Herramientas, sugerencias y flujos de trabajo de marketing por correo electrónico para agencias: resumen y grabación de seminarios web

Para la mayoría de las agencias, los proyectos de los clientes deben alcanzar tres puntos clave de éxito: se entregan a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance.

Este sentimiento suena especialmente cierto si usted es una agencia que ofrece servicios de correo electrónico. Es probable que esté creando una gran cantidad de correo electrónico diaria o semanalmente. Estás trabajando en proyectos simultáneamente, en diferentes fases y con una miríada de clientes diferentes.

Por lo tanto, es clave para su equipo utilizar los procesos y herramientas más eficientes, asegurando que el proceso de producción transcurra sin problemas de principio a fin.

Organizamos un seminario web con panelistas invitados de las principales agencias líderes en la industria para hablar más sobre las herramientas y los procesos que utilizan para crear correo electrónico de manera eficaz para sus clientes.

Nos acompañaron:

• Dan Caro, director de operaciones en línea de Whereoware . Whereoware, con sede en Chantilly, VA, es una agencia digital de servicio completo que se especializa en correo electrónico, sitios web, búsqueda y aplicaciones móviles. Dan lidera un equipo de 29 especialistas en marketing por correo electrónico certificados que hacen de todo, desde la producción hasta el control de calidad, y todo lo demás.
• Molly Privratsky, vicepresidenta de operaciones de correo electrónico en Trendline Interactive . Trendline Interactive, con oficinas en Austin, TX, Portland OR y Chicago, IL, es una agencia de marketing por correo electrónico de servicio completo que combina la estrategia de correo electrónico y una amplia comprensión de las soluciones de correo electrónico para ofrecer programas personalizados a sus clientes. Molly lidera un equipo que atiende a clientes como AirBnb, AARP y Scott's Lawn Care.
• Brian Wood, director sénior de producción de CRM en Moxie . Moxie es una agencia de marketing de servicio completo con sede en Atlanta, GA, que ofrece de todo, desde correo electrónico hasta sitios web, datos precisos y modelos predictivos. Brian lidera un equipo que atiende a clientes, incluidos los cines AMC, Rachel Ray y Verizon.

En este seminario web, descubrimos cómo los equipos de Whereoware, Trendline Interactive y Moxie crean correo electrónico de manera eficaz para cada uno de sus clientes. ¿No tuvo la oportunidad de asistir al seminario web? No se preocupe, ¡grabamos todo! Vea la grabación de video de arriba y las diapositivas a continuación.

Ver las diapositivas →

Hubo tantas preguntas interesantes durante el seminario web de nuestra audiencia en vivo. No tuvimos la oportunidad de llegar a todos ellos, pero hemos respondido a la mayoría aquí en el blog.

¿Tiene alguna pregunta adicional? ¡Déjalos en los comentarios a continuación!

¿Cómo es su equipo de marketing por correo electrónico? Como esta organizado

Dan : Tenemos 29 empleados que se centran en varias partes del proceso de producción de correo electrónico, y luego se dividen en varios equipos centrados en cada pieza.

Estos equipos incluyen: individuos enfocados en estrategias de alto nivel y auditorías de marketing (mirando la estrategia digital actual de un cliente y haciendo recomendaciones), gerentes de marketing que diseñan y crean correos electrónicos, gerentes de cuentas que trabajan principalmente en proyectos de sitios web pero interactúan con los clientes por correo electrónico. necesidades, algunos diseñadores de tiempo completo para apoyarnos y un especialista en datos para enfocarse en los datos / métricas de las campañas de los clientes.

Molly : Somos solo una de las pocas agencias que se centran únicamente en el correo electrónico: comemos, dormimos y respiramos marketing por correo electrónico todos los días. Somos un equipo de más de 35 que trabajamos de forma multidisciplinaria: contamos con expertos en estrategia, diseñadores, desarrolladores, analistas y un equipo de control de calidad dedicado. También proporcionamos a nuestros clientes un equipo de servicios al cliente dedicado que se adapta a las necesidades específicas de cada cliente. Por ejemplo, podemos poner un gerente de proyecto más técnico con un cliente que tiene un conjunto sólido y detallado de necesidades de correo electrónico.

Nuestros equipos en general son muy fluidos y funcionan de manera transversal para lograr los objetivos de nuestros clientes, con la estrategia trabajando con el desarrollo y los analistas trabajando en estrecha colaboración con los creativos.

Brian : Tenemos alrededor de 75 empleados que se enfocan en el correo electrónico y también se especializan en las distintas etapas. Los equipos que me reportan directamente son los equipos de producción y control de calidad, que representan aproximadamente el 35% de todo el equipo de correo electrónico. Luego está el equipo de arquitectos de soluciones que interactúa con los clientes y piensa en los proyectos de marketing para ayudar a impulsar los ingresos. Además, contamos con gerentes de proyectos que mantienen los proyectos a tiempo y un equipo de análisis para medir los KPI y las métricas clave que los clientes desean cumplir.

¿Qué herramientas o procesos utiliza para mantener todos sus proyectos de correo electrónico encaminados?

Dan : Nuestra herramienta interna es Clarizen para la gestión de proyectos. Usamos esto para la gestión de proyectos, la colaboración y la contratación. A veces, nuestros clientes quieren que utilicemos sus herramientas de gestión de proyectos, como WorkFront o Basecamp, y podemos ser flexibles para usar estas herramientas también si es necesario. También hemos tenido éxito con Trello como herramienta de colaboración y comunicación, especialmente internamente.

También es importante mencionar el "elemento humano" para comunicar y mantener los proyectos en marcha. Tenemos registros de equipo semanales, donde nuestros equipos pueden reunirse directamente y hablar sobre los diversos proyectos, sus etapas y cómo van las cosas en general. Reunirnos en persona, si es posible, consideramos que es una pieza crucial para asegurarnos de que se cumplan los plazos y abordar cualquier problema potencial lo antes posible.

Estado de las agencias de correo electrónico de 2016 [infografía] Más allá de demostrar el papel que desempeñan las agencias en nuestra industria, esta infografía destaca cómo las agencias hacen las cosas de manera diferente en términos de producción de correo electrónico. Mira la infografía →

Molly : Tenemos cientos de proyectos que se ejecutan simultáneamente en un día determinado, en varias etapas, y nuestros equipos y nuestros clientes a menudo se distribuyen en diferentes ubicaciones, por lo que tener un proceso establecido es vital para nuestros proyectos. Al final del día, nuestro objetivo es: velocidad, eficiencia y precisión.

Teniendo en cuenta la velocidad y la eficiencia, utilizamos varias herramientas de gestión de proyectos y gestión de contenido que se sincronizan para cada proyecto y se centralizan. Usamos WorkFront para casi todo: comunicación con el cliente, flujos de trabajo, comentarios del cliente e incluso seguimiento del tiempo. WorkFront también tiene un proceso de aprobación, por lo que tenemos varios puntos de control establecidos tanto para nosotros como para el cliente para asegurarnos de que todo esté revisado y completado.

También lo convertimos en un punto clave para mejorar los flujos de trabajo de nuestros clientes y ser flexibles: podemos ajustarnos a sus herramientas y necesidades y no necesitamos utilizar siempre nuestro proceso de manera rígida.

Brian : Nuestra principal herramienta de pan y mantequilla es JIRA. JIRA es un sistema de ticketing que nos permite personalizar nuestros flujos de trabajo en función de las necesidades del cliente y las necesidades del proyecto. Por ejemplo, si tenemos una campaña "ad hoc" o un proyecto que no nos tiene cubriendo la creatividad, podemos adaptar los pasos y aprobaciones en JIRA dependiendo de las fases que tengamos o no.

Por ejemplo, en este momento tenemos 75 proyectos de correo electrónico registrados en JIRA en varias etapas y fases. Es genial porque nos permite ver dónde está cambiando cada proyecto y los recursos asignados a cada proyecto dado. También nos permite involucrar a nuestros clientes en JIRA y darles tareas o elementos para revisar, así como asegurarnos de que documentemos sus comentarios.

Además de JIRA, usamos tableros de Tableau e incluso hemos desarrollado nuestras propias herramientas para satisfacer las necesidades específicas del correo electrónico y de nuestros clientes. Hicimos que nuestro equipo de desarrollo escribiera scripts de automatización de control de calidad; esto envía nuestros correos electrónicos a una bandeja de entrada donde se eliminan en busca de ciertas cosas que pueden afectar su construcción o capacidad de entrega.

¿Dónde encuentra su equipo que pasan más horas durante la producción de correo electrónico?

Dan : Pasamos la mayor parte del tiempo en diseño, codificación y desarrollo. Para ahorrar tiempo durante la codificación y el desarrollo, creamos un repositorio de código donde tenemos fragmentos de código y módulos reutilizables. Dedicamos mucho tiempo a asegurarnos de que estos fragmentos de código funcionen también en todos los clientes y dispositivos de correo electrónico que nos interesan. También usamos Litmus para asegurarnos de que todo el código que estamos construyendo y reutilizando se procese de manera adecuada. No puede reducir la forma en que sus suscriptores están experimentando su correo electrónico.

Molly : Si vamos a trabajar con un cliente a largo plazo, desarrollaremos un sistema de plantilla modular. Esto implica la creación de una plantilla maestra, luego módulos que se pueden completar con contenido. La mayor parte de nuestro tiempo se dedica al diseño y realmente determina cuál será el diseño y los módulos. Pero, al usar este sistema modular, nos ahorra un tiempo significativo y, esencialmente, simplemente "conectamos y usamos": completamos qué módulos son específicos de qué plantilla (s).
También es importante utilizar Litmus para garantizar que nuestros módulos y, en especial, las plantillas maestras se representen correctamente de forma coherente y, si es necesario, se ajusten.

Brian : Pasamos mucho tiempo diseñando y codificando, pero también pasamos mucho tiempo en nuestra fase de ideación, donde nuestro equipo de soluciones trabaja con nuestros clientes en la ideación, la estrategia y el análisis de datos. Como Molly y Dan mencionaron la creación de repositorios de código, en realidad creamos un repositorio de ideas y soluciones que han funcionado con varios clientes.

¿Cómo puede ayudar Litmus a las agencias y equipos a crear correos electrónicos para los clientes?

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