Wskazówki, które pomogą Ci zarządzać pocztą e-mail

Ten post jest oparty na odcinku 147 podcastu ProBlogger.

Czy poczta e-mail zaczyna się męczyć przez cały twój czas?

Radzenie sobie z e-mailami może być w najlepszym razie wyzwaniem. Ale kiedy masz bloga, a ruch zaczyna rosnąć, może szybko wymknąć się spod kontroli. (Otrzymuję tysiące e-maili co tydzień.)

Dlatego w tym tygodniu chciałbym podzielić się kilkoma wskazówkami, które pomogły mi szybko i skutecznie radzić sobie z pocztą e-mail.

Uwaga: używam Gmaila, więc będę o tym mówił w tym poście. Ale większość (jeśli nie wszystkie) z tych wskazówek można zastosować do innych systemów pocztowych.

1. Odpowiedzi w puszkach

Jeśli wciąż otrzymujesz te same pytania, powinieneś pomyśleć o skonfigurowaniu odpowiedzi w puszkach. Są to szablony, które możesz utworzyć wcześniej i mieć w stanie gotowości, dzięki czemu możesz szybko opublikować odpowiedź.

Mam skonfigurowane odpowiedzi w puszkach na takie rzeczy, jak:

• Stanowiska PR
• Stanowiska dla gości
• Oferty SEO (osoby, które chcą, abyśmy podali link do ich witryny).

Gmail bardzo ułatwia konfigurowanie tych szablonów . Jednak większość systemów pocztowych pozwala tworzyć podobne szablony. A jeśli tak nie jest, po prostu utwórz dokument programu Word ze wszystkimi odpowiedziami, a następnie skopiuj i wklej odpowiednią odpowiedź do swojej odpowiedzi.

2. Strona FAQ

Innym sposobem radzenia sobie z tymi pytaniami jest utworzenie specjalnej strony, która zawiera wszystkie odpowiedzi – strony z często zadawanymi pytaniami (FAQ).

Mam FAQ na ProBloggerze , który odpowiada na najczęściej zadawane pytania. Następnie zamieszczamy link do niego w naszym formularzu kontaktowym i zachęcamy wszystkich do sprawdzenia go przed wysłaniem nam pytania.

Oczywiście nie wszyscy korzystają z naszego formularza kontaktowego do wysyłania e-maili. A ci, którzy nie zawsze czytają FAQ. Ale zmniejszyło to liczbę otrzymywanych e-maili. A nasi czytelnicy szybko otrzymują odpowiedź, której chcą, bez konieczności czekania na moją odpowiedź.

3. Formularz kontaktowy

Mówiąc o formularzach kontaktowych, mogą one być kolejnym świetnym sposobem na zmniejszenie liczby wiadomości e-mail, z którymi musisz się zmierzyć.

Oprócz posiadania pól na imię i nazwisko osoby, adres e-mail i wiadomość, formularze kontaktowe mogą zawierać inne pola, które pomogą Ci skierować wiadomości e-mail do właściwej osoby (lub przynajmniej odpowiedniego folderu w systemie poczty e-mail).

Na przykład formularz kontaktowy w Szkole Fotografii Cyfrowej zawiera pole Wybierz temat z czterema opcjami:

1. Mam pytanie dotyczące produktu
2. Mam błąd lub problem do zgłoszenia
3. Chciałbym się reklamować w dPS
4. Coś innego.

W zależności od wybranej opcji wiadomość e-mail zostanie automatycznie skierowana do:

• nasz zespół obsługi klienta (opcje 1 i 4)
• nasza osoba wsparcia technicznego (opcja 2)
• nasz zespół partnerski (opcja 3).

Możesz również zasugerować czytelnikowi, aby zadał pytanie na jednym z Twoich kanałów w mediach społecznościowych i podał linki do nich wszystkich.

W każdym razie powinieneś dać im znać, czy prawdopodobnie odpowiesz i jak długo to potrwa. Ważne jest, aby zarządzać ich oczekiwaniami, aby nie byli rozczarowani.

4. Dodatkowa pomoc

Jak być może zauważyłeś, mam zespół ludzi, którzy pomagają mi we wszystkich moich e-mailach. A po opiece nad nimi wszystkimi przez około osiem lat, to jedna z najmądrzejszych decyzji, jakie kiedykolwiek podjąłem.

Liczba e-maili, które otrzymałem, wzrosła, gdy zaczęliśmy sprzedawać e-booki w Szkole Fotografii Cyfrowej. Za każdym razem, gdy wypuszczaliśmy nowego e-booka, otrzymywaliśmy e-maile od osób, które chciały wiedzieć:

• co to był ebook
• jak je pobrać i otworzyć
• czy produkt był dla nich
• jak dokonać płatności przez PayPal kartą kredytową
• jak uzyskać zwrot pieniędzy.

Jak możesz sobie wyobrazić, udzielanie odpowiedzi na te pytania odwróciło moją uwagę od marketingu produktów i opracowywania nowych. Zatrudniliśmy więc ludzi, którzy potrafili odpowiedzieć na wszystkie te pytania.

Kolejnym sprytnym posunięciem było rozpoczęcie korzystania z narzędzia o nazwie Zendesk . Oznacza to, że każdy, kto zadaje pytanie, otrzymuje zgłoszenie, a nasz zespół obsługi klienta może szybko wyświetlić wszystkie e-maile dotyczące konkretnego problemu, aby sprawdzić, czy został on rozwiązany.

5. Filtry poczty e-mail

Jednym z powodów, dla których przerzuciłem się na Gmaila, było to, że pozwoliło mi to skonfigurować filtry.

Wtedy mój indeks był zasypywany wiadomościami z mediów społecznościowych. W przeciwieństwie do dzisiejszego nie było sposobu, aby ograniczyć liczbę i częstotliwość ich otrzymywania. I tak jedną z pierwszych rzeczy, które zrobiłem, było skonfigurowanie filtrów, aby były automatycznie przenoszone z mojej skrzynki odbiorczej do określonych folderów.

Obecnie mam też wiele ustawionych filtrów do sprzedaży produktów. Lubię rejestrować każdy e-mail, który otrzymuję, gdy sprzedam e-booka, aby służyć moim klientom. Uwielbiam, gdy otrzymuję e-mail lub wiadomość od kogoś, kto mówi: „Hej, kiedyś kupiłem tego ebooka. Zgubiłem to. Czy mogę dostać to ponownie? Lubię mieć możliwość szybkiego sprawdzenia, czy go kupili, aby móc ponownie do nich wysłać.

Dostaję też wiele rachunków, które muszę zachować do celów podatkowych, ale do tego czasu tak naprawdę nie muszę ich oglądać. Mam więc inny ustawiony filtr, który przenosi je do folderu i oznacza je jako przeczytane.

I oczywiście, łącząc opcje, które oferujesz w formularzu kontaktowym i filtry w swoim systemie pocztowym, możesz potencjalnie automatycznie poradzić sobie z wieloma problemami.

6. Rozwiń.Me

Jako bloger prawdopodobnie zapisałeś się do wielu różnych biuletynów, które pomogą Ci być na bieżąco z tym, co dzieje się w Twojej niszy. Ale chociaż subskrybowanie ich jest zwykle dość proste, rezygnacja z subskrypcji może być znacznie trudniejsza.

I tak zamiast przechodzić przez dramat wypisywania się z subskrypcji, po prostu znosimy, że lądują w naszej skrzynce odbiorczej.

Dlatego teraz korzystam z płatnej funkcji Unroll.Me. Skanuje moją skrzynkę odbiorczą i pokazuje cały biuletyn, który aktualnie subskrybuję. Następnie pozwala mi wypisać się z tych, których już nie potrzebuję. I zamiast konieczności wypisywania się z każdej z nich z osobna, pozwala mi wypisać się zbiorczo.

Mogę też zebrać te, które chcę otrzymywać, w codzienne podsumowanie, co jest świetne, jeśli dana lista subskrypcji jest naprawdę aktywna.

7. Bumerang

Innym narzędziem, którego używam w Gmailu, jest Boomerang. To rozszerzenie do Chrome, które pozwala mi zrobić kilka rzeczy, które uważam za naprawdę przydatne. (Może też zrobić o wiele więcej, więc warto to sprawdzić.)

Pierwszą rzeczą, jaką mi pozwala, jest ponowne wysyłanie otrzymanych e-maili w dogodniejszym dla mnie czasie. Na przykład, mogę poprosić go o ponowne wysłanie e-maili, które dostaję późnym wieczorem o 9 rano następnego dnia, aby były u góry mojej skrzynki odbiorczej, a nie ukryte pod 50 innymi e-mailami.

Pozwala mi również wysyłać e-maile o określonej godzinie. Jeśli odpowiesz na niektóre e-maile, pracując do późna, ludzie mogą spojrzeć na Twoją odpowiedź i pomyśleć, że właśnie wtedy pracujesz.

A to może stworzyć bardzo zły precedens.

Ale dzięki Boomerangowi mogę powiedzieć, żeby poczekał do 9 rano następnego dnia, zanim faktycznie wyśle ​​e-mail. I tak, mimo że odpowiedziałem późno w nocy, wygląda na to, że odpowiedziałem rano w normalnych godzinach pracy.

Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci kontrolować pocztę e-mail. Czy masz jakieś inne wskazówki, którymi chciałbyś się podzielić? Daj nam znać o nich w komentarzach.

Zdjęcie autorstwa Pau Casalsa na Unsplash