda perhatikan, saya memiliki tim yang terdiri dari orang-orang untuk membantu saya dengan semua email saya. Dan setelah mengurus semuanya sendiri selama delapan tahun atau lebih, ini adalah salah satu keputusan paling cerdas yang pernah saya buat.

Jumlah email yang saya terima benar-benar meningkat ketika kami mulai menjual ebook di Sekolah Fotografi Digital. Setiap kali kami meluncurkan ebook baru, kami akan menerima email dari orang-orang yang ingin tahu:

• apa itu ebook?
• cara mendownload dan membukanya
• apakah produk itu untuk mereka
• cara melakukan pembayaran melalui PayPal dengan kartu kredit mereka
• cara mendapatkan pengembalian dana.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, menjawab pertanyaan-pertanyaan ini mengalihkan fokus saya dari memasarkan produk dan mengembangkan produk baru. Jadi kami mempekerjakan orang yang bisa menjawab semua pertanyaan itu.

Langkah cerdas lainnya adalah mulai menggunakan alat yang disebut Zendesk . Ini berarti setiap orang yang mengajukan pertanyaan mendapat tiket, dan tim dukungan pelanggan kami dapat dengan cepat membuka semua email yang berkaitan dengan masalah tertentu untuk melihat apakah masalah tersebut telah dipecahkan.

5. Filter email

Salah satu alasan saya beralih ke Gmail adalah karena memungkinkan saya untuk mengatur filter.

Saat itu indeks saya dibanjiri pesan media sosial. Tidak seperti hari ini, tidak ada cara untuk membatasi berapa banyak dari mereka yang Anda terima atau seberapa sering. Jadi salah satu hal pertama yang saya lakukan adalah menyiapkan filter sehingga filter tersebut secara otomatis dipindahkan dari kotak masuk saya ke folder tertentu.

Hari-hari ini saya juga memiliki banyak filter yang disiapkan untuk penjualan produk. Saya ingin mencatat setiap email yang saya dapatkan ketika saya menjual ebook untuk melayani pelanggan saya. Saya suka ketika saya mendapatkan email atau pesan dari seseorang yang mengatakan, “Hei, saya membeli ebook ini sejak dulu. Aku sudah kehilangannya. Bisakah saya mendapatkannya lagi? ” Saya senang dapat dengan cepat memeriksa apakah mereka membelinya sehingga saya dapat mengirimkannya kepada mereka lagi.

Saya juga mendapatkan banyak kuitansi yang harus saya simpan untuk keperluan pajak tetapi tidak perlu dilihat sampai saat itu. Jadi saya memiliki pengaturan filter lain yang memindahkannya ke folder dan menandainya sebagai sedang dibaca.

Dan tentu saja, dengan menggabungkan opsi yang Anda tawarkan di formulir kontak dan filter di sistem email Anda, Anda berpotensi dapat menangani banyak masalah secara otomatis.

6. Buka gulungan. Saya

Sebagai seorang blogger, Anda mungkin telah berlangganan banyak buletin yang berbeda untuk membantu Anda mengikuti apa yang terjadi di niche Anda. Tetapi meskipun berlangganan mereka biasanya cukup mudah, berhenti berlangganan bisa jauh lebih sulit.

Jadi, alih-alih melalui drama berhenti berlangganan, kami terus bertahan dengan mereka yang mendarat di kotak masuk kami.

Itulah sebabnya saya sekarang menggunakan tol bernama Unroll.Me. Ini memindai kotak masuk saya dan menunjukkan kepada saya semua buletin yang saat ini saya langgani. Itu kemudian memungkinkan saya berhenti berlangganan yang tidak lagi saya butuhkan. Dan daripada harus berhenti berlangganan satu per satu, ini memungkinkan saya berhenti berlangganan secara massal.

Saya juga dapat menggulung yang saya ingin terima ke dalam intisari harian, yang sangat bagus jika daftar langganan tertentu benar-benar aktif.

7. Bumerang

Alat lain yang saya gunakan dalam Gmail adalah Boomerang. Ini adalah ekstensi Chrome yang memungkinkan saya melakukan beberapa hal yang menurut saya sangat berguna. (Ini juga dapat melakukan lebih banyak, jadi patut dicoba.)

Hal pertama yang dapat saya lakukan adalah mengirim ulang email yang saya terima pada waktu yang lebih nyaman. Misalnya, saya dapat memintanya untuk mengirim ulang email yang saya terima larut malam pada jam 9 pagi keesokan harinya sehingga mereka akan berada di bagian atas kotak masuk saya daripada terkubur di bawah 50 email lainnya.

Ini juga memungkinkan saya mengirim email pada waktu tertentu. Jika Anda menjawab beberapa email saat bekerja lembur, orang mungkin melihat saat Anda membalas dan berpikir saat itulah Anda biasanya bekerja.

Dan itu bisa menjadi preseden yang sangat buruk.

Tetapi dengan Boomerang saya dapat memintanya untuk menunggu hingga jam 9 pagi keesokan harinya sebelum benar-benar mengirim email. Jadi meskipun saya menjawabnya larut malam, sepertinya saya menjawab di pagi hari selama jam kerja normal.

Saya harap tips ini dapat membantu Anda menjaga email Anda tetap terkendali. Apakah Anda memiliki tips lain yang ingin Anda bagikan? Beri tahu kami tentang mereka di komentar.

Foto oleh Pau Casals di Unsplash