Guide des formulaires de garderie : conseils et exemples de questions

En tant que fournisseur de services de garde, vous devez faire de votre mieux auprès des familles que vous desservez. Les parents ont des attentes élevées envers ceux qui s'occupent de leurs tout-petits - et avec le marché concurrentiel d'aujourd'hui, il y a peu de place à l'erreur.

La prestation de ces services de garde de premier ordre commence par une meilleure efficacité.

Mais des contrats et des formulaires d'autorisation aux listes d'allergies et aux registres de paiement, de nombreuses informations circulent dans votre centre chaque jour.

Garder toutes ces pièces organisées rend non seulement votre entreprise plus fluide. Cela montre également aux parents votre professionnalisme, ce qui renforce la crédibilité et la confiance.

Des parents heureux sont votre plus grand atout - ils sont le carburant qui alimente votre marketing de bouche à oreille. Les parents passent beaucoup de temps à choisir une garderie, mais Nielsen dit qu'ils sont 83 % plus susceptibles de faire confiance à une recommandation de quelqu'un qu'ils connaissent.

Sans moyens efficaces de collecter les informations dont vous avez besoin, vous risquez non seulement un épuisement administratif, mais vous risquez également de manquer des opportunités.

Un accès facile à ces données vous permet de donner la priorité à la sécurité et à l'intérêt supérieur des enfants, de communiquer plus efficacement avec les parents et de vous conformer aux réglementations nationales nécessaires.

Ce guide présente :

• Les avantages des formulaires de garderie numériques
• Un moyen plus simple de collecter les informations dont vous avez besoin
• Questions à inclure dans vos formulaires numériques de garde d'enfants
• Comment de meilleurs sondages améliorent votre programme

Les avantages des formulaires de garderie numériques

Une gestion efficace de la garderie commence par un moyen plus efficace et plus rapide de collecter les informations dont vous avez besoin.

Mais aujourd'hui, trop d'entreprises de garde d'enfants s'appuient sur des formulaires papier et stylo pour tout gérer, des tuteurs agréés aux informations médicales nécessaires. Si vous souhaitez organiser ces informations numériquement - et les maintenir à jour - cela signifie saisir les données formulaire par formulaire, un par un.

Ou pire, tout est rangé dans une vieille armoire à l'arrière, sous ce système de classement que vous vouliez mettre à jour. La prise en compte des processus numériques permet d'assurer :

• Un accès meilleur et plus rapide aux parents
• Collecte de données plus sécurisée, atténuant les préoccupations des parents en matière de confidentialité
• Accès instantané à ce que les parents ont besoin que vous sachiez
• Mises à jour plus faciles à mesure que les enfants grandissent sous votre garde
• Des efforts de marketing éclairés, stratégiques et engageants qui attirent de nouvelles inscriptions

Un moyen plus simple de collecter les informations dont vous avez besoin

Avec un outil de sondage numérique comme celui de Constant Contact, vous recueillez les informations dont vous avez besoin de manière cohérente, adaptée spécifiquement à votre garderie.

Gardez ces éléments à l'esprit lors de la création de vos formulaires :

• Simple, clair et organisé
• Faites correspondre votre image de marque, en donnant un ton professionnel
• Avoir des champs de données personnalisés, adaptés à chacun pour les informations dont vous avez besoin
• Faites la promotion via votre site Web, par e-mail et sur les réseaux sociaux

Parce que cet outil peut s'intégrer à votre stratégie de marketing par e-mail, il est encore plus facile de gérer le profil de chaque enfant. Vous pouvez automatiser les e-mails pour atteindre les bons parents au bon moment, que vous ayez besoin :

• Mettre à jour les informations de leur enfant
• Intégrer les nouveaux inscrits
• Demander des commentaires d'évaluation
• Renouveler les contrats
• Confirmer, ajouter ou modifier des autorisations

Cela signifie que vous passez moins de temps à gérer les lacunes en matière d'informations, ce qui vous permet d'exécuter le programme auquel les parents s'attendent.

Questions à inclure dans vos formulaires numériques de garde d'enfants

Avoir accès à des informations complètes et à jour signifie que vous pouvez fournir les meilleurs soins.

Mais les formulaires numériques encouragent également une plus grande implication des parents, renforçant leur confiance dans votre programme. Des parents engagés conduisent à une meilleure communication, à une meilleure satisfaction et, en fin de compte, à la rétention et aux références.

Ce guide vous montre comment rédiger des questions claires et ciblées afin d'obtenir les réponses que vous recherchez. En général, les formulaires de garderie peuvent inclure :

• Questions fermées pour les informations clés ou réponses oui/non
• Questions à choix multiples ou déroulantes avec une liste de choix prédéterminée
• Échelle des questions qui mesurent les sentiments, les préférences et les opinions
• Questions ouvertes qui offrent plus de détails et des informations significatives

Formulaire de candidature

Le formulaire de candidature est souvent la première communication que vous avez avec les candidats potentiels. Fabriquer le vôtre avec soin peut contribuer grandement à établir une excellente relation à long terme.

Assurez-vous que ce formulaire :

• Est accessible et facile à trouver, comme sur votre site Web et lié dans les e-mails
• Détaille ce à quoi les parents doivent s'attendre, comme les délais de candidature
• Utilise un langage inclusif et accueillant

Lorsqu'un nouveau formulaire est soumis, vous pouvez même demander une série d'e-mails automatisés pour indiquer clairement aux parents à quoi s'attendre ensuite. Cet engagement signale votre attention et renforce la conviction que leur enfant est entre de bonnes mains avant même qu'il n'ait franchi la porte d'entrée.

Commencez par remplir les informations de base sur votre formulaire de demande de garderie, comme :

• Qui sont les gardiens ?
• Quel tuteur contacter en premier ?
• L'enfant a-t-il des frères et sœurs ?
• Des allergies ou des conditions médicales existantes?
• Existe-t-il des restrictions alimentaires ?

Ensuite, incluez des questions basées sur le comportement pour comprendre les attentes des parents, comme :

• Votre enfant préfère jouer en groupe ou seul ?
• Quel est l'horaire quotidien général de votre enfant ?
• Qu'est-ce qui aide à calmer votre enfant lorsqu'il est contrarié ?
• A-t-il/elle des peurs ?
• Y a-t-il eu des changements récents dans la vie de l'enfant ?
• Quelle est leur activité préférée ?
• Quelle langue parle-t-on à la maison ?
• Pourquoi avez-vous choisi notre garderie ?

N'oubliez pas les spécificités qui facilitent la gestion des inscriptions, comme :

• Quels jours aurez-vous besoin de garde d'enfants?
• Cette exigence est-elle définie ou flexible ?
• À quelle heure déposerez-vous et récupérerez-vous ?
• Comment préférez-vous être contacté ?
• Autre chose que nous devrions savoir ?

Formulaire de manifestation d'intérêt

Tous les parents ne seront pas prêts à postuler tout de suite, mais vous pouvez utiliser des formulaires numériques pour suivre les intérêts.

Cela vous donne une tonne d'informations sur qui regarde votre centre, ce qui peut optimiser vos efforts de marketing afin que vous vous adressiez au bon public. Ou vous pourriez découvrir ce qui maintient les parents sur la clôture - et faire les bons changements pour stimuler l'inscription.

Vous pouvez également impliquer ces parents avec des ressources supplémentaires pour guider leur décision, comme :

• Une invitation à la visite
• Réponses aux FAQ
• Détails du programme

Demandez les détails nécessaires sur les parents intéressés et leur enfant, comme les coordonnées, les besoins en matière de garde et les préférences du programme. Ensuite, découvrez des informations supplémentaires avec des questions telles que :

• Pourquoi avez-vous besoin d'une garde d'enfants?
• Qu'est-ce qui est le plus important pour vous au sujet de la garderie de votre enfant?
• Quelles activités votre enfant aime-t-il le plus ?
• Que pensez-vous de notre ratio gardien-enfant ?
• Qu'est-ce qui vous attire dans notre garderie?

Formulaires d'inscription à la garderie

Vous êtes prêt à accueillir un nouvel enfant dans votre programme. Plus vous recueillerez d'informations détaillées à ce stade, meilleurs seront les soins que vous pourrez prodiguer, tout en gagnant la confiance des parents.

Vous devez obtenir beaucoup de données en une seule fois - simplifiez-les avec des formulaires d'inscription catégorisés. Cela évite aux parents d'être trop débordés tout en vous permettant de collecter plus facilement les mises à jour nécessaires.

Mettre ces formulaires sur votre site Web aide les parents à effectuer eux-mêmes les mises à jour. Avec un outil de sondage numérique, vous pouvez voir les lacunes dans ces mises à jour et envoyer le bon formulaire aux bons parents, en gardant toutes les informations à jour.

Utilisez des formulaires médicaux qui demandent :

• Antécédents de vaccination
• Coordonnées du pédiatre et informations sur l'assurance
• Leur hôpital préféré
• Mises à jour sur les allergies, les problèmes de santé et les handicaps
• Qui contacter si son enfant est malade

Les formulaires d'autorisation vous permettent de savoir :

• Quels soins et traitements médicaux vous pouvez administrer
• Gardiens et baby-sitters agréés
• Toute disposition spéciale de garde
• Si vous avez l'autorisation parentale pour les photographies, les jeux extérieurs et la participation à toutes les activités de la garderie

Un formulaire de comportement améliore la gestion de votre garde d'enfants avec des questions sur :

• Habitudes alimentaires, comme leur emploi du temps et leurs aliments préférés
• Habitudes de toilette, comme la régularité et le niveau d'apprentissage de la propreté
• Relations sociales, comme les peurs, les réactions et la capacité à jouer seul
• Antécédents de développement, comme lorsque l'enfant a commencé à s'asseoir, à ramper et à parler

Formulaires de commentaires

Les commentaires des parents sont l'un des meilleurs moyens d'évaluer votre garderie. Vous pouvez accéder à des informations puissantes sur votre programme et ses processus, ce qui vous aide à :

• Identifier les axes d'amélioration
• Guider une meilleure planification et budgétisation
• Offrir aux parents plus d'occasions de se sentir impliqués dans les soins de leur enfant

Ils peuvent également vous montrer ce que vous faites bien, ce qui renforce la confiance et la motivation de votre équipe.

Engagez les parents avec des enquêtes ou des sondages sur :

• Jalons que les familles s'efforcent d'atteindre à la maison
• Nouvelles activités pour lesquelles leur enfant manifeste de l'intérêt
• Satisfaction parentale dans votre cursus
• Évaluation du personnel et des programmes
• Votre niveau de communication
• Opinions sur vos politiques
• Que pouvez-vous faire de mieux

De meilleurs sondages améliorent votre programme

Vos formulaires vous aident à maintenir des informations complètes et à jour pour fournir de meilleurs services de garde d'enfants.

Mais cela va plus loin. Les enquêtes personnalisées peuvent s'intégrer directement dans votre communication avec les familles, ouvrant une voie à double sens qui maintient l'engagement des parents.

Ce que vous demandez - et apprenez - peut tout guider :

• Articles de blog qui répondent aux préoccupations et aux craintes des parents
• Idées de marketing par e-mail basées sur ce que les parents veulent savoir
• Ce qui fonctionne pour convertir les futurs inscrits
• Comment faciliter le processus d'inscription

Lancez votre premier sondage pour commencer à travailler plus intelligemment et avec des parents plus satisfaits.