适用于机构的电子邮件营销工具、技巧和工作流程：网络研讨会回顾和记录

对于大多数机构来说，客户项目应该达到三个关键的成功点：按时、按预算和按范围交付。

如果您是一家提供电子邮件服务的机构，这种观点尤其真实。 您可能每天或每周都在构建大量电子邮件。 您同时在不同的阶段开展项目，并与无数不同的客户合作。

因此，您的团队使用最高效的流程和工具至关重要，确保生产过程从头到尾顺利进行。

我们与来自顶级行业领先机构的嘉宾小组成员举办了一场网络研讨会，以更多地讨论他们用于为客户有效构建电子邮件的工具和流程。

我们加入了：

• Whereoware 在线运营总监 Dan Caro 。 Whereoware 位于弗吉尼亚州尚蒂伊，是一家提供全方位服务的数字代理机构，专门从事电子邮件、网站、搜索和移动应用程序。 Dan 领导着一个由 29 名经过认证的电子邮件营销人员组成的团队，负责从生产到 QA 以及介于两者之间的所有工作。
• Molly Privratsky，Trendline Interactive 的电子邮件运营副总裁。 Trendline Interactive 在德克萨斯州奥斯汀市、俄勒冈州波特兰市和伊利诺伊州芝加哥市设有办事处，是一家提供全方位服务的电子邮件营销机构，结合电子邮件策略和对电子邮件解决方案的广泛了解，为客户提供定制程序。 Molly 领导的团队为 AirBnb、AARP 和 Scott's Lawn Care 等客户提供服务。
• Moxie 的 CRM 生产高级总监 Brian Wood 。 Moxie 是一家位于佐治亚州亚特兰大的全方位服务营销机构，提供从电子邮件到网站到微调数据和预测建模的所有服务。 Brian 领导的团队为包括 AMC 电影院、Rachel Ray 和 Verizon 在内的客户提供服务。

在本次网络研讨会中，我们揭示了 Whereoware、Trendline Interactive 和 Moxie 的团队如何有效地为每个客户构建电子邮件。 没有机会参加网络研讨会？ 别担心——我们记录了整个过程！ 查看上面的视频录制和下面的幻灯片。

查看幻灯片 →

在网络研讨会期间，我们的现场观众提出了很多很好的问题。 我们没有机会接触到所有这些问题，但已经在博客上回答了其中的大部分问题。

还有其他问题吗？ 将它们留在下面的评论中！

您的电子邮件营销团队是什么样的？ 它是如何组织的？

丹：我们有 29 名员工，他们专注于电子邮件制作过程的各个部分——然后他们被分成不同的团队，专注于每一部分。

这些团队包括：专注于高级战略和营销审计（查看客户当前的数字战略并提出建议）的个人、设计和构建电子邮件的营销经理、主要从事网站项目但通过电子邮件与客户互动的客户经理需要，一些全职设计师来支持我们，以及一名数据专家，专注于客户活动的数据/指标。

莫莉：我们只是少数只专注于电子邮件的机构之一——我们每天吃、睡和呼吸电子邮件营销。 我们是一个由超过 35 人组成的跨学科团队：我们拥有战略专家、设计师、开发人员、分析师和专门的 QA 团队。 我们还为客户提供专门的客户服务团队，根据客户的特定需求量身定制。 例如，我们可能会为客户安排一名技术性更强的项目经理，该客户对电子邮件的需求非常丰富且详细。

我们的团队整体流动性很强，跨职能工作以实现客户的目标，战略与开发合作，分析师与创意密切合作。

布赖恩：我们有大约 75 名员工，他们专注于电子邮件，在各个阶段也有专长。 直接向我报告的团队是生产和 QA 团队，他们约占整个电子邮件团队的 35%。 然后是解决方案架构师团队，他们与客户互动并思考营销项目以帮助增加收入。 此外，我们的项目经理负责按时完成项目，还有一个分析团队来衡量客户希望达到的 KPI 和关键指标。

您使用哪些工具或流程来保持所有电子邮件项目的正常运行？

Dan ：我们的内部工具是用于项目管理的 Clarizen。 我们将其用于项目管理、协作和签约。 有时，我们的客户希望我们使用他们的项目管理工具，例如 WorkFront 或 Basecamp，如果需要，我们也可以灵活地使用这些工具。 我们还发现使用 Trello 作为协作和通信工具取得了成功，尤其是在内部。

提及沟通和保持项目正常进行的“人为因素”也很重要。 我们每周都有团队签到，我们的团队可以直接聚在一起讨论各种项目、他们的阶段以及事情的总体进展情况。 如果可能，我们发现亲自聚在一起是确保满足最后期限的关键部分，我们尽早解决任何潜在问题。

2016 年电子邮件代理商状况 [信息图] 除了展示代理机构在我们行业中所扮演的角色之外，该信息图还突出了代理机构在电子邮件制作方面如何做不同的事情。 查看信息图 →

Molly ：我们每天都有数百个项目在不同阶段同时运行，我们的团队和客户通常分布在不同的地点，因此拥有一套流程对我们的项目至关重要。 归根结底，我们的目标是：速度、效率和准确性。

考虑到速度和效率，我们使用各种项目管理和内容管理工具，为每个项目同步和集中。 我们几乎将 WorkFront 用于所有方面——客户沟通、工作流程、客户反馈，甚至时间跟踪。 WorkFront 也有一个审批流程，因此我们为我们和客户设置了各种检查点，以确保一切都经过审查和完成。

我们还将其作为增强客户工作流程并保持灵活性的关键点——我们可以根据他们的工具和需求进行调整，而不需要总是死板地使用我们的流程。

布赖恩：我们主要的面包和黄油工具是 JIRA。 JIRA 是一个票务系统，允许我们根据客户需求和项目需求定制我们的工作流程。 例如，如果我们有一个“临时”活动或一个没有我们涵盖创意的项目，我们可以根据我们有或没有的阶段在 JIRA 中定制步骤和批准。

举个例子，现在我们有 75 个电子邮件项目，目前在各个阶段和阶段登录 JIRA。 这很棒，因为它使我们能够看到每个项目的变化情况，以及分配给每个给定项目的资源。 它还允许我们让我们的客户参与 JIRA，并为他们提供任务或项目进行审查，并确保我们记录他们的反馈。

除了 JIRA，我们还使用 Tableau 仪表板，我们甚至开发了自己的工具来满足电子邮件和客户的特定需求。 我们让我们的开发团队编写 QA 自动化脚本——这会将我们的电子邮件发送到收件箱，在那里我们会收集可能影响他们构建或交付能力的某些事情。

您的团队发现他们在电子邮件制作过程中在哪里花费的时间最多？

Dan ：我们花在设计、编码和开发上的时间最多。 为了在编码和开发过程中节省时间，我们创建了一个代码存储库，其中包含可重用的代码片段和模块。 我们花费大量时间确保这些代码片段也适用于我们关心的所有电子邮件客户端和设备。 我们还使用 Litmus 来确保我们正在构建和重用的所有代码都正确呈现。 您不能在订阅者如何体验您的电子邮件方面偷工减料。

莫莉：如果我们要与客户长期合作，我们将开发一个模块化的模板系统。 这涉及创建一个主模板，然后是可以填充内容的模块。 我们的大部分时间都花在了设计上，并真正确定了设计和模块是什么。 但是，通过使用这个模块化系统，它为我们节省了大量时间，基本上我们只是“即插即用”——我们填充哪些模块特定于哪些模板。
使用 Litmus 以确保我们的模块，尤其是主模板始终正确渲染，并在需要时进行调整也很重要。

布赖恩：我们在设计和编码上花费了大量时间，但我们也在构思阶段花费了大量时间，我们的解决方案团队与客户在构思、战略和数据分析方面合作。 就像 Molly 和 Dan 提到的构建代码存储库一样，我们实际上构建了一个与各种客户合作的想法和解决方案的存储库。

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