7 Teknik Perencanaan yang Terbukti untuk Proyek yang Lebih Baik

Sebuah proyek tanpa rencana seperti mobil tanpa pengemudi. Rencana proyek adalah panduan yang mendapatkan manajer proyek dari konsep melalui pelaksanaan, dan produk jadi di tujuannya. Ada argumen bahwa rencana proyek menggantikan segala sesuatu yang lain dalam suatu proyek.

Meskipun itu sedikit berlebihan, itu membuktikan poin retoris bahwa perencanaan untuk sebuah proyek sangat penting. Oleh karena itu, baik Anda baru dalam manajemen proyek atau pekerja harian dengan pengalaman bertahun-tahun, selalu ada lebih banyak alat dan teknik perencanaan untuk dipelajari.

Ada kemungkinan metode perencanaan sebanyak proyek, jadi kami meringkas potensi teknik perencanaan menjadi tujuh bahan penting yang akan membuat rencana proyek Anda berikutnya menjadi pesta bagi tim dan pemangku kepentingan Anda.

1. Analisis Jalur Kritis

Merencanakan proyek sederhana memiliki rintangan yang harus diselesaikan: tetapi ketika proyek itu rumit, maka perencanaan bisa terasa hampir tidak dapat diatasi. Di situlah teknik perencanaan seperti analisis jalur kritis berguna. Ini adalah metode perencanaan yang dirancang untuk menangani proyek dengan banyak tugas, terutama ketika ada yang dilakukan pada waktu yang sama dan bergantung satu sama lain.

Analisis jalur kritis akan membantu Anda menentukan apakah beberapa tugas dapat berjalan paralel, seperti apa urutan tugas yang seharusnya, serta memprioritaskannya. Ini membutuhkan proyek yang rumit dan menemukan jalur yang paling efisien melaluinya. Itu karena analisis jalur kritis mengikuti garis waktu yang menunjukkan di mana tugas dalam jadwal dan apa yang harus dilakukan kapan.

Ada tiga langkah untuk analisis jalur kritis:

1. Tuliskan semua tugas pada timeline proyek
2. Identifikasi tugas mana yang harus terjadi pada saat yang sama
3. Perhatikan dependensi tugas

Garis waktu ini sekarang akan mengekspos titik-titik dalam proyek yang membutuhkan lebih banyak sumber daya dan yang paling penting untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.

2. Brainstorming

Brainstorming dapat dilihat sebagai rencana sebelum rencana. Rencana untuk apa pun adalah cara untuk mengatur suatu pendekatan. Tetapi sebelum itu dapat dilakukan dengan baik, proyek tersebut harus dipahami dengan jelas dan berbagai teknik untuk mengelolanya diperiksa. Brainstorming adalah alat yang menggunakan pengalaman dan keterampilan kolektif tim proyek untuk memberikan gambaran lengkap kepada manajer proyek sebelum mereka mencoba membingkainya dalam sebuah rencana.

Oleh karena itu, brainstorming harus menjadi langkah pertama dalam setiap teknik perencanaan. Ini adalah cara berpikir kreatif dan lateral yang dapat membantu mengidentifikasi risiko proyek dan masalah lain yang tidak segera terlihat. Akan ada waktu untuk memformalkan sebuah rencana dan menambahkan struktur yang dibutuhkan yang menjadi sandaran setiap proyek untuk mencapai akhir yang sukses. Sifat kreatif dari sesi brainstorming, dan fakta bahwa itu bertentangan dengan metodologi manajemen proyek yang khas, menjadikannya teknik perencanaan yang sangat terbuka.

Satu-satunya masalah adalah bahwa orang yang unggul dalam manajemen proyek sering kali merupakan tipe yang bekerja paling baik dalam sebuah template. Membuat mereka berpikir "di luar kotak" bisa menjadi tantangan. Tapi itu akan membantu proyek Anda dan tim Anda memperluas sumber daya mereka sendiri. Jangan lupa untuk melibatkan pemangku kepentingan dan pakar lainnya dalam brainstorming juga.

Terkait: Cara Membuat Rencana Proyek

3. Struktur Perincian Kerja

Metode perencanaan proyek hebat lainnya adalah struktur rincian kerja (WBS), yang merupakan cara untuk menentukan peringkat tugas dalam proyek. Sekali lagi, ketika sebuah proyek memiliki cakupan yang besar, membantu untuk menanganinya, di situlah WBS masuk. Seperti namanya, WBS memecah proyek yang lebih besar menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola. Ini seperti memasukkan sesuatu ke dalam wadah dan memecahnya menjadi elemen-elemen utamanya.

Mulailah dengan proyek, lalu mulailah memecahnya: pertama menjadi fase dan kemudian dari tonggak tersebut, menjadi tugas. Dalam arti tertentu, Anda mulai dari akhir proyek dan bekerja mundur. Rinciannya adalah mempertimbangkan ukuran tugas, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk tugas itu. Anda dapat menggunakan template struktur rincian kerja gratis kami untuk memulai.

Pikirkan WBS sebagai kerangka kerja untuk perencanaan. Ini memberikan gambaran dari semua potongan teka-teki proyek. Dengan pengetahuan ini, seorang manajer proyek memiliki gambaran besar dan bagian-bagian kecil yang menyusunnya, sehingga mereka sekarang dapat bertindak untuk mengendalikan proyek selama siklus hidupnya. Dari WBS, pernyataan kerja akan dikembangkan, serta penjadwalan, anggaran, dan sumber daya lainnya.

4. Gantt Chart

Siaga lama untuk perencanaan proyek adalah bagan Gantt. Selama beberapa dekade, bagan Gantt telah dimasukkan dalam rangkaian fitur dari banyak platform perangkat lunak manajemen proyek, yang telah memberinya fleksibilitas yang menekankan banyak atribut positifnya.

ProjectManager.com memiliki bagan Gantt online yang memungkinkan Anda mengunggah daftar tugas dari spreadsheet Excel atau CSV apa pun atau bahkan file Proyek MS. Setelah daftar tugas diunggah, dan Anda menetapkan nama kolom, tugas mengisi sisi kiri bagan Gantt, yang merupakan garis besar untuk keseluruhan proyek. Menambahkan tanggal mulai dan berakhir membuat garis di sepanjang garis waktu yang menggambarkan durasi tugas.

Jika tugas bergantung pada tugas lain, tugas tersebut dapat ditautkan, sehingga anggota tim mengetahui ketergantungan tugas dan tidak diblokir. Ini juga menghindari kemacetan dalam jadwal, karena pemberitahuan email dapat diatur untuk secara otomatis memperingatkan anggota tim tentang tenggat waktu yang akan datang. Itu membuat proyek tetap pada jalurnya.

Setelah proyek direncanakan, bagan Gantt terus memberi. Dengan ProjectManager.com, bagan Gantt online kami memberi manajer proyek kemampuan untuk menetapkan tugas. Ini juga merupakan platform kolaborasi, memungkinkan anggota tim yang ditugaskan untuk berkomunikasi secara bebas dalam komentar, di mana mereka dapat melampirkan file dan gambar. Mereka diberitahu tentang komentar ini secara real-time, sehingga tim dapat berkomunikasi di mana pun atau kapan pun. Cobalah teknik perencanaan ini hari ini dengan uji coba gratis ProjectManager.com.

5. Diagram Sebab Akibat

Teknik perencanaan ini diciptakan oleh Kaoru Ishikawa, seorang ahli teori organisasi Jepang, untuk menunjukkan penyebab suatu peristiwa. Ini juga disebut diagram Ishikawa atau tulang ikan.

Ini mengumpulkan dan mengidentifikasi masalah yang dapat berkembang selama proyek. Dengan demikian, metode perencanaan ini membantu manajer proyek menemukan solusi untuk masalah tersebut. Ada risiko yang melekat dalam setiap proyek, dan perencanaan terhadap risiko tersebut adalah cara lain untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana, tanpa interupsi yang mahal.

Diagram sebab dan akibat memiliki tulang punggung pusat dari mana tulang diambil yang mewakili faktor utama apa pun yang mungkin berdampak pada hasil akhir proyek. Ini dapat digunakan untuk mengambil isu-isu yang muncul selama sesi brainstorming dan mengaturnya.

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi proyek (atau tulang yang berasal dari tulang punggung) dapat berupa peralatan atau sumber daya lainnya, masalah hukum, teknologi baru, pelatihan, dll. Masing-masing tulang ini kemudian dibagi menjadi tulang yang lebih kecil lagi untuk mendapatkan hasil yang utuh. pandangan tentang sebab dan akibat yang mungkin mereka miliki terhadap suatu proyek dan rencananya.

6. PERT

Teknik evaluasi dan peninjauan program atau PERT adalah alat untuk membantu manajer proyek memperkirakan jumlah waktu yang mungkin dibutuhkan suatu proyek. Penjadwalan adalah salah satu pilar teknik perencanaan, sehingga Anda dapat melihat pentingnya memiliki metode perencanaan seperti PERT untuk membuat jadwal Anda lebih akurat.

Semakin banyak variabel yang dapat Anda kendalikan, semakin baik hasil Anda saat memperkirakan. Tetapi ada begitu banyak hal yang tidak diketahui ketika berhadapan dengan sebuah proyek sehingga terasa mustahil untuk mencapai target Anda. Tapi itulah yang dilakukan PERT: mengelola probabilitas kompleks dari sebuah proyek dengan metode statistik sederhana.

Dengan PERT, tugas dipecah seperti dengan WBS, tetapi menambahkan aktivitas ini ke bagan Gantt untuk menghubungkan dependensi tugas. Ini menciptakan peta saling ketergantungan proyek. Setiap tugas kemudian diberi perkiraan waktu untuk menyelesaikan: optimis (O), menjadi yang tercepat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas; kemungkinan besar (M), tenggat waktu yang diperlukan; atau pesimis (P), karena waktu yang dibutuhkan paling banyak.

E, sebagai waktu yang diharapkan untuk setiap tugas, diturunkan dengan persamaan: E = (O + 4M + P)/6. Varians ditemukan dengan menyelesaikan persamaan ini: V= [(P – O)/6] ^2. Ketika E dan V untuk setiap tugas dihitung, total Es adalah perkiraan waktu yang akurat untuk proyek tersebut. Vs yang ditambahkan menunjukkan varians yang diharapkan.

7. Tujuan CERDAS

Akronim lain yang dapat membantu metode perencanaan Anda adalah SMART, yang berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Apa yang SMART lakukan ketika dalam proses perencanaan sebuah proyek adalah memastikan, sebelum Anda memulai, bahwa tujuan Anda sesuai dengan kriteria SMART.

Itu berarti bahwa mereka harus spesifik, seperti jelas dan ringkas. Mereka juga harus dapat diukur, sehingga Anda dapat mengukur proyek Anda. Dapat dicapai sudah jelas, karena jika proyek itu mustahil, maka kemungkinannya akan gagal.

Dua inisial terakhir adalah untuk relevan, yang menunjukkan tujuan proyek yang diselaraskan dengan strategi bisnis keseluruhan organisasi, dan terikat waktu, seperti memiliki tenggat waktu. Jika proyek Anda memenuhi semua poin ini, maka Anda dapat mulai merencanakan.

ProjectManager.com adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membuat perencanaan menjadi mudah. Itu tidak hanya mengunggah spreadsheet dan file MS Project, tetapi sekali dalam perangkat lunak, mereka dengan mudah dibagikan dan diperbarui secara instan, untuk platform yang lebih kolaboratif. Dasbor real-time membuat manajer proyek dan tim diperbarui dan membuat pelaporan ke pemangku kepentingan menjadi mudah. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.