Consejos para ayudarlo a administrar su correo electrónico

Esta publicación se basa en el episodio 147 del podcast de ProBlogger.

¿El correo electrónico está empezando a absorber todo tu tiempo?

Lidiar con correos electrónicos puede ser un desafío en el mejor de los casos. Pero cuando tienes un blog y tu tráfico comienza a crecer, puede salirse de control rápidamente. (Recibo miles de correos electrónicos cada semana).

Así que esta semana me gustaría compartir algunos consejos que me han ayudado a manejar el correo electrónico de manera rápida y eficiente.

Nota: uso Gmail, por lo que hablaré de ello a lo largo de esta publicación. Pero la mayoría (si no todos) de estos consejos se pueden aplicar a otros sistemas de correo electrónico.

1. Respuestas enlatadas

Si le siguen haciendo las mismas preguntas, entonces debería pensar en configurar respuestas enlatadas. Estas son plantillas que puede crear de antemano y tener en espera para que pueda publicar una respuesta rápidamente.

He configurado respuestas enlatadas para cosas como:

• lanzamientos de relaciones públicas
• lanzamientos de publicaciones de invitados
• Lanzamientos de SEO (personas que quieren que enlacemos a su sitio).

Gmail facilita bastante la configuración de estas plantillas . Pero la mayoría de los sistemas de correo electrónico te permitirán crear plantillas similares. Y si el suyo no lo hace, simplemente cree un documento de Word con todas sus respuestas y luego copie y pegue la respuesta relevante en su respuesta.

2. Página de preguntas frecuentes

Otra forma de abordar estas preguntas es crear una página específica que proporcione todas las respuestas: la página de preguntas frecuentes (FAQ).

Tengo una sección de preguntas frecuentes sobre ProBlogger que responde a las preguntas que me hacen con más frecuencia. Luego lo enlazamos en nuestro formulario de contacto y alentamos a todos a que lo revisen antes de enviarnos su pregunta.

Por supuesto, no todo el mundo utiliza nuestro formulario de contacto para enviar correos electrónicos. Y aquellos que lo hacen no siempre leen las preguntas frecuentes. Pero ha reducido la cantidad de correos electrónicos que recibimos. Y nuestros lectores obtienen la respuesta que buscan rápidamente sin tener que esperar mi respuesta.

3. Formulario de contacto

Hablando de formularios de contacto, pueden ser otro excelente recurso para reducir la cantidad de correos electrónicos con los que tienes que lidiar.

Además de tener campos para el nombre, la dirección de correo electrónico y el mensaje de la persona, los formularios de contacto pueden contener otros campos que puede usar para ayudarlo a dirigir sus correos electrónicos a la persona adecuada (o al menos a la carpeta correcta en su sistema de correo electrónico).

Por ejemplo, el formulario de contacto de Digital Photography School tiene un campo Seleccione un tema con cuatro opciones:

1. tengo una pregunta sobre un producto
2. Tengo un error o problema para informar
3. Me gustaría anunciarme en dPS
4. Algo más.

Según la opción que elijan, el correo electrónico se enrutará automáticamente a:

• nuestro equipo de atención al cliente (opciones 1 y 4)
• nuestra persona de soporte técnico (opción 2)
• nuestro equipo de socios (opción 3).

También puede sugerir que el lector haga su pregunta en uno de sus canales de redes sociales y proporcione enlaces a todos ellos.

En cualquier caso, debe informarles si es probable que responda y cuánto tiempo tomará si lo hace. Es importante manejar sus expectativas para que no se sientan decepcionados.

4. Ayuda adicional

Como habrás notado, tengo un equipo de personas para ayudarme con todos mis correos electrónicos. Y después de cuidarlos a todos yo misma durante aproximadamente ocho años, es una de las decisiones más inteligentes que he tomado.

La cantidad de correos electrónicos que recibí realmente aumentó cuando comenzamos a vender libros electrónicos en Digital Photography School. Cada vez que lanzábamos un nuevo libro electrónico, recibíamos correos electrónicos de personas que querían saber:

• que era un ebook
• como descargarlos y abrirlos
• si el producto era para ellos
• cómo hacer un pago a través de PayPal con su tarjeta de crédito
• cómo obtener un reembolso.

Como se puede imaginar, responder a estas preguntas desvió mi atención de la comercialización de los productos y el desarrollo de otros nuevos. Así que contratamos a personas que pudieran manejar todas esas preguntas.

Otro movimiento inteligente fue comenzar a usar una herramienta llamada Zendesk . Significa que todos los que hacen una pregunta reciben un ticket, y nuestro equipo de atención al cliente puede mostrar rápidamente todos los correos electrónicos relacionados con un problema en particular para ver si se ha resuelto.

5. Filtros de correo electrónico

Una de las razones por las que cambié a Gmail en primer lugar fue porque me permitía configurar filtros.

En ese entonces, mi índice estaba inundado con mensajes de redes sociales. A diferencia de hoy, no había forma de limitar cuántos de ellos recibías o con qué frecuencia. Entonces, una de las primeras cosas que hice fue configurar filtros para que se movieran automáticamente de mi bandeja de entrada a carpetas específicas.

En estos días también tengo muchos filtros configurados para las ventas de productos. Me gusta mantener un registro de cada correo electrónico que recibo cuando vendo un libro electrónico para atender a mis clientes. Me encanta cuando recibo un correo electrónico o un mensaje de alguien que dice: “Oye, compré este libro electrónico hace mucho tiempo. Lo perdí. ¿Puedo conseguirlo de nuevo?” Me gusta poder verificar rápidamente si lo compraron para poder enviárselo nuevamente.

También recibo una gran cantidad de recibos que debo conservar a efectos fiscales, pero que realmente no necesito ver hasta entonces. Así que tengo configurado otro filtro que los mueve a una carpeta y los marca como leídos.

Y, por supuesto, al combinar las opciones que ofrece en su formulario de contacto y los filtros en su sistema de correo electrónico, puede tratar muchos problemas automáticamente.

6. Desenróllame

Como blogger, probablemente te hayas suscrito a muchos boletines diferentes para ayudarte a mantenerte al día con lo que sucede en tu nicho. Pero aunque suscribirse a ellos suele ser bastante sencillo, darse de baja puede ser mucho más difícil.

Entonces, en lugar de pasar por el drama de cancelar la suscripción, seguimos aguantando que lleguen a nuestra bandeja de entrada.

Por eso ahora uso un peaje llamado Unroll.Me. Escanea mi bandeja de entrada y me muestra todos los boletines a los que estoy suscrito actualmente. Luego me permite cancelar la suscripción a aquellos que ya no necesito. Y en lugar de tener que cancelar la suscripción a cada uno individualmente, me permite cancelar la suscripción en bloque.

También puedo acumular los que quiero recibir en un resumen diario, lo cual es excelente si una lista de suscripción en particular está realmente activa.

7. Bumerán

La otra herramienta que uso dentro de Gmail es Boomerang. Es una extensión de Chrome que me permite hacer un par de cosas que encuentro realmente útiles. (También puede hacer mucho más, por lo que vale la pena echarle un vistazo).

Lo primero que me permite hacer es reenviar los correos electrónicos que he recibido en un momento que sea más conveniente. Por ejemplo, puedo pedirle que reenvíe los correos electrónicos que recibo a altas horas de la noche a las 9 a. m. de la mañana siguiente para que estén en la parte superior de mi bandeja de entrada en lugar de estar enterrados debajo de otros 50 correos electrónicos.

También me permite enviar mis correos electrónicos en un momento específico. Si respondes algunos correos electrónicos mientras trabajas hasta tarde, es posible que las personas vean cuándo respondiste y piensen que es cuando normalmente trabajas.

Y eso puede sentar un precedente muy malo.

Pero con Boomerang puedo decirle que espere hasta las 9 a.m. del día siguiente antes de enviar el correo electrónico. Y así, aunque respondí tarde en la noche, parece que respondí en la mañana durante el horario normal de trabajo.

Espero que estos consejos puedan ayudarte a mantener tu correo electrónico bajo control. ¿Tienes algún otro consejo que te gustaría compartir? Por favor, háganos saber acerca de ellos en los comentarios.

Foto de Pau Casals en Unsplash