Wie man einen Plan erfolgreich ausführt

Die Planungsphase ist das Rückgrat, das jedes Projekt trägt. Jennifer Bridges, PMP, zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Projektplan richtig umsetzen.

Hier ist ein Screenshot des Whiteboards als Referenz.

Rückblick – Wie man einen Plan erfolgreich umsetzt

ausführen ist ein Verb. Jennifer merkte an, dass wenn man etwas ausführt, es bedeutet, es auszuführen, wie zum Beispiel einen Plan oder ein Produkt. Die Ausführung eines Plans ist in jedem Projekt von grundlegender Bedeutung. Es ist eine der wichtigsten Maßnahmen, für die ein Leiter, Projektmanager oder Teamleiter verantwortlich ist.

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Allerdings läuft bei der Ausführung eines Plans selten alles nach Plan. Daher wollte Jennifer einige praktische Tipps geben, die dabei helfen, einen Projektplan erfolgreich umzusetzen.

Tipps zur Ausführung eines Plans

Da ist zunächst einmal der Plan. Stellen Sie bei der Erstellung des Plans sicher, dass er erfolgreich ausgeführt werden kann. Dies beginnt mit einer gründlichen Dokumentation, dem Warum, Wer, Was, Wann und Wie. Es ist wichtig, dass Sie eine robuste Projektplanungssoftware verwenden, die Ihnen hilft, einen möglichst gründlichen Plan zu erstellen.

Als nächstes folgt die Ausführung des Plans. Dazu gehört auch eine klare Kommunikation. Es muss Statusaktualisierungen und eine schnelle Reaktion auf Probleme und Risiken geben, wenn sie im Projekt auftreten. Dabei hilft der Einsatz von Projektmanagement-Tools. Sie können Erinnerungen, Auslöser, Automatisierung, Workflow, Warnungen und alle möglichen automatisierten Tools einrichten, um den Überblick über das Projekt zu behalten und nicht hinterherzuhinken, was Sie aus der Bahn werfen wird.

Auch bei der Überwachung eines Plans, um sicherzustellen, dass er wie geplant abläuft, sollte die Kommunikation die Grundlage für den Erfolg sein. Die Überwachung stellt sicher, dass das Projekt ordnungsgemäß abläuft, und Tools wie Statusberichte und die Überwachung von Problemen, Risiken und Änderungen, wie Sie dies tun.

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Es gibt auch Methoden, die helfen. Die Kenntnis der Abweichung von Kosten, Zeitplan, Umfang und Ressourcen hilft bei der Überwachung. Auch hier stellt die Einrichtung von Warnmeldungen sicher, dass nichts durch die Ritzen fällt.

Manipulieren von Beschränkungen, um die Kontrolle zu erhöhen

Endlich gibt es Kontrolle. Wenn Sie einen Plan kontrollieren, führen Sie Korrekturmaßnahmen durch, um wieder auf Kurs zu kommen. Wie immer beginnt dies mit Kommunikation, Statusberichten, der Identifizierung und Verfolgung von Problemen, Risiken und Änderungen.

Sie können immer mit den verschiedenen Einschränkungen des Projekts arbeiten, um wieder auf Kurs zu kommen. Beispielsweise können Sie den Zeitplan verlängern oder verkürzen, um mit einer zeitlichen Beschränkung fertig zu werden. Sie können auch Personen hinzufügen oder neu zuweisen, wenn Sie auf ein Ressourcenproblem stoßen. Wenn es sich um Kosten handelt, können Sie die Kosten senken. Möglicherweise müssen Sie eine Genehmigung einholen, um das Budget zu erhöhen, mehr Finanzen zu erhalten oder mit jemandem zusammenzuarbeiten. Umfang kann gekürzt, verschoben, ergänzt werden etc.

Profi-Tipp: Wenn Sie einen Plan ausführen, sollten Sie sicherstellen, dass er funktioniert. Aber manchmal stößt man auf eine Wand, die man nicht erklimmen kann. Wenn Sie feststecken, sind Sie noch nicht fertig, wenn Sie einen Notfallplan erstellt haben. Also für alle Fälle immer einen Plan B in der Schublade haben.

Danke fürs zuschauen!

Transkription

Heute sprechen wir darüber, wie man einen Plan erfolgreich umsetzt. Wenn wir über die Ausführung eines Plans sprechen, sprechen wir wirklich über die Ausführung eines Plans oder die Erstellung von so etwas wie einem Arbeitsprodukt.

Die Ausführung eines Plans ist eine der grundlegendsten Maßnahmen, die eine Führungskraft, ein Projektmanager oder ein Teammitglied ergreifen kann, und denken Sie daran, wenn wir über ein Projekt sprechen, laufen die Dinge selten, wenn überhaupt, nach Plan. In der heutigen Whiteboard-Sitzung möchte ich also einige Tipps geben.

Wenn wir also über die Ausführung eines Plans sprechen, sprechen wir nicht davon, einfach loszulaufen und einen Plan auszuführen, wir müssen sicherstellen, dass einige Dinge vor und während der Ausführung des Plans erledigt werden.

Lassen Sie uns also über die Tipps sprechen, die wir für die Planung anbieten möchten. Wir wollen sicher sein, dass wir einen Plan vorbereiten, der erfolgreich ausgeführt werden kann. Und wir wollen auch über die erfolgreiche Umsetzung eines Plans sprechen, was sind diese Dinge, die wir tun müssen.

Und dann, wenn wir überwachen, sprechen wir davon, den Plan zu überwachen, um sicherzustellen, dass er wie geplant läuft. Und dann ist Controlling Controlling, um Korrekturmaßnahmen durchzuführen, um den Plan wieder auf Kurs zu bringen. Also lasst uns einen Blick darauf werfen.

Wenn wir also über Planung sprechen, wollen wir sicher sein, dass wir den Plan dokumentieren. Wir wollen einschließen, warum wir diesen Plan machen? Warum ist es so wichtig? Wer macht was, wann und wie?

Dann, sobald wir das dokumentiert haben, wollen wir es nehmen und es allen mitteilen, die es wissen müssen. Die Teammitglieder, die Stakeholder, vielleicht sogar der Vorstand oder sogar unsere Lieferantenpartner. Wir möchten einbeziehen, wer und wie benachrichtigt werden kann, wenn die Dinge nicht richtig laufen.

Wir möchten diesen Plan auch regelmäßig aktualisieren, um sicherzustellen, dass er aktualisiert wird, wenn sich etwas ändert.

Wenn wir also über die Umsetzung des Plans sprechen, wollen wir auch sicher sein, dass wir ständig den Status, alle Probleme, die wir sehen, alle Risiken, die wir prognostizieren und auf die wir uns vorbereiten müssen, kommunizieren.

Wir möchten auch sicher sein, Tools zu verwenden, weil wir Erinnerungen einrichten möchten, um die Leute wissen zu lassen, wann etwas fällig ist. Wir möchten auch in der Lage sein, einige Trigger einzurichten, die aktionsbasiert sind.

Wenn beispielsweise eine Aktion auftritt, löst sie eine andere Aktion in einem Workflow aus. Wir wollen auch Automatisierungen, Workflows und wieder Benachrichtigungen einrichten.

Also, wenn wir den Plan überwachen, schauen wir wieder, um sicherzustellen, dass er wie geplant läuft. Also wollen wir noch einmal den Status kommunizieren, um alle wissen zu lassen, die wissen müssen, dass alles auf dem richtigen Weg ist oder sich etwas verspätet.

Wir möchten auch auf neue Probleme, Risiken oder mögliche Änderungswünsche hinweisen. Wir wollen auch wieder Tools verwenden. Und wenn wir überwachen, wollen wir diese Tools verwenden, um anzuzeigen, was die Varianz ist. Was ist die Varianz des Zeitplans? Sind wir dem Zeitplan voraus? Sind wir im Verzug?

Wir wollen uns auch die Kosten und Budgets ansehen. Haben wir das Budget überschritten? Sind wir unter Budget? Wir wollen uns auch den Umfang ansehen, ist das auf dem richtigen Weg? Haben wir Spielraum hinzugefügt? Müssen wir etwas herausnehmen? Und auch Ressourcen. Haben wir genug? Müssen wir ergänzen? Und dann auch Warnungen.

Aber wenn wir über Überwachung sprechen, machen einige Leute den Fehler, nur zu überwachen. Sie sehen also, dass diese Dinge passieren, aber sie ergreifen keine Korrekturmaßnahmen. Der kontrollierende Teil ist also genauso wichtig, und diese beiden arbeiten wirklich Hand in Hand zusammen.

Wenn wir also wieder über Controlling sprechen, möchten wir den Status aller Probleme, Risiken und Änderungen kommunizieren, aber das sind die Dinge, die wir uns auch ansehen möchten. Wir wollen die Zeit kontrollieren. Müssen wir den Zeitplan verlängern? Müssen wir den Zeitplan verkürzen? Ressourcen, müssen wir Ressourcen hinzufügen? Müssen wir sie vielleicht neu zuweisen oder müssen wir einige loslassen?

Und dann wollen wir je nach Kosten prüfen, ob wir die Kosten senken müssen? Müssen wir das Budget erhöhen? In einigen Fällen müssen wir möglicherweise neue Kosten finanzieren, wir müssen möglicherweise einen Zahlungsplan aufstellen, oder wir ziehen möglicherweise auch eine Partnerschaft mit einem anderen strategischen Partner in Betracht und richten möglicherweise eine Umsatzbeteiligung ein, die einen Teil der Kosten entlasten kann, aber in der Lage ist einen Teil der Einnahmen zu teilen.

Und wenn wir uns noch einmal den Umfang ansehen, schneiden wir etwas vom Umfang ab? Verschieben wir es vielleicht auf später? Müssen wir den Geltungsbereich erweitern oder müssen wir ihn in Phasen einteilen?

Wie Sie sehen können, gibt es so viel mehr als nur die Ausführung des Plans. Wenn Sie also ein Tool benötigen, das Ihnen bei der erfolgreichen Umsetzung Ihres Plans helfen kann, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager für unsere Software an.