Dicas para ajudar você a gerenciar seu e-mail

Este post é baseado no episódio 147 do podcast ProBlogger.

O e-mail está começando a sugar todo o seu tempo?

Lidar com e-mails pode ser um desafio na melhor das hipóteses. Mas quando você tem um blog e seu tráfego está começando a crescer, ele pode rapidamente sair do controle. (Recebo milhares de e-mails toda semana.)

Então esta semana eu gostaria de compartilhar algumas dicas que me ajudaram a lidar com e-mail de forma rápida e eficiente.

Observação: eu uso o Gmail, e por isso falarei sobre isso ao longo deste post. Mas a maioria (se não todas) dessas dicas podem ser aplicadas a outros sistemas de e-mail.

1. Respostas prontas

Se você continuar recebendo as mesmas perguntas, pense em criar respostas prontas. Estes são modelos que você pode criar antecipadamente e ter em espera para que você possa postar uma resposta rapidamente.

Eu tenho respostas prontas configuradas para coisas como:

• arremessos de relações públicas
• arremessos de guest post
• Propostas de SEO (pessoas que querem que façamos um link para o site deles).

O Gmail facilita bastante a configuração desses modelos . Mas a maioria dos sistemas de e-mail permite que você crie modelos semelhantes. E se o seu não tiver, basta criar um documento do Word com todas as suas respostas e, em seguida, copie e cole a resposta relevante na sua resposta.

2. Página de perguntas frequentes

Outra maneira de lidar com essas perguntas é criar uma página específica que forneça todas as respostas – a página de perguntas frequentes (FAQ).

Eu tenho um FAQ no ProBlogger que responde às perguntas que me fazem com mais frequência. Em seguida, criamos um link para ele em nosso formulário de contato e incentivamos todos a verificar primeiro antes de nos enviar sua pergunta.

Obviamente, nem todos usam nosso formulário de contato para enviar e-mails. E aqueles que o fazem nem sempre lêem o FAQ. Mas reduziu o número de e-mails que recebemos. E nossos leitores obtêm a resposta que desejam rapidamente sem ter que esperar pela minha resposta.

3. Formulário de contato

Falando em formulários de contato, eles podem ser outro ótimo para reduzir a quantidade de e-mails que você tem que lidar.

Além de ter campos para o nome da pessoa, endereço de e-mail e mensagem, os formulários de contato podem conter outros campos que você pode usar para ajudá-lo a direcionar seus e-mails para a pessoa certa (ou pelo menos para a pasta certa em seu sistema de e-mail).

Por exemplo, o formulário de contato da Escola de Fotografia Digital tem um campo Selecione um assunto com quatro opções:

1. Tenho uma pergunta sobre um produto
2. Tenho um bug ou problema para relatar
3. Eu gostaria de anunciar no dPS
4. Algo mais.

Dependendo da opção escolhida, o e-mail será encaminhado automaticamente para:

• nossa equipe de suporte ao cliente (opções 1 e 4)
• nossa pessoa de suporte técnico (opção 2)
• nossa equipe de parceria (opção 3).

Você também pode sugerir que o leitor faça sua pergunta em um de seus canais de mídia social e forneça links para todos eles.

Em qualquer caso, você deve informá-los se você provavelmente responderá e quanto tempo levará se o fizer. É importante gerenciar suas expectativas para que eles não fiquem desapontados.

4. Ajuda extra

Como você deve ter notado, tenho uma equipe de pessoas para me ajudar com todos os meus e-mails. E depois de cuidar de todos eles por mais ou menos oito anos, é uma das decisões mais inteligentes que já tomei.

O número de e-mails que recebi realmente aumentou quando começamos a vender e-books na Escola de Fotografia Digital. Sempre que lançávamos um novo ebook, recebíamos e-mails de pessoas que queriam saber:

• o que era um e-book
• como baixar e abri-los
• se o produto era para eles
• como fazer um pagamento através do PayPal com seu cartão de crédito
• como obter um reembolso.

Como você pode imaginar, responder a essas perguntas tirou meu foco do marketing dos produtos e do desenvolvimento de novos. Então contratamos pessoas que pudessem lidar com todas essas questões.

Outra jogada inteligente foi começar a usar uma ferramenta chamada Zendesk . Isso significa que todos que fazem uma pergunta recebem um tíquete, e nossa equipe de suporte ao cliente pode trazer rapidamente todos os e-mails relacionados a um problema específico para ver se ele foi resolvido.

5. Filtros de e-mail

Uma das razões pelas quais mudei para o Gmail foi porque ele me permitiu configurar filtros.

Naquela época, meu índice estava sendo inundado com mensagens de mídia social. Ao contrário de hoje, não havia como limitar quantos deles você recebia ou com que frequência. E então uma das primeiras coisas que fiz foi configurar filtros para que fossem movidos automaticamente da minha caixa de entrada para pastas específicas.

Hoje em dia, também tenho muitos filtros configurados para vendas de produtos. Gosto de manter um registro de cada e-mail que recebo quando vendo um e-book para atender meus clientes. Adoro quando recebo um e-mail ou uma mensagem de alguém dizendo: “Ei, comprei este e-book há muito tempo. Eu perdi. Posso pegar de novo?” Eu gosto de poder verificar rapidamente se eles compraram para que eu possa enviá-los novamente.

Também recebo muitos recibos que preciso guardar para fins fiscais, mas não preciso ver até então. Então eu tenho outro filtro configurado que os move para uma pasta e os marca como sendo lidos.

E, claro, combinando as opções que você oferece em seu formulário de contato e filtros em seu sistema de e-mail, você pode lidar com muitos problemas automaticamente.

6. Desenrole.Me

Como blogueiro, você provavelmente se inscreveu em vários boletins informativos diferentes para ajudá-lo a acompanhar o que está acontecendo em seu nicho. Mas, embora a assinatura deles seja geralmente bastante simples, cancelar a assinatura pode ser muito mais difícil.

E assim, em vez de passar pelo drama de cancelar a inscrição, continuamos a aturar eles chegando em nossa caixa de entrada.

É por isso que agora uso um pedágio chamado Unroll.Me. Ele verifica minha caixa de entrada e me mostra todas as newsletters em que estou inscrito no momento. Ele então me permite cancelar a assinatura daqueles que não preciso mais. E em vez de ter que cancelar a assinatura de cada um individualmente, isso me permite cancelar a assinatura em massa.

Também posso agrupar os que quero receber em um resumo diário, o que é ótimo se uma lista de assinaturas específica estiver realmente ativa.

7. Bumerangue

A outra ferramenta que uso no Gmail é o Boomerang. É uma extensão do Chrome que me permite fazer algumas coisas que considero realmente úteis. (Ele também pode fazer muito mais, então vale a pena conferir.)

A primeira coisa que me permite fazer é reenviar os e-mails que recebi em um horário mais conveniente. Por exemplo, posso pedir para reenviar e-mails que recebo tarde da noite, às 9h da manhã seguinte, para que eles fiquem no topo da minha caixa de entrada, em vez de serem enterrados sob 50 outros e-mails.

Ele também me permite enviar meus e-mails em um horário específico. Se você responder a alguns e-mails enquanto trabalha até tarde, as pessoas podem olhar quando você respondeu e pensar que é quando você costuma trabalhar.

E isso pode abrir um precedente muito ruim.

Mas com o Boomerang posso dizer para esperar até as 9h do dia seguinte antes de enviar o e-mail. E assim, embora eu tenha respondido tarde da noite, parece que respondi de manhã durante o horário normal de trabalho.

Espero que essas dicas possam ajudá-lo a manter seu e-mail sob controle. Você tem alguma outra dica que gostaria de compartilhar? Por favor, deixe-nos saber sobre eles nos comentários.

Foto de Pau Casals no Unsplash