如何通過 12 個步驟創建溝通計劃（免費模板）

好的營銷看起來毫不費力，但它有一個基本結構——溝通計劃。 執行良好的營銷中的每一條信息都是一個更大的整體的一個移動部分。 那麼，溝通計劃包含哪些內容，您如何為您的團隊制定一個？ 我們將解釋這個漂亮的資源是什麼以及創建一個資源所需的 12 個步驟。 此外，我們將為您提供免費模板，以幫助您按照流程進行操作。

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什麼是溝通計劃？

就本博文而言，溝通計劃是一項全方位計劃，用於向您的受眾傳遞關鍵信息，以推動積極的業務成果。 “溝通計劃”一詞可以指組織的任何溝通計劃，但在本文中，我們從自上而下的層面進行思考。 完成此處概述的步驟後，您將擁有通信操作的基礎。 它將用明確的目標和方法來構建您的溝通，以保持一致和以結果為導向。

您的營銷傳播計劃模板

在學習創建溝通計劃的 12 個步驟之前，請獲取此模板包。 它包括我們的演示文稿和文檔格式的溝通計劃模板。

第 1 步：審核您當前的營銷傳播

在您開始製定溝通計劃之前，請通過審核評估您當前的溝通。 審核過程涉及審查您現在擁有的所有溝通材料和策略，以了解哪些有效，哪些無效。 G2 學習中心建議執行溝通審核的以下四個步驟：

1. 衡量您的交流範圍：列出您與聯繫人交流的地點，包括文本和設計元素。 一切都很重要——甚至是電子郵件主題行。
2. 評估您過去和當前的通信：現在您將通信材料放在一個地方，尋找趨勢、成功和失敗。 您的溝通方式是否隨著時間而改變？ 哪些消息傳遞了最好和最差的結果？
3. 諮詢參與溝通的每個人：與您的品牌互動的每個人都在您的溝通中發揮作用，包括您的團隊成員、客戶和利益相關者。 詢問這些小組他們認為你的溝通有多有效，以及他們認為你可以做得更好的地方。 您可以通過調查、採訪或快速電子郵件獲得此反饋。
4. 執行 SWOT 分析： SWOT 分析可識別您溝通中的優勢、劣勢、機會和威脅。 你在哪裡成功，在哪裡失敗？ 哪些因素可以幫助您的溝通，哪些因素會傷害他們？

我們的營銷內容審核和社交媒體審核模板將幫助您完成這些任務。 一旦您對當前的溝通狀態有了很好的掌握，就該開始填寫您的戰略溝通計劃模板了。

第 2 步：建立營銷傳播目標

模板標題之後的第一張幻燈片或部分將是您的溝通計劃目標的所在地。 正如您的溝通計劃將構建您的溝通操作一樣，您的目標將構建您的計劃。 他們將引導您從營銷中獲得想要的結果。 如果您之前沒有設定溝通或營銷目標，您如何選擇它們？ 試試這些策略： 此步驟中的營銷目標將定義您更細化的目標，因此我們不必太具體。 以下是模板這一部分的營銷目標的一些示例：

• 增加社交媒體關注者
• 增加網絡流量
• 提升品牌美譽度

既然您有了營銷目標，請將它們放入您的模板中。

第 3 步：定義您的 USP 和品牌/使命聲明

如果您想通過信息傳達您組織的價值，您需要建立您的品牌標識。 您獨特的銷售主張 (USP) 和品牌或使命宣言構成了這一身份。 讓我們從您的 USP 開始。 每個品牌都有使其獨一無二的東西，包括你的。 您的 USP 應該向客戶展示哪些特殊特徵可以讓您在競爭中占得先機。 例如，看看宜家。 它的 USP 是其家具的可負擔性和風格的結合，這影響了其美國英語主頁上的副本。 您如何找到您的 USP？ 問自己這些問題：

• 您通過產品/服務解決了哪些問題或需要解決哪些問題？
• 你提供什麼是你的競爭對手沒有的？
• 您的產品或服務是否有任何難以復制的功能？

當你定義你的 USP 時，一定要以一種解釋為什麼你的受眾應該關心的方式來構建它。 考慮您的 USP 如何使您的客戶受益。 然後，將其插入您的模板。 建立您的 USP 後，您可以進入您的品牌或使命宣言。 此消息將傳達您的完整品牌標識。 它可以觸及您的 USP，但並非必須如此。 在宜家的案例中，其品牌聲明（商業理念）確實與其 USP 相關。 它專注於宜家的使命，即以可承受的價格提供負擔得起且有用的家具。 購房者為品牌或使命宣言的想法絞盡腦汁？ 嘗試填寫此模板：“我們的組織的存在是為了通過 [產品或服務] 向 [受眾] 提供 [利益]、[利益] 和 [利益]。” 您可以暫時保留您的品牌聲明，或者在模板聲明的基礎上進一步製定聲明。 一旦您對您的品牌或使命宣言感到滿意，請將其添加到您的模板中。

第 4 步：創建理想受眾的描述

要真正與某人建立聯繫，您需要了解他們的背景和偏好。 這一原則也適用於營銷和傳播。 因此，溝通計劃最重要的方面之一是明確定義您的目標受眾。 雖然您希望盡可能多的人對您的品牌感興趣，但您實際上可以通過定制您的信息來吸引更多人。 當您圍繞最有可能使用您的產品或服務的人設計信息時，您將獲得更高質量的潛在客戶。

如何識別您的目標受眾

好的、老式的數據將幫助您找出最適合您的產品或服務的受眾。 無論您的組織的年齡和資源如何，您都可以獲得觸手可及的高質量受眾數據。 嘗試以下策略之一：

• 調查您的客戶：使用 Google 表單之類的工具向您當前的客戶詢問他們的人口統計數據和偏好，例如年齡、性別和他們最喜歡的產品。
• 查看您的 Google Analytics：將 Google Analytics 連接到您的網站，以了解有關您的訪問者的更多信息。 它提供人口統計數據，如位置、性別和興趣。
• 檢查您的社交媒體關注者：如果您擁有活躍的社交媒體，請查看您當前的關注者並尋找趨勢。 您還可以查看競爭對手的關注者，了解他們吸引了哪些人。

收集這些信息後，請用一兩句話描述您的受眾。 您可以擁有多個受眾，因此如果需要，請隨時拆分您的受眾群體。 下面是一個受眾描述示例：“20 多歲到 30 多歲的年輕城市居民希望購買他們的第一套房子。” 將您的受眾描述放在您的模板中。 隨意給每個觀眾一個唯一的名字（例如“年輕購房者”），以便於組織。

也了解其他關鍵公眾

如果您的組織與客戶以外的人員和實體進行交互，請考慮同時記錄他們。 這些受眾的例子包括媒體組織、政府機構和合作夥伴組織。

第 5 步：為每個受眾制定關鍵品牌信息

既然您知道要與哪些受眾交流，您就可以為每個人製作品牌信息。 將您的主要品牌聲明視為特定受眾品牌信息的基礎。 然後，問自己這些問題，以便為每個受眾量身定制：

• 讓這些觀眾了解我的組織最重要的事情是什麼？
• 我可以澄清這些觀眾有哪些常見的誤解？
• 我可以使用什麼語言讓這些觀眾感到被理解？
• 這些受眾有哪些與我的品牌相關的價值觀？

一旦您為每個受眾提供了一些關鍵信息，請將它們插入您的模板中。 如果您願意，您可以為每個觀眾製作單獨的幻燈片或部分。

第 6 步：選擇您的溝通渠道

您已經掌握了品牌的關鍵信息——現在，是時候弄清楚如何傳播它們了。 以下是一些最受歡迎的商業營銷溝通渠道：

• 您組織的博客：博客文章提供了分享有用信息、宣佈公司新聞和建立話題權威的機會。
• 電子郵件營銷：嘗試使用電子郵件向相關列表發送新聞通訊、銷售優惠和營銷推廣。
• 短信營銷：短信適用於活動提醒、獨家折扣和銷售公告。
• 媒體關係：媒體關係是傳播策略的基礎。 閱讀我們關於公共關係的博客文章，了解如何為您的組織充分利用它們。
• 印刷宣傳品：傳單、小冊子、標牌和直郵等印刷營銷資產應與您的整體傳播策略相結合。
• 播客廣告：考慮製作自己的播客，成為您所在行業播客的嘉賓或投放播客廣告。
• 傳統廣告：電視和印刷品上的傳統廣告也可以在傳播計劃中佔有一席之地，具體取決於您的資源和受眾。
• 數字營銷：按點擊付費 (PPC) 廣告向瀏覽互聯網的人提供有針對性的鏈接和消息。
• 社交媒體：如果您選擇正確的渠道，社交媒體是接觸對您的產品最感興趣的人的有效工具。

為您的受眾選擇正確的社交媒體渠道

如果您在受眾使用的渠道上進行營銷，您將從社交媒體營銷中獲得最大的影響力。 看看美國成年人的不同子集如何使用社交媒體： 圖片來源

如何在模板中對齊您的渠道和受眾

選擇頻道後，將它們列在模板中表格的左側。 然後，請注意您的哪些受眾將在該行的其餘部分使用該頻道。

第 7 步：創建消息矩陣

有了您的目標受眾、關鍵信息和溝通渠道，您可以將它們整合到一個信息矩陣中。 典型的消息傳遞矩陣按受眾協調這些營銷概念：

為什麼要製作消息矩陣？

讓我們看看消息傳遞矩陣是如何工作的，以了解為什麼您會從中受益。 想想一家擁有以下三個主要受眾的銀行：

• 高中生和大學生開設新的支票賬戶
• 尋找抵押貸款的購房者
• 即將退休但需要財務規劃幫助的成年人

這些群體中的每一個都有不同的目標和年齡組，這意味著他們需要獨特的信息才能接觸到他們。 在這種情況下，為受眾量身定制的消息可能如下所示：

• 高中生和大學生：新賬戶持有人可免費獲得 100 美元的高息支票賬戶
• 購房者：該地區評級最高的抵押貸款團隊
• 考慮退休的成年人：專家理財規劃建議

然後，銀行可以根據每條消息創建活動，以表達他們如何滿足每個受眾的需求。 為了真正優化其活動，該銀行選擇了最能與每個群體產生共鳴的渠道：

• 青少年和年輕人：有機和付費社交媒體（Instagram、Facebook 和 Twitter）、店內標牌和印刷材料以及短信營銷
• 購房者：電視和平面廣告、直郵和 Google PPC 廣告
• 退休人員：宣傳冊、電視廣告、直郵、店內標牌和 Google PPC 廣告

現在，該銀行在精心挑選的渠道上為不同的受眾提供獨特的信息，旨在盡可能有效地傳達其價值。

將您的信息與您的受眾和渠道對齊

輪到你了。 模板中的消息傳遞矩陣為您提供空間，讓您對消息如何適應每個受眾和渠道進行高級概述：

第 8 步：概述您的溝通策略和活動

你的溝通計劃在行動中會是什麼樣子？ 您將通過定義您的策略和活動來開始回答這個問題。

你的溝通策略

溝通策略定義了您為傳播關鍵信息而採取的行動。 在基本層面上，他們解釋了三件事：

• 你會做些什麼來傳播你的信息
• 你將如何採取該行動
• 您何時/多久執行一次該操作

您的策略將來自您在第二步中建立的目標。 查看我們分享的示例目標以及實現這些目標的可能策略：

• 增加社交媒體關注者：使用 CoSchedule 在 Twitter 上安排每日帖子
• 增加網絡流量：使用 CoSchedule CMS 發布關於思想領導力主題的雙月博文
• 提升品牌聲譽：每月通過 Qualtrics 對產品質量和客戶體驗進行客戶調查

大多數目標需要不止一種策略才能實現。 根據模板中的匹配目標組織您的策略：

您的通訊活動

營銷人員通過營銷活動組織和衡量他們的溝通策略。 營銷活動項目具有以下三個要素：

• 不止一個事件、動作或內容
• 連接它們的統一主題
• 明確開始和結束日期

例如，如果您想通過我們在上一節示例中提到的博客文章來增加網站流量，您可以啟動內容營銷活動。 該活動將包括與思想領導主題相關的雙月博客文章。 您的開始日期和結束日期將為您提供足夠的時間來撰寫足夠數量的博客文章進行分析，以便為未來的活動提供信息。 當你決定你的營銷活動時，把它們寫在你的模板上。

第 9 步：定義您的溝通目標指標

我們正在進入您的溝通計劃的最後階段，要完成它，您需要定義它何時完成其工作。 我們之前建立的目標，例如增加社交媒體關注者，並沒有給你一個明確的終點線。 你必須更深入。 這一步涉及將您的目標轉化為 SMART 目標——具體、可衡量、可實現、相關和及時的目標。 換句話說，確保您可以定義何時實現它們並且它們保持在您的資源範圍內。 讓我們看看我們在第二步中創建的示例目標如何看起來像 SMART 目標：

• 增加社交媒體關注者：在未來兩年內將社交媒體關注者數量翻倍
• 增加網站流量：明年網站流量增加50%
• 提升品牌美譽度：到 2022 年 7 月達到 90% 的好評率

確定 SMART 營銷目標後，將它們放在“目標和指標”幻燈片或部分的表格頂部列中。 然後，將每個目標的可跟踪指標放在它們下面的行中。 （例如，您可以將 Twitter、Facebook 和 Instagram 關注者作為“雙倍社交媒體關注者”目標的指標。）

第 10 步：確定關鍵日期、季節和購買週期

每個組織每年都有時間為他們提供最佳的營銷機會。 有時，它們很明顯——想想冬天的除雪業務。 在其他情況下，這些時期可能需要您查看您的購買數據並考慮為什麼某些時期比其他時期更受歡迎。 當您知道分享消息的最佳時間時，您將能夠圍繞它們計劃您的活動。 提出這些問題以找到您的最佳營銷期：

• 一年中的什麼時候給你最好的銷售機會？
• 您的客戶何時最常購買您的產品或服務？

您還可以嘗試研究與您的業務相關的非常規假期，例如這些社交媒體友好的假期。 在您發現您的業務高峰時間後，將它們列在您的模板中。

第 11 步：使用編輯日曆管理您的營銷計劃

正如羅馬不是一天建成的一樣，溝通計劃也需要時間來執行。 內容日曆將幫助您在營銷工作中保持一致並使其易於管理。 我們也有一個模板： 如果您更喜歡更輕鬆的方式來安排營銷內容，CoSchedule Marketing Calendar 也是一個很棒的編輯日曆。 查看為您的營銷日曆使用 CoSchedule 的好處：

• 帶有可操作清單的基於項目的日曆條目
• 團隊中每個人的協作和只讀視圖
• 用於靈活調度的拖放項目
• 與 CoSchedule Marketing Suite 集成以實現更好的組織

第 12 步：執行您的溝通計劃

注意到您的模板已滿？ 你還沒有完成——你仍然需要執行你的溝通計劃。 最重要的是，您應該隨時衡量您的影響。 我們建議盡可能多地衡量與您的目標相關的指標。 對於某些策略，例如社交媒體營銷，您已經有了可量化的結果。 如果您有更抽象的目標要達到，例如改善品牌情緒，請嘗試以下指南：

• PR 衡量權威指南（Talkwalker）
• 如何在聽力中使用社交媒體情緒分析（提及）
• 品牌意識：如何以正確的方式衡量它（CoSchedule）

您的品牌：正在進行的工作

如果你在離開這篇博文時帶走了一點點信息，那就這樣吧——你在製定溝通計劃時要實現兩個目標：

• 建立和擴大對您品牌的準確理解
• 與潛在客戶建立信任

這兩個目標應該是您品牌的持續優先事項，這意味著您的溝通計劃將始終是一項正在進行的工作。 衡量您的影響，根據這些結果修改您的溝通計劃並再次衡量您的影響。 您的客戶是具有不斷變化的興趣和優先事項的人，您的營銷應該反映這一點。 始終努力與您的觀眾見面。

改善您的品牌：獲得公關策略認證

作為營銷人員和公關專業人士，您一直在尋求改善您的品牌，通過獲得 Actionable Marketing Institute 的公關認證，您就可以做到這一點。 本課程包含課程、視頻教程和模板，可幫助您制定有效的公關策略以吸引新受眾、提高品牌信譽並建立基於增長的合作夥伴關係。 立即了解有關公共關係策略的更多信息！