Советы, которые помогут вам управлять своей электронной почтой

Этот пост основан на эпизоде ​​147 подкаста ProBlogger.

Электронная почта начинает отнимать у вас все время?

Работа с электронной почтой может быть проблемой даже в лучшие времена. Но когда у вас есть блог и ваш трафик начинает расти, он может быстро выйти из-под контроля. (Каждую неделю я получаю тысячи писем.)

Итак, на этой неделе я хотел бы поделиться некоторыми советами, которые помогли мне быстро и эффективно работать с электронной почтой.

Примечание. Я использую Gmail, и поэтому я буду говорить о нем в этом посте. Но большинство (если не все) этих советов можно применить и к другим почтовым системам.

1. Готовые ответы

Если вам продолжают задавать одни и те же вопросы, вам следует подумать о настройке готовых ответов. Это шаблоны, которые вы можете создать заранее и держать в резерве, чтобы быстро опубликовать ответ.

У меня есть готовые ответы, настроенные для таких вещей, как:

• PR-презентации
• гостевые посты
• SEO-презентации (люди хотят, чтобы мы разместили ссылку на их сайт).

Gmail позволяет довольно легко настроить эти шаблоны . Но большинство почтовых систем позволяют создавать подобные шаблоны. А если у вас нет, просто создайте документ Word со всеми вашими ответами, а затем скопируйте и вставьте соответствующий ответ в свой ответ.

2. Страница часто задаваемых вопросов

Еще один способ справиться с этими вопросами — создать специальную страницу со всеми ответами — страницу часто задаваемых вопросов (FAQ).

У меня есть FAQ на ProBlogger , который отвечает на вопросы, которые мне задают чаще всего. Затем мы ссылаемся на него в нашей контактной форме и призываем всех сначала проверить его, прежде чем отправлять нам свой вопрос.

Конечно, не все используют нашу контактную форму для отправки электронных писем. А те, кто читают, не всегда читают FAQ. Но это уменьшило количество писем, которые мы получаем. И наши читатели быстро получают нужный им ответ, не дожидаясь моего ответа.

3. Контактная форма

Говоря о контактных формах, они могут быть еще одним отличным способом уменьшить количество электронной почты, с которой вам приходится иметь дело.

Помимо полей для имени человека, адреса электронной почты и сообщения, контактные формы могут содержать другие поля, которые вы можете использовать, чтобы направлять свои электронные письма нужному человеку (или, по крайней мере, в нужную папку в вашей системе электронной почты).

Например, контактная форма в Школе цифровой фотографии имеет поле « Выберите тему» ​​с четырьмя вариантами:

1. У меня есть вопрос о продукте
2. У меня есть ошибка или проблема, о которой нужно сообщить
3. Я хотел бы разместить рекламу на dPS
4. Что-то другое.

В зависимости от того, какой вариант они выберут, электронное письмо будет автоматически перенаправлено на:

• наша служба поддержки клиентов (варианты 1 и 4)
• наш сотрудник техподдержки (вариант 2)
• наша партнерская команда (вариант 3).

Вы также можете предложить читателю задать свой вопрос на одном из ваших каналов в социальных сетях и предоставить ссылки на все из них.

В любом случае вы должны сообщить им, готовы ли вы ответить, и сколько времени это займет, если вы это сделаете. Важно управлять их ожиданиями, чтобы они не были разочарованы.

4. Дополнительная помощь

Как вы могли заметить, у меня есть команда людей, которые помогают мне со всеми моими электронными письмами. И после того, как я сам присматривал за ними восемь или около того лет, это одно из самых разумных решений, которые я когда-либо принимал.

Количество писем, которые я получил, значительно увеличилось, когда мы начали продавать электронные книги о Школе цифровой фотографии. Всякий раз, когда мы запускали новую электронную книгу, мы получали электронные письма от людей, которые хотели знать:

• что это была за электронная книга
• как их скачать и открыть
• был ли продукт для них
• как произвести оплату через PayPal с помощью кредитной карты
• как получить возврат.

Как вы понимаете, ответы на эти вопросы отвлекли меня от маркетинга продуктов и разработки новых. Поэтому мы наняли людей, которые могли бы решить все эти вопросы.

Еще одним разумным шагом было начать использовать инструмент под названием Zendesk . Это означает, что каждый, кто задает вопрос, получает билет, а наша служба поддержки клиентов может быстро просмотреть все электронные письма, касающиеся конкретной проблемы, чтобы узнать, решена ли она.

5. Фильтры электронной почты

Одна из причин, по которой я перешел на Gmail, заключалась в том, что она позволяла мне настраивать фильтры.

Тогда мой индекс был завален сообщениями в социальных сетях. В отличие от сегодняшнего дня, не было возможности ограничить их количество или частоту получения. И поэтому одним из первых вещей, которые я сделал, было настроить фильтры, чтобы они автоматически перемещались из моего почтового ящика в определенные папки.

В эти дни у меня также есть много фильтров, настроенных для продаж продукта. Мне нравится вести учет каждого электронного письма, которое я получаю, когда продаю электронную книгу для обслуживания своих клиентов. Мне нравится, когда я получаю электронное письмо или сообщение от кого-то, говорящего: «Эй, я когда-то купил эту электронную книгу. Я потерял это. Могу ли я получить его снова?» Мне нравится иметь возможность быстро проверить, купили ли они его, чтобы я мог отправить его им снова.

Я также получаю много квитанций, которые мне нужно сохранить для целей налогообложения, но на самом деле мне не нужно их видеть до тех пор. Поэтому у меня есть еще один фильтр, который перемещает их в папку и помечает как прочитанные.

И, конечно же, комбинируя параметры, которые вы предлагаете в своей контактной форме, и фильтры в вашей системе электронной почты, вы потенциально можете автоматически решать множество проблем.

6. Разверни меня

Как блогер, вы, вероятно, подписались на множество различных информационных бюллетеней, которые помогут вам быть в курсе того, что происходит в вашей нише. Но хотя подписаться на них обычно довольно просто, отказаться от подписки может быть намного сложнее.

И поэтому вместо того, чтобы пройти через драму отказа от подписки, мы просто продолжаем мириться с тем, что они попадают в наш почтовый ящик.

Вот почему я теперь использую плату под названием Unroll.Me. Он сканирует мой почтовый ящик и показывает мне все информационные бюллетени, на которые я в настоящее время подписан. Затем он позволяет мне отказаться от подписки на те, которые мне больше не нужны. И вместо того, чтобы отписываться от каждого по отдельности, я могу отказаться от подписки оптом.

Я также могу свернуть те, которые я хочу получать, в ежедневный дайджест, что здорово, если конкретный список подписки действительно активен.

7. Бумеранг

Другой инструмент, который я использую в Gmail, — это Boomerang. Это расширение для Chrome, которое позволяет мне делать несколько вещей, которые я считаю действительно полезными. (Он также может делать намного больше, так что стоит проверить.)

Первое, что он позволяет мне сделать, это повторно отправить электронные письма, которые я получил, в более удобное время. Например, я могу попросить его повторно отправить электронные письма, которые я получаю поздно ночью в 9 утра на следующее утро, чтобы они были в верхней части моего почтового ящика, а не скрыты под 50 другими электронными письмами.

Это также позволяет мне отправлять электронные письма в определенное время. Если вы отвечаете на некоторые электронные письма, работая допоздна, люди могут посмотреть на то, когда вы ответили, и подумать, что вы обычно работаете именно в это время.

И это может стать очень плохим прецедентом.

Но с помощью Boomerang я могу сказать ему подождать до 9 утра следующего дня, прежде чем отправлять электронное письмо. И поэтому, несмотря на то, что я ответил поздно ночью, выглядит так, как будто я ответил утром в обычное рабочее время.

Я надеюсь, что эти советы помогут вам держать свою электронную почту под контролем. Есть ли у вас какие-либо другие советы, которыми вы хотели бы поделиться? Пожалуйста, сообщите нам о них в комментариях.

Фото Пау Казальса на Unsplash