Narzędzia do e-mail marketingu, wskazówki i przepływy pracy dla agencji: podsumowanie i nagranie webinaru

W przypadku większości agencji projekty klientów powinny osiągnąć trzy kluczowe punkty sukcesu: są dostarczane na czas, w ramach budżetu i zakresu.

Ten sentyment jest szczególnie prawdziwy, jeśli jesteś agencją oferującą usługi e-mail. Są szanse, że codziennie lub co tydzień tworzysz dużo e-maili. Pracujesz nad projektami jednocześnie, w różnych fazach i z mnóstwem różnych klientów.

Dlatego kluczowe jest, aby Twój zespół używał najbardziej wydajnych procesów i narzędzi, zapewniając płynny przebieg procesu produkcyjnego od początku do końca.

Zorganizowaliśmy webinarium z zaproszonymi panelistami z czołowych, wiodących w branży agencji, aby porozmawiać o narzędziach i procesach, których używają do skutecznego tworzenia wiadomości e-mail dla swoich klientów.

Dołączyli do nas:

• Dan Caro, dyrektor ds. operacji online w Whereoware . Whereoware z siedzibą w Chantilly w stanie Wirginia to agencja cyfrowa oferująca pełen zakres usług, która specjalizuje się w poczcie e-mail, witrynach internetowych, wyszukiwarkach i aplikacjach mobilnych. Dan kieruje zespołem 29 certyfikowanych e-mail marketerów, którzy zajmują się wszystkim, od produkcji po kontrolę jakości i wszystko pomiędzy.
• Molly Privratsky, wiceprezes ds. obsługi poczty e-mail w Trendline Interactive . Trendline Interactive, z biurami w Austin w Teksasie, Portland OR i Chicago w stanie Illinois, jest agencją e-mail marketingu oferującą pełen zakres usług, która łączy strategię e-mail i szerokie zrozumienie rozwiązań e-mail, aby dostarczać spersonalizowane programy swoim klientom. Molly kieruje zespołem obsługującym klientów, w tym AirBnb, AARP i Scott's Lawn Care.
• Brian Wood, starszy dyrektor ds. produkcji CRM w Moxie . Moxie to agencja marketingowa oferująca pełen zakres usług z siedzibą w Atlancie w stanie Georgia, która dostarcza wszystko, od poczty e-mail po strony internetowe, dopracowane dane i modelowanie predykcyjne. Brian kieruje zespołem obsługującym klientów, w tym kina AMC, Rachel Ray i Verizon.

W tym seminarium internetowym odkryliśmy, w jaki sposób zespoły Whereoware, Trendline Interactive i Moxie skutecznie budują wiadomości e-mail dla każdego ze swoich klientów. Nie miałeś okazji dostać się na webinar? Nie martw się — nagraliśmy całość! Sprawdź nagranie wideo powyżej i slajdy poniżej.

Zobacz slajdy →

Podczas webinaru padło wiele wspaniałych pytań od naszej publiczności na żywo. Nie mieliśmy okazji poznać wszystkich, ale na większość z nich odpowiedzieliśmy na blogu.

Masz dodatkowe pytania? Zostaw je w komentarzach poniżej!

Jak wygląda Twój zespół e-mail marketingu? Jak to jest zorganizowane?

Dan : Mamy 29 pracowników, którzy koncentrują się na różnych częściach procesu tworzenia wiadomości e-mail, a następnie są dzieleni na różne zespoły skupione na każdym elemencie.

W skład tych zespołów wchodzą: osoby skoncentrowane na strategii wysokiego poziomu i audytach marketingowych (przyglądanie się aktualnej strategii cyfrowej klienta i przedstawianie rekomendacji), menedżerowie marketingu, którzy projektują i budują wiadomości e-mail, menedżerowie kont, którzy pracują głównie nad projektami stron internetowych, ale kontaktują się z klientami za pośrednictwem poczty e-mail potrzeb, kilku pełnoetatowych projektantów do wsparcia nas oraz specjalisty ds. danych, który skoncentruje się na danych/metrykach kampanii klientów.

Molly : Jesteśmy tylko jedną z niewielu agencji, które skupiają się wyłącznie na e-mailach — codziennie jemy, śpimy i oddychamy e-mail marketingiem. Tworzymy ponad 35-osobowy zespół, który pracuje multidyscyplinarnie: mamy ekspertów ds. strategii, projektantów, programistów, analityków i dedykowany zespół QA. Naszym klientom zapewniamy również dedykowany zespół obsługi klienta, który jest dostosowany do konkretnych potrzeb klienta. Na przykład, możemy umieścić bardziej technicznego kierownika projektu z klientem, który ma solidny i szczegółowy zestaw potrzeb e-mail.

Ogólnie rzecz biorąc, nasze zespoły są bardzo płynne i pracują w różnych funkcjach, aby osiągnąć cele naszych klientów, ze strategią współpracując z rozwojem, a analitycy ściśle współpracują z kreatywnymi.

Brian : Mamy około 75 pracowników, którzy koncentrują się na e-mailach i specjalizują się również na różnych etapach. Zespoły, które raportują bezpośrednio do mnie, to zespoły produkcyjne i QA, które stanowią około 35% całego zespołu e-mailowego. Jest też zespół architektów rozwiązań, który kontaktuje się z klientami i analizuje projekty marketingowe, aby pomóc zwiększyć przychody. Ponadto mamy kierowników projektów, którzy utrzymują projekty na czas, oraz zespół analityczny do pomiaru KPI i kluczowych wskaźników, które klienci chcą spełnić.

Jakich narzędzi lub procesów używasz, aby utrzymać wszystkie swoje projekty e-mailowe na bieżąco?

Dan : Naszym wewnętrznym narzędziem jest Clarizen do zarządzania projektami. Używamy tego do zarządzania projektami, współpracy i zawierania umów. Czasami nasi klienci chcą, abyśmy korzystali z ich narzędzi do zarządzania projektami, takich jak WorkFront lub Basecamp, a my możemy być elastyczni w korzystaniu z tych narzędzi, jeśli zajdzie taka potrzeba. Odnieśliśmy również sukces, używając Trello jako narzędzia do współpracy i komunikacji, zwłaszcza wewnętrznie.

Ważne jest również, aby wspomnieć o „ludzkim elemencie” w komunikacji i utrzymywaniu projektów na bieżąco. Mamy cotygodniowe odprawy zespołów, podczas których nasze zespoły mogą spotykać się bezpośrednio i rozmawiać o różnych projektach, ich etapach i ogólnie rzecz biorąc. Jeśli to możliwe, spotykając się osobiście, uważamy, że jest to kluczowy element w dotrzymywaniu terminów, a wszelkie potencjalne problemy rozwiązujemy raczej wcześniej niż później.

Stan agencji pocztowych 2016 [Infografika] Poza pokazaniem roli, jaką agencje odgrywają w naszej branży, ta infografika pokazuje, w jaki sposób agencje robią różne rzeczy w zakresie produkcji wiadomości e-mail. Sprawdź infografikę →

Molly : Każdego dnia prowadzimy jednocześnie setki projektów na różnych etapach, a nasze zespoły i klienci są często rozproszeni w różnych lokalizacjach, więc posiadanie ustalonego procesu ma kluczowe znaczenie dla naszych projektów. W ostatecznym rozrachunku naszym celem jest: szybkość, wydajność i dokładność.

Mając na uwadze szybkość i wydajność, używamy różnych narzędzi do zarządzania projektami i zarządzania treścią, które są zsynchronizowane dla każdego projektu i scentralizowane. Używamy WorkFront do prawie wszystkiego — komunikacji z klientem, przepływów pracy, opinii klientów, a nawet śledzenia czasu. WorkFront ma również proces zatwierdzania, więc mamy różne punkty kontrolne zarówno dla nas, jak i dla klienta, aby upewnić się, że wszystko jest sprawdzone i zakończone.

Dbamy również o to, aby usprawnić przepływy pracy naszych klientów i być elastycznym — możemy dostosować się do ich narzędzi i potrzeb i nie musimy zawsze sztywno korzystać z naszego procesu.

Brian : Naszym głównym narzędziem do pieczenia chleba i masła jest JIRA. JIRA to system biletowy, który pozwala nam dostosować nasze przepływy pracy w oparciu o potrzeby klienta i potrzeby projektu. Na przykład, jeśli mamy kampanię „ad hoc” lub projekt, który nie wymaga od nas kreatywności, możemy dostosować kroki i zatwierdzenia w JIRA w zależności od tego, jakie fazy mamy, a jakie nie.

Na przykład w tej chwili mamy 75 projektów e-mail aktualnie zalogowanych w JIRA na różnych etapach i fazach. To świetne, ponieważ pozwala nam zobaczyć, gdzie każdy projekt się zmienia i jakie zasoby są przypisane do każdego projektu. Pozwala nam również zaangażować naszych klientów w JIRA i powierzyć im zadania lub elementy do przeglądu, a także zapewnić, że dokumentujemy ich opinie.

Oprócz JIRA używamy pulpitów nawigacyjnych Tableau, a nawet opracowaliśmy własne narzędzia, aby sprostać specyficznym potrzebom poczty e-mail i naszych klientów. Poprosiliśmy nasz zespół programistów, aby napisał skrypty automatyzacji QA — to wysyła nasze e-maile do skrzynki odbiorczej, gdzie są wyszukiwane w poszukiwaniu pewnych rzeczy, które mogą wpłynąć na ich kompilację lub dostarczalność.

Gdzie Twój zespół uważa, że ​​spędza najwięcej godzin podczas tworzenia wiadomości e-mail?

Dan : Najwięcej czasu spędzamy na projektowaniu, kodowaniu i rozwoju. Aby zaoszczędzić czas podczas kodowania i rozwoju, stworzyliśmy repozytorium kodu, w którym mamy fragmenty kodu i moduły wielokrotnego użytku. Spędzamy dużo czasu, upewniając się, że te fragmenty kodu działają na wszystkich klientach poczty e-mail i urządzeniach, na których nam zależy. Używamy również Litmusa, aby upewnić się, że cały kod, który tworzymy i ponownie wykorzystujemy, odpowiednio się renderuje. Nie możesz iść na skróty od tego, jak Twoi subskrybenci odbierają Twój e-mail.

Molly : Jeśli zamierzamy pracować z klientem długoterminowo, opracujemy modułowy system szablonów. Wiąże się to z utworzeniem szablonu głównego, a następnie modułów, które można wypełnić treścią. Większość naszego czasu zajmuje projektowanie i określanie, jaki będzie projekt i moduły. Ale korzystając z tego systemu modułowego, oszczędzamy dużo czasu i zasadniczo po prostu „podłącz i używaj” — wypełniamy, które moduły są specyficzne dla których szablonów.
Ważne jest również, aby korzystać z programu Litmus, aby upewnić się, że nasze moduły, a zwłaszcza szablony główne, są konsekwentnie renderowane poprawnie — i w razie potrzeby dostosować.

Brian : Spędzamy dużo czasu na projektowaniu i kodowaniu, ale spędzamy również dużo czasu w fazie tworzenia pomysłów, gdzie nasz zespół ds. rozwiązań pracuje z naszymi klientami nad ideacjami, strategią i analizą danych. Tak jak Molly i Dan wspomnieli o budowaniu repozytoriów kodu, tak naprawdę budujemy repozytorium pomysłów i rozwiązań, które współpracowały z różnymi klientami.

W jaki sposób Litmus może pomóc agencjom i zespołom w tworzeniu e-maili dla klientów?

Plan agencji lakmusowej Chcesz oferować funkcje Litmus swoim zespołom lub klientom? Nasz plan Agency lub Pro jest naszym elastycznym planem o większej objętości, stworzonym w celu zaspokojenia wszystkich potrzeb agencji i dużych zespołów w zakresie produkcji e-maili. Zacznij teraz →