7 种经过验证的更好项目的规划技术

已发表: 2022-08-23

没有计划的项目就像没有司机的汽车。项目计划是指导项目经理从概念到执行，以及最终产品到达目的地的指南。有一种观点认为，项目计划取代了项目中的其他一切。

虽然这有点夸大其词，但它确实证明了项目规划至关重要的修辞观点。因此，无论您是项目管理新手还是拥有多年经验的熟练工，总有更多的规划工具和技术需要学习。

计划方法可能与项目一样多，因此我们将潜在的计划技术锅归结为七个基本要素，这将使您的下一个项目计划成为您的团队和利益相关者的盛宴。

1. 关键路径分析

规划一个简单的项目有其障碍需要清除：但是当该项目很复杂时，规划几乎是不可逾越的。这就是关键路径分析等规划技术派上用场的地方。它是一种计划方法，旨在处理具有许多任务的项目，尤其是在同时完成且相互依赖的项目时。

关键路径分析将帮助您确定某些任务是否可以并行运行、任务顺序应该是什么以及确定它们的优先级。这需要一个复杂的项目，并通过它找到最有效的路径。这是因为关键路径分析遵循一个时间线，该时间线显示了任务在计划中的位置以及何时必须完成的任务。

关键路径分析分为三个步骤：

在项目时间表上写下所有任务
确定哪些任务必须同时发生
注意任务依赖

现在，此时间表将显示项目中需要更多资源的点，以及对保持项目正常进行最重要的点。

2. 头脑风暴

头脑风暴可以看作是计划之前的计划。任何事情的计划都是组织方法的一种方式。但在做好之前，必须清楚地了解项目并检查管理它的各种技术。头脑风暴是一种工具，它利用项目团队的集体经验和技能，以便在项目经理尝试将其纳入计划之前为他们提供全貌。

因此，头脑风暴应该是任何计划技术的第一步。这是一种创造性的横向思维方式，可以帮助识别项目风险和其他不明显的问题。将有时间正式制定计划并添加每个项目所依赖的所需结构以达到成功的目的。头脑风暴会议的创造性本质，以及它与典型的项目管理方法相反的事实，使其成为一种极具启发性的规划技术。

唯一的麻烦是，擅长项目管理的人通常是在模板中工作得最好的类型。让他们“跳出框框”思考可能是一个挑战。但它会帮助你的项目和你的团队扩展他们自己的资源。不要忘记让利益相关者和其他专家也参与头脑风暴。

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三、工作分解结构

另一个很好的项目计划方法是工作分解结构 (WBS)，它是一种对项目中的任务进行排序的方法。同样，当一个项目的范围很大时，它有助于处理它，这就是 WBS 的用武之地。顾名思义，WBS 将较大的项目分解为可管理的任务。这就像将某物放入坩埚中并将其分解为主要元素。

从项目开始，然后开始分解：首先分为阶段，然后从这些里程碑到任务。从某种意义上说，您是从项目结束开始并向后工作。细分是考虑任务的规模，需要多长时间以及谁将负责该任务。您可以使用我们的免费工作分解结构模板开始。

将 WBS 视为计划的框架。它提供了项目拼图所有部分的图片。有了这些知识，项目经理就拥有了大局和构成它的小部分，因此他们现在可以采取行动在项目的整个生命周期中控制项目。 WBS 将制定工作说明以及日程安排、预算和其他资源。

4.甘特图

项目计划的旧备用是甘特图。几十年来，甘特图已包含在一系列项目管理软件平台的功能集中，这赋予了它一种强调其许多积极属性的灵活性。

ProjectManager.com 有一个在线甘特图，允许您从任何 Excel 或 CSV 电子表格甚至 MS Project 文件上传您的任务列表。上传该任务列表并设置列名称后，任务将填充甘特图的左侧，这是整个项目的大纲。添加开始日期和结束日期会在该时间线上创建一条线，说明任务的持续时间。

如果一项任务依赖于另一个任务，则可以将其链接起来，以便团队成员了解任务依赖关系并且不会被阻止。这也避免了日程安排中的瓶颈，因为可以将电子邮件通知设置为自动提醒团队成员即将到来的最后期限。这使项目保持在正轨上。

一旦项目计划好，甘特图就会继续提供。通过 ProjectManager.com，我们的在线甘特图使项目经理能够分配任务。它也是一个协作平台，允许分配的团队成员在评论中自由交流，他们可以在其中附加文件和图像。他们会实时收到这些评论的通知，因此团队可以随时随地进行沟通。立即免费试用 ProjectManager.com，尝试这种规划技术。

5.因果图

这种计划技术是由日本组织理论家 Kaoru Ishikawa 发明的，用于显示事件的原因。它也被称为石川图或鱼骨图。

它收集并识别在项目过程中可能出现的问题。通过这样做，这种计划方法可以帮助项目经理找出这些问题的解决方案。每个项目都存在固有的风险，针对这些风险进行规划是确保项目按计划进行而不造成代价高昂的中断的另一种方法。

因果图有一个中央主干，从中绘制骨骼，代表可能影响项目最终结果的任何主要因素。它可以用来处理头脑风暴会议期间出现的问题并组织起来。

可能影响项目的因素（或来自主干的骨头）可能是设备或其他资源、法律问题、新技术、培训等。然后将这些骨头中的每一个分成更小的骨头以获得完整的他们可能对项目及其计划产生的因果关系的看法。

6.PERT

项目评估和审查技术或 PERT 是一种帮助项目经理估计项目可能花费的时间的工具。调度是计划技术的支柱之一，因此您可以看到拥有像 PERT 这样的计划方法以使您的计划更加准确的重要性。

您可以控制的变量越多，估算时的结果就越好。但是在处理一个项目时有太多的未知数，以至于感觉不可能达到你的目标。但这正是 PERT 所做的：它使用简单的统计方法管理项目的复杂概率。

使用PERT，任务像WBS一样被分解，但是将这些活动添加到甘特图中以链接任务依赖关系。这将创建项目相互依赖关系的地图。然后给每个任务一个完成时间估计：乐观（O），最快完成任务；最有可能（M），要求的最后期限；或悲观（P），这是最耗时的。

E 是每个任务的预期时间，由以下等式得出：E = (O + 4M + P)/6。方差通过求解这个方程得到：V= [(P – O)/ 6] ^2。当计算每个任务的 E 和 V 时，总 Es 是项目的准确时间估计。添加的 Vs 显示了预期的方差。

7. SMART目标

另一个可以帮助您制定计划方法的首字母缩略词是 SMART，它代表特定的、可衡量的、可实现的、相关的和有时间限制的。 SMART 在项目规划过程中所做的是在开始之前确保您的目标符合 SMART 标准。

这意味着它们应该是具体的，清晰而简洁。它们还必须是可测量的，以便您可以量化您的项目。可实现是显而易见的，因为如果该项目是天上掉馅饼的不可能，那么它很有可能会失败。

最后两个首字母是相关的，表示项目的目标与组织的整体业务战略保持一致，并且有时间限制，例如有截止日期。如果您的项目满足所有这些要点，那么您就可以开始计划了。

ProjectManager.com 是一款基于云的项目管理软件，可让您轻松规划。 它不仅可以上传电子表格和 MS Project 文件，而且一旦进入软件，它们就可以轻松共享和即时更新，从而形成一个更具协作性的平台。 实时仪表板使项目经理和团队保持最新状态，并使向利益相关者的报告变得容易。 参加 30 天免费试用，亲自体验。