7 Tecniche di pianificazione comprovate per progetti migliori

Un progetto senza un piano è come un'auto senza conducente. Il piano di progetto è la guida che porta un project manager dall'ideazione all'esecuzione e un prodotto finito a destinazione. C'è un argomento secondo cui un piano di progetto sostituisce tutto il resto in un progetto.

Anche se è un po' esagerato, dimostra il punto retorico che la pianificazione di un progetto è cruciale. Pertanto, che tu sia un principiante nella gestione dei progetti o un operaio con anni di esperienza alle spalle, ci sono sempre più strumenti e tecniche di pianificazione da imparare.

Esistono probabilmente tanti metodi di pianificazione quanti sono i progetti, quindi abbiamo ridotto il potenziale insieme di tecniche di pianificazione a sette ingredienti essenziali che renderanno il tuo prossimo piano di progetto una festa per il tuo team e le parti interessate.

1. Analisi del percorso critico

La pianificazione di un progetto semplice ha i suoi ostacoli da chiarire: ma quando quel progetto è complesso, la pianificazione può sembrare quasi insormontabile. È qui che una tecnica di pianificazione come l'analisi del percorso critico torna utile. È un metodo di pianificazione progettato per affrontare progetti con molti compiti, soprattutto quando ci sono quelli che vengono eseguiti contemporaneamente e dipendono l'uno dall'altro.

L'analisi del percorso critico ti aiuterà a determinare se alcune attività possono essere eseguite in parallelo, quale dovrebbe essere la sequenza delle attività e ad assegnare loro la priorità. Questo richiede un progetto complicato e trova il percorso più efficiente attraverso di esso. Questo perché l'analisi del percorso critico segue una sequenza temporale che mostra dove si trovano le attività nella pianificazione e cosa deve essere fatto quando.

Ci sono tre passaggi per l'analisi del percorso critico:

1. Scrivi tutte le attività su una sequenza temporale del progetto
2. Identificare quali di queste attività devono essere eseguite contemporaneamente
3. Nota le dipendenze delle attività

Questa sequenza temporale esporrà ora i punti del progetto che richiedono più risorse e quelli che sono più importanti per mantenere il progetto in carreggiata.

2. Brainstorming

Il brainstorming può essere visto come il piano prima del piano. Un piano per qualsiasi cosa è un modo per organizzare un approccio. Ma prima che ciò possa essere fatto bene, il progetto deve essere chiaramente compreso e le varie tecniche per gestirlo devono essere esaminate. Il brainstorming è uno strumento che utilizza l'esperienza e le capacità collettive del team di progetto per fornire ai project manager un quadro completo prima che cerchino di inquadrarlo in un piano.

Pertanto, il brainstorming dovrebbe essere il primo passo in qualsiasi tecnica di pianificazione. È un modo di pensare creativo e laterale che può aiutare a identificare il rischio del progetto e altre preoccupazioni che non sono immediatamente evidenti. Ci sarà tempo per formalizzare un piano e aggiungere la struttura necessaria su cui poggia ogni progetto per raggiungere una conclusione positiva. La natura creativa di una sessione di brainstorming e il fatto che sia contraria alla tipica metodologia di project management, la rendono una tecnica di pianificazione altamente rivelatrice.

L'unico problema è che le persone che eccellono nella gestione dei progetti sono spesso i tipi che funzionano meglio all'interno di un modello. Farli pensare "fuori dagli schemi" può rivelarsi una sfida. Ma aiuterà il tuo progetto e il tuo team ad espandere le proprie risorse. Non dimenticare di coinvolgere anche le parti interessate e altri esperti nel brainstorming.

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3. Struttura di ripartizione del lavoro

Un altro ottimo metodo di pianificazione del progetto è la struttura di ripartizione del lavoro (WBS), che è un modo per classificare le attività nel progetto. Ancora una volta, quando un progetto è di grande portata, aiuta a gestirlo, ed è qui che entra in gioco la WBS. Come suggerisce il nome, la WBS suddivide il progetto più ampio in attività gestibili. È come mettere qualcosa in un crogiolo e scomporlo nei suoi elementi primari.

Inizia con il progetto, quindi inizia a scomporlo: prima in fasi e poi da quelle pietre miliari, in attività. In un certo senso, stai iniziando alla fine del progetto e stai lavorando a ritroso. La ripartizione sta considerando la dimensione dell'attività, quanto tempo ci vorrà e chi sarà responsabile di tale attività. Puoi utilizzare il nostro modello gratuito di struttura di ripartizione del lavoro per iniziare.

Pensa alla WBS come a una struttura per la pianificazione. Fornisce un'immagine di tutti i pezzi del puzzle del progetto. Con questa conoscenza, un project manager ha il quadro generale e le parti più piccole che lo compongono, quindi ora può agire per controllare il progetto nel corso del suo ciclo di vita. Dalla WBS si svilupperà una dichiarazione di lavoro, oltre a pianificazione, budget e altre risorse.

4. Diagramma di Gantt

Il vecchio standby per la pianificazione del progetto è il diagramma di Gantt. Per decenni, il diagramma di Gantt è stato incluso nel set di funzionalità di una serie di piattaforme software di gestione dei progetti, il che gli ha conferito una flessibilità che ne sottolinea i numerosi attributi positivi.

ProjectManager.com ha un diagramma di Gantt online che ti consente di caricare il tuo elenco di attività da qualsiasi foglio di calcolo Excel o CSV o persino da un file MS Project. Una volta caricato l'elenco delle attività e impostati i nomi delle colonne, le attività popolano il lato sinistro del diagramma di Gantt, che è una struttura per l'intero progetto. L'aggiunta di date di inizio e fine crea una linea su quella sequenza temporale che illustra la durata dell'attività.

Se un'attività dipende da un'altra, può essere collegata, in modo che i membri del team siano a conoscenza della dipendenza dell'attività e non siano bloccati. Ciò evita anche colli di bottiglia nella pianificazione, poiché è possibile impostare notifiche e-mail per avvisare automaticamente i membri del team delle scadenze imminenti. Ciò mantiene il progetto in carreggiata.

Una volta che il progetto è stato pianificato, il diagramma di Gantt continua a dare. Con ProjectManager.com, il nostro diagramma di Gantt online offre al project manager la possibilità di assegnare i compiti. È anche una piattaforma di collaborazione, che consente ai membri del team assegnati di comunicare liberamente nei commenti, dove possono allegare file e immagini. Vengono informati di questi commenti in tempo reale, in modo che il team possa comunicare indipendentemente da dove ea che ora. Prova questa tecnica di pianificazione oggi con una prova gratuita di ProjectManager.com.

5. Diagramma di causa ed effetto

Questa tecnica di pianificazione è stata creata da Kaoru Ishikawa, un teorico organizzativo giapponese, per mostrare le cause di un evento. Viene anche chiamato diagramma di Ishikawa o a lisca di pesce.

Raccoglie e identifica i problemi che possono svilupparsi nel corso di un progetto. In questo modo, questo metodo di pianificazione aiuta i project manager a trovare soluzioni a questi problemi. C'è un rischio insito in ogni progetto e la pianificazione contro tali rischi è un altro modo per assicurarsi che il progetto proceda come pianificato, senza interruzioni costose.

Il diagramma di causa ed effetto ha una spina dorsale centrale da cui vengono tratte le ossa che rappresentano qualsiasi fattore importante che potrebbe influire sul risultato finale del progetto. Può essere utilizzato per prendere quei problemi emersi durante una sessione di brainstorming e organizzarli.

I fattori che potrebbero influenzare il progetto (o le ossa che provengono dalla spina dorsale) potrebbero essere attrezzature o altre risorse, un problema legale, nuove tecnologie, formazione, ecc. Ciascuna di queste ossa viene quindi divisa in ossa ancora più piccole per ottenere un vista della causa e dell'effetto che potrebbero avere su un progetto e il suo piano.

6. PERT

La tecnica di valutazione e revisione del programma o PERT è uno strumento per aiutare i project manager a stimare la quantità di tempo che probabilmente impiegherà un progetto. La pianificazione è uno dei pilastri delle tecniche di pianificazione, quindi puoi vedere l'importanza di avere un metodo di pianificazione come PERT per rendere la tua pianificazione più accurata.

Più variabili puoi controllare, migliore sarà il tuo risultato durante la stima. Ma ci sono così tante incognite quando si ha a che fare con un progetto che può sembrare impossibile raggiungere il tuo obiettivo. Ma è proprio quello che fa PERT: gestisce la probabilità complessa di un progetto con semplici metodi statistici.

Con PERT, le attività vengono suddivise come con la WBS, ma aggiungendo queste attività a un diagramma di Gantt per collegare le dipendenze delle attività. Questo crea una mappa delle interdipendenze del progetto. A ciascuna delle attività viene quindi fornita una stima del tempo per il completamento: ottimista (O), essendo il più veloce necessario per completare l'attività; per lo più probabile (M), la scadenza richiesta; o pessimista (P), essendo la maggior parte del tempo necessario.

E, essendo il tempo atteso per ogni compito, è derivato dall'equazione: E = (O + 4M + P)/6. La varianza si trova risolvendo questa equazione: V= [(P – O)/ 6] ^2. Quando vengono calcolati E e V per ogni attività, l'E totale è una stima del tempo accurata per il progetto. Le V aggiunte mostrano la varianza prevista.

7. Obiettivi SMART

Un altro acronimo che può aiutare con i tuoi metodi di pianificazione è SMART, che sta per specifico, misurabile, raggiungibile, pertinente e limitato nel tempo. Ciò che SMART fa durante il processo di pianificazione di un progetto è assicurarsi, prima di iniziare, che i tuoi obiettivi rientrino nei criteri SMART.

Ciò significa che dovrebbero essere specifici, chiari e concisi. Devono anche essere misurabili, in modo da poter quantificare il tuo progetto. Raggiungibile è ovvio, in quanto se il progetto è un'impossibilità pie-in-the-sky, allora è probabile che fallirà.

Le ultime due iniziali sono rilevanti, il che indica che gli obiettivi del progetto sono allineati con la strategia aziendale complessiva dell'organizzazione e sono limitati nel tempo, come se avessero una scadenza. Se il tuo progetto soddisfa tutti questi punti, puoi iniziare a pianificare.

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