日托表格指南：提示和示例問題

作為日托提供者，您需要在您所服務的家庭中盡最大努力。 父母對照顧孩子的人寄予厚望——在當今競爭激烈的市場中，幾乎沒有犯錯的餘地。

提供這種一流的托兒服務始於更高的效率。

但從合同和授權表格到過敏清單和付款記錄，任何一天都有大量信息在您的中心飛來飛去。

保持所有這些部分井井有條不僅可以使您的業務運行得更加順暢。 它還向父母展示了您的專業精神，從而建立了信譽和信任。

快樂的父母是您最大的資產——他們是推動您的口碑營銷的燃料。 父母花費大量時間選擇日託中心，但尼爾森表示，他們相信認識的人推薦的可能性要高出 83%。

如果沒有有效的方法來收集您需要的信息，您不僅會面臨管理倦怠的風險，而且您還可能會錯失良機。

輕鬆訪問這些數據可確保您優先考慮兒童的安全和最大利益，更有效地與父母溝通，並遵守必要的州法規。

本指南列出：

• 數字日托表格的好處
• 收集所需信息的更簡單方法
• 要包含在您的數字托兒表格中的問題
• 更好的調查如何改進您的計劃

數字日托表格的好處

有效的日託管理始於一種更好、更快的方式來收集您需要的信息。

但是今天，太多的兒童保育企業依靠紙筆表格來管理從批准的監護人到必要的醫療信息的所有事情。 如果您想以數字方式組織這些信息 - 並保持更新 - 這意味著逐個表格、一個接一個地輸入數據。

或者更糟的是，所有東西都塞進了後面的一個舊櫃子裡，在你打算更新的那個文件系統下。 採用數字化流程有助於確保：

• 更好、更快地與父母聯繫
• 更安全的數據採集，緩解家長的隱私顧慮
• 即時訪問父母需要您了解的內容
• 隨著孩子在您的照顧下成長，更新更輕鬆
• 知情、戰略性和引人入勝的營銷工作帶來了新的入學人數

收集所需信息的更簡單方法

使用 Constant Contact 等數字表格調查工具，您可以以一致的方式收集所需的信息 - 專門為您的日托服務量身定制。

創建表單時請記住以下幾點：

• 直截了當、清晰、有條理
• 匹配您的品牌，樹立專業的基調
• 具有自定義數據字段，根據您需要的信息定制每個字段
• 通過您的網站、電子郵件和社交媒體進行宣傳

由於此工具可以集成到您的電子郵件營銷策略中，因此管理每個孩子的個人資料變得更加容易。 您可以自動發送電子郵件，以便在正確的時間到達正確的父母——無論您是否需要：

• 更新他們孩子的信息
• 加入新登記者
• 徵求評價反饋
• 續約
• 確認、添加或更改授權

這意味著您花費更少的時間來管理信息缺口——因此您可以運行父母期望的程序。

要包含在您的數字托兒表格中的問題

獲得全面的最新信息意味著您可以提供最好的護理。

但數字表格也鼓勵更多的父母參與，建立他們對您的計劃的信心。 敬業的父母會帶來更好的溝通、滿意度，並最終帶來保留和推薦。

本指南向您展示如何編寫清晰、重點突出的問題，以便獲得所需的答案。 一般來說，日托形式可以包括：

• 針對關鍵信息或是/否回答的封閉式問題
• 具有預定選項列表的多項選擇或下拉問題
• 衡量感受、偏好和意見的規模問題
• 提供更詳細和更有意義的見解的開放式問題

申請表

申請表通常是您與潛在參與者的第一次溝通。 精心打造你的伴侶，對建立良好的長期關係大有幫助。

確保此表格：

• 可訪問且易於查找，例如在您的網站上並在電子郵件中鏈接
• 詳細說明父母應該期待什麼，例如申請時間表
• 使用包容、熱情的語言

提交新表格時，您甚至可以提示自動發送電子郵件系列，讓父母清楚地了解接下來會發生什麼。 這種參與表明你的注意力——增強他們的孩子甚至在他們穿過前門之前得到良好照顧的信心。

首先在您的日托申請表上填寫基本信息，例如：

• 誰是監護人？
• 應該先聯繫哪位監護人？
• 孩子有兄弟姐妹嗎？
• 任何過敏或現有的醫療條件？
• 有飲食限制嗎？

然後包括基於行為的問題以了解父母的期望，例如：

• 您的孩子喜歡組隊還是自己玩？
• 您孩子的一般日程安排是什麼？
• 當孩子生氣時，什麼可以幫助他們平靜下來？
• 他或她有任何恐懼嗎？
• 最近孩子的生活有什麼變化嗎？
• 他們最喜歡的活動是什麼？
• 家裡說什麼語言？
• 為什麼選擇我們的日託中心？

不要忘記簡化註冊管理的細節，例如：

• 您需要托兒服務幾天？
• 這個要求是固定的還是靈活的？
• 您什麼時候下車和接車？
• 你喜歡那種聯繫方式？
• 還有什麼我們應該知道的嗎？

意向書表格

並非所有父母都準備好立即申請 - 但您可以使用數字表格來跟踪那裡的興趣。

這使您可以深入了解誰在看您的中心，這可以優化您的營銷工作，以便您與正確的人群交談。 或者，您可能會發現是什麼讓父母望而卻步——並做出正確的改變來推動入學率。

您還可以為這些父母提供額外的資源來指導他們的決定，例如：

• 旅遊邀請
• 常見問題解答
• 課程詳情

詢問有關感興趣的父母及其孩子的必要詳細信息，例如聯繫方式、護理要求和計劃偏好。 然後通過以下問題梳理出額外的見解：

• 為什麼需要托兒服務？
• 關於您孩子的日託中心，您最看重什麼？
• 您的孩子最喜歡什麼活動？
• 您如何看待我們的看護人與兒童的比例？
• 是什麼吸引您來到我們的日託中心？

日托登記表

您已準備好歡迎新孩子加入您的計劃。 您在此階段收集的信息越詳細，您就可以提供更好的護理，同時贏得父母的信任。

您需要一次性獲取大量數據 - 使用分類登記表進行簡化。 這可以防止父母過於不知所措，同時讓您更容易根據需要收集更新。

將這些表格放在您的網站上有助於父母自行更新。 使用數字調查工具，您可以查看這些更新中的差距 - 並將正確的表格通過電子郵件發送給正確的父母，使所有信息保持最新。

使用詢問以下內容的醫療表格：

• 免疫史
• 兒科醫生聯繫方式和保險信息
• 他們首選的醫院
• 過敏、醫療狀況和殘疾更新
• 如果孩子生病了該聯繫誰

授權表格確保您知道：

• 您可以進行哪些醫療護理和治療
• 經批准的監護人和保姆
• 任何特殊監護安排
• 如果您有照片、戶外遊戲和參加所有日托活動的父母許可

行為表格通過以下問題改善您的托兒管理：

• 飲食習慣，例如他們的日程安排和喜歡的食物
• 如廁習慣，如如廁訓練的規律性和水平
• 社會關係，如恐懼、反應和獨自玩耍的能力
• 發育史，比如孩子開始坐、爬和說話時

反饋表

家長反饋是評估您的日託中心的最佳方式之一。 您可以訪問有關您的程序及其流程的強大信息，幫助：

• 確定需要改進的領域
• 指導更好的規劃和預算
• 為父母提供更多參與孩子護理的機會

他們還可以向您展示您做對的事情——增強團隊的信心和動力。

讓家長參與以下調查或民意調查：

• 家庭正在努力實現的里程碑
• 他們的孩子表示感興趣的新活動
• 家長對課程的滿意度
• 工作人員和計劃評估
• 你的溝通水平
• 對您的政策的意見
• 你可以做的更好

更好的調查可以改善您的計劃

您的表格可幫助您維護全面、最新的信息，以提供更好的托兒服務。

但它不止於此。 定制調查可以直接融入您與家人的溝通中，開闢一條讓父母參與其中的雙向通道。

你所問的——和學習的——可以指導一切：

• 回答父母的擔憂和恐懼的博客文章
• 基於父母想知道的電子郵件營銷理念
• 什麼可以轉換潛在的註冊者
• 如何簡化註冊流程

開始您的第一次調查，開始更聰明地工作 - 並與更滿意的父母一起工作。