Przewodnik po formularzach opieki dziennej: wskazówki i przykładowe pytania

Jako osoba świadcząca opiekę dzienną musisz stawiać czoło rodzinom, którym służysz. Rodzice mają wysokie oczekiwania wobec osób opiekujących się swoimi pociechami — a przy dzisiejszym konkurencyjnym rynku nie ma miejsca na błędy.

Zapewnienie tej pierwszorzędnej opieki nad dzieckiem zaczyna się od lepszej wydajności.

Ale od umów i formularzy autoryzacji po listy alergików i rejestry płatności, każdego dnia w twoim ośrodku krąży wiele informacji.

Utrzymanie wszystkich tych elementów w porządku nie tylko sprawi, że Twoja firma będzie działać sprawniej. Pokazuje również rodzicom Twój profesjonalizm, który buduje wiarygodność i zaufanie.

Zadowoleni rodzice są Twoim największym atutem — są paliwem, które napędza Twój marketing szeptany. Rodzice spędzają dużo czasu na wyborze przedszkola, ale Nielsen mówi, że o 83% bardziej prawdopodobne jest, że zaufają rekomendacji kogoś, kogo znają.

Bez skutecznych sposobów zbierania potrzebnych informacji ryzykujesz nie tylko wypalenie administracyjne, ale także możesz tracić możliwości.

Łatwy dostęp do tych danych gwarantuje, że priorytetowo traktujesz bezpieczeństwo dzieci i ich najlepszy interes, skuteczniej komunikujesz się z rodzicami i przestrzegasz niezbędnych przepisów stanowych.

Ten przewodnik przedstawia:

• Korzyści z cyfrowych formularzy opieki dziennej
• Łatwiejszy sposób na zbieranie potrzebnych informacji
• Pytania, które należy uwzględnić w cyfrowych formularzach opieki nad dzieckiem
• Jak lepsze ankiety ulepszają Twój program

Korzyści z cyfrowych formularzy opieki dziennej

Skuteczne zarządzanie przedszkolem zaczyna się od lepszego i szybszego sposobu gromadzenia potrzebnych informacji.

Ale dzisiaj zbyt wiele firm zajmujących się opieką nad dziećmi polega na długopisach i papierowych formularzach, aby zarządzać wszystkim, od zatwierdzonych opiekunów po niezbędne informacje medyczne. Jeśli chcesz uporządkować te informacje cyfrowo — i aktualizować je — oznacza to wprowadzanie danych forma po formularzu, jeden po drugim.

Albo gorzej, wszystko jest upchnięte w starej szafce z tyłu, pod tym systemem segregowania, który miałeś zaktualizować. Cyfrowa forma procesów pomaga zapewnić:

• Lepszy, szybszy dostęp do rodziców
• Bezpieczniejsze gromadzenie danych, rozluźnienie obaw rodziców o prywatność
• Dostęp na bieżąco do tego, co rodzice potrzebują, abyś wiedział
• Łatwiejsze aktualizacje, gdy dzieci rosną pod Twoją opieką
• Świadome, strategiczne i angażujące działania marketingowe, które przynoszą nową rejestrację

Łatwiejszy sposób na zbieranie potrzebnych informacji

Dzięki cyfrowemu narzędziu ankietowemu, takiemu jak Constant Contact, zbierasz potrzebne informacje w spójny sposób — dostosowany specjalnie do Twojego przedszkola.

Pamiętaj o tych rzeczach podczas tworzenia formularzy:

• Prosty, przejrzysty i zorganizowany
• Dopasuj swój branding, nadając profesjonalny ton
• Dostosuj pola danych, dostosowując je do potrzebnych informacji
• Promuj się na swojej stronie internetowej, przez e-mail i w mediach społecznościowych

Ponieważ to narzędzie można zintegrować z Twoją strategią e-mail marketingu, zarządzanie profilem każdego dziecka jest jeszcze łatwiejsze. Możesz zautomatyzować e-maile, aby dotrzeć do właściwych rodziców we właściwym czasie — niezależnie od tego, czy potrzebujesz:

• Zaktualizuj informacje o swoim dziecku
• Wdrażaj nowych rejestrowanych
• Poproś o opinię na temat oceny
• Odnów umowy
• Potwierdź, dodaj lub zmień uprawnienia

Oznacza to, że poświęcasz mniej czasu na zarządzanie lukami w informacjach — dzięki czemu możesz uruchomić program, którego oczekują rodzice.

Pytania, które należy uwzględnić w cyfrowych formularzach opieki nad dzieckiem

Dostęp do wyczerpujących, aktualnych informacji oznacza, że ​​możesz zapewnić najlepszą opiekę.

Ale formularze cyfrowe zachęcają również do większego zaangażowania rodziców, budując ich zaufanie do Twojego programu. Zaangażowani rodzice prowadzą do lepszej komunikacji, satysfakcji, a ostatecznie do retencji i skierowań.

Ten przewodnik pokazuje, jak pisać jasne, ukierunkowane pytania, aby uzyskać odpowiedzi, których szukasz. Ogólnie rzecz biorąc, formularze opieki dziennej mogą obejmować:

• Pytania zamknięte dla kluczowych informacji lub odpowiedzi tak/nie
• Pytania wielokrotnego wyboru lub pytania rozwijane z ustaloną listą wyborów
• Skaluj pytania, które mierzą uczucia, preferencje i opinie
• Pytania otwarte, które oferują więcej szczegółów i sensownych spostrzeżeń

Formularz zgłoszeniowy

Formularz zgłoszeniowy jest często pierwszą komunikacją, jaką prowadzisz z potencjalnymi uczestnikami. Staranne tworzenie własnego może znacznie przyczynić się do nawiązania wspaniałej, długoterminowej relacji.

Upewnij się, że ten formularz:

• Jest dostępny i łatwy do znalezienia, tak jak na Twojej stronie internetowej i zawiera linki w e-mailach
• Szczegóły, czego rodzice powinni się spodziewać, np. terminy składania wniosków
• Używa inkluzywnego, przyjaznego języka

Po przesłaniu nowego formularza możesz nawet wysłać automatyczną serię wiadomości e-mail, aby dać rodzicom jasność co do tego, czego mogą się spodziewać w następnej kolejności. To zaangażowanie sygnalizuje twoją uwagę — wzmacnia wiarę, że jego dziecko jest w dobrych rękach, zanim jeszcze przejdą przez frontowe drzwi.

Zacznij od podania podstawowych informacji w formularzu wniosku o opiekę przedszkolną, takich jak:

• Kim są opiekunowie?
• Z którym opiekunem należy się najpierw skontaktować?
• Czy dziecko ma rodzeństwo?
• Jakieś alergie lub istniejące schorzenia?
• Czy istnieją ograniczenia dietetyczne?

Następnie dodaj pytania oparte na zachowaniu, aby zrozumieć oczekiwania rodziców, takie jak:

• Twoje dziecko woli bawić się w grupie czy samotnie?
• Jaki jest ogólny rozkład dnia Twojego dziecka?
• Co pomaga uspokoić dziecko, gdy jest zdenerwowane?
• Czy ma jakieś obawy?
• Czy ostatnio zaszły jakieś zmiany w życiu dziecka?
• Jaka jest ich ulubiona aktywność?
• W jakim języku mówi się w domu?
• Dlaczego wybrałeś nasze przedszkole?

Nie zapomnij o szczegółach ułatwiających zarządzanie rejestracją, takich jak:

• W jakie dni będziesz potrzebować opieki nad dzieckiem?
• Czy ten wymóg jest ustalony czy elastyczny?
• O której godzinie przyjedziesz i odbierzesz?
• Jaką formę kontaktu preferujesz?
• Czy coś jeszcze powinniśmy wiedzieć?

Formularz wyrażenia zainteresowania

Nie wszyscy rodzice będą gotowi do złożenia wniosku od razu — ale możesz użyć formularzy cyfrowych, aby śledzić zainteresowanie.

Daje to mnóstwo informacji o tym, kto patrzy na Twoje centrum, co może zoptymalizować Twoje działania marketingowe, dzięki czemu przemawiasz do właściwego tłumu. Możesz też odkryć, co trzyma rodziców w ryzach — i wprowadzić odpowiednie zmiany, aby zwiększyć liczbę rejestracji.

Możesz również zaangażować tych rodziców w dodatkowe zasoby, które pomogą im w podejmowaniu decyzji, takie jak:

• Zaproszenie na wycieczkę
• Odpowiedzi na często zadawane pytania
• Szczegóły programu nauczania

Zapytaj o niezbędne szczegóły dotyczące zainteresowanych rodziców i ich dziecka, takie jak dane kontaktowe, wymagania dotyczące opieki i preferencje programu. Następnie uzyskaj dodatkowe informacje za pomocą pytań takich jak:

• Dlaczego potrzebujesz opieki nad dzieckiem?
• Co jest dla Ciebie najważniejsze w przedszkolu Twojego dziecka?
• Jakie zajęcia najbardziej lubi Twoje dziecko?
• Jak oceniasz stosunek liczby opiekunów do dzieci?
• Co przyciąga Cię do naszego przedszkola?

Formularze zapisów do przedszkola

Jesteś gotowy, aby powitać nowe dziecko w swoim programie. Im bardziej szczegółowe informacje zbierzesz na tym etapie, tym lepszą opiekę możesz zapewnić — jednocześnie zdobywając zaufanie rodziców.

Potrzebujesz dużo danych za jednym razem — uprość to dzięki skategoryzowanym formularzom rejestracji. Dzięki temu rodzice nie będą zbyt przytłoczeni, jednocześnie ułatwiając zbieranie aktualizacji w razie potrzeby.

Umieszczenie tych formularzy w witrynie pomaga rodzicom samodzielnie dokonywać aktualizacji. Za pomocą cyfrowego narzędzia ankietowego możesz zobaczyć luki w tych aktualizacjach — i wysłać odpowiedni formularz pocztą elektroniczną do odpowiednich rodziców, zapewniając aktualność wszystkich informacji.

Skorzystaj z formularzy medycznych, które pytają o:

• Historia szczepień
• Dane kontaktowe pediatry i informacje dotyczące ubezpieczenia
• Ich preferowany szpital
• Aktualizacje dotyczące alergii, stanu zdrowia i niepełnosprawności
• Z kim się skontaktować, jeśli dziecko jest chore

Formularze autoryzacji zapewniają, że wiesz:

• Jaką opiekę medyczną i leczenie możesz zastosować
• Zatwierdzeni opiekunowie i opiekunki do dzieci
• Wszelkie specjalne ustalenia dotyczące opieki
• Jeśli masz zgodę rodziców na fotografowanie, zabawę na świeżym powietrzu i udział we wszystkich zajęciach w przedszkolu

Formularz behawioralny poprawia zarządzanie opieką nad dzieckiem za pomocą pytań dotyczących:

• Nawyki żywieniowe, takie jak harmonogram i preferowane potrawy
• Nawyki toaletowe, takie jak regularność i poziom nauki korzystania z nocnika
• Relacje społeczne, takie jak lęki, reakcje i umiejętność samotnej zabawy
• Historia rozwoju, na przykład kiedy dziecko zaczęło siedzieć, raczkować i mówić

Formularze opinii

Informacje zwrotne od rodziców to jeden z najlepszych sposobów oceny twojego przedszkola. Możesz uzyskać dostęp do zaawansowanych informacji o swoim programie i jego procesach, które pomagają:

• Zidentyfikuj obszary do poprawy
• Kieruj lepszym planowaniem i budżetowaniem
• Zapewnij rodzicom więcej możliwości zaangażowania się w opiekę nad dzieckiem

Mogą również pokazać, co robisz dobrze — zwiększając pewność siebie i motywację zespołu.

Zaangażuj rodziców za pomocą ankiet lub ankiet na temat:

• Kamienie milowe, nad którymi rodziny pracują w domu
• Nowe czynności, którymi dziecko się interesuje
• Satysfakcja rodziców w Twoim programie nauczania
• Ocena kadry i programu
• Twój poziom komunikacji
• Opinie o Twoich polisach
• Co możesz zrobić lepiej

Lepsze ankiety ulepszają Twój program

Twoje formularze pomagają w utrzymaniu wyczerpujących, aktualnych informacji, aby zapewnić lepszą opiekę nad dzieckiem.

Ale to wykracza poza to. Niestandardowe ankiety można zintegrować bezpośrednio z Twoją komunikacją z rodzinami, otwierając dwukierunkową drogę, która utrzymuje zaangażowanie rodziców.

To, o co prosisz — i czego się uczysz — może kierować wszystkim, od:

• Posty na blogu, które odpowiadają na obawy i obawy rodziców
• Pomysły na e-mail marketing w oparciu o to, co rodzice chcą wiedzieć
• Co działa, aby przekonwertować potencjalnych rejestrujących się
• Jak ułatwić proces rejestracji

Rozpocznij swoją pierwszą ankietę, aby zacząć pracować mądrzej — i z bardziej zadowolonymi rodzicami.