Suggerimenti per aiutarti a gestire la tua posta elettronica

Questo post è basato sull'episodio 147 del podcast ProBlogger.

La posta elettronica inizia a risucchiare tutto il tuo tempo?

Gestire le e-mail può essere una sfida nel migliore dei casi. Ma quando hai un blog e il tuo traffico inizia a crescere, può rapidamente sfuggire di mano. (Ricevo migliaia di email ogni settimana.)

Quindi questa settimana vorrei condividere alcuni suggerimenti che mi hanno aiutato a gestire la posta elettronica in modo rapido ed efficiente.

Nota: io uso Gmail, quindi ne parlerò in tutto questo post. Ma la maggior parte (se non tutti) di questi suggerimenti possono essere applicati ad altri sistemi di posta elettronica.

1. Risposte predefinite

Se continui a ricevere le stesse domande, dovresti pensare a impostare risposte predefinite. Questi sono modelli che puoi creare in anticipo e avere in standby in modo da poter inviare rapidamente una risposta.

Ho impostato le risposte predefinite per cose come:

• Piazzole PR
• piazzole per gli ospiti
• Presentazioni SEO (persone che vogliono che ci colleghiamo al loro sito).

Gmail semplifica la configurazione di questi modelli . Ma la maggior parte dei sistemi di posta elettronica ti consentirà di creare modelli simili. E se il tuo non lo fa, crea un documento Word con tutte le tue risposte, quindi copia e incolla la risposta pertinente nella tua risposta.

2. Pagina delle domande frequenti

Un altro modo per affrontare queste domande è creare una pagina specifica che fornisce tutte le risposte: la pagina delle domande frequenti (FAQ).

Ho una FAQ su ProBlogger che risponde alle domande che mi vengono poste più spesso. Quindi ci colleghiamo ad esso nel nostro modulo di contatto e incoraggiamo tutti a controllarlo prima di inviarci la loro domanda.

Naturalmente, non tutti utilizzano il nostro modulo di contatto per inviare e-mail. E quelli che non sempre leggono le FAQ. Ma ha ridotto il numero di email che riceviamo. E i nostri lettori ottengono rapidamente la risposta che desiderano senza dover aspettare la mia risposta.

3. Modulo di contatto

Parlando di moduli di contatto, possono essere un altro ottimo per ridurre la quantità di e-mail che devi gestire.

Oltre ad avere campi per il nome della persona, l'indirizzo e-mail e il messaggio, i moduli di contatto possono contenere altri campi che puoi utilizzare per aiutarti a indirizzare le tue e-mail alla persona giusta (o almeno alla cartella giusta nel tuo sistema di posta elettronica).

Ad esempio, il modulo di contatto su Digital Photography School ha un campo Seleziona un argomento con quattro opzioni:

1. Ho una domanda su un prodotto
2. Ho un bug o un problema da segnalare
3. Vorrei fare pubblicità su dPS
4. Qualcos'altro.

A seconda dell'opzione scelta, l'e-mail verrà automaticamente indirizzata a:

• il nostro team di assistenza clienti (opzioni 1 e 4)
• la nostra persona di supporto tecnico (opzione 2)
• il nostro team di partnership (opzione 3).

Puoi anche suggerire al lettore di porre la sua domanda su uno dei tuoi canali di social media e fornire collegamenti a tutti loro.

In ogni caso, dovresti far loro sapere se è probabile che tu risponda e quanto tempo ci vorrà se lo fai. È importante gestire le loro aspettative in modo che non rimangano delusi.

4. Aiuto extra

Come avrai notato, ho un team di persone che mi aiutano con tutte le mie e-mail. E dopo essermi preso cura di loro per circa otto anni, è stata una delle decisioni più intelligenti che abbia mai preso.

Il numero di e-mail che ho ricevuto è davvero aumentato quando abbiamo iniziato a vendere ebook su Digital Photography School. Ogni volta che lanciavamo un nuovo ebook, ricevevamo e-mail da persone che volevano sapere:

• cos'era un ebook
• come scaricarli e aprirli
• se il prodotto era per loro
• come effettuare un pagamento tramite PayPal con la propria carta di credito
• come ottenere un rimborso.

Come puoi immaginare, rispondere a queste domande ha distolto la mia attenzione dal marketing dei prodotti e dallo sviluppo di nuovi. Quindi abbiamo assunto persone in grado di affrontare tutte queste domande.

Un'altra mossa intelligente è stata quella di iniziare a utilizzare uno strumento chiamato Zendesk . Significa che tutti coloro che fanno una domanda ottengono un ticket e il nostro team di assistenza clienti può visualizzare rapidamente tutte le e-mail relative a un particolare problema per vedere se è stato risolto.

5. Filtri e-mail

Uno dei motivi per cui sono passato a Gmail in primo luogo è stato perché mi ha permesso di impostare filtri.

Allora il mio indice era sommerso dai messaggi dei social media. A differenza di oggi, non c'era modo di limitare il numero o la frequenza con cui ne ricevevi. E quindi una delle prime cose che ho fatto è stata impostare i filtri in modo che fossero spostati automaticamente dalla mia casella di posta in cartelle specifiche.

In questi giorni ho anche molti filtri impostati per la vendita dei prodotti. Mi piace tenere un registro di ogni e-mail che ricevo quando vendo un ebook per servire i miei clienti. Mi piace quando ricevo un'e-mail o un messaggio da qualcuno che dice: "Ehi, ho comprato questo ebook molto tempo fa. L'ho perso. Posso averlo di nuovo?" Mi piace poter controllare rapidamente se l'hanno acquistato in modo da poterlo inviare di nuovo.

Ricevo anche molte ricevute che devo conservare per motivi fiscali ma che non devo vedere fino ad allora. Quindi ho impostato un altro filtro che li sposta in una cartella e li contrassegna come letti.

E, naturalmente, combinando le opzioni che offri nel tuo modulo di contatto e i filtri nel tuo sistema di posta elettronica, puoi potenzialmente affrontare automaticamente molti problemi.

6. Srotolami

Come blogger, probabilmente ti sei iscritto a molte newsletter diverse per aiutarti a stare al passo con ciò che sta succedendo nella tua nicchia. Ma mentre abbonarsi a loro è generalmente piuttosto semplice, annullare l'iscrizione può essere molto più difficile.

E quindi, invece di affrontare il dramma dell'annullamento dell'iscrizione, continuiamo a sopportarli che arrivano nella nostra casella di posta.

Ecco perché ora utilizzo un pedaggio chiamato Unroll.Me. Scansiona la mia casella di posta e mi mostra tutta la newsletter a cui sono attualmente iscritto. Quindi mi consente di annullare l'iscrizione a coloro di cui non ho più bisogno. E invece di dover annullare l'iscrizione a ciascuno individualmente, mi consente di annullare l'iscrizione in blocco.

Posso anche raggruppare quelli che voglio ricevere in un digest giornaliero, il che è fantastico se un particolare elenco di abbonamenti è davvero attivo.

7. Boomerang

L'altro strumento che utilizzo all'interno di Gmail è Boomerang. È un'estensione di Chrome che mi consente di fare un paio di cose che trovo davvero utili. (Può anche fare molto di più, quindi vale la pena dare un'occhiata.)

La prima cosa che mi permette di fare è inviare nuovamente le email che ho ricevuto in un momento che è più conveniente. Ad esempio, posso chiedergli di inviare nuovamente le e-mail che ricevo a tarda notte alle 9:00 del mattino successivo in modo che si trovino in cima alla mia casella di posta piuttosto che sepolte sotto altre 50 e-mail.

Mi permette anche di inviare le mie e-mail in un momento specifico. Se rispondi ad alcune e-mail mentre lavori fino a tardi, le persone potrebbero guardare quando hai risposto e pensare che è quando di solito lavori.

E questo può creare un pessimo precedente.

Ma con Boomerang posso dirgli di aspettare fino alle 9:00 del giorno successivo prima di inviare effettivamente l'e-mail. E quindi, anche se ho risposto a tarda notte, sembra che abbia risposto al mattino durante il normale orario di lavoro.

Spero che questi suggerimenti possano aiutarti a tenere sotto controllo la tua email. Hai altri suggerimenti che vorresti condividere? Fatecelo sapere nei commenti.

Foto di Pau Casals su Unsplash