คู่มือแบบฟอร์มรับเลี้ยงเด็ก: เคล็ดลับและตัวอย่างคำถาม

ในฐานะผู้ให้บริการรับเลี้ยงเด็ก คุณต้องก้าวไปข้างหน้าอย่างเต็มที่กับครอบครัวที่คุณให้บริการ ผู้ปกครองมีความคาดหวังสูงสำหรับผู้ที่ดูแลลูกน้อย และด้วยตลาดที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน จึงแทบไม่มีช่องว่างสำหรับข้อผิดพลาด

การส่งมอบการดูแลเด็กชั้นหนึ่งนี้เริ่มต้นด้วยประสิทธิภาพที่ดีขึ้น

แต่ตั้งแต่สัญญาและแบบฟอร์มการอนุญาตไปจนถึงรายการภูมิแพ้และบันทึกการชำระเงิน มีข้อมูลมากมายที่ศูนย์ของคุณในแต่ละวัน

การจัดระเบียบทั้งหมดเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังแสดงให้ผู้ปกครองเห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ ซึ่งสร้างความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจ

พ่อแม่ที่มีความสุขคือทรัพย์สินที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณ — พวกเขาเป็นเชื้อเพลิงที่ขับเคลื่อนการตลาดแบบปากต่อปากของคุณ ผู้ปกครองใช้เวลามากในการเลือกศูนย์รับเลี้ยงเด็ก แต่ Nielsen กล่าวว่าพวกเขามีโอกาส 83% ที่จะเชื่อถือคำแนะนำจากคนรู้จัก

หากไม่มีวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ คุณจะไม่เพียงแค่เสี่ยงกับความเหนื่อยหน่ายของผู้ดูแลระบบ แต่คุณอาจพลาดโอกาสด้วยเช่นกัน

การเข้าถึงข้อมูลนี้อย่างง่ายดายช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณกำลังจัดลำดับความสำคัญด้านความปลอดภัยและผลประโยชน์สูงสุดของเด็ก สื่อสารกับผู้ปกครองอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐที่จำเป็น

คู่มือนี้จัดวาง:

• ประโยชน์ของรูปแบบการรับเลี้ยงเด็กแบบดิจิทัล
• วิธีที่ง่ายกว่าในการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ
• คำถามที่จะรวมไว้ในแบบฟอร์มการดูแลเด็กดิจิทัลของคุณ
• แบบสำรวจช่วยปรับปรุงโปรแกรมของคุณได้ดีเพียงใด

ประโยชน์ของรูปแบบการรับเลี้ยงเด็กแบบดิจิทัล

การจัดการรับเลี้ยงเด็กที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยวิธีที่ดีกว่าและเร็วกว่าในการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ

แต่ทุกวันนี้ ธุรกิจดูแลเด็กจำนวนมากเกินไปต้องพึ่งพาแบบฟอร์มปากกาและกระดาษเพื่อจัดการทุกอย่างตั้งแต่ผู้ปกครองที่ได้รับอนุญาตไปจนถึงข้อมูลทางการแพทย์ที่จำเป็น ถ้าคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลนี้แบบดิจิทัล — และให้มันอัพเดท — นั่นหมายถึงการป้อนข้อมูลแบบทีละรูปแบบ ทีละรายการ

หรือแย่กว่านั้นคือทุกอย่างยัดเข้าไปในตู้เก่าที่ด้านหลัง ภายใต้ระบบการจัดเก็บที่คุณตั้งใจจะอัปเดต การทำแบบฟอร์มดิจิทัลช่วยให้มั่นใจได้ว่า:

• เข้าถึงผู้ปกครองได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น
• การเก็บรวบรวมข้อมูลมีความปลอดภัยมากขึ้น คลายความกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวของผู้ปกครอง
• เข้าถึงสิ่งที่ผู้ปกครองต้องการให้คุณรู้ได้ทันที
• อัปเดตได้ง่ายขึ้นเมื่อเด็กๆ เติบโตภายใต้การดูแลของคุณ
• ความพยายามทางการตลาดที่ได้รับข้อมูล กลยุทธ์ และการมีส่วนร่วมซึ่งนำมาซึ่งการลงทะเบียนใหม่

วิธีที่ง่ายกว่าในการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ

ด้วยเครื่องมือสำรวจแบบฟอร์มดิจิทัล เช่น Constant Contact คุณจะรวบรวมข้อมูลที่ต้องการด้วยวิธีที่สม่ำเสมอ ซึ่งปรับให้เหมาะกับศูนย์รับเลี้ยงเด็กของคุณโดยเฉพาะ

โปรดคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เมื่อสร้างแบบฟอร์มของคุณ:

• ตรงไปตรงมา ชัดเจน และเป็นระเบียบ
• จับคู่แบรนด์ของคุณ สร้างโทนเสียงแบบมืออาชีพ
• มีฟิลด์ข้อมูลที่กำหนดเอง ปรับแต่งแต่ละฟิลด์สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการ
• โปรโมตผ่านเว็บไซต์ของคุณ ทางอีเมล และบนโซเชียลมีเดีย

เนื่องจากเครื่องมือนี้สามารถรวมเข้ากับกลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลของคุณได้ การจัดการโปรไฟล์ของเด็กทุกคนจึงง่ายยิ่งขึ้น คุณสามารถส่งอีเมลอัตโนมัติเพื่อติดต่อผู้ปกครองที่ใช่ในเวลาที่เหมาะสม ไม่ว่าคุณจะต้องการ:

• อัพเดทข้อมูลลูกๆ
• ปฐมนิเทศผู้ลงทะเบียนใหม่
• ขอคำติชมการประเมินผล
• ต่ออายุสัญญา
• ยืนยัน เพิ่ม หรือเปลี่ยนแปลงการอนุญาต

ซึ่งหมายความว่าคุณใช้เวลาน้อยลงในการจัดการช่องว่างของข้อมูล คุณจึงสามารถเรียกใช้โปรแกรมที่ผู้ปกครองคาดหวังได้

คำถามที่จะรวมไว้ในแบบฟอร์มการดูแลเด็กดิจิทัลของคุณ

การเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่ครอบคลุมหมายความว่าคุณสามารถให้การดูแลที่ดีที่สุด

แต่รูปแบบดิจิทัลยังส่งเสริมการมีส่วนร่วมของผู้ปกครองมากขึ้น สร้างความมั่นใจในโปรแกรมของคุณ ผู้ปกครองที่มีส่วนร่วมจะนำไปสู่การสื่อสารที่ดีขึ้น ความพึงพอใจ และท้ายที่สุด การรักษาและการอ้างอิง

คู่มือนี้จะแสดงวิธีการเขียนคำถามที่ชัดเจนและเน้นประเด็น เพื่อให้คุณได้คำตอบที่ต้องการ โดยทั่วไป แบบฟอร์มรับเลี้ยงเด็กอาจรวมถึง:

• คำถามปลายปิดสำหรับข้อมูลสำคัญหรือคำตอบใช่/ไม่ใช่
• คำถามปรนัยหรือแบบเลื่อนลงพร้อมรายการตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• มาตราส่วนคำถามที่วัดความรู้สึก ความชอบ และความคิดเห็น
• คำถามปลายเปิดที่ให้รายละเอียดและข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายมากขึ้น

แบบฟอร์มใบสมัคร

แบบฟอร์มใบสมัครมักจะเป็นการสื่อสารครั้งแรกที่คุณมีกับผู้ที่อาจเป็นผู้สมัคร การประดิษฐ์สิ่งของด้วยความระมัดระวังสามารถช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและยาวนานได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มนี้:

• สามารถเข้าถึงได้และหาง่ายเช่นบนเว็บไซต์ของคุณและเชื่อมโยงในอีเมล
• รายละเอียดสิ่งที่ผู้ปกครองควรคาดหวัง เช่น ระยะเวลาในการสมัคร
• ใช้ภาษาที่เป็นมิตรและเป็นกันเอง

เมื่อส่งแบบฟอร์มใหม่ คุณยังสามารถแจ้งชุดอีเมลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ปกครองเข้าใจถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปได้ การมีส่วนร่วมนี้ส่งสัญญาณถึงความใส่ใจของคุณ — ส่งเสริมความเชื่อที่ว่าลูกของพวกเขาอยู่ในความดูแลที่ดี ก่อนที่พวกเขาจะผ่านประตูหน้าด้วยซ้ำ

เริ่มต้นด้วยการกรอกข้อมูลพื้นฐานในแบบฟอร์มใบสมัครรับเลี้ยงเด็กของคุณ เช่น:

• ใครคือผู้ปกครอง?
• ควรติดต่อผู้ปกครองคนไหนก่อน?
• เด็กมีพี่น้องหรือไม่?
• อาการแพ้หรือภาวะทางการแพทย์ที่มีอยู่หรือไม่?
• มีข้อ จำกัด ด้านอาหารหรือไม่?

จากนั้นรวมคำถามตามพฤติกรรมเพื่อทำความเข้าใจความคาดหวังของผู้ปกครอง เช่น

• ลูกของคุณชอบเล่นเป็นกลุ่มหรือเล่นคนเดียวมากกว่ากัน?
• ตารางประจำวันของบุตรหลานของคุณคืออะไร?
• อะไรช่วยให้ลูกของคุณสงบลงเมื่อพวกเขาอารมณ์เสีย?
• เขาหรือเธอมีความกลัวหรือไม่?
• มีการเปลี่ยนแปลงในชีวิตของเด็กเมื่อเร็ว ๆ นี้หรือไม่?
• กิจกรรมโปรดของพวกเขาคืออะไร?
• ที่บ้านพูดภาษาอะไร
• ทำไมคุณถึงเลือกศูนย์รับเลี้ยงเด็กของเรา?

อย่าลืมข้อมูลเฉพาะที่ช่วยให้การจัดการการลงทะเบียนง่ายขึ้น เช่น:

• คุณต้องการการดูแลเด็กกี่วัน?
• ข้อกำหนดนี้มีการกำหนดหรือยืดหยุ่นหรือไม่
• คุณจะไปส่งและไปรับกี่โมง
• คุณต้องการให้ติดต่ออย่างไร
• มีอะไรอีกบ้างที่เราควรรู้?

แบบฟอร์มแสดงความสนใจ

ไม่ใช่ผู้ปกครองทุกคนที่พร้อมจะสมัครทันที แต่คุณสามารถใช้แบบฟอร์มดิจิทัลเพื่อติดตามความสนใจได้

ข้อมูลนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกมากมายเกี่ยวกับผู้ที่กำลังดูศูนย์ของคุณ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำการตลาดของคุณ เพื่อให้คุณพูดคุยกับกลุ่มคนที่เหมาะสม หรือคุณอาจค้นพบสิ่งที่ทำให้ผู้ปกครองต้องอยู่เฝ้ารั้ว — และทำการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องเพื่อผลักดันการลงทะเบียน

คุณยังสามารถดึงดูดผู้ปกครองเหล่านี้ด้วยแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ เช่น:

• คำเชิญทัวร์
• คำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อย
• รายละเอียดหลักสูตร

สอบถามรายละเอียดที่จำเป็นเกี่ยวกับผู้ปกครองที่สนใจและบุตรหลาน เช่น รายละเอียดการติดต่อ ข้อกำหนดการดูแล และการตั้งค่าโปรแกรม จากนั้นแซวข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมด้วยคำถามเช่น:

• ทำไมคุณถึงต้องการการดูแลเด็ก?
• อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับคุณเกี่ยวกับศูนย์รับเลี้ยงเด็กของบุตรหลานของคุณ?
• ลูกของคุณชอบกิจกรรมอะไรมากที่สุด?
• คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับอัตราส่วนผู้ดูแลต่อลูกของเรา?
• อะไรดึงดูดคุณให้มาที่ศูนย์รับเลี้ยงเด็กของเรา

แบบฟอร์มลงทะเบียนรับเลี้ยงเด็ก

คุณพร้อมที่จะต้อนรับเด็กใหม่เข้าสู่โปรแกรมของคุณ ยิ่งคุณรวบรวมข้อมูลในขั้นตอนนี้ละเอียดมากเท่าใด คุณก็จะสามารถดูแลเอาใจใส่ได้ดีขึ้นเท่านั้น ในขณะที่ยังได้รับความมั่นใจจากผู้ปกครองอีกด้วย

คุณต้องรับข้อมูลจำนวนมากในคราวเดียว ทำให้ง่ายขึ้นด้วยแบบฟอร์มการลงทะเบียนที่จัดหมวดหมู่ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ปกครองรู้สึกหนักใจเกินไป ขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณรวบรวมอัปเดตตามต้องการได้ง่ายขึ้น

การวางแบบฟอร์มเหล่านี้ในเว็บไซต์ของคุณจะช่วยให้ผู้ปกครองอัปเดตได้ด้วยตนเอง ด้วยเครื่องมือสำรวจดิจิทัล คุณจะเห็นช่องว่างในการอัปเดตเหล่านี้ และส่งอีเมลแบบฟอร์มที่ถูกต้องไปยังผู้ปกครองที่เหมาะสม ทำให้ข้อมูลทั้งหมดเป็นปัจจุบัน

ใช้แบบฟอร์มทางการแพทย์ที่ถามเกี่ยวกับ:

• ประวัติการฉีดวัคซีน
• รายละเอียดการติดต่อกุมารแพทย์และข้อมูลการประกันภัย
• โรงพยาบาลที่พวกเขาต้องการ
• โรคภูมิแพ้ ภาวะทางการแพทย์ และความทุพพลภาพ
• จะติดต่อใครถ้าลูกป่วย

แบบฟอร์มการอนุญาตทำให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่า:

• คุณสามารถให้การดูแลทางการแพทย์และการรักษาใดได้บ้าง
• ผู้ปกครองและพี่เลี้ยงเด็กที่ผ่านการรับรอง
• การจัดการดูแลพิเศษใดๆ
• หากคุณได้รับอนุญาตจากผู้ปกครองในการถ่ายภาพ การเล่นกลางแจ้ง และการมีส่วนร่วมในกิจกรรมรับเลี้ยงเด็กทั้งหมด

แบบฟอร์มพฤติกรรมช่วยปรับปรุงการจัดการดูแลเด็กของคุณด้วยคำถามเกี่ยวกับ:

• นิสัยการกิน เช่น ตารางและอาหารที่ชอบ
• นิสัยการเข้าห้องน้ำ เช่น ความสม่ำเสมอและระดับการฝึกไม่เต็มเต็ง
• ความสัมพันธ์ทางสังคม เช่น ความกลัว ปฏิกิริยาตอบสนอง และความสามารถในการเล่นคนเดียว
• ประวัติพัฒนาการ เช่น เมื่อลูกเริ่มนั่ง คลาน พูด

แบบฟอร์มคำติชม

ความคิดเห็นของผู้ปกครองเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการประเมินศูนย์รับเลี้ยงเด็กของคุณ คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับโปรแกรมของคุณและกระบวนการต่างๆ ได้ ซึ่งช่วยให้:

• ระบุด้านที่ต้องปรับปรุง
• แนะนำการวางแผนและการจัดทำงบประมาณที่ดีขึ้น
• เปิดโอกาสให้ผู้ปกครองรู้สึกมีส่วนร่วมกับการดูแลบุตรมากขึ้น

พวกเขายังสามารถแสดงให้คุณเห็นว่าคุณกำลังทำอะไรถูกต้อง — ช่วยเพิ่มความมั่นใจและแรงจูงใจให้กับทีมของคุณ

ชักชวนผู้ปกครองด้วยการสำรวจหรือโพลเกี่ยวกับ:

• ครอบครัว Milestones กำลังทำงานที่บ้าน
• กิจกรรมใหม่ที่ลูกแสดงความสนใจ
• ความพึงพอใจของผู้ปกครองในหลักสูตรของคุณ
• การประเมินบุคลากรและโปรแกรม
• ระดับการสื่อสารของคุณ
• ความคิดเห็นเกี่ยวกับนโยบายของคุณ
• สิ่งที่คุณสามารถทำได้ดีกว่า

แบบสำรวจที่ดีขึ้นจะช่วยปรับปรุงโปรแกรมของคุณ

แบบฟอร์มของคุณช่วยให้คุณรักษาข้อมูลที่ทันสมัยและครอบคลุมเพื่อให้การดูแลเด็กดีขึ้น

แต่มันไปไกลกว่านั้น แบบสำรวจที่กำหนดเองสามารถรวมเข้ากับการสื่อสารของคุณกับครอบครัวได้โดยตรง โดยเปิดถนนสองทางที่ช่วยให้ผู้ปกครองมีส่วนร่วม

สิ่งที่คุณถามและเรียนรู้สามารถชี้นำทุกอย่างได้จาก:

• โพสต์บล็อกที่ตอบข้อกังวลและความกลัวของผู้ปกครอง
• แนวคิดการตลาดทางอีเมลตามสิ่งที่ผู้ปกครองต้องการทราบ
• สิ่งที่ใช้ได้ผลในการเปลี่ยนผู้สมัครที่คาดหวัง
• วิธีการสมัครง่ายๆ

เริ่มต้นด้วยแบบสำรวจแรกของคุณเพื่อเริ่มทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น — และกับผู้ปกครองที่พึงพอใจมากขึ้น