เครื่องมือ เคล็ดลับ และเวิร์กโฟลว์การตลาดผ่านอีเมลสำหรับเอเจนซี: การสรุปและการบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บ

สำหรับเอเจนซี่ส่วนใหญ่ โครงการของลูกค้าควรมีสามจุดแห่งความสำเร็จที่สำคัญ ได้แก่ ส่งมอบตรงเวลา ตามงบประมาณ และตามขอบเขต

ความรู้สึกนี้เป็นจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นหน่วยงานที่ให้บริการอีเมล โอกาสที่คุณกำลังสร้างอีเมลจำนวนมากเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ คุณกำลังทำงานในโครงการพร้อมกัน ในระยะต่างๆ และกับลูกค้าที่แตกต่างกันมากมาย

ดังนั้น สิ่งสำคัญสำหรับทีมของคุณคือการใช้กระบวนการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการผลิตดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ

เราโฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บกับผู้ร่วมอภิปรายรับเชิญจากเอเจนซีชั้นนำในอุตสาหกรรมเพื่อพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือและกระบวนการที่พวกเขาใช้ในการสร้างอีเมลสำหรับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ

เราเข้าร่วมโดย:

• Dan Caro ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการออนไลน์ของ Whereoware Whereoware ซึ่งตั้งอยู่ในแชนทิลลี รัฐเวอร์จิเนีย เป็นหน่วยงานดิจิทัลที่ให้บริการเต็มรูปแบบซึ่งเชี่ยวชาญด้านอีเมล เว็บไซต์ การค้นหา และแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Dan นำทีมนักการตลาดอีเมลที่ผ่านการรับรอง 29 คนที่ทำทุกอย่างตั้งแต่การผลิตจนถึง QA และทุกอย่างในระหว่างนั้น
• Molly Privratsky รองประธานฝ่ายปฏิบัติการอีเมลที่ Trendline Interactive Trendline Interactive ซึ่งมีสำนักงานอยู่ในออสติน, เท็กซัส, พอร์ตแลนด์ OR และชิคาโก รัฐอิลลินอยส์ เป็นหน่วยงานด้านการตลาดผ่านอีเมลที่ให้บริการเต็มรูปแบบ ซึ่งผสมผสานกลยุทธ์อีเมลและความเข้าใจในโซลูชันอีเมลอย่างกว้างขวางเพื่อนำเสนอโปรแกรมที่ปรับแต่งให้เหมาะกับลูกค้าของตน มอลลี่เป็นผู้นำทีมที่ให้บริการลูกค้า เช่น AirBnb, AARP และ Lawn Care ของ Scott
• Brian Wood ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายผลิต CRM ที่ Moxie Moxie เป็นหน่วยงานด้านการตลาดที่ให้บริการเต็มรูปแบบในแอตแลนตา จอร์เจีย ที่ให้บริการทุกอย่างตั้งแต่อีเมลไปยังเว็บไซต์ ไปจนถึงข้อมูลที่ปรับแต่งอย่างละเอียดและการสร้างแบบจำลองเชิงคาดการณ์ Brian เป็นผู้นำทีมที่ให้บริการลูกค้ารวมถึงโรงภาพยนตร์ AMC, Rachel Ray และ Verizon

ในการสัมมนาผ่านเว็บนี้ เราได้ค้นพบวิธีที่ทีมของ Whereoware, Trendline Interactive และ Moxie สร้างอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับลูกค้าแต่ละราย ไม่มีโอกาสเข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บใช่หรือไม่ ไม่ต้องกังวล เราบันทึกทุกอย่างแล้ว! ตรวจสอบการบันทึกวิดีโอด้านบนและสไลด์ด้านล่าง

ดูสไลด์ →

มีคำถามดีๆ มากมายระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บจากผู้ชมสดของเรา เราไม่มีโอกาสเข้าถึงพวกเขาทั้งหมด แต่ได้ตอบคำถามส่วนใหญ่ที่นี่ในบล็อก

มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่? ฝากไว้ในความคิดเห็นด้านล่าง!

ทีมการตลาดผ่านอีเมลของคุณมีหน้าตาเป็นอย่างไร? มีการจัดระเบียบอย่างไร?

Dan : เรามีพนักงาน 29 คนที่มุ่งเน้นส่วนต่างๆ ของกระบวนการผลิตอีเมล จากนั้นพวกเขาจะถูกแบ่งออกเป็นทีมต่างๆ ที่เน้นไปที่แต่ละส่วน

ทีมเหล่านี้ประกอบด้วย: บุคคลที่มุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ระดับสูงและการตรวจสอบการตลาด (ดูกลยุทธ์ดิจิทัลปัจจุบันของลูกค้าและให้คำแนะนำ) ผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่ออกแบบและสร้างอีเมล ผู้จัดการบัญชีที่ทำงานในโครงการเว็บไซต์ส่วนใหญ่แต่ติดต่อกับลูกค้าทางอีเมล ความต้องการ นักออกแบบเต็มเวลาสองสามคนที่สนับสนุนเรา และผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลเพื่อเน้นที่ข้อมูล/ตัวชี้วัดของแคมเปญของลูกค้า

มอลลี่ : เราเป็นเพียงหนึ่งในเอเจนซีเพียงไม่กี่แห่งที่มุ่งเน้นที่อีเมลเพียงอย่างเดียว เรากิน นอน และทำการตลาดผ่านอีเมลทุกวัน เราเป็นทีมงานมากกว่า 35 คนที่ทำงานด้านสหสาขาวิชาชีพ: เรามีผู้เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์ นักออกแบบ นักพัฒนา นักวิเคราะห์ และทีม QA ที่ทุ่มเท เรายังให้บริการลูกค้าด้วยทีมบริการลูกค้าเฉพาะที่ปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของลูกค้า ตัวอย่างเช่น เราอาจวางผู้จัดการโครงการด้านเทคนิคเพิ่มเติมกับลูกค้าที่มีความต้องการอีเมลที่แข็งแกร่งและมีรายละเอียด

ทีมงานของเราโดยรวมมีความลื่นไหลและทำงานข้ามสายงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของลูกค้า โดยใช้กลยุทธ์ร่วมกับการพัฒนา และนักวิเคราะห์ทำงานอย่างใกล้ชิดกับความคิดสร้างสรรค์

Brian : เรามีพนักงานประมาณ 75 คนที่มุ่งเน้นอีเมลที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในขั้นตอนต่างๆ เช่นกัน ทีมที่รายงานตรงถึงฉันคือทีมผลิตและ QA ซึ่งคิดเป็น 35% ของทีมอีเมลทั้งหมด จากนั้นมีทีมสถาปนิกโซลูชันที่ติดต่อกับลูกค้าและคิดผ่านโครงการการตลาดเพื่อช่วยผลักดันรายได้ นอกจากนี้ เรามีผู้จัดการโครงการที่ดูแลโครงการให้ตรงเวลา และทีมวิเคราะห์เพื่อวัด KPI และตัววัดหลักที่ลูกค้าต้องการพบ

คุณใช้เครื่องมือหรือกระบวนการใดเพื่อให้โครงการอีเมลทั้งหมดของคุณเป็นไปตามแผน

Dan : เครื่องมือภายในของเราคือ Clarizen สำหรับการจัดการโครงการ เราใช้สิ่งนี้สำหรับการจัดการโครงการ การทำงานร่วมกัน และการทำสัญญา บางครั้ง ลูกค้าของเราต้องการให้เราใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น WorkFront หรือ Basecamp และเราสามารถยืดหยุ่นในการใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้เช่นกัน หากจำเป็น เรายังพบความสำเร็จในการใช้ Trello เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันและสื่อสาร โดยเฉพาะภายในองค์กร

สิ่งสำคัญคือต้องพูดถึง "องค์ประกอบของมนุษย์" ในการสื่อสารและดูแลโครงการให้เป็นไปตามแผน เรามีการเช็คอินของทีมทุกสัปดาห์ ซึ่งทีมของเราสามารถมารวมตัวกันโดยตรงและพูดคุยเกี่ยวกับโครงการต่างๆ ระยะของพวกเขา และสิ่งที่เกิดขึ้นโดยทั่วไป หากเป็นไปได้ เราพบว่าการมารวมตัวกันต่อหน้าคือส่วนสำคัญในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรงตามกำหนดเวลา และเราจัดการปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ไม่ช้าก็เร็ว

สถานะของหน่วยงานอีเมลปี 2016 [อินโฟกราฟิก] นอกเหนือจากการแสดงให้เห็นถึงบทบาทของเอเจนซีในอุตสาหกรรมของเรา อินโฟกราฟิกนี้ยังเน้นย้ำว่าเอเจนซีทำสิ่งต่าง ๆ ในแง่ของการผลิตอีเมลอย่างไร ดูอินโฟกราฟิก →

มอลลี่ : เรามีโครงการหลายร้อยโครงการที่ดำเนินไปพร้อม ๆ กันในวันใดวันหนึ่ง ในหลายขั้นตอน และทีมงานและลูกค้าของเรามักจะถูกกระจายไปตามสถานที่ต่างๆ ดังนั้นการมีกระบวนการที่กำหนดไว้จึงมีความสำคัญต่อโครงการของเรา สุดท้ายนี้ เราตั้งเป้าไว้ที่ความเร็ว ประสิทธิภาพ และความแม่นยำ

ด้วยความเร็วและประสิทธิภาพ เราจึงใช้เครื่องมือการจัดการโครงการและการจัดการเนื้อหาต่างๆ ที่ซิงค์กันสำหรับแต่ละโครงการและรวมศูนย์ เราใช้ WorkFront สำหรับเกือบทุกอย่าง—การสื่อสารกับลูกค้า เวิร์กโฟลว์ คำติชมของลูกค้า และแม้กระทั่งการติดตามเวลา WorkFront ยังมีกระบวนการอนุมัติ ดังนั้นเราจึงมีจุดตรวจต่างๆ สำหรับทั้งเราและลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการตรวจสอบและเสร็จสิ้น

เรายังทำให้เป็นจุดสำคัญในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของลูกค้าของเราและมีความยืดหยุ่น—เราสามารถปรับให้เข้ากับเครื่องมือและความต้องการของพวกเขา และไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการของเราอย่างเข้มงวดเสมอไป

Brian : เครื่องมือทำขนมปังและเนยหลักของเราคือ JIRA JIRA เป็นระบบตั๋วที่ช่วยให้เราปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของเราตามความต้องการของลูกค้าและความต้องการของโครงการ ตัวอย่างเช่น หากเรามีแคมเปญ "เฉพาะกิจ" หรือโครงการที่ไม่มีเราครอบคลุมครีเอทีฟโฆษณา เราสามารถปรับแต่งขั้นตอนและการอนุมัติใน JIRA ได้ตามขั้นตอนที่เราทำหรือไม่มี

ในกรณีนี้ ขณะนี้เรามีโครงการอีเมล 75 โครงการที่เข้าสู่ระบบ JIRA ในระยะและขั้นตอนต่างๆ เป็นเรื่องดีเพราะช่วยให้เราเห็นว่าทุกโครงการอยู่ในกระแสใด และทรัพยากรที่มอบหมายให้กับแต่ละโครงการที่กำหนด นอกจากนี้ยังช่วยให้เราสามารถมีส่วนร่วมกับลูกค้าของเราใน JIRA และมอบงานหรือรายการให้พวกเขาตรวจสอบ รวมทั้งทำให้แน่ใจว่าเราได้จัดทำเอกสารข้อเสนอแนะของพวกเขา

นอกเหนือจาก JIRA แล้ว เราใช้แดชบอร์ด Tableau และเราได้พัฒนาเครื่องมือของเราเองเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของอีเมลและลูกค้าของเรา เรามีทีมพัฒนาของเราเขียนสคริปต์การทำงานอัตโนมัติของ QA ซึ่งจะส่งอีเมลของเราไปยังกล่องจดหมายซึ่งจะถูกคัดแยกสำหรับบางสิ่งที่อาจส่งผลต่อการสร้างหรือความสามารถในการส่งมอบ

ทีมของคุณพบว่าพวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่ในการผลิตอีเมลที่ไหน

แดน : เราใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการออกแบบ เขียนโค้ด และพัฒนา เพื่อประหยัดเวลาระหว่างการเข้ารหัสและการพัฒนา เราได้สร้างที่เก็บโค้ดซึ่งเรามีข้อมูลโค้ดและโมดูลที่ใช้ซ้ำได้ เราใช้เวลาอย่างมากในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโค้ดเหล่านี้ทำงานได้กับไคลเอนต์อีเมลและอุปกรณ์ทั้งหมดที่เราให้ความสำคัญเช่นกัน เรายังใช้ Litmus เพื่อให้แน่ใจว่าโค้ดทั้งหมดที่เรากำลังสร้างและนำการเรนเดอร์กลับมาใช้ใหม่อย่างเหมาะสม คุณไม่สามารถตัดมุมว่าสมาชิกของคุณกำลังประสบกับอีเมลของคุณอย่างไร

มอลลี่ : หากเราจะทำงานกับลูกค้าในระยะยาว เราจะพัฒนาระบบแม่แบบโมดูลาร์ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างเทมเพลตหลัก จากนั้นโมดูลที่สามารถเติมด้วยเนื้อหาได้ เวลาส่วนใหญ่ของเราเข้าสู่การออกแบบและกำหนดจริงๆ ว่าการออกแบบและโมดูลจะเป็นอย่างไร แต่ด้วยการใช้ระบบโมดูลาร์นี้ มันช่วยเราประหยัดเวลาได้มาก และโดยพื้นฐานแล้วเราก็แค่ "เสียบปลั๊กแล้วใช้งานได้จริง"—เราใส่โมดูลเฉพาะสำหรับเทมเพลตใด
สิ่งสำคัญคือต้องใช้ Litmus เพื่อให้แน่ใจว่าโมดูลของเราและโดยเฉพาะอย่างยิ่งเทมเพลตต้นแบบมีการแสดงผลอย่างถูกต้องอย่างสม่ำเสมอ และเพื่อปรับเปลี่ยนหากจำเป็น

Brian : เราใช้เวลาอย่างมากในการออกแบบและเขียนโค้ด แต่เรายังใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ในขั้นตอนการสร้างแนวคิด ซึ่งทีมโซลูชันของเราทำงานร่วมกับลูกค้าในด้านแนวคิด กลยุทธ์ และการวิเคราะห์ข้อมูล เช่นเดียวกับที่มอลลี่และแดนพูดถึงการสร้างที่เก็บโค้ด จริงๆ แล้วเราสร้างที่เก็บแนวคิดและโซลูชันที่ทำงานร่วมกับไคลเอ็นต์ต่างๆ ได้

Litmus สามารถช่วยเอเจนซีและทีมในการสร้างอีเมลให้กับลูกค้าได้อย่างไร

แผนหน่วยงานสารสีน้ำเงิน ต้องการเสนอฟีเจอร์ Litmus ให้กับทีมหรือลูกค้าของคุณใช่หรือไม่ แผน Agency หรือ Pro ของเราคือแผนปริมาณที่ยืดหยุ่นและสูงกว่า ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการผลิตอีเมลของเอเจนซีและทีมขนาดใหญ่ เริ่มเลย →