7 bewährte Planungstechniken für bessere Projekte

Ein Projekt ohne Plan ist wie ein Auto ohne Fahrer. Der Projektplan ist der Leitfaden, der einen Projektmanager vom Konzept bis zur Ausführung und ein fertiges Produkt an seinen Bestimmungsort bringt. Es gibt ein Argument, dass ein Projektplan alles andere in einem Projekt ersetzt.

Das ist zwar etwas übertrieben, beweist aber den rhetorischen Punkt, dass die Planung für ein Projekt entscheidend ist. Egal, ob Sie neu im Projektmanagement sind oder ein Geselle mit jahrelanger Erfahrung auf dem Buckel haben, es gibt immer mehr Planungstools und -techniken zu lernen.

Es gibt möglicherweise so viele Planungsmethoden wie Projekte, daher haben wir den potenziellen Topf an Planungstechniken auf sieben wesentliche Zutaten reduziert, die Ihren nächsten Projektplan zu einem Fest für Ihr Team und Ihre Stakeholder machen.

1. Analyse des kritischen Pfads

Die Planung eines einfachen Projekts hat seine Hürden zu überwinden: Wenn dieses Projekt jedoch komplex ist, kann sich die Planung fast unüberwindbar anfühlen. Hier bietet sich eine Planungstechnik wie die Critical Path Analysis an. Es ist eine Planungsmethode, die für Projekte mit vielen Aufgaben entwickelt wurde, insbesondere wenn es solche gibt, die gleichzeitig erledigt werden und voneinander abhängig sind.

Die Analyse des kritischen Pfads hilft Ihnen festzustellen, ob einige Aufgaben parallel ausgeführt werden können, wie die Reihenfolge der Aufgaben aussehen sollte, und sie zu priorisieren. Dies nimmt ein kompliziertes Projekt und findet den effizientesten Weg durch es. Das liegt daran, dass die Analyse des kritischen Pfads einer Zeitleiste folgt, die zeigt, wo sich Aufgaben im Zeitplan befinden und was wann erledigt werden muss.

Die Analyse des kritischen Pfads besteht aus drei Schritten:

1. Schreiben Sie alle Aufgaben auf einer Projektzeitleiste auf
2. Identifizieren Sie, welche dieser Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden müssen
3. Beachten Sie die Aufgabenabhängigkeiten

Diese Zeitachse zeigt nun die Stellen im Projekt auf, die mehr Ressourcen benötigen, und diejenigen, die am wichtigsten sind, um das Projekt auf Kurs zu halten.

2. Brainstorming

Brainstorming kann als der Plan vor dem Plan angesehen werden. Ein Plan für alles ist eine Möglichkeit, einen Ansatz zu organisieren. Aber bevor das gut gemacht werden kann, muss das Projekt klar verstanden und die verschiedenen Techniken zu seiner Verwaltung untersucht werden. Brainstorming ist ein Werkzeug, das die kollektiven Erfahrungen und Fähigkeiten des Projektteams nutzt, um Projektmanagern ein vollständiges Bild zu geben, bevor sie versuchen, es in einen Plan zu fassen.

Daher sollte Brainstorming der erste Schritt in jeder Planungstechnik sein. Es ist eine kreative und laterale Denkweise, die helfen kann, Projektrisiken und andere Bedenken zu identifizieren, die nicht sofort offensichtlich sind. Es wird Zeit bleiben, einen Plan zu formalisieren und die erforderliche Struktur hinzuzufügen, auf der jedes Projekt beruht, um ein erfolgreiches Ende zu erreichen. Der kreative Charakter einer Brainstorming-Sitzung und die Tatsache, dass sie der typischen Projektmanagement-Methodik widerspricht, machen sie zu einer sehr aufschlussreichen Planungstechnik.

Das einzige Problem ist, dass Menschen, die sich im Projektmanagement auszeichnen, oft die Typen sind, die am besten innerhalb einer Vorlage arbeiten. Sie dazu zu bringen, „out of the box“ zu denken, kann sich als Herausforderung erweisen. Aber es wird Ihrem Projekt und Ihrem Team helfen, die eigenen Ressourcen zu erweitern. Vergessen Sie nicht, auch Stakeholder und andere Experten in das Brainstorming einzubeziehen.

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3. Projektstrukturplan

Eine weitere großartige Projektplanungsmethode ist der Projektstrukturplan (WBS), der eine Möglichkeit darstellt, Aufgaben im Projekt zu ordnen. Auch hier hilft es, wenn ein Projekt einen großen Umfang hat, es in den Griff zu bekommen, und hier kommt der PSP ins Spiel. Wie der Name schon sagt, zerlegt der PSP das größere Projekt in überschaubare Aufgaben. Es ist, als würde man etwas in einen Schmelztiegel geben und es in seine Grundelemente zerlegen.

Beginnen Sie mit dem Projekt und gliedern Sie es dann auf: zuerst in Phasen und dann ausgehend von diesen Meilensteinen in Aufgaben. In gewisser Weise fangen Sie am Ende des Projekts an und arbeiten rückwärts. Die Aufschlüsselung berücksichtigt die Größe der Aufgabe, wie lange sie dauern wird und wer für diese Aufgabe verantwortlich sein wird. Sie können unsere kostenlose Projektstrukturplan-Vorlage verwenden, um loszulegen.

Stellen Sie sich den WBS als Rahmen für die Planung vor. Es bietet ein Bild aller Teile des Projektpuzzles. Mit diesem Wissen hat ein Projektmanager das große Ganze und die kleineren Teile, aus denen es besteht, und kann nun handeln, um das Projekt im Laufe seines Lebenszyklus zu steuern. Aus dem WBS entwickelt sich eine Leistungsbeschreibung sowie Zeitplanung, Budget und andere Ressourcen.

4. Gantt-Diagramm

Das alte Standbein für die Projektplanung ist das Gantt-Diagramm. Seit Jahrzehnten gehört das Gantt-Diagramm zum Funktionsumfang einer Reihe von Projektmanagement-Softwareplattformen, was ihm eine Flexibilität verleiht, die seine vielen positiven Eigenschaften hervorhebt.

ProjectManager.com verfügt über ein Online-Gantt-Diagramm, mit dem Sie Ihre Aufgabenliste aus einer beliebigen Excel- oder CSV-Tabelle oder sogar einer MS Project-Datei hochladen können. Sobald diese Aufgabenliste hochgeladen ist und Sie die Spaltennamen festgelegt haben, füllen die Aufgaben die linke Seite des Gantt-Diagramms, das eine Gliederung für das gesamte Projekt darstellt. Durch das Hinzufügen von Start- und Enddaten wird eine Linie auf dieser Zeitachse erstellt, die die Dauer der Aufgabe veranschaulicht.

Wenn eine Aufgabe von einer anderen abhängig ist, kann sie verknüpft werden, sodass Teammitglieder sich der Aufgabenabhängigkeit bewusst sind und nicht blockiert werden. Dies vermeidet auch Engpässe im Zeitplan, da E-Mail-Benachrichtigungen so eingestellt werden können, dass Teammitglieder automatisch auf bevorstehende Fristen aufmerksam gemacht werden. Das hält das Projekt auf Kurs.

Sobald das Projekt geplant ist, gibt das Gantt-Diagramm weiter. Bei ProjectManager.com gibt unser Online-Gantt-Diagramm dem Projektmanager die Möglichkeit, die Aufgaben zuzuweisen. Es ist auch eine Kollaborationsplattform, die es den zugewiesenen Teammitgliedern ermöglicht, frei in Kommentaren zu kommunizieren, wo sie Dateien und Bilder anhängen können. Sie werden in Echtzeit über diese Kommentare benachrichtigt, sodass das Team unabhängig von Ort und Zeit kommunizieren kann. Probieren Sie diese Planungstechnik noch heute mit einer kostenlosen Testversion von ProjectManager.com aus.

5. Ursache-Wirkungs-Diagramm

Diese Planungstechnik wurde von Kaoru Ishikawa, einem japanischen Organisationstheoretiker, entwickelt, um die Ursachen eines Ereignisses aufzuzeigen. Es wird auch als Ishikawa- oder Fischgrätendiagramm bezeichnet.

Es sammelt und identifiziert Probleme, die sich im Laufe eines Projekts entwickeln können. Auf diese Weise hilft diese Planungsmethode Projektmanagern, Lösungen für diese Probleme zu finden. Jedes Projekt ist mit Risiken verbunden, und die Planung gegen diese Risiken ist eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass das Projekt wie geplant und ohne kostspielige Unterbrechungen abläuft.

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm hat ein zentrales Rückgrat, aus dem Knochen gezogen werden, die jeden wichtigen Faktor darstellen, der sich auf das Endergebnis des Projekts auswirken könnte. Es kann verwendet werden, um die Probleme aufzugreifen, die während einer Brainstorming-Sitzung aufgekommen sind, und sie zu organisieren.

Die Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken könnten (oder die Bones, die aus dem Backbone stammen), könnten Ausrüstung oder andere Ressourcen, ein rechtliches Problem, neue Technologien, Schulungen usw. sein. Jeder dieser Bones wird dann in noch kleinere Bones unterteilt, um einen vollständigen zu erhalten Blick auf die Ursache und Wirkung, die sie auf ein Projekt und seinen Plan haben könnten.

6. PERT

Programmevaluation and Review Technique oder PERT ist ein Werkzeug, um Projektmanagern dabei zu helfen, die Zeit einzuschätzen, die ein Projekt voraussichtlich dauern wird. Die Planung ist eine der Säulen der Planungstechniken, daher können Sie sehen, wie wichtig es ist, eine Planungsmethode wie PERT zu haben, um Ihren Zeitplan genauer zu machen.

Je mehr Variablen Sie kontrollieren können, desto besser ist Ihr Ergebnis beim Schätzen. Aber es gibt so viele Unbekannte, wenn man sich mit einem Projekt befasst, dass es sich unmöglich anfühlen kann, sein Ziel zu erreichen. Aber genau das macht PERT: Es verwaltet die komplexe Wahrscheinlichkeit eines Projekts mit einfachen statistischen Methoden.

Mit PERT werden Aufgaben wie beim WBS aufgeschlüsselt, aber diese Aktivitäten zu einem Gantt-Diagramm hinzugefügt, um die Aufgabenabhängigkeiten zu verknüpfen. Dadurch entsteht eine Landkarte der Abhängigkeiten des Projekts. Jeder der Aufgaben wird dann eine Schätzung der Zeit bis zur Fertigstellung gegeben: optimistisch (O) ist die schnellste Zeit, um die Aufgabe abzuschließen; höchstwahrscheinlich (M), die erforderliche Frist; oder pessimistisch (P), was die längste Zeitdauer ist.

E, die erwartete Zeit für jede Aufgabe, wird durch die Gleichung abgeleitet: E = (O + 4M + P)/6. Die Varianz wird durch Lösen dieser Gleichung ermittelt: V= [(P – O)/ 6] ^2. Wenn E und V für jede Aufgabe berechnet werden, ist das Gesamt-Es eine genaue Zeitschätzung für das Projekt. Die hinzugefügten Vs zeigen die erwartete Varianz.

7. SMART-Ziele

Ein weiteres Akronym, das Ihnen bei Ihren Planungsmethoden helfen kann, ist SMART, das für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden steht. Was SMART im Planungsprozess eines Projekts tut, ist sicherzustellen, dass Ihre Ziele den SMART-Kriterien entsprechen, bevor Sie beginnen.

Das bedeutet, dass sie spezifisch sein sollten, also klar und prägnant. Sie müssen auch messbar sein, damit Sie Ihr Projekt quantifizieren können. Erreichbar ist offensichtlich, denn wenn das Projekt eine absolute Unmöglichkeit ist, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es scheitern wird.

Die letzten beiden Initialen stehen für relevant, was darauf hindeutet, dass die Projektziele an der allgemeinen Geschäftsstrategie der Organisation ausgerichtet und zeitgebunden sind, wie z. B. eine Frist. Erfüllt Ihr Projekt alle diese Punkte, dann können Sie mit der Planung beginnen.

ProjectManager.com ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die die Planung zum Kinderspiel macht. Es lädt nicht nur Tabellenkalkulationen und MS Project-Dateien hoch, sondern können sie, sobald sie in der Software sind, einfach geteilt und sofort aktualisiert werden, um eine kollaborativere Plattform zu schaffen. Das Echtzeit-Dashboard hält Projektmanager und Teams auf dem Laufenden und erleichtert die Berichterstattung an die Beteiligten. Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.