이메일 관리에 도움이 되는 팁
게시 됨: 2021-03-25
이 게시물은 ProBlogger 팟캐스트의 147화 를 기반으로 합니다.
이메일이 항상 짜증나기 시작합니까?
이메일을 다루는 것은 최고의 시간에 도전이 될 수 있습니다. 그러나 블로그가 있고 트래픽이 증가하기 시작하면 빠르게 손에서 벗어날 수 있습니다. (저는 매주 수천 개의 이메일을 받습니다.)
그래서 이번 주에는 이메일을 빠르고 효율적으로 처리하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁을 공유하고자 합니다.
참고: 저는 Gmail을 사용하므로 이 게시물 전체에서 이에 대해 이야기하겠습니다. 그러나 이러한 팁의 대부분(전부는 아닐지라도)은 다른 이메일 시스템에 적용될 수 있습니다.
1. 미리 준비된 답변
같은 질문을 계속 받는다면 미리 준비된 답변을 설정하는 것에 대해 생각해야 합니다. 미리 생성해 두고 답변을 빠르게 게시할 수 있도록 대기 상태로 둘 수 있는 템플릿입니다.
다음과 같은 미리 준비된 답변을 설정했습니다.
- 홍보 피치
- 게스트 포스트 피치
- SEO 피치(저희가 자신의 사이트에 링크하기를 원하는 사람들).
Gmail을 사용하면 이러한 템플릿을 매우 쉽게 설정할 수 있습니다. 그러나 대부분의 이메일 시스템에서는 유사한 템플릿을 만들 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 모든 응답이 포함된 Word 문서를 만든 다음 관련 응답을 복사하여 회신에 붙여넣습니다.
2. 자주하는 질문 페이지
이러한 질문을 처리하는 또 다른 방법은 모든 답변을 제공하는 특정 페이지인 자주 묻는 질문(FAQ) 페이지를 만드는 것입니다.
ProBlogger에 가장 자주 묻는 질문에 대한 FAQ 가 있습니다. 그런 다음 문의 양식에 링크하고 모든 사람이 질문을 보내기 전에 먼저 확인하도록 권장합니다.
물론 모든 사람이 연락처 양식을 사용하여 이메일을 보내는 것은 아닙니다. 그리고 항상 FAQ를 읽지 않는 사람들. 그러나 그것은 우리가 받는 이메일의 수를 줄였습니다. 그리고 독자들은 내 답장을 기다리지 않고도 원하는 답을 빠르게 얻을 수 있습니다.
3. 문의 양식
연락처 양식에 대해 말하자면, 처리해야 하는 이메일의 양을 줄이는 또 다른 훌륭한 방법이 될 수 있습니다.
그 사람의 이름, 이메일 주소 및 메시지에 대한 필드가 있을 뿐만 아니라 연락처 양식에는 이메일을 적절한 사람(또는 최소한 이메일 시스템의 올바른 폴더)에게 보내는 데 사용할 수 있는 다른 필드가 포함될 수 있습니다.
예를 들어, Digital Photography School의 문의 양식 에는 4가지 옵션이 있는 주제 선택 필드가 있습니다.
- 제품에 대해 질문이 있습니다
- 보고할 버그나 문제가 있습니다.
- dPS에 광고하고 싶습니다
- 다른 것.
선택한 옵션에 따라 이메일이 자동으로 다음 주소로 라우팅됩니다.
- 고객 지원 팀(옵션 1 및 4)
- 기술 지원 담당자(옵션 2)
- 파트너십 팀(옵션 3).
독자가 소셜 미디어 채널 중 하나에서 질문을 하고 모든 링크를 제공하도록 제안할 수도 있습니다.
어쨌든 응답할 가능성이 있는지 여부와 응답할 경우 시간이 얼마나 걸리는지 알려야 합니다. 그들이 실망하지 않도록 그들의 기대를 관리하는 것이 중요합니다.
4. 추가 지원
눈치채셨겠지만 제 모든 이메일을 도와줄 팀이 있습니다. 그리고 8년 정도 동안 모든 것을 스스로 돌본 후, 그것은 내가 내린 가장 현명한 결정 중 하나입니다.
Digital Photography School에서 eBook을 판매하기 시작했을 때 받은 이메일 수가 정말 많이 늘어났습니다. 새로운 eBook을 출시할 때마다 다음을 알고 싶어하는 사람들로부터 이메일을 받았습니다.
- 전자책이 뭐였더라
- 다운로드 및 여는 방법
- 제품이 그들을 위한 것인지
- 신용 카드로 PayPal을 통해 결제하는 방법
- 환불받는 방법.
상상할 수 있듯이 이러한 질문에 답하면서 제품 마케팅과 신제품 개발에 집중하지 못했습니다. 그래서 우리는 이러한 모든 질문을 처리할 수 있는 사람들을 고용했습니다.
또 다른 현명한 조치는 Zendesk 라는 도구를 사용하기 시작한 것입니다. 즉, 질문을 하는 모든 사람이 티켓을 받게 되며 고객 지원 팀이 특정 문제와 관련된 모든 이메일을 신속하게 불러와 해결되었는지 확인할 수 있습니다.
5. 이메일 필터
처음에 Gmail로 전환한 이유 중 하나는 필터를 설정할 수 있었기 때문입니다.
그 당시 내 색인은 소셜 미디어 메시지로 가득 차 있었습니다. 오늘날과 달리 얼마나 많이, 얼마나 자주 받는지를 제한할 방법이 없었습니다. 그래서 내가 가장 먼저 한 일 중 하나는 필터를 설정하여 받은 편지함에서 특정 폴더로 자동으로 이동하도록 하는 것이었습니다.
요즘에는 제품 판매를 위해 필터도 많이 설치하고 있습니다. 나는 고객에게 서비스를 제공하기 위해 eBook을 판매할 때 받는 모든 이메일을 기록하는 것을 좋아합니다. 나는 누군가로부터 이메일이나 메시지를 받았을 때 "이봐, 나는 이 eBook을 옛날에 샀어. 잃어버렸어요. 다시 받을 수 있나요?” 샀는지 빨리 확인해서 다시 보낼 수 있어서 좋아요.
세금 목적으로 보관해야 하지만 그때까지 볼 필요가 없는 영수증도 많이 받습니다. 그래서 폴더로 이동하고 읽은 것으로 표시하는 또 다른 필터를 설정했습니다.
물론 연락처 양식에서 제공하는 옵션과 이메일 시스템의 필터를 결합하여 잠재적으로 많은 문제를 자동으로 처리할 수 있습니다.
6. 언롤.미
블로거로서 당신은 틈새 시장에서 무슨 일이 일어나고 있는지 확인하는 데 도움이 되는 다양한 뉴스레터를 구독했을 것입니다. 그러나 구독하는 것은 일반적으로 매우 간단하지만 구독 취소는 훨씬 더 어려울 수 있습니다.
그래서 구독 취소라는 드라마를 거치지 않고 받은 편지함에 도착하는 것을 계속 참습니다.
그래서 지금 Unroll.Me라는 통행료를 사용하고 있습니다. 그것은 내 받은 편지함을 스캔하고 내가 현재 구독하고 있는 모든 뉴스레터를 보여줍니다. 그런 다음 더 이상 필요하지 않은 구독을 취소할 수 있습니다. 그리고 개별적으로 구독을 취소할 필요 없이 대량으로 구독을 취소할 수 있습니다.
또한 내가 받고 싶은 것을 일일 요약으로 롤업할 수 있습니다. 이는 특정 구독 목록이 실제로 활성화되어 있는 경우에 좋습니다.
7. 부메랑
Gmail 내에서 사용하는 다른 도구는 Boomerang입니다. 제가 정말 유용하다고 생각하는 몇 가지 작업을 수행할 수 있게 해주는 Chrome 확장 프로그램입니다. (또한 더 많은 작업을 수행할 수 있으므로 확인하는 것이 좋습니다.)
내가 할 수 있는 첫 번째 일은 받은 이메일을 더 편리한 시간에 다시 보내는 것입니다. 예를 들어, 늦은 밤 오전 9시에 받은 이메일을 다시 보내도록 요청할 수 있습니다. 그러면 해당 이메일이 50개의 다른 이메일 아래에 묻히지 않고 받은편지함 맨 위에 표시됩니다.
또한 특정 시간에 이메일을 보낼 수 있습니다. 늦게까지 일하면서 메일에 답장을 보내면 사람들이 답장을 보고 평소 일할 때라고 생각할 수 있습니다.
그리고 그것은 매우 나쁜 선례를 남길 수 있습니다.
그러나 Boomerang을 사용하면 실제로 이메일을 보내기 전에 다음날 오전 9시까지 기다리라고 말할 수 있습니다. 그래서 늦은 밤에 답장을 했어도 정상 근무 시간에 아침에 답장을 한 것처럼 보입니다.
이 팁이 이메일을 통제하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 공유하고 싶은 다른 팁이 있습니까? 의견에 대해 알려주십시오.
Unsplash에 있는 Pau Casals의 사진