メールの管理に役立つヒント

公開: 2021-03-25

メールの管理に役立つヒント

この投稿は、ProBloggerポッドキャストのエピソード147に基づいています。

メールはいつも吸い込まれ始めていますか？

電子メールの処理は、最善の場合には困難な場合があります。しかし、あなたがブログを持っていて、あなたのトラフィックが増え始めているとき、それはすぐに手に負えなくなる可能性があります。（毎週何千通ものメールが届きます。）

そこで今週は、メールをすばやく効率的に処理するのに役立つヒントをいくつか紹介したいと思います。

注：私はGmailを使用しているので、この投稿全体でGmailについて説明します。ただし、これらのヒントのほとんど（すべてではないにしても）は、他の電子メールシステムに適用できます。

1.定型応答

同じ質問が続く場合は、定型の応答を設定することを検討する必要があります。これらは、事前に作成してスタンバイ状態にしておくと、すぐに返信を投稿できるテンプレートです。

私は次のようなもののために設定された応答を用意しました：

PRピッチ
ゲスト投稿ピッチ
SEOの売り込み（私たちが自分のサイトにリンクすることを望んでいる人々）。

Gmailを使用すると、これらのテンプレートを非常に簡単に設定できます。ただし、ほとんどの電子メールシステムでは、同様のテンプレートを作成できます。そうでない場合は、すべての回答を含むWord文書を作成し、関連する回答をコピーして返信に貼り付けます。

2.FAQページ

これらの質問に対処する別の方法は、すべての回答を提供する特定のページ（よくある質問（FAQ）ページ）を作成することです。

ProBloggerに関するFAQがあり、よくある質問に答えています。次に、お問い合わせフォームでリンクし、質問を送信する前にまず確認することをお勧めします。

もちろん、誰もが私たちの連絡フォームを使用して電子メールを送信するわけではありません。そして、FAQを常に読んでいるとは限らない人。しかし、それは私たちが受け取る電子メールの数を減らしました。そして、私たちの読者は、私の返事を待たずに、彼らが望む答えを素早く得ることができます。

3.お問い合わせフォーム

お問い合わせフォームと言えば、処理する必要のある電子メールの量を減らすためのもう1つの優れた機能です。

連絡先フォームには、その人の名前、電子メールアドレス、およびメッセージのフィールドがあるだけでなく、適切な人（または少なくとも電子メールシステムの適切なフォルダー）に電子メールを送信するために使用できる他のフィールドを含めることができます。

たとえば、デジタル写真学校の連絡フォームには、次の4つのオプションがある[主題の選択]フィールドがあります。

製品について質問があります
報告すべきバグまたは問題があります
dPSで宣伝したい
他の何か。

選択したオプションに応じて、電子メールは自動的に次の宛先にルーティングされます。

カスタマーサポートチーム（オプション1および4）
私たちの技術サポート担当者（オプション2）
私たちのパートナーシップチーム（オプション3）。

また、読者がソーシャルメディアチャネルの1つで質問をし、それらすべてへのリンクを提供することを提案することもできます。

いずれにせよ、あなたはあなたが返答する可能性が高いかどうか、そしてあなたが返答する場合にどれくらいの時間がかかるかを彼らに知らせるべきです。彼らが失望しないように、彼らの期待を管理することが重要です。

4.追加のヘルプ

お気づきかもしれませんが、私にはすべてのメールを手伝ってくれるチームがいます。そして、8年ほど自分でそれらすべての世話をした後、それは私がこれまでに行った中で最も賢明な決定の1つです。

私たちがデジタル写真学校で電子書籍を販売し始めたとき、私が受け取った電子メールの数は本当に増えました。新しい電子書籍を発売するたびに、知りたい人からメールが届きます。

電子ブックとは
それらをダウンロードして開く方法
製品が彼らのためであったかどうか
クレジットカードでPayPalを介して支払いを行う方法
払い戻しを受ける方法。

ご想像のとおり、これらの質問に答えることで、製品のマーケティングや新しい製品の開発に集中できなくなりました。そこで、これらすべての質問に対応できる人材を採用しました。

もう1つの賢明な動きは、 Zendeskと呼ばれるツールの使用を開始することでした。これは、質問をするすべての人がチケットを受け取ることを意味し、カスタマーサポートチームは特定の問題に関連するすべての電子メールをすばやく表示して、問題が解決したかどうかを確認できます。

5.メールフィルター

そもそもGmailに切り替えた理由の1つは、フィルタを設定できるようになったからです。

当時、私のインデックスはソーシャルメディアメッセージでいっぱいでした。今日とは異なり、受け取ったものの数や頻度を制限する方法はありませんでした。そのため、私が最初に行ったことの1つは、フィルターを設定して、フィルターが受信トレイから特定のフォルダーに自動的に移動されるようにすることでした。

最近は商品販売用のフィルターもたくさん設置しています。私は、顧客にサービスを提供するために電子書籍を販売するときに受け取るすべての電子メールを記録しておくのが好きです。誰かからメールやメッセージを受け取ったとき、私はそれが大好きです。私はそれを失いました。またもらえますか？」彼らが購入したかどうかをすばやく確認できるので、もう一度送信できるのが好きです。

また、税務上の目的で保管する必要のある領収書もたくさんありますが、それまでは実際に確認する必要はありません。そこで、それらをフォルダーに移動し、既読としてマークする別のフィルターを設定しました。

そしてもちろん、お問い合わせフォームで提供するオプションと電子メールシステムのフィルターを組み合わせることで、多くの問題に自動的に対処できる可能性があります。

6. Unroll.Me

ブロガーとして、あなたはおそらくあなたがあなたのニッチで起こっていることに追いつくのを助けるためにたくさんの異なったニュースレターを購読しました。ただし、通常、購読を解除するのは非常に簡単ですが、購読を解除するのははるかに難しい場合があります。

そのため、購読を解除するというドラマを経験するのではなく、受信トレイに到着するのを我慢し続けます。

そのため、現在Unroll.Meという料金を使用しています。受信トレイをスキャンして、現在購読しているすべてのニュースレターを表示します。その後、不要になったものの購読を解除できます。また、それぞれを個別に登録解除するのではなく、一括で登録解除できます。

また、受け取りたいものを毎日のダイジェストにまとめることもできます。これは、特定のサブスクリプションリストが本当にアクティブな場合に最適です。

7.ブーメラン

Gmailで使用している他のツールはBoomerangです。これはChrome拡張機能であり、私が本当に役立つと思ういくつかのことを実行できます。（さらに多くのことができるので、チェックする価値があります。）

最初にできることは、受信したメールをより便利な時間に再送信することです。たとえば、深夜の午前9時に受信したメールを再送信するように依頼して、他の50通のメールに埋もれるのではなく受信トレイの一番上に表示されるようにすることができます。

また、特定の時間にメールを送信することもできます。遅くまで働いている間にいくつかの電子メールに答えると、人々はあなたが返信したときを見て、それがあなたが通常働いているときだと思うかもしれません。

そして、それは非常に悪い前例を設定することができます。

しかし、Boomerangを使用すると、実際にメールを送信する前に、翌日の午前9時まで待つように指示できます。そのため、深夜に回答したにもかかわらず、通常の勤務時間内に午前中に回答したように見えます。

これらのヒントが、メールを管理するのに役立つことを願っています。他に共有したいヒントはありますか？コメント欄でお知らせください。

UnsplashのPauCasalsによる写真