Her Görev Yönetim Aracının İhtiyaç Duyduğu 4 Şey

Projeler, bir ürün veya hizmet sunan, ancak her projenin temel yapı taşı olan görevleri dışarıda bırakan, başlangıcı ve bitişi olan bir süreçtir. Büyük projeleri tamamlamak, yol boyunca küçük görevlerin üstesinden gelmeyi gerektirir. Ama çok fazla görev var. Genellikle birkaç farklı ekibin sorumlu olduğu birden fazla projede. Tüm bu görevleri ve öngörülemeyen değişkenleri yönetme fikri umutsuz hissettirebilir. Pes etme! Kurtuluş, bir görev yönetimi aracı şeklinde gelir.

Ancak tüm görev yönetimi araçları eşit yaratılmamıştır. Dinamik olan ve bir veya daha fazla takım için bir veya daha fazla projedeki görevleri yerine getirecek özelliklere sahip bir araç arayın. Ağırlığına değecek herhangi bir görev yönetimi aracının dört temel özelliği olacaktır. Olmazsa, aramaya devam edin. Ama eğer öyleyse, hayatınızın çok daha kolaylaşmasına hazırlanın.

1. Yapılacaklar Listesinin Ötesine Geçilmesi Gerekiyor

Yapılacaklar listeleri, görev yönetiminin bel kemiğidir. Görevler yapılmalıdır ve yapılacaklar listesi bunun nasıl olduğunu yönetmek için en temel araçtır. Ama kuşkusuz basit ve basit. Yapılacaklar listesi, kayalara kazınmış mağara resimleri kadar eski olabilir: ye, uyu, ölme.

Basit bir yapılacaklar listesinin günleri öldü. Proje yönetimi bu basit araçtan gelişmiştir. Çevrimiçi bir görev yönetimi yazılımının parçası olan bir görev listeniz olduğunda, birdenbire artık Taş Devri'nde değilsiniz.

Görevler Daha Büyük Bir Şeyin Parçasıdır

Görevler adalar değildir, daha büyük bir proje ortamının parçasıdırlar. Bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımı olan ProjectManager ile, işler daha verimli hale getirmek için projeye örülür.

Örneğin, görevlerin son tarihleri ​​vardır. ProjectManager'da bu son tarihler, ekip üyelerine yolda kalmalarını sağlamak için otomatik bildirimler gönderir. Ayrıca proje yöneticilerine gönderilirler, böylece işin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak görebilirler. İş akışını iyileştirmek için öncelikler de ayarlanabilir. Gerekirse, bazı görevler göz ardı edilebilir. Özellikle başka bir ekip üyesine atanmışlarsa ve proje yöneticisi tarafından gözetim altındalarsa.

2. Görev Yönetim Aracınızın E-posta Uyarılarına İhtiyacı Var

E-posta uyarıları, yapılacaklar listesi ile çevrimiçi görev yönetimi aracı arasındaki temel farklardan biridir.

Herhangi bir projenin Aşil topuğu nedir? Gecikmiş görevler. Kısa sürede sarmal bir proje gönderebilirler: programları geciktirmek, kaynakları engellemek ve bütçeleri zorlamak. Nadir bir durum değil. Tüm proje yöneticileri geçmişte bu konularla ilgilendi. Ancak bu, norm haline gelmeleri gerektiği anlamına gelmez.

İlgili: 5 Takım Verimliliği Engelleyicileri ve Bunların Üstesinden Gelme

Hepimizin anlayabileceği bir bağlamda koymak gerekirse, çok az kişi çalar saat kullanmadan uyanabilir ve zamanında çalışabilir. Erteleme düğmesine basabiliriz, ama bu bize bağlı. Alarm, harekete geçmemizi ve güne başlamamızı hatırlatmak için orada. Ancak e-posta bildirimlerini rahatsız edici hatırlatıcılar olarak düşünmeyin. Proje yöneticilerinin ve ekiplerinin büyük resmin farkında olmaları ve sorumlu oldukları kısa vadeli görevlerle teması kaybetmemeleri için başka bir araçtır.

Daha İyi Görev Yönetimi için Gerçek Zamanlı Güncellemeler

ProjectManager, gecikmiş görevler için uyarılar ayarlamanıza veya bir ekip üyesi bir görev hakkında yorum yaptığında veya durumunu güncellediğinde sizi bilgilendirmek için bir uyarı ayarlamanıza olanak tanır. Bu şekilde, bir sorun varsa, sorun haline gelmeden önce bileceksiniz.

Görevleri otomatikleştirmek, bildirimlerle projeyi zamanında tutmak kolaydır. Ayrıca, iletişim görev düzeyinde gerçekleşebilir. Bir yorum eklendiğinde ekip üyeleri e-posta ile uyarılabilir. Bir göreve resim veya belge gibi dosyalar eklemek işbirliğini teşvik eder.

İlgili: 2020'nin En İyi Görev Yönetimi Yazılımı

3. Kanban Görev Yönetimi

Kanban, görevleri yapmak, yapmak ve yapmak gibi başlıklar içeren sütunlar içeren bir pano aracılığıyla yöneten görsel bir iş akışı sürecidir. Bu sütunların her birinin altında kartlar bulunur. Her kart bir görevdir. Bunun işi organize etmeye nasıl yardımcı olduğunu ve herkesi aynı sayfada tuttuğunu görebilirsiniz. Özellikle hepsi ProjectManager gibi bir çevrimiçi görev yönetimi aracı kullanarak işbirliği yapıyorsa.

Görev yönetimi yönteminiz bir Kanban özelliği içermiyorsa, o eski mağara adamı benzetmesini tekrar kullanmamıza izin vermeyin. Kanban, işbirliğinin sürekli olacağı çok yönlü projeler için harikadır.

Görsel Çalışanlar için Kanban Panoları

Aynı zamanda görsel öğrenenler için harika bir araçtır. Howard Gardner'a göre, birçok farklı zeka türü vardır. Bazı insanlar sözlü gelenek yoluyla daha iyi öğrenir, bazıları ise anlamak için metni okumaya ihtiyaç duyar. Sonra kanbanın bir nimet olduğu görsel öğrenenler var. Elbette, ekibinizin reklam öğelerinin bu araca yanıt verme olasılığı daha yüksektir. Mutlu ekipler üretken ekiplerdir.

ProjectManager'da kanban panoları vardır, ancak bu, görevleriniz için birçok görünümden yalnızca biridir. Görev listeleri, Gantt çizelgeleri ve hatta bir takvim görünümü vardır. Kullanıcılar görünümler arasında geçiş yapabilir, en sevdiklerini seçebilir veya o anda en yararlı olanı arasında geçiş yapabilir.

4. Görev Listesini Bir Projeye Dönüştürün

Görevler genellikle ilerlemek için birbirine bağlıdır. Her zaman daha büyük projenin bir parçasıdırlar, bu da projenin aşamaları boyunca ele alındıkları anlamına gelir. Bir proje için planlama, proje çıktılarıyla ilgili olduklarından, bir iş kırılım yapısında (WBS) toplanan görevlere dayanır.

Bu nedenle, görev yönetimi aracının, projenin her yönünü kontrol etmeye yardımcı olan bir dizi yazılım özelliğinin parçası olması ideal olmaz mıydı? ProjectManager bir görev listesi alabilir ve onu daha iyi yönetmek için ihtiyacınız olan tüm araçlarla tamamlanmış bir proje haline getirebilir.

Projeyi MS Project gibi hacimli ve pahalı yazılımlarda başlatmış olsanız veya görev listeniz bir elektronik tabloda özetlenmiş olsa bile, bu Excel veya CSV dosyasını doğrudan ProjectManager'a aktarabilirsiniz. Sütun başlıklarını ve görev süresini seçmeniz istenecek, ardından basit yapılacaklar listeniz çevrimiçi Gantt grafiğimizi dolduracaktır.

Çevrimiçi Gantt Şemaları İlgili Görevleri Projelere Dönüştürebilir

Ekranınızın sol tarafında elektronik tablo ve sağda renkli çizgilerle düzenlenmiş, başlangıç ​​tarihinde başlayan ve son teslim tarihi ile biten görevlerin yer aldığı bir zaman çizelgesi olacaktır. Artık ekip üyelerine görevler atayabilir ve bildirimler ayarlayabilirsiniz.

Ama çok daha fazlası var. Bağımlılıklar oluşturmak için görevleri birbirine bağlamak, darboğazları ve engellenen ekip üyelerini en aza indirmeye yardımcı olarak verimliliği artırır. Ayrıca, son teslim tarihlerinin değişmesi gerekiyorsa, tek tek görevin zaman çizelgesine tıklayıp yeni tarih ve saate bırakmak kadar basittir. Bu kadar kolay. Artık yapılacaklar listesi, dinamik bir görev listesinden daha fazlasıdır, daha büyük projenin temel bir parçasıdır.

Görevler, bir projede akan kanlardır. Görevleri ne kadar iyi yönetirseniz, proje o kadar sağlıklı olur ve başarıyla sonuçlanma olasılığı o kadar artar. ProjectManager, görevler, ekipler ve iş akışı üzerinde size en fazla kontrolü sağlayan çevrimiçi görev yönetimi araçlarına sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak çevrimiçi Gantt çizelgelerimizin ve kanban panolarımızın görevleri daha iyi yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğini görün.