適用於機構的電子郵件營銷工具、技巧和工作流程：網絡研討會回顧和記錄

對於大多數機構來說，客戶項目應該達到三個關鍵的成功點：按時、按預算和按範圍交付。

如果您是一家提供電子郵件服務的機構，這種觀點尤其真實。 您可能每天或每週都在構建大量電子郵件。 您同時在不同的階段開展項目，並與無數不同的客戶合作。

因此，您的團隊使用最高效的流程和工具至關重要，確保生產過程從頭到尾順利進行。

我們與來自頂級行業領先機構的嘉賓小組成員舉辦了一場網絡研討會，以更多地討論他們用於為客戶有效構建電子郵件的工具和流程。

我們加入了：

• Whereoware 在線運營總監 Dan Caro 。 Whereoware 位於弗吉尼亞州尚蒂伊，是一家提供全方位服務的數字代理機構，專門從事電子郵件、網站、搜索和移動應用程序。 Dan 領導著一個由 29 名經過認證的電子郵件營銷人員組成的團隊，負責從生產到 QA 以及介於兩者之間的所有工作。
• Molly Privratsky，Trendline Interactive 的電子郵件運營副總裁。 Trendline Interactive 在德克薩斯州奧斯汀市、俄勒岡州波特蘭市和伊利諾伊州芝加哥市設有辦事處，是一家提供全方位服務的電子郵件營銷機構，結合電子郵件策略和對電子郵件解決方案的廣泛了解，為客戶提供定製程序。 Molly 領導的團隊為 AirBnb、AARP 和 Scott's Lawn Care 等客戶提供服務。
• Moxie 的 CRM 生產高級總監 Brian Wood 。 Moxie 是一家位於佐治亞州亞特蘭大的全方位服務營銷機構，提供從電子郵件到網站到微調數據和預測建模的所有服務。 Brian 領導的團隊為包括 AMC 電影院、Rachel Ray 和 Verizon 在內的客戶提供服務。

在本次網絡研討會中，我們揭示了 Whereoware、Trendline Interactive 和 Moxie 的團隊如何有效地為每個客戶構建電子郵件。 沒有機會參加網絡研討會？ 別擔心——我們記錄了整個過程！ 查看上面的視頻錄製和下面的幻燈片。

查看幻燈片 →

在網絡研討會期間，我們的現場觀眾提出了很多很好的問題。 我們沒有機會接觸到所有這些問題，但已經在博客上回答了其中的大部分問題。

還有其他問題嗎？ 將它們留在下面的評論中！

您的電子郵件營銷團隊是什麼樣的？ 它是如何組織的？

丹：我們有 29 名員工，他們專注於電子郵件製作過程的各個部分——然後他們被分成不同的團隊，專注於每一部分。

這些團隊包括：專注於高級戰略和營銷審計（查看客戶當前的數字戰略並提出建議）的個人、設計和構建電子郵件的營銷經理、主要從事網站項目但通過電子郵件與客戶互動的客戶經理需要，一些全職設計師來支持我們，以及一名數據專家，專注於客戶活動的數據/指標。

莫莉：我們只是少數只專注於電子郵件的機構之一——我們每天吃、睡和呼吸電子郵件營銷。 我們是一個由超過 35 人組成的跨學科團隊：我們擁有戰略專家、設計師、開發人員、分析師和專門的 QA 團隊。 我們還為客戶提供專門的客戶服務團隊，根據客戶的特定需求量身定制。 例如，我們可能會為客戶安排一名技術性更強的項目經理，該客戶對電子郵件的需求非常豐富且詳細。

我們的團隊整體流動性很強，跨職能工作以實現客戶的目標，戰略與開發合作，分析師與創意密切合作。

布賴恩：我們有大約 75 名員工，他們專注於電子郵件，在各個階段也有專長。 直接向我報告的團隊是生產和 QA 團隊，他們約佔整個電子郵件團隊的 35%。 然後是解決方案架構師團隊，他們與客戶互動並思考營銷項目以幫助增加收入。 此外，我們的項目經理負責按時完成項目，還有一個分析團隊來衡量客戶希望達到的 KPI 和關鍵指標。

您使用哪些工具或流程來保持所有電子郵件項目的正常運行？

Dan ：我們的內部工具是用於項目管理的 Clarizen。 我們將其用於項目管理、協作和簽約。 有時，我們的客戶希望我們使用他們的項目管理工具，例如 WorkFront 或 Basecamp，如果需要，我們也可以靈活地使用這些工具。 我們還發現使用 Trello 作為協作和通信工具取得了成功，尤其是在內部。

提及溝通和保持項目正常進行的“人為因素”也很重要。 我們每週都有團隊簽到，我們的團隊可以直接聚在一起討論各種項目、他們的階段以及事情的總體進展情況。 如果可能，我們發現親自聚在一起是確保滿足最後期限的關鍵部分，我們儘早解決任何潛在問題。

2016 年電子郵件代理商狀況 [信息圖] 除了展示代理機構在我們行業中所扮演的角色之外，該信息圖還突出了代理機構在電子郵件製作方面如何做不同的事情。 查看信息圖 →

Molly ：我們每天都有數百個項目在不同階段同時運行，我們的團隊和客戶通常分佈在不同的地點，因此擁有一套流程對我們的項目至關重要。 歸根結底，我們的目標是：速度、效率和準確性。

考慮到速度和效率，我們使用各種項目管理和內容管理工具，為每個項目同步和集中。 我們幾乎將 WorkFront 用於所有方面——客戶溝通、工作流程、客戶反饋，甚至時間跟踪。 WorkFront 也有一個審批流程，因此我們為我們和客戶設置了各種檢查點，以確保一切都經過審查和完成。

我們還將其作為增強客戶工作流程並保持靈活性的關鍵點——我們可以根據他們的工具和需求進行調整，而不需要總是死板地使用我們的流程。

布賴恩：我們主要的麵包和黃油工具是 JIRA。 JIRA 是一個票務系統，允許我們根據客戶需求和項目需求定制我們的工作流程。 例如，如果我們有一個“臨時”活動或一個沒有我們涵蓋創意的項目，我們可以根據我們有或沒有的階段在 JIRA 中定制步驟和批准。

舉個例子，現在我們有 75 個電子郵件項目，目前在各個階段和階段登錄 JIRA。 這很棒，因為它使我們能夠看到每個項目的變化情況，以及分配給每個給定項目的資源。 它還允許我們讓我們的客戶參與 JIRA，並為他們提供任務或項目進行審查，並確保我們記錄他們的反饋。

除了 JIRA，我們還使用 Tableau 儀表板，我們甚至開發了自己的工具來滿足電子郵件和客戶的特定需求。 我們讓我們的開發團隊編寫 QA 自動化腳本——這會將我們的電子郵件發送到收件箱，在那裡我們會收集可能影響他們構建或交付能力的某些事情。

您的團隊發現他們在電子郵件製作過程中在哪里花費的時間最多？

Dan ：我們花在設計、編碼和開發上的時間最多。 為了在編碼和開發過程中節省時間，我們創建了一個代碼存儲庫，其中包含可重用的代碼片段和模塊。 我們花費大量時間確保這些代碼片段也適用於我們關心的所有電子郵件客戶端和設備。 我們還使用 Litmus 來確保我們正在構建和重用的所有代碼都正確呈現。 您不能在訂閱者如何體驗您的電子郵件方面偷工減料。

莫莉：如果我們要與客戶長期合作，我們將開發一個模塊化的模板系統。 這涉及創建一個主模板，然後是可以填充內容的模塊。 我們的大部分時間都花在了設計上，並真正確定了設計和模塊是什麼。 但是，通過使用這個模塊化系統，它為我們節省了大量時間，基本上我們只是“即插即用”——我們填充哪些模塊特定於哪些模板。
使用 Litmus 以確保我們的模塊，尤其是主模板始終正確渲染，並在需要時進行調整也很重要。

布賴恩：我們在設計和編碼上花費了大量時間，但我們也在構思階段花費了大量時間，我們的解決方案團隊與客戶在構思、戰略和數據分析方面合作。 就像 Molly 和 Dan 提到的構建代碼存儲庫一樣，我們實際上構建了一個與各種客戶合作的想法和解決方案的存儲庫。

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