7 تقنيات تخطيط مثبتة لمشاريع أفضل

مشروع بدون خطة هو مثل سيارة بدون سائق. خطة المشروع هي الدليل الذي يحصل على مدير المشروع من المفهوم إلى التنفيذ ، والمنتج النهائي في وجهته. هناك حجة مفادها أن خطة المشروع تحل محل كل شيء آخر في المشروع.

في حين أن هذا نوع من المبالغة ، إلا أنه يثبت النقطة البلاغية التي مفادها أن التخطيط لمشروع ما أمر بالغ الأهمية. لذلك ، سواء كنت جديدًا في إدارة المشاريع أو رائدًا متمرسًا لديه سنوات من الخبرة تحت حزامك ، فهناك دائمًا المزيد من أدوات التخطيط والتقنيات التي يمكنك تعلمها.

من المحتمل أن يكون هناك العديد من طرق التخطيط مثل المشاريع ، لذلك قمنا بتلخيص الوعاء المحتمل لتقنيات التخطيط إلى سبعة مكونات أساسية ستجعل خطة مشروعك القادم وليمة لفريقك وأصحاب المصلحة.

1. تحليل المسار الحرج

التخطيط لمشروع بسيط له عقبات يجب إزالتها: ولكن عندما يكون هذا المشروع معقدًا ، يمكن أن يشعر التخطيط بأنه لا يمكن التغلب عليه تقريبًا. هذا هو المكان الذي يكون فيه أسلوب التخطيط مثل تحليل المسار الحرج مفيدًا. إنها طريقة تخطيط مصممة لمعالجة المشاريع التي تحتوي على العديد من المهام ، خاصةً عندما تكون هناك مهام يتم تنفيذها في نفس الوقت وتعتمد على بعضها البعض.

سيساعدك تحليل المسار الحرج في تحديد ما إذا كان يمكن تشغيل بعض المهام بشكل متوازي ، وما هو تسلسل المهام ، بالإضافة إلى تحديد أولوياتها. هذا يأخذ مشروعًا معقدًا ويجد المسار الأكثر كفاءة من خلاله. ذلك لأن تحليل المسار الهام يتبع مخططًا زمنيًا يوضح مكان المهام في الجدول وما يجب القيام به ومتى.

هناك ثلاث خطوات لتحليل المسار الحرج:

1. اكتب جميع المهام في الجدول الزمني للمشروع
2. حدد أي من هذه المهام يجب أن تحدث في نفس الوقت
3. لاحظ تبعيات المهمة

سيعرض هذا الجدول الزمني الآن النقاط في المشروع التي تحتاج إلى المزيد من الموارد وتلك الأكثر أهمية لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

2. العصف الذهني

يمكن النظر إلى العصف الذهني كخطة قبل الخطة. خطة أي شيء هي وسيلة لتنظيم نهج. ولكن قبل أن يتم ذلك بشكل جيد ، يجب أن يكون المشروع مفهوماً بوضوح وفحص التقنيات المختلفة لإدارته. العصف الذهني هو أداة تستخدم الخبرة والمهارات الجماعية لفريق المشروع من أجل إعطاء مديري المشروع الصورة الكاملة قبل أن يحاولوا تأطيرها في خطة.

لذلك ، يجب أن يكون العصف الذهني هو الخطوة الأولى في أي تقنية تخطيط. إنها طريقة إبداعية وجانبية للتفكير يمكن أن تساعد في تحديد مخاطر المشروع والمخاوف الأخرى التي لا تظهر على الفور. سيكون هناك وقت لإضفاء الطابع الرسمي على الخطة وإضافة الهيكل المطلوب الذي يعتمد عليه كل مشروع للوصول إلى نهاية ناجحة. إن الطبيعة الإبداعية لجلسة العصف الذهني ، وحقيقة أنها تتعارض مع منهجية إدارة المشروع النموذجية ، تجعلها تقنية تخطيط كاشفة للغاية.

المشكلة الوحيدة هي أن الأشخاص الذين يتفوقون في إدارة المشاريع هم غالبًا الأنواع التي تعمل بشكل أفضل داخل القالب. حملهم على التفكير "خارج الصندوق" يمكن أن يشكل تحديًا. لكنها ستساعد مشروعك وفريقك على توسيع مواردهم الخاصة. لا تنسَ إشراك أصحاب المصلحة وغيرهم من الخبراء في العصف الذهني أيضًا.

ذات صلة: كيفية إنشاء خطة المشروع

3. هيكل تنظيم العمل

طريقة أخرى رائعة لتخطيط المشروع هي هيكل تقسيم العمل (WBS) ، وهي طريقة لتصنيف المهام في المشروع. مرة أخرى ، عندما يكون المشروع كبيرًا في نطاقه ، فإنه يساعد في التعامل معه ، وهنا يأتي دور WBS. كما يوحي الاسم ، يقسم WBS المشروع الأكبر إلى مهام يمكن إدارتها. إنه مثل وضع شيء ما في بوتقة وتقسيمه إلى عناصره الأساسية.

ابدأ بالمشروع ، ثم ابدأ في تقسيمه: أولاً إلى مراحل ثم من تلك المعالم ، إلى مهام. بمعنى ما ، أنت تبدأ في نهاية المشروع وتعمل بشكل عكسي. يأخذ التقسيم في الاعتبار حجم المهمة والمدة التي ستستغرقها ومن سيكون مسؤولاً عن هذه المهمة. يمكنك استخدام قالب هيكل تنظيم العمل المجاني للبدء.

فكر في WBS كإطار عمل للتخطيط. يوفر صورة لجميع قطع أحجية المشروع. من خلال هذه المعرفة ، يمتلك مدير المشروع الصورة الكبيرة والأجزاء الأصغر التي تتكون منها ، حتى يتمكن الآن من التحكم في المشروع على مدار دورة حياته. من WBS ، سيتم تطوير بيان العمل ، بالإضافة إلى الجدولة والميزانية والموارد الأخرى.

4. مخطط جانت

الاستعداد القديم لتخطيط المشروع هو مخطط جانت. لعقود من الزمان ، تم تضمين مخطط جانت في مجموعة الميزات الخاصة بعدد كبير من منصات برامج إدارة المشاريع ، مما منحه مرونة تؤكد على سماته الإيجابية العديدة.

يحتوي موقع ProjectManager.com على مخطط جانت عبر الإنترنت يسمح لك بتحميل قائمة المهام الخاصة بك من أي جدول بيانات Excel أو CSV أو حتى ملف MS Project. بمجرد تحميل قائمة المهام هذه ، وتعيين أسماء الأعمدة ، تملأ المهام الجانب الأيسر من مخطط جانت ، وهو مخطط تفصيلي للمشروع بأكمله. تؤدي إضافة تاريخي البدء والانتهاء إلى إنشاء سطر عبر هذا المخطط الزمني يوضح مدة المهمة.

إذا كانت مهمة ما تعتمد على أخرى ، فيمكن ربطها ، بحيث يكون أعضاء الفريق على دراية بتبعية المهمة ولا يتم حظرهم. يؤدي هذا أيضًا إلى تجنب الاختناقات في الجدول الزمني ، حيث يمكن تعيين إشعارات البريد الإلكتروني لتنبيه أعضاء الفريق تلقائيًا بالمواعيد النهائية القادمة. هذا يبقي المشروع على المسار الصحيح.

بمجرد التخطيط للمشروع ، يستمر مخطط جانت في العطاء. باستخدام ProjectManager.com ، يمنح مخطط جانت عبر الإنترنت مدير المشروع القدرة على تعيين المهام. إنها أيضًا منصة تعاون ، تتيح لأعضاء الفريق المعينين التواصل بحرية في التعليقات ، حيث يمكنهم إرفاق الملفات والصور. يتم إخطارهم بهذه التعليقات في الوقت الفعلي ، حتى يتمكن الفريق من التواصل بغض النظر عن المكان أو في أي وقت. جرب تقنية التخطيط هذه اليوم مع نسخة تجريبية مجانية من ProjectManager.com.

5. مخطط السبب والنتيجة

تم إنشاء تقنية التخطيط هذه بواسطة كاورو إيشيكاوا ، وهو مُنظِّر تنظيمي ياباني ، لإظهار أسباب حدث ما. ويسمى أيضًا مخطط إيشيكاوا أو مخطط عظم السمكة.

إنه يجمع ويحدد القضايا التي يمكن أن تتطور على مدار المشروع. من خلال القيام بذلك ، تساعد طريقة التخطيط هذه مديري المشاريع على إيجاد حلول لتلك المشاكل. هناك مخاطر متأصلة في كل مشروع ، والتخطيط ضد هذه المخاطر هو طريقة أخرى للتأكد من أن المشروع يسير كما هو مخطط له ، دون انقطاعات مكلفة.

يحتوي مخطط السبب والنتيجة على عمود فقري مركزي يتم رسم العظام منه والتي تمثل أي عامل رئيسي قد يؤثر على النتيجة النهائية للمشروع. يمكن استخدامه لتناول تلك المشكلات التي ظهرت أثناء جلسة العصف الذهني وتنظيمها.

يمكن أن تكون العوامل التي يمكن أن تؤثر على المشروع (أو العظام التي تأتي من العمود الفقري) هي المعدات أو الموارد الأخرى ، أو مشكلة قانونية ، أو تقنية جديدة ، أو تدريب ، وما إلى ذلك. عرض السبب والنتيجة التي قد يكون لها على المشروع وخطته.

6. بيرت

تقنية تقييم ومراجعة البرنامج أو PERT هي أداة لمساعدة مديري المشاريع على تقدير مقدار الوقت الذي من المحتمل أن يستغرقه المشروع. الجدولة هي إحدى ركائز تقنيات التخطيط ، لذا يمكنك أن ترى أهمية وجود طريقة تخطيط مثل PERT لجعل جدولك أكثر دقة.

كلما زاد عدد المتغيرات التي يمكنك التحكم فيها ، كانت نتيجتك أفضل عند التقدير. ولكن هناك الكثير من الأمور المجهولة عند التعامل مع مشروع ما لدرجة أنه من المستحيل تحقيق هدفك. ولكن هذا ما يفعله بيرت تمامًا: فهو يدير الاحتمالية المعقدة لمشروع بأساليب إحصائية بسيطة.

باستخدام PERT ، يتم تقسيم المهام كما هو الحال مع WBS ، ولكن إضافة هذه الأنشطة إلى مخطط جانت لربط تبعيات المهام. يؤدي هذا إلى إنشاء خريطة لترابط المشروع. ثم يتم إعطاء كل مهمة تقديرًا للوقت المستغرق لإكمالها: متفائل (O) ، كونها الأسرع في إكمال المهمة ؛ على الأرجح (M) ، الموعد النهائي المطلوب ؛ أو متشائم (P) ، لكونه أطول وقت سوف يستغرقه الأمر.

E ، كونه الوقت المتوقع لكل مهمة ، مشتق من المعادلة: E = (O + 4M + P) / 6. تم العثور على التباين من خلال حل هذه المعادلة: V = [(P - O) / 6] ^ 2. عندما يتم حساب E و V لكل مهمة ، فإن إجمالي Es هو تقدير زمني دقيق للمشروع. تظهر V المضافة التباين المتوقع.

7. أهداف SMART

اختصار آخر يمكن أن يساعد في أساليب التخطيط الخاصة بك هو SMART ، والذي يرمز إلى مصطلح محدد وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وذو صلة ومحدود زمنيًا. ما تفعله SMART أثناء عملية التخطيط لمشروع ما هو التأكد ، قبل أن تبدأ ، من أن أهدافك تتناسب مع معايير SMART.

هذا يعني أنها يجب أن تكون محددة ، كما هي واضحة وموجزة. يجب أيضًا أن تكون قابلة للقياس ، حتى تتمكن من تحديد مشروعك. من الواضح أنه يمكن تحقيقه ، لأنه إذا كان المشروع مستحيلًا في السماء ، فإن الاحتمالات ستفشل.

الحرفان الأوليان الأخيران خاصان بالموضوع ، وهو ما يتحدث عن أهداف المشروع التي تتماشى مع استراتيجية العمل العامة للمؤسسة ، والمحددة زمنيًا ، كما هو الحال في وجود موعد نهائي. إذا كان مشروعك يلبي كل هذه النقاط ، فيمكنك البدء في التخطيط.

ProjectManager.com هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يجعل التخطيط أمرًا سهلاً. لا يقتصر الأمر على تحميل جداول البيانات وملفات MS Project ، ولكن بمجرد دخول البرنامج ، يسهل مشاركتها وتحديثها على الفور ، لمنصة أكثر تعاونًا. تحافظ لوحة التحكم في الوقت الفعلي على تحديث مديري المشاريع وفرقها وتجعل إعداد التقارير لأصحاب المصلحة أمرًا سهلاً. انظر بنفسك من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.