Руководство по формам для дневного ухода: советы и примеры вопросов

Как поставщик дневного ухода, вы должны делать все возможное для семей, которые вы обслуживаете. Родители возлагают большие надежды на тех, кто присматривает за их малышами, а на сегодняшнем конкурентном рынке мало места для ошибок.

Предоставление этого первоклассного ухода за детьми начинается с большей эффективности.

Но от контрактов и форм авторизации до списков аллергиков и платежных ведомостей, в вашем центре ежедневно циркулирует огромное количество информации.

Хранение всех этих элементов в порядке не только делает ваш бизнес более стабильным. Это также показывает родителям ваш профессионализм, что создает доверие и авторитет.

Счастливые родители — ваш самый большой актив. Они — топливо, питающее ваш маркетинг из уст в уста. Родители тратят много времени на выбор детского сада, но Нильсен говорит, что они на 83% чаще доверяют рекомендации кого-то из своих знакомых.

Без эффективных способов сбора необходимой информации вы рискуете не только выгоранием администратора, но и упускаете возможности.

Легкий доступ к этим данным гарантирует, что вы отдаете приоритет безопасности детей и наилучшим интересам, более эффективно общаетесь с родителями и соблюдаете необходимые государственные правила.

В этом руководстве изложены:

• Преимущества цифровых детских садов
• Более простой способ сбора необходимой информации
• Вопросы, которые следует включить в ваши цифровые формы по уходу за детьми
• Как более качественные опросы улучшают вашу программу

Преимущества цифровых детских садов

Эффективное управление детским садом начинается с лучшего и более быстрого способа сбора необходимой информации.

Но сегодня слишком много предприятий по уходу за детьми полагаются на ручки и бумажные формы для управления всем, от утвержденных опекунов до необходимой медицинской информации. Если вы хотите упорядочить эту информацию в цифровом виде и поддерживать ее в актуальном состоянии, это означает ввод данных по формам, по одной.

Или, что еще хуже, все запихнуто в старый шкаф в задней части под той системой хранения документов, которую вы хотели обновить. Использование цифровых технологий помогает обеспечить:

• Лучший и более быстрый доступ к родителям
• Более безопасный сбор данных, ослабляющий заботу родителей о конфиденциальности
• Оперативный доступ к тому, что нужно знать родителям
• Упрощенные обновления по мере того, как дети растут под вашей опекой
• Информированные, стратегические и привлекательные маркетинговые усилия, которые привлекают новых участников

Более простой способ сбора необходимой информации

С помощью инструмента опроса в цифровой форме, такого как Constant Contact, вы собираете необходимую информацию согласованным образом, адаптированным специально для вашего детского сада.

Помните об этом при создании форм:

• Четко, ясно и организованно
• Соответствуйте своему брендингу, задавая профессиональный тон
• Имейте настраиваемые поля данных, адаптируя каждое для необходимой вам информации.
• Продвижение через ваш сайт, по электронной почте и в социальных сетях

Поскольку этот инструмент можно интегрировать в вашу маркетинговую стратегию по электронной почте, управлять профилем каждого ребенка становится еще проще. Вы можете автоматизировать рассылку электронных писем, чтобы они доходили до нужных родителей в нужное время, независимо от того, нужно ли вам:

• Обновите информацию об их ребенке
• Новые участники
• Запросить отзыв об оценке
• Продлить контракты
• Подтверждение, добавление или изменение полномочий

Это означает, что вы тратите меньше времени на устранение пробелов в информации, поэтому вы можете запустить программу, которую ожидают родители.

Вопросы, которые следует включить в ваши цифровые формы по уходу за детьми

Доступ к исчерпывающей актуальной информации означает, что вы можете обеспечить наилучший уход.

Но цифровые формы также поощряют более активное участие родителей, укрепляя их доверие к вашей программе. Вовлеченные родители приводят к лучшему общению, удовлетворенности и, в конечном итоге, к удержанию и направлениям.

В этом руководстве показано, как составлять четкие, целенаправленные вопросы, чтобы получить нужные ответы. В общем, формы дневного ухода могут включать:

• Закрытые вопросы для получения ключевой информации или ответы да/нет
• Множественный выбор или вопросы с раскрывающимся списком с заранее определенным списком вариантов
• Шкала вопросов, которые измеряют чувства, предпочтения и мнения
• Открытые вопросы, которые предлагают более подробную и содержательную информацию

Форма заявки

Форма заявки часто является первым сообщением, которое вы делаете с потенциальными абитуриентами. Тщательное создание своего может иметь большое значение для установления отличных и долгосрочных отношений.

Убедитесь, что эта форма:

• Доступно и легко найти, например, на вашем веб-сайте и по ссылкам в электронных письмах.
• Подробная информация о том, чего должны ожидать родители, например, сроки подачи заявок.
• Использует инклюзивный, доброжелательный язык

Когда новая форма отправлена, вы даже можете предложить автоматическую серию электронных писем, чтобы дать родителям ясность в отношении того, чего ожидать дальше. Эта помолвка сигнализирует о вашей внимательности и укрепляет веру в то, что их ребенок находится в надежных руках еще до того, как он переступит порог дома.

Начните с заполнения базовой информации в форме заявки на детский сад, например:

• Кто такие опекуны?
• К какому опекуну следует обратиться в первую очередь?
• Есть ли у ребенка братья и сестры?
• Любая аллергия или существующие заболевания?
• Есть ли ограничения в питании?

Затем включите вопросы, основанные на поведении, чтобы понять ожидания родителей, например:

• Ваш ребенок предпочитает играть в группе или самостоятельно?
• Каков общий распорядок дня вашего ребенка?
• Что помогает успокоить ребенка, когда он расстроен?
• Есть ли у него или у нее какие-либо страхи?
• Были ли в последнее время какие-либо изменения в жизни ребенка?
• Какое их любимое занятие?
• На каком языке говорят дома?
• Почему вы выбрали наш детский сад?

Не забывайте об особенностях, облегчающих управление регистрацией, например:

• В какие дни вам потребуется уход за ребенком?
• Является ли это требование установленным или гибким?
• В какое время вы будете забирать и забирать?
• Как вы предпочитаете, чтобы с вами связывались?
• Что-нибудь еще, что мы должны знать?

Форма выражения заинтересованности

Не все родители будут готовы подать заявку сразу, но вы можете использовать цифровые формы, чтобы отслеживать интерес.

Это дает вам массу информации о том, кто смотрит на ваш центр, что может оптимизировать ваши маркетинговые усилия, чтобы вы обращались к нужной аудитории. Или вы можете выяснить, что держит родителей в напряжении, и внести нужные изменения, чтобы увеличить количество зачислений.

Вы также можете привлечь этих родителей к дополнительным ресурсам, чтобы помочь им принять решение, например:

• Приглашение на экскурсию
• Ответы на часто задаваемые вопросы
• Детали учебного плана

Запросите необходимую информацию о заинтересованных родителях и их ребенке, например, контактные данные, требования по уходу и предпочтения программы. Затем поддразните дополнительные идеи с такими вопросами, как:

• Зачем нужен уход за детьми?
• Что для вас самое важное в детском саду, в котором учится ваш ребенок?
• Какие занятия больше всего нравятся вашему ребенку?
• Как вы относитесь к нашему соотношению опекунов и детей?
• Чем вас привлекает наш детский сад?

Бланки записи в детский сад

Вы готовы приветствовать нового ребенка в своей программе. Чем более подробную информацию вы соберете на этом этапе, тем лучший уход вы сможете обеспечить, завоевав доверие родителей.

Вам нужно получить много данных за один раз — упростите это с помощью категоризированных регистрационных форм. Это позволяет родителям не перегружаться, а вам проще собирать обновления по мере необходимости.

Размещение этих форм на вашем веб-сайте помогает родителям самостоятельно вносить обновления. С помощью инструмента цифрового опроса вы можете увидеть пробелы в этих обновлениях и отправить нужную форму по электронной почте нужным родителям, сохраняя всю информацию актуальной.

Используйте медицинские формы, которые спрашивают о:

• История иммунизации
• Контактные данные педиатра и страховая информация
• Их любимая больница
• Обновления аллергии, состояния здоровья и инвалидности
• К кому обращаться, если их ребенок болен

Формы авторизации гарантируют, что вы знаете:

• Какую медицинскую помощь и лечение вы можете назначить
• Утвержденные опекуны и няни
• Любые особые меры опеки
• Если у вас есть разрешение родителей на фотографии, игры на свежем воздухе и участие во всех мероприятиях по уходу за детьми

Форма поведения улучшает управление уходом за детьми с вопросами о:

• Пищевые привычки, такие как расписание и предпочитаемая еда
• Привычки к туалету, такие как регулярность и уровень приучения к горшку
• Социальные отношения, такие как страхи, реакции и способность играть в одиночку
• История развития, например, когда ребенок начал сидеть, ползать и говорить

Формы обратной связи

Отзывы родителей — один из лучших способов оценить ваш детский сад. Вы можете получить доступ к мощной информации о вашей программе и ее процессах, помогая:

• Определите области улучшения
• Руководство по лучшему планированию и составлению бюджета
• Предоставьте родителям больше возможностей чувствовать себя вовлеченными в заботу о своем ребенке

Они также могут показать вам, что вы делаете правильно, повышая уверенность и мотивацию вашей команды.

Привлекайте родителей к опросам или опросам на следующие темы:

• Вехи, над которыми семьи работают дома
• Новые виды деятельности, к которым их ребенок проявляет интерес
• Родительское удовлетворение в вашей учебной программе
• Оценка персонала и программ
• Ваш уровень общения
• Мнения о вашей политике
• Что вы можете сделать лучше

Более качественные опросы улучшают вашу программу

Ваши формы помогают вам поддерживать исчерпывающую и актуальную информацию для обеспечения лучшего ухода за детьми.

Но это выходит за рамки этого. Индивидуальные опросы могут интегрироваться прямо в ваше общение с семьями, открывая улицу с двусторонним движением, которая поддерживает участие родителей.

То, о чем вы спрашиваете — и чему учитесь — может направить все от:

• Сообщения в блогах, которые отвечают на опасения и опасения родителей
• Идеи электронного маркетинга, основанные на том, что хотят знать родители
• Что помогает конвертировать потенциальных абитуриентов
• Как облегчить процесс регистрации

Начните с первого опроса, чтобы начать работать эффективнее и с более довольными родителями.