Conseils pour vous aider à gérer votre messagerie

Cet article est basé sur l' épisode 147 du podcast ProBlogger.

Le courrier électronique commence-t-il à vous prendre tout votre temps ?

Traiter les e-mails peut être un défi dans le meilleur des cas. Mais lorsque vous avez un blog et que votre trafic commence à augmenter, cela peut rapidement devenir incontrôlable. (Je reçois des milliers d'e-mails chaque semaine.)

Donc, cette semaine, j'aimerais partager quelques conseils qui m'ont aidé à gérer les e-mails rapidement et efficacement.

Remarque : J'utilise Gmail, et j'en parlerai donc tout au long de cet article. Mais la plupart (sinon la totalité) de ces conseils peuvent être appliqués à d'autres systèmes de messagerie.

1. Réponses standardisées

Si vous continuez à vous poser les mêmes questions, vous devriez penser à mettre en place des réponses standardisées. Ce sont des modèles que vous pouvez créer à l'avance et avoir en attente pour pouvoir poster rapidement une réponse.

J'ai des réponses prédéfinies configurées pour des choses telles que :

• Pitchs RP
• emplacements de poste d'invité
• Pitchs SEO (personnes souhaitant que nous créions un lien vers leur site).

Gmail facilite la configuration de ces modèles . Mais la plupart des systèmes de messagerie vous permettent de créer des modèles similaires. Et si ce n'est pas le cas, créez simplement un document Word avec toutes vos réponses, puis copiez et collez la réponse pertinente dans votre réponse.

2. FAQ

Une autre façon de traiter ces questions est de créer une page spécifique qui fournit toutes les réponses - la page des questions fréquemment posées (FAQ).

J'ai une FAQ sur ProBlogger qui répond aux questions que l'on me pose le plus souvent. Nous l'affichons ensuite sur notre formulaire de contact et encourageons tout le monde à le vérifier avant de nous envoyer leur question.

Bien sûr, tout le monde n'utilise pas notre formulaire de contact pour envoyer des e-mails. Et ceux qui ne lisent pas toujours la FAQ. Mais cela a réduit le nombre d'e-mails que nous recevons. Et nos lecteurs obtiennent rapidement la réponse qu'ils souhaitent sans avoir à attendre ma réponse.

3. Formulaire de contact

En parlant de formulaires de contact, ils peuvent être un autre excellent moyen de réduire la quantité d'e-mails que vous devez traiter.

En plus d'avoir des champs pour le nom, l'adresse e-mail et le message de la personne, les formulaires de contact peuvent contenir d'autres champs que vous pouvez utiliser pour vous aider à diriger vos e-mails vers la bonne personne (ou à tout le moins le bon dossier dans votre système de messagerie).

Par exemple, le formulaire de contact sur Digital Photography School comporte un champ Sélectionner un sujet avec quatre options :

1. J'ai une question sur un produit
2. J'ai un bug ou un problème à signaler
3. Je souhaite faire de la publicité sur dPS
4. Autre chose.

En fonction de l'option choisie, l'e-mail sera automatiquement acheminé vers :

• notre équipe de support client (options 1 et 4)
• notre technicien de support (option 2)
• notre équipe de partenariat (option 3).

Vous pouvez également suggérer au lecteur de poser sa question sur l'un de vos canaux de médias sociaux et de fournir des liens vers tous.

Dans tous les cas, vous devez leur faire savoir si vous êtes susceptible de répondre et combien de temps cela prendra si vous le faites. Il est important de gérer leurs attentes afin qu'ils ne soient pas déçus.

4. Aide supplémentaire

Comme vous l'avez peut-être remarqué, j'ai une équipe de personnes pour m'aider avec tous mes e-mails. Et après m'être occupé d'eux tous moi-même pendant environ huit ans, c'est l'une des décisions les plus intelligentes que j'aie jamais prises.

Le nombre d'e-mails que j'ai reçus a vraiment augmenté lorsque nous avons commencé à vendre des ebooks sur Digital Photography School. Chaque fois que nous lancions un nouvel ebook, nous recevions des e-mails de personnes qui voulaient savoir :

• ce qu'était un ebook
• comment les télécharger et les ouvrir
• si le produit était pour eux
• comment effectuer un paiement via PayPal avec leur carte de crédit
• comment obtenir un remboursement.

Comme vous pouvez l'imaginer, répondre à ces questions m'a éloigné de la commercialisation des produits et du développement de nouveaux produits. Nous avons donc embauché des personnes capables de répondre à toutes ces questions.

Une autre décision intelligente consistait à commencer à utiliser un outil appelé Zendesk . Cela signifie que tous ceux qui posent une question reçoivent un ticket, et notre équipe de support client peut rapidement afficher tous les e-mails relatifs à un problème particulier pour voir s'il a été résolu.

5. Filtres de messagerie

L'une des raisons pour lesquelles je suis passé à Gmail en premier lieu était qu'il me permettait de configurer des filtres.

À l'époque, mon index était inondé de messages sur les réseaux sociaux. Contrairement à aujourd'hui, il n'y avait aucun moyen de limiter le nombre d'entre eux que vous receviez ou leur fréquence. Et donc l'une des premières choses que j'ai faites a été de configurer des filtres afin qu'ils soient automatiquement déplacés de ma boîte de réception vers des dossiers spécifiques.

Ces jours-ci, j'ai également mis en place de nombreux filtres pour les ventes de produits. J'aime garder une trace de chaque e-mail que je reçois lorsque je vends un ebook pour servir mes clients. J'adore quand je reçois un e-mail ou un message de quelqu'un disant : "Hé, j'ai acheté cet ebook il y a longtemps. Je l'ai perdu. Puis-je le récupérer ? » J'aime pouvoir vérifier rapidement s'ils l'ont acheté pour pouvoir le leur renvoyer.

Je reçois également beaucoup de reçus que je dois conserver à des fins fiscales, mais que je n'ai pas vraiment besoin de voir jusque-là. J'ai donc configuré un autre filtre qui les déplace dans un dossier et les marque comme étant lus.

Et bien sûr, en combinant les options que vous proposez dans votre formulaire de contact et les filtres de votre système de messagerie, vous pouvez potentiellement traiter automatiquement de nombreux problèmes.

6. Déroulez.moi

En tant que blogueur, vous vous êtes probablement abonné à de nombreuses newsletters différentes pour vous aider à suivre ce qui se passe dans votre créneau. Mais si s'y abonner est généralement assez simple, se désabonner peut être beaucoup plus difficile.

Et donc plutôt que de passer par le drame de la désinscription, nous continuons à les supporter en atterrissant dans notre boîte de réception.

C'est pourquoi j'utilise maintenant un péage appelé Unroll.Me. Il scanne ma boîte de réception et me montre toute la newsletter à laquelle je suis actuellement abonné. Il me permet ensuite de me désinscrire de ceux dont je n'ai plus besoin. Et plutôt que d'avoir à me désabonner de chacun individuellement, cela me permet de me désabonner en masse.

Je peux également regrouper ceux que je souhaite recevoir dans un résumé quotidien, ce qui est très bien si une liste d'abonnement particulière est vraiment active.

7. Boomerang

L'autre outil que j'utilise dans Gmail est Boomerang. C'est une extension Chrome qui me permet de faire quelques choses que je trouve vraiment utiles. (Il peut aussi faire beaucoup plus, donc ça vaut le coup de vérifier.)

La première chose qu'il me permet de faire est de renvoyer les e-mails que j'ai reçus à un moment plus pratique. Par exemple, je peux lui demander de renvoyer les e-mails que je reçois tard dans la nuit à 9h le lendemain matin afin qu'ils soient assis en haut de ma boîte de réception plutôt qu'enfouis sous 50 autres e-mails.

Il me permet également d'envoyer mes e-mails à une heure précise. Si vous répondez à certains e-mails en travaillant tard, les gens pourraient regarder quand vous avez répondu et penser que c'est à ce moment-là que vous travaillez habituellement.

Et cela peut créer un très mauvais précédent.

Mais avec Boomerang, je peux lui dire d'attendre jusqu'à 9 heures du matin le lendemain avant d'envoyer l'e-mail. Et donc même si j'y ai répondu tard dans la nuit, il semble que j'ai répondu le matin pendant les heures normales de travail.

J'espère que ces conseils peuvent vous aider à garder votre e-mail sous contrôle. Avez-vous d'autres conseils que vous aimeriez partager? Merci de nous en faire part dans les commentaires.

Photo de Pau Casals sur Unsplash