Panduan Formulir Penitipan Anak: Tips dan Contoh Pertanyaan

Sebagai penyedia penitipan anak, Anda harus memberikan yang terbaik bagi keluarga yang Anda layani. Orang tua memiliki harapan yang tinggi untuk mereka yang bertanggung jawab atas anak-anak mereka — dan dengan pasar yang kompetitif saat ini, hanya ada sedikit ruang untuk kesalahan.

Memberikan penitipan anak tingkat pertama ini dimulai dengan efisiensi yang lebih baik.

Tetapi dari kontrak dan formulir otorisasi hingga daftar alergi dan catatan pembayaran, ada banyak informasi yang beredar di pusat Anda pada hari tertentu.

Menjaga semua bagian ini terorganisir tidak hanya membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar. Ini juga menunjukkan profesionalisme Anda kepada orang tua, yang membangun kredibilitas dan kepercayaan.

Orang tua yang bahagia adalah aset terbesar Anda — mereka adalah bahan bakar yang menggerakkan pemasaran dari mulut ke mulut. Orang tua menghabiskan banyak waktu untuk memilih pusat penitipan anak, tetapi Nielsen mengatakan bahwa mereka 83% lebih mungkin untuk mempercayai rekomendasi dari seseorang yang mereka kenal.

Tanpa cara yang efisien untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan, Anda tidak hanya mempertaruhkan kelelahan administratif, tetapi juga kehilangan peluang.

Akses mudah ke data ini memastikan Anda memprioritaskan keselamatan dan kepentingan terbaik anak-anak, berkomunikasi lebih efektif dengan orang tua, dan mematuhi peraturan negara bagian yang diperlukan.

Panduan ini menjabarkan:

• Manfaat formulir penitipan anak digital
• Cara yang lebih mudah untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan
• Pertanyaan untuk disertakan dalam formulir penitipan anak digital Anda
• Bagaimana survei yang lebih baik meningkatkan program Anda?

Manfaat formulir penitipan anak digital

Manajemen penitipan anak yang efektif dimulai dengan cara yang lebih baik dan lebih cepat untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan.

Namun saat ini, terlalu banyak bisnis penitipan anak yang mengandalkan formulir pena dan kertas untuk mengelola semuanya, mulai dari wali yang disetujui hingga informasi medis yang diperlukan. Jika Anda ingin mengatur informasi ini secara digital — dan terus memperbaruinya — itu berarti memasukkan data formulir per formulir, satu per satu.

Atau lebih buruk lagi, semuanya dimasukkan ke dalam lemari tua di belakang, di bawah sistem pengarsipan yang ingin Anda perbarui. Mengambil proses formulir digital membantu memastikan:

• Lebih baik, akses lebih cepat ke orang tua
• Pengumpulan data yang lebih aman, menenangkan masalah privasi orang tua
• Akses langsung ke apa yang orang tua perlu Anda ketahui
• Pembaruan yang lebih mudah saat anak-anak tumbuh di bawah perawatan Anda
• Upaya pemasaran yang terinformasi, strategis, dan menarik yang mendatangkan pendaftaran baru

Cara yang lebih mudah untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan

Dengan alat survei formulir digital seperti Kontak Konstan, Anda mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan dengan cara yang konsisten — disesuaikan secara khusus untuk penitipan anak Anda.

Ingatlah hal-hal ini saat membuat formulir Anda:

• Lugas, jelas, dan terorganisir
• Sesuaikan merek Anda, atur nada profesional
• Memiliki bidang data yang disesuaikan, menyesuaikan masing-masing untuk informasi yang Anda butuhkan
• Promosikan melalui situs web Anda, melalui email, dan di media sosial

Karena alat ini dapat diintegrasikan ke dalam strategi pemasaran email Anda, mengelola profil setiap anak menjadi lebih mudah. Anda dapat mengotomatiskan email untuk menjangkau orang tua yang tepat pada waktu yang tepat — apakah Anda perlu:

• Perbarui informasi anak mereka
• Daftarkan pendaftar baru
• Mintalah umpan balik evaluasi
• Perbarui kontrak
• Konfirmasi, tambahkan, atau ubah otorisasi

Ini berarti Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola kesenjangan informasi — sehingga Anda dapat menjalankan program yang diharapkan orang tua.

Pertanyaan untuk disertakan dalam formulir penitipan anak digital Anda

Memiliki akses ke informasi terkini yang komprehensif berarti Anda dapat memberikan perawatan terbaik.

Tetapi formulir digital juga mendorong lebih banyak keterlibatan orang tua, membangun kepercayaan mereka pada program Anda. Orang tua yang terlibat mengarah pada komunikasi yang lebih baik, kepuasan, dan pada akhirnya, retensi dan rujukan.

Panduan ini menunjukkan cara menulis pertanyaan yang jelas dan terfokus sehingga Anda mendapatkan jawaban yang Anda cari. Secara umum, bentuk penitipan anak dapat mencakup:

• Pertanyaan tertutup untuk informasi kunci atau jawaban ya/tidak
• Pilihan ganda atau pertanyaan dropdown dengan daftar pilihan yang telah ditentukan
• Skala pertanyaan yang mengukur perasaan, preferensi, dan opini
• Pertanyaan terbuka yang menawarkan lebih banyak detail dan wawasan yang bermakna

Formulir aplikasi

Formulir aplikasi sering kali merupakan komunikasi pertama yang Anda miliki dengan calon pendaftar. Merancang milik Anda dengan hati-hati bisa sangat membantu dalam membangun hubungan jangka panjang yang hebat.

Pastikan formulir ini:

• Dapat diakses dan mudah ditemukan, seperti di situs web Anda dan ditautkan dalam email
• Detail apa yang diharapkan orang tua, seperti jadwal aplikasi
• Menggunakan bahasa yang inklusif dan ramah

Saat formulir baru dikirimkan, Anda bahkan dapat meminta rangkaian email otomatis untuk memberikan kejelasan kepada orang tua tentang apa yang diharapkan selanjutnya. Pertunangan ini menandakan perhatian Anda — meningkatkan keyakinan bahwa anak mereka ada di tangan yang baik bahkan sebelum mereka melewati pintu depan.

Mulailah dengan memasukkan informasi dasar pada formulir aplikasi penitipan anak Anda, seperti:

• Siapa walinya?
• Wali mana yang harus dihubungi terlebih dahulu?
• Apakah anak tersebut memiliki saudara kandung?
• Adakah alergi atau kondisi medis yang ada?
• Apakah ada pantangan makanan?

Kemudian sertakan pertanyaan berbasis perilaku untuk memahami harapan orang tua, seperti:

• Apakah anak Anda lebih suka bermain dalam kelompok atau sendiri?
• Apa jadwal harian umum anak Anda?
• Apa yang membantu menenangkan anak Anda ketika mereka marah?
• Apakah dia memiliki ketakutan?
• Apakah ada perubahan baru-baru ini dalam kehidupan anak?
• Apa kegiatan favorit mereka?
• Bahasa apa yang digunakan di rumah?
• Mengapa Anda memilih pusat penitipan anak kami?

Jangan lupa tentang spesifikasi yang memudahkan manajemen pendaftaran, seperti:

• Hari apa Anda membutuhkan penitipan anak?
• Apakah persyaratan ini ditetapkan atau fleksibel?
• Jam berapa Anda akan drop-off dan pick-up?
• Bagaimana Anda lebih suka dihubungi?
• Ada lagi yang harus kita ketahui?

Bentuk ekspresi minat

Tidak semua orang tua akan siap untuk segera mendaftar — tetapi Anda dapat menggunakan formulir digital untuk melacak minat apa yang ada di luar sana.

Ini memberi Anda banyak wawasan tentang siapa yang melihat pusat Anda, yang dapat mengoptimalkan upaya pemasaran Anda sehingga Anda berbicara kepada orang banyak yang tepat. Atau Anda dapat mengungkap apa yang membuat orang tua tetap waspada — dan membuat perubahan yang tepat untuk mendorong pendaftaran.

Anda juga dapat melibatkan orang tua ini dengan sumber daya tambahan untuk memandu keputusan mereka, seperti:

• Undangan tur
• Jawaban untuk FAQ
• Detail kurikulum

Mintalah perincian yang diperlukan tentang orang tua yang berminat dan anak mereka, seperti perincian kontak, persyaratan perawatan, dan preferensi program. Kemudian keluarkan wawasan tambahan dengan pertanyaan seperti:

• Mengapa Anda membutuhkan penitipan anak?
• Apa yang paling penting bagi Anda tentang pusat penitipan anak?
• Kegiatan apa yang paling disukai anak Anda?
• Bagaimana perasaan Anda tentang rasio pengasuh dan anak kami?
• Apa yang menarik Anda ke pusat penitipan anak kami?

Formulir pendaftaran penitipan anak

Anda siap menyambut anak baru ke dalam program Anda. Semakin detail informasi yang Anda kumpulkan pada tahap ini, semakin baik perawatan yang dapat Anda berikan — sambil memenangkan kepercayaan orang tua.

Anda perlu mendapatkan banyak data sekaligus — sederhanakan dengan formulir pendaftaran yang dikategorikan. Ini membuat orang tua tidak terlalu kewalahan sekaligus memudahkan Anda mengumpulkan pembaruan sesuai kebutuhan.

Menempatkan formulir ini di situs web Anda membantu orang tua membuat pembaruan sendiri. Dengan alat survei digital, Anda dapat melihat celah dalam pembaruan ini — dan mengirimkan formulir yang tepat melalui email kepada orang tua yang tepat, sehingga semua informasi tetap terkini.

Gunakan formulir medis yang menanyakan tentang:

• Riwayat imunisasi
• Rincian kontak dokter anak dan informasi asuransi
• Rumah sakit pilihan mereka
• Alergi, kondisi medis, dan pembaruan disabilitas
• Siapa yang harus dihubungi jika anak mereka sakit

Formulir otorisasi memastikan Anda mengetahui:

• Perawatan dan pengobatan medis apa yang dapat Anda berikan?
• Wali dan pengasuh yang disetujui
• Setiap pengaturan hak asuh khusus
• Jika Anda memiliki izin orang tua untuk memotret, bermain di luar ruangan, dan berpartisipasi dalam semua kegiatan penitipan anak

Formulir perilaku meningkatkan manajemen pengasuhan anak Anda dengan pertanyaan tentang:

• Kebiasaan makan, seperti jadwal dan makanan pilihan mereka
• Kebiasaan toilet, seperti keteraturan dan tingkat latihan toilet
• Hubungan sosial, seperti ketakutan, reaksi, dan kemampuan untuk bermain sendiri
• Riwayat perkembangan, seperti saat anak mulai duduk, merangkak, dan berbicara

Formulir Umpan Balik

Umpan balik orang tua adalah salah satu cara terbaik untuk mengevaluasi pusat penitipan anak Anda. Anda bisa mendapatkan akses ke informasi yang kuat tentang program Anda dan prosesnya, membantu untuk:

• Identifikasi area perbaikan
• Panduan perencanaan dan penganggaran yang lebih baik
• Berikan orang tua lebih banyak kesempatan untuk merasa terlibat dalam pengasuhan anak mereka

Mereka juga dapat menunjukkan kepada Anda apa yang Anda lakukan dengan benar — meningkatkan kepercayaan diri dan motivasi tim Anda.

Libatkan orang tua dengan survei atau jajak pendapat tentang:

• Tonggak pencapaian yang sedang diupayakan keluarga di rumah
• Aktivitas baru yang disukai anak mereka
• Kepuasan orang tua dalam kurikulum Anda
• Evaluasi staf dan program
• Tingkat komunikasi Anda
• Pendapat tentang kebijakan Anda
• Apa yang bisa Anda lakukan lebih baik?

Survei yang lebih baik meningkatkan program Anda

Formulir Anda membantu Anda mempertahankan informasi yang komprehensif dan terkini untuk memberikan penitipan anak yang lebih baik.

Tapi lebih dari itu. Survei yang disesuaikan dapat diintegrasikan langsung ke dalam komunikasi Anda dengan keluarga, membuka jalan dua arah yang membuat orang tua tetap terlibat.

Apa yang Anda tanyakan — dan pelajari — dapat memandu semuanya dari:

• Posting blog yang menjawab kekhawatiran dan ketakutan orang tua
• Ide pemasaran email berdasarkan apa yang ingin diketahui orang tua
• Apa yang berhasil untuk mengubah calon pendaftar?
• Cara Mempermudah Proses Pendaftaran

Mulailah dengan survei pertama Anda untuk mulai bekerja lebih cerdas — dan dengan orang tua yang lebih puas.