Daha İyi Projeler için Kanıtlanmış 7 Planlama Tekniği

Plansız proje sürücüsüz arabaya benzer. Proje planı, proje yöneticisini konseptten yürütmeye ve varış noktasında bitmiş bir ürüne götüren kılavuzdur. Bir proje planının bir projedeki diğer her şeyin yerini aldığına dair bir argüman var.

Bu biraz abartılı olsa da, bir proje için planlamanın çok önemli olduğunu retorik olarak kanıtlıyor. Bu nedenle, ister proje yönetiminde yeni olun, ister uzun yıllara dayanan deneyime sahip bir kalfa olun, her zaman öğrenilecek daha fazla planlama aracı ve tekniği vardır.

Muhtemelen proje sayısı kadar planlama yöntemi vardır, bu nedenle potansiyel planlama tekniklerini, bir sonraki proje planınızı ekibiniz ve paydaşlarınız için bir şölen haline getirecek yedi temel bileşene indirdik.

1. Kritik Yol Analizi

Basit bir proje planlamanın aşılması gereken engelleri vardır: ancak bu proje karmaşık olduğunda, planlama neredeyse aşılmaz hissedilebilir. Kritik yol analizi gibi bir planlama tekniğinin işe yaradığı yer burasıdır. Özellikle aynı anda yapılan ve birbirine bağlı olanlar olduğunda, birçok görevi olan projeleri ele almak için tasarlanmış bir planlama yöntemidir.

Kritik yol analizi, bazı görevlerin paralel çalışıp çalışamayacağını, görev sırasının ne olması gerektiğini belirlemenize ve bunlara öncelik vermenize yardımcı olur. Bu, karmaşık bir projeyi alır ve içinden en verimli yolu bulur. Bunun nedeni, kritik yol analizinin, görevlerin zaman çizelgesinde nerede olduğunu ve neyin ne zaman yapılması gerektiğini gösteren bir zaman çizelgesini izlemesidir.

Kritik yol analizinin üç adımı vardır:

1. Tüm görevleri bir proje zaman çizelgesine yazın
2. Bu görevlerden hangilerinin aynı anda gerçekleşmesi gerektiğini belirleyin
3. Görev bağımlılıklarını not edin

Bu zaman çizelgesi artık projede daha fazla kaynağa ihtiyaç duyan ve projeyi yolunda tutmak için en önemli noktaları ortaya çıkaracak.

2. Beyin fırtınası

Beyin fırtınası, plandan önceki plan olarak görülebilir. Herhangi bir şey için bir plan, bir yaklaşımı organize etmenin bir yoludur. Ancak bunun iyi yapılabilmesi için önce proje açıkça anlaşılmalı ve onu yönetmek için çeşitli teknikler incelenmelidir. Beyin fırtınası, proje yöneticilerine bir plan çerçevesi oluşturmadan önce resmin tamamını vermek için proje ekibinin kolektif deneyim ve becerilerini kullanan bir araçtır.

Bu nedenle, herhangi bir planlama tekniğinde beyin fırtınası ilk adım olmalıdır. Proje riskini ve hemen ortaya çıkmayan diğer endişeleri belirlemeye yardımcı olabilecek yaratıcı ve yanal bir düşünme biçimidir. Bir planı resmileştirmek ve başarılı bir sonuca ulaşmak için her projenin dayandığı gerekli yapıyı eklemek için zaman olacaktır. Bir beyin fırtınası oturumunun yaratıcı doğası ve tipik proje yönetimi metodolojisine aykırı olması, onu oldukça açıklayıcı bir planlama tekniği haline getirir.

Tek sorun, proje yönetiminde başarılı olan kişilerin genellikle bir şablon içinde en iyi şekilde çalışan tipler olmasıdır. “Kutunun dışında” düşünmelerini sağlamak zor olabilir. Ancak projenize ve ekibinize kendi kaynaklarını genişletmede yardımcı olacaktır. Paydaşları ve diğer uzmanları da beyin fırtınasına dahil etmeyi unutmayın.

İlgili: Proje Planı Nasıl Oluşturulur

3. İş Dökümü Yapısı

Bir başka harika proje planlama yöntemi, projedeki görevleri sıralamanın bir yolu olan iş dökümü yapısıdır (WBS). Yine, bir proje kapsam olarak büyük olduğunda, onu ele almaya yardımcı olur, bu da İKY'nin devreye girdiği yerdir. Adından da anlaşılacağı gibi, İKY daha büyük projeyi yönetilebilir görevlere böler. Bir şeyi potaya koyup ana unsurlarına ayırmak gibi.

Projeyle başlayın, ardından onu parçalara ayırmaya başlayın: önce aşamalara ve sonra bu kilometre taşlarından görevlere. Bir anlamda, projenin sonunda başlıyor ve geriye doğru çalışıyorsunuz. Döküm, görevin boyutunu, ne kadar süreceğini ve bu görevden kimin sorumlu olacağını dikkate alıyor. Başlamak için ücretsiz iş kırılım yapısı şablonumuzu kullanabilirsiniz.

WBS'yi planlama için bir çerçeve olarak düşünün. Proje yapbozunun tüm parçalarının bir resmini sağlar. Bu bilgiyle bir proje yöneticisi, büyük resme ve onu oluşturan daha küçük parçalara sahip olur, böylece artık projeyi yaşam döngüsü boyunca kontrol etmek için harekete geçebilirler. WBS'den, bir çalışma bildirimi ile zamanlama, bütçe ve diğer kaynaklar geliştirilecektir.

4. Gantt Şeması

Proje planlaması için eski yedek Gantt şemasıdır. Onlarca yıldır Gantt şeması, birçok olumlu özelliğini vurgulayan bir esneklik sağlayan bir dizi proje yönetimi yazılımı platformunun özellik setine dahil edilmiştir.

ProjectManager.com, görev listenizi herhangi bir Excel veya CSV elektronik tablosundan veya hatta bir MS Project dosyasından yüklemenize olanak tanıyan çevrimiçi bir Gantt şemasına sahiptir. Bu görev listesi yüklendikten ve sütun adlarını belirledikten sonra, görevler tüm projenin anahattı olan Gantt şemasının sol tarafını doldurur. Başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​eklemek, bu zaman çizelgesinde görevin süresini gösteren bir çizgi oluşturur.

Bir görev diğerine bağımlıysa, ekip üyelerinin görev bağımlılığının farkında olması ve engellenmemesi için bağlanabilir. E-posta bildirimleri, ekip üyelerini yaklaşan son tarihler konusunda otomatik olarak uyaracak şekilde ayarlanabildiğinden, bu aynı zamanda programdaki darboğazları da önler. Bu, projeyi yolunda tutar.

Proje planlandıktan sonra Gantt şeması vermeye devam eder. ProjectManager.com ile çevrimiçi Gantt grafiğimiz proje yöneticisine görevleri atama yeteneği verir. Aynı zamanda, atanan ekip üyelerinin dosyalar ve resimler ekleyebilecekleri yorumlarda özgürce iletişim kurmalarına olanak tanıyan bir işbirliği platformudur. Bu yorumlar hakkında gerçek zamanlı olarak bilgilendirilirler, böylece ekip nerede ve ne zaman olursa olsun iletişim kurabilir. ProjectManager.com'un ücretsiz deneme sürümüyle bugün bu planlama tekniğini deneyin.

5. Sebep ve Etki Şeması

Bu planlama tekniği, bir olayın nedenlerini göstermek için Japon organizasyon teorisyeni Kaoru Ishikawa tarafından oluşturuldu. Ayrıca Ishikawa veya balık kılçığı diyagramı olarak da adlandırılır.

Bir proje boyunca gelişebilecek sorunları toplar ve tanımlar. Bunu yaparak, bu planlama yöntemi proje yöneticilerinin bu sorunlara çözümler bulmasına yardımcı olur. Her projede risk vardır ve bu risklere karşı planlama, projenin planlandığı gibi, maliyetli kesintiler olmadan ilerlemesini sağlamanın başka bir yoludur.

Sebep ve sonuç diyagramı, projenin nihai sonucunu etkileyebilecek herhangi bir ana faktörü temsil eden kemiklerin çizildiği merkezi bir omurgaya sahiptir. Bir beyin fırtınası oturumu sırasında ortaya çıkan sorunları almak ve düzenlemek için kullanılabilir.

Projeyi (veya omurgadan gelen kemikleri) etkileyebilecek faktörler, ekipman veya diğer kaynaklar, yasal bir sorun, yeni teknoloji, eğitim vb. bir proje ve planı üzerinde sahip olabilecekleri neden ve etkinin görünümü.

6. PERT

Program değerlendirme ve inceleme tekniği veya PERT, proje yöneticilerinin bir projenin muhtemelen ne kadar zaman alacağını tahmin etmelerine yardımcı olan bir araçtır. Çizelgeleme, planlama tekniklerinin temel taşlarından biridir, bu nedenle, çizelgenizi daha doğru hale getirmek için PERT gibi bir planlama yöntemine sahip olmanın önemini görebilirsiniz.

Ne kadar çok değişkeni kontrol edebilirseniz, tahmin yaparken o kadar iyi sonuç alırsınız. Ancak bir projeyle uğraşırken o kadar çok bilinmeyen var ki, hedefinize ulaşmak imkansız gibi görünebilir. Ancak PERT'in yaptığı tam da budur: basit istatistiksel yöntemlerle bir projenin karmaşık olasılığını yönetir.

PERT ile görevler, WBS'de olduğu gibi bölünür, ancak bu etkinlikler, görev bağımlılıklarını bağlamak için bir Gantt şemasına eklenir. Bu, projenin karşılıklı bağımlılıklarının bir haritasını oluşturur. Daha sonra her göreve bir tamamlanma süresi tahmini verilir: iyimser (O), görevi tamamlamak için gereken en hızlı olandır; büyük olasılıkla (M), gerekli son tarih; veya karamsar (P), en çok zaman alacaktır.

Her görev için beklenen süre olan E, denklemle türetilir: E = (O + 4M + P)/6. Varyans şu denklemin çözülmesiyle bulunur: V= [(P – O)/ 6] ^2. Her görev için E ve V hesaplandığında, toplam Es, proje için doğru bir zaman tahminidir. Eklenen V'ler beklenen varyansı gösterir.

7. AKILLI Hedefler

Planlama yöntemlerinize yardımcı olabilecek başka bir kısaltma, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı anlamına gelen SMART'tır. Bir projenin planlama sürecinde SMART'ın yaptığı şey, başlamadan önce hedeflerinizin SMART kriterlerine uygun olduğundan emin olmaktır.

Bu, açık ve özlü olduğu gibi spesifik olmaları gerektiği anlamına gelir. Ayrıca ölçülebilir olmalılar, böylece projenizi nicelleştirebilirsiniz. Ulaşılabilirlik açıktır, çünkü proje gökyüzünde bir turta imkansızsa, o zaman büyük olasılıkla başarısız olacaktır.

Son iki baş harf, ilgili içindir; bu, projenin hedeflerinin kuruluşun genel iş stratejisiyle uyumlu olmasını ve bir son teslim tarihi olması gibi zamana bağlı olmasını ifade eder. Projeniz tüm bu noktaları karşılıyorsa, planlamaya başlayabilirsiniz.

ProjectManager.com, planlamayı çok hızlı hale getiren bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Yalnızca elektronik tabloları ve MS Project dosyalarını yüklemekle kalmaz, aynı zamanda yazılıma girdikten sonra, daha ortak bir platform için anında kolayca paylaşılır ve güncellenir. Gerçek zamanlı gösterge panosu proje yöneticilerini ve ekipleri güncel tutar ve paydaşlara raporlamayı kolaylaştırır. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak kendiniz görün.