Proje Yönetiminde Zaman Tahmini: İpuçları ve Teknikler

“Keşke daha fazla zaman olsaydı” diye yakınır. Proje yöneticileri bu üzücü şarkıyı söyler, ancak koronun katılmasını beklemeyin. Projenin programına uymak, üçlü kısıtlamanın üç ucundan biridir.

Zaman tüm projeleri yönetir. Paydaşlardan ekip üyelerine kadar dahil olan herkes için büyük önem taşımaktadır. Saat her zaman işliyor. Bir proje yöneticisinin yapabileceği en iyi şey, projeyi tatmin edici bir şekilde tamamlamanın ne kadar süreceğine dair doğru bir zaman tahmini geliştirmektir.

Zaman Tahmini Önemlidir

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) tarafından 2018 yılında yapılan bir araştırma, başarısız projelerin yüzde 25'inin temel nedeninin zayıf zaman tahmini olduğunu belirtti. Bu ihtimallerle, saati nasıl durduracağını bilen kişi süper bir proje yöneticisi olacak.

Zamanı durdurmak imkansız olsa da, projenin sonuyla ilgili olduğu için yaklaşan yaklaşımının üstesinden gelmek mümkündür. Proje görevlerinin tamamlanmasının ne kadar zaman alacağını belirlemek için geleceğe bakmak, bir tahminde bulunmayı sağlar. Ama bu büyücülük değil, iyi uygulanmış proje yönetimi teknikleri.

Peki, daha iyi zaman tahmini için bu ipuçları ve tekniklerden bazıları nelerdir? Basitten karmaşığa doğru koşarlar. Aşağıda denenmiş ve gerçek olanlardan bazılarını listeledik. Proje yönetimi tarzınıza en uygun olanı görün.

Planlama Yanılgısına Düşmeyin

Planlama yanılgısı, insanların bir görevi tamamlamak için gereken süreyi hafife almalarına yönelik psikolojik bir eğilimi ifade eder. İnsanlar genellikle hesaplamalarına tarihsel verileri almayı ihmal ederler ve sadece yapılması gerekenleri düşünürler, bu da tahminleri yanlış bilgilendirir.

Tahminlerdeki aksiliklere genellikle iki faktör neden olur: geçmiş veriler (geçmişte bir görevin ne kadar sürdüğünü geriye dönüp bakmamak) ve ileriye giden yolu karmaşıklaştıracak hiçbir engel olmayacağını varsaymak. İkincisi, başka bir psikolojik terim olan iyimserlik yanlılığı ile tanımlanır.

Tüm bu psikolojik profillemeden çıkarılacak ana ders, bağırsaklarımızın zayıf bir zaman tahmincisi olduğudur. Proje yöneticileri sezgiyi hesaba katabilir, ancak bir zamanlamayı kesin verilerle yedeklemek daha iyidir. Bu tür sabit veri türlerinden birkaçına daha yakından bakalım.

Tarihsel veri

Birincisi, tarihsel verilerdir, bu da şunu söylemenin süslü bir yolu: Bunu yapan ilk kişi siz değilsiniz. Öyleyse geçmiş örneklere bakın ve ne kadar sürdüğünü görün. Anekdotlardan daha fazlası, tarihi veriler, belirli bir konuyla ilgili geçmiş olaylar ve koşullar hakkında bilgidir. Bu verilerin analizi bilgilendiricidir.

Tarihsel veriler de geniştir. Hangi konuyla ilgili olursa olsun çevresinde geniş bir ağdır. Burada basın bültenlerinden finansal raporlara, günlük dosyalarına ve proje ve ürün belgelerine kadar bir dizi bilgi olabilir.

Tutarlı bir zaman tahminine sahip olmak için geçmiş veriler önemlidir, ancak ucuz değildir. Geçmiş verileri toplamak para, zaman ve çaba gerektirir. Ancak az miktarda tarihsel veri bile hiç olmamasından iyidir, çünkü emsallere işaret eder ve projenin tamamlanması için gereken süreyi tahmin etme açısından daha doğru bir yol üzerinde planlamaya yol açabilir.

Ne Yapılması Gerektiğini Bilin

Bununla birlikte, geçmiş veriler ancak bir proje yöneticisinin paydaşlarla önceden bir araya gelmesi ve projenin amaç ve hedeflerinin gerçekte ne olduğunu net bir şekilde anlaması durumunda işe yarar. Bu, projenin tam olarak anlaşılmasına yönelik yalnızca ilk adımdır.

Projeyi başarıyla tamamlamak için gerekli görevleri belirlemeye yardımcı olabilecek birçok araç vardır ve daha doğru bir çizelge ortaya çıkabilir. Bu araçlardan sadece biri, proje çıktılarını almanın ve bunları küçük görevlere ayırmanın bir yolu olan bir iş dökümü yapısıdır (WBS). Bu sadece işi daha yönetilebilir kılmakla kalmaz; zaman tahminlerinde yardımcı olur.

Zamanı İyi Takip Edin

Ancak bir proje yalnızca görevleri yürütmek değildir. Zamanı tüketen, görünüşte önemsiz başka faaliyetler de var. Hem ekiple hem de paydaşlara raporlama yapmak için gereken süreyi eklemeyi unutmayın. Ayrıca genel olarak iletişim, test etme ve proje aşamaları boyunca gerçekleşen diğer faaliyetler de vardır.

Projenizde harcanan zamanı izlemek için ProjectManager.com'un zaman çizelgesi yazılımını kullanmayı düşünün. Bu şekilde gelecekteki görevler ve projeler için daha iyi tahminler yapabilirsiniz. Ayrıca, daha büyük proje yönetimi yazılımınıza aktarıldığında, bu sefer veriler diğer tüm proje yönetimi araçlarınızla eşitlenir.

Uzmanlarla Konuşun

Kendi başınıza çok fazla tahmin yapabilir ve hatta projenizi daha geniş bir bağlama yerleştirmek için geçmiş verileri arayabilirsiniz, ancak zaman tahmini tek başına yapılmamalıdır. Benzer projelerde çalışmış biriyle konuşmak, kuru verilerde bulunmayan nüansları ve detayları ortaya çıkaracaktır.

Uzmanlar harikadır, ancak yakınlarda kullanılmayan insanlar olabilir. Meslektaşlarınız hakkında konuşuyoruz. Ekipler uzmanlık ve deneyim için bir araya getirilir. Onlarla konuşun, beyin fırtınası yapın, fikirlerini ve endişelerini dinleyin.

Muhtemelen ekip üyeleri benzer projeler yapmış ve geçmişte onları yoldan çıkarmış olabilecek sorunları çözmüşlerdir. Her şeyin ne kadar süreceğine dair daha iyi bir fikir de dahil olmak üzere, verimli ve etkili planlama hakkında size fikir verebilirler.

Aşağıdan Yukarıya ve Yukarıdan Aşağıya Tahmin

Aşağıdan yukarıya tahmin, daha büyük görevleri daha küçük, daha ayrıntılı görevlere bölmektir. Ardından, her bir görevi tamamlamanın ne kadar zaman alacağını tahmin edersiniz. Zamanı ayrıntılı bir düzeyde tahmin etmek de doğruluğu artırır.

Yukarıdan aşağıya tahmin, ilk olarak beklenen zaman çizelgesine ilişkin bir genel bakış geliştirdiğiniz bir analizdir. Daha sonra geçmiş projeleri, deneyimleri ve tarihi verileri rehber olarak kullanarak tahmini sürenin ne olduğunu belirleyin.

Her iki zaman tahmin tekniği birlikte iyi çalışır. Her ikisinin sonuçlarını karşılaştırın ve projeyi tamamlamak için gereken süreye ilişkin daha da doğru bir tahmine sahip olacaksınız. İkisi aynı hizada değilse, bu birinin veya diğerinin yanlış olduğu anlamına gelmez, sadece tahmininizi hassaslaştırmanız gerektiği anlamına gelir.

PERT

PERT (Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği), balistik füzelerin geliştirilmesi için gereken süreyi tahmin etmek için kullanıldığı ABD Donanması'ndan gelmektedir. PERT'in yaptığı, olasılıkları yönetmektir.

Bir WBS ile başlar, görevleri daha küçük etkinliklere böler ve daha sonra bir Gantt şemasına yerleştirilir. Bir Gantt şemasında PERT Grafiklerini Gantt Grafikleriyle karşılaştırırken, herhangi bir bağımlı görev (bir diğeri tamamlanana kadar başlayamayan görevler) bağlantılıdır. Her görev, Gantt şemasında bir noktadan başlayan ve tamamlandığında biten bir çizgidir.

Zaman Tahmini Formülü

Bu faaliyetlerin her biri için şu süreleri tahmin edin:

• iyimser zaman (O): bir aktivitenin tamamlanabileceği en hızlı zaman
• en olası zaman (M): proje yöneticisinin gerekli teslim tarihi
• karamsar süre (P): Aktiviteyi bitirmek için verilen en uzun süre

Aktivitenin ne kadar süreceğini hesaplamak için, bu denklemi tamamlama için beklenen süreyi temsil eden E ile tamamlayın:

E = (O + 4M + P)/6

Varyansı hesaplamak için, V varyans olmak üzere şu denklemi kullanın:

V=[(P – O)/ 6]^2

Her aktivite için E ve V'yi hesapladıktan sonra, Es'leri toplayın ve projenin tamamlanması için doğru bir zaman tahmininiz olsun.

Zaman Tahmini için ProjectManager.com'u Kullanma

İlk verileri yüklerken daha fazla doğruluk için ProjectManager.com'dan çevrimiçi Gantt şemasını kullanın. Bağımlı görevleri bağlamak kolaydır. Görev süresini düzenlemek, zaman çizelgesini sürükleyip bırakmak kadar basittir. Hatta kritik yolu otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.

Bir tahmininiz olduğunda ve projeye başlamaya hazır olduğunuzda, gerçek zamanlı durum güncellemeleri, kolay görev ataması ve ekiplerin daha verimli bir şekilde iletişim kurmasına ve birlikte çalışmasına yardımcı olacak bir işbirliği platformuna sahip sağlam bir proje yönetimi yazılımındasınız demektir.

ProjectManager.com, proje yöneticilerinin, ekiplerin ve paydaşların birlikte daha verimli çalışmasını sağlayan bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Çevrimiçi Gantt çizelgeleri, zamanlamaya işbirliği araçları ekler ve gerçek zamanlı bir gösterge panosu, verileri güncellendikçe toplar ve ardından, filtrelemesi ve paylaşması kolay proje ölçümlerini görüntüler. 30 günlük ücretsiz bir deneme yapın ve projelerinizin süresini daha iyi tahmin etmenize nasıl yardımcı olabileceğini görün.