계획을 성공적으로 실행하는 방법

계획 단계는 모든 프로젝트를 유지하는 중추입니다. PMP의 Jennifer Bridges는 프로젝트 계획을 세우고 올바르게 실행하는 방법을 보여줍니다.

다음은 참조용 화이트보드의 스크린샷입니다.

검토 중 – 계획을 성공적으로 실행하는 방법

실행은 동사입니다. Jennifer는 무언가를 실행한다는 것은 계획이나 제품과 같이 그것을 수행하는 것을 의미한다고 언급했습니다. 계획을 실행하는 행위는 모든 프로젝트에서 기본입니다. 리더, 프로젝트 관리자 또는 팀 리더가 책임져야 하는 가장 중요한 작업 중 하나입니다.

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즉, 계획을 실행할 때 모든 것이 그 계획에 따라 진행되는 경우는 드뭅니다. 따라서 Jennifer는 프로젝트 계획을 성공적으로 실행하는 데 도움이 되는 몇 가지 실용적인 팁을 제공하고 싶었습니다.

계획 실행을 위한 팁

우선 계획이 있습니다. 계획을 준비할 때 성공적으로 실행할 수 있는지 확인하십시오. 이것은 철저한 문서화, 왜, 누가, 무엇을, 언제 및 방법으로 시작합니다. 가장 철저한 계획을 세울 수 있도록 강력한 프로젝트 계획 소프트웨어를 사용하는 것이 중요합니다.

다음은 계획의 실행입니다. 이를 성공적으로 수행하려면 명확한 의사 소통도 필요합니다. 프로젝트에서 발생하는 문제와 위험에 대한 상태 업데이트와 신속한 대응이 있어야 합니다. 프로젝트 관리 도구를 사용하면 이에 도움이 됩니다. 미리 알림, 트리거, 자동화, 워크플로, 경고 및 모든 방식의 자동화된 도구를 설정하여 프로젝트를 최신 상태로 유지하고 뒤처지지 않도록 할 수 있습니다.

계획대로 진행되고 있는지 확인하기 위해 계획을 모니터링할 때 다시 커뮤니케이션이 성공을 위한 기반이 되어야 합니다. 모니터링은 프로젝트가 올바르게 진행되고 있는지 확인하고 상태 보고서와 같은 도구를 사용하여 문제, 위험 및 작업 방식의 변경 사항을 파악합니다.

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도움이 되는 방법도 있습니다. 비용, 일정, 범위 및 리소스의 차이를 알면 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 다시 말하지만, 경고를 설정하면 균열을 통해 떨어지는 것이 없다는 것도 확인할 수 있습니다.

통제력을 높이기 위해 제약 조건 조작하기

마지막으로 제어가 있습니다. 계획을 통제할 때 정상 궤도로 돌아가기 위한 시정 조치를 수행하고 있습니다. 항상 그렇듯이 이것은 커뮤니케이션, 상태 보고, 문제, 위험 및 변경 사항을 식별하고 추적하는 것으로 시작됩니다.

프로젝트의 다양한 제약 조건에 대해 항상 작업하여 정상 궤도로 돌아갈 수 있습니다. 예를 들어, 시간 제약을 처리하기 위해 일정을 연장하거나 단축할 수 있습니다. 리소스 문제가 있는 경우 사람을 추가하거나 재할당할 수도 있습니다. 비용이라면 비용을 줄일 수 있습니다. 예산을 늘리거나 재정을 더 확보하거나 누군가와 파트너가 되기 위해 승인을 받아야 할 수도 있습니다. 범위를 축소, 연기, 추가 등을 할 수 있습니다.

전문가 팁: 계획을 실행할 때 제대로 작동하는지 확인하고 싶습니다. 그러나 때로는 넘을 수 없는 벽에 부딪히기도 합니다. 막히면 비상 계획을 세웠다고 끝이 아닙니다. 따라서 만일의 경우를 대비하여 항상 서랍에 플랜 B를 보관하십시오.

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전사

오늘은 계획을 성공적으로 실행하는 방법에 대해 이야기하고 있습니다. 계획 실행에 대해 말할 때 우리는 실제로 계획을 수행하거나 작업 제품과 같은 것을 생성하는 것에 대해 이야기합니다.

계획을 실행하는 것은 리더, 프로젝트 관리자 또는 팀 구성원이 할 수 있는 가장 기본적인 행동 중 하나이며, 프로젝트에 대해 이야기할 때 기억해야 할 일은 계획대로 진행되는 경우는 거의 없습니다. 그래서 오늘 화이트보드 세션에서 제가 하고 싶은 것은 몇 가지 팁을 제공하는 것입니다.

따라서 계획 실행에 대해 이야기할 때 계획을 실행하고 실행하는 것에 대해 이야기하는 것이 아니라 계획을 실행하기 전과 실행하는 동안 몇 가지 작업이 완료되었는지 확인해야 합니다.

이제 계획을 위해 제공하고자 하는 팁에 대해 이야기해 보겠습니다. 우리는 성공적으로 실행할 수 있는 계획을 준비하고 있는지 확인하고 싶습니다. 그리고 우리는 또한 계획을 성공적으로 실행하는 것에 대해 이야기하고 싶습니다. 우리가 해야 할 일은 무엇입니까?

그런 다음 모니터링할 때 계획을 모니터링하여 계획대로 진행되는지 확인하는 것입니다. 그런 다음 통제는 계획을 정상 궤도로 되돌리기 위해 시정 조치를 수행하도록 통제하는 것입니다. 그럼 살펴보겠습니다.

따라서 계획에 대해 이야기할 때 계획을 문서화해야 합니다. 이 계획을 수행하는 이유를 포함하고 싶습니다. 왜 그렇게 중요합니까? 누가 무엇을, 언제, 어떻게 할 것인가?

그런 다음 문서화하면 이를 가져와 알아야 하는 모든 사람에게 전달하고자 합니다. 팀 구성원, 이해 관계자, 경영진 또는 공급업체 파트너일 수도 있습니다. 우리는 일이 제대로 진행되지 않을 때 누구와 어떻게 알릴지 포함하고 싶습니다.

또한 변경 사항이 있을 때 업데이트되도록 정기적으로 해당 계획을 업데이트하고 싶습니다.

따라서 계획 실행에 대해 이야기할 때 우리는 지속적으로 상태, 확인되는 문제, 예상할 수 있는 위험에 대해 준비해야 하는 내용을 지속적으로 전달하고 있는지 확인하고 싶습니다.

우리는 또한 사람들에게 기한이 다가옴을 알리기 위해 미리 알림을 설정하기를 원하기 때문에 도구를 확실히 사용하고 싶습니다. 우리는 또한 액션 기반으로 몇 가지 트리거를 설정할 수 있기를 원합니다.

예를 들어, 한 작업이 발생하면 워크플로에서 다른 작업이 트리거됩니다. 또한 자동화, 워크플로 및 다시 알림을 설정하고 싶습니다.

따라서 계획을 모니터링할 때 계획대로 진행되고 있는지 다시 확인합니다. 그래서 우리는 모든 사람에게 모든 것이 순조롭게 진행되고 있거나 무언가가 늦어질 수 있음을 알 필요가 있음을 알리는 상태를 다시 알리고 싶습니다.

또한 새로운 문제, 위험 또는 가능한 변경 요청에 플래그를 지정하고 싶습니다. 우리는 또한 도구를 사용하고 싶습니다. 그리고 모니터링할 때 이러한 도구를 사용하여 편차가 무엇인지 표시하려고 합니다. 일정의 차이는 무엇입니까? 우리는 일정보다 앞서 있습니까? 우리가 일정보다 늦었습니까?

비용과 예산도 살펴보고자 합니다. 예산이 초과되었습니까? 예산이 부족합니까? 우리는 또한 범위를 살펴보고 싶습니다. 제대로 진행되고 있습니까? 범위를 추가했습니까? 우리는 일부를 꺼낼 필요가 있습니까? 또한, 자원. 우리는 충분합니까? 보완해야 할까요? 그리고 경고도 합니다.

하지만 모니터에 대해 이야기할 때 일부 사람들은 모니터링만 하는 실수를 합니다. 그래서 그들은 이러한 일이 일어나는 것을 보았지만 시정 조치를 취하지 않았습니다. 따라서 중요한 것은 제어 부분이며 이 두 가지는 실제로 함께 작동합니다.

그래서 우리가 통제에 대해 이야기할 때 다시 모든 문제, 위험 및 변경 사항의 상태를 알리고 싶지만 이것들도 우리가 보고 싶은 것입니다. 우리는 시간을 통제하고자 합니다. 일정을 연장해야 하나요? 일정을 단축해야 합니까? 리소스, 리소스를 추가해야 합니까? 다시 할당해야 합니까 아니면 일부를 놓아야 합니까?

그런 다음 비용에 따라 비용을 줄여야 하는지 살펴볼까요? 예산을 늘려야 합니까? 경우에 따라 새로운 비용을 조달해야 할 수도 있고 지불 계획을 수립해야 할 수도 있습니다. 또는 다른 전략적 파트너와 파트너 관계를 맺고 비용의 일부를 경감할 수 있는 수익 지분을 설정할 수도 있지만 수익의 일부를 공유합니다.

그리고 다시 범위를 살펴보면 범위를 일부 잘라 볼까요? 우리는 그것을 나중에 아마도 연기합니까? 범위를 추가해야 합니까 아니면 단계적으로 추가해야 합니까?

보시다시피 계획을 실행하는 것보다 훨씬 더 많은 것이 있습니다. 따라서 계획을 성공적으로 실행하는 데 도움이 되는 도구가 필요한 경우 지금 ProjectManager에서 소프트웨어에 등록하십시오.