7 sprawdzonych technik planowania dla lepszych projektów

Projekt bez planu jest jak samochód bez kierowcy. Plan projektu to przewodnik, który prowadzi kierownika projektu od koncepcji przez wykonanie, aż do gotowego produktu w miejscu docelowym. Istnieje argument, że plan projektu zastępuje wszystko inne w projekcie.

Chociaż to trochę przesada, to dowodzi retorycznej tezy, że planowanie projektu jest kluczowe. Dlatego też, niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w zarządzaniu projektami, czy czeladnikiem z wieloletnim doświadczeniem, zawsze znajdziesz więcej narzędzi i technik planowania do nauczenia się.

Istnieje prawdopodobnie tyle metod planowania, ile projektów, więc sprowadziliśmy potencjalny garnek technik planowania do siedmiu podstawowych składników, które sprawią, że Twój kolejny plan projektu będzie ucztą dla Twojego zespołu i interesariuszy.

1. Analiza ścieżki krytycznej

Planowanie prostego projektu ma swoje przeszkody do usunięcia: ale kiedy projekt jest złożony, planowanie może wydawać się prawie nie do pokonania. Tutaj przydaje się technika planowania, taka jak analiza ścieżki krytycznej. Jest to metoda planowania przeznaczona do realizacji projektów z wieloma zadaniami, zwłaszcza gdy są takie, które są wykonywane w tym samym czasie i są od siebie zależne.

Analiza ścieżki krytycznej pomoże Ci określić, czy niektóre zadania mogą działać równolegle, jaka powinna być kolejność zadań, a także nadać im priorytety. To wymaga skomplikowanego projektu i znajduje przez niego najbardziej wydajną ścieżkę. Dzieje się tak, ponieważ analiza ścieżki krytycznej przebiega zgodnie z osią czasu, która pokazuje, gdzie znajdują się zadania w harmonogramie i co należy zrobić, kiedy.

Analiza ścieżki krytycznej składa się z trzech kroków:

1. Zapisz wszystkie zadania na osi czasu projektu
2. Określ, które z tych zadań muszą wystąpić w tym samym czasie
3. Zwróć uwagę na zależności zadań

Ta oś czasu pokaże teraz miejsca w projekcie, które wymagają więcej zasobów i te, które są najważniejsze, aby utrzymać projekt na torze.

2. Burza mózgów

Burza mózgów może być postrzegana jako plan przed planem. Plan na wszystko to sposób na zorganizowanie podejścia. Ale zanim uda się to dobrze zrobić, projekt musi być jasno zrozumiany, a różne techniki zarządzania nim muszą zostać zbadane. Burza mózgów to narzędzie, które wykorzystuje zbiorowe doświadczenie i umiejętności zespołu projektowego, aby dać kierownikom projektów pełny obraz, zanim podejmą próbę ujęcia go w planie.

Dlatego burza mózgów powinna być pierwszym krokiem w każdej technice planowania. Jest to kreatywny i boczny sposób myślenia, który może pomóc w identyfikacji ryzyka projektu i innych obaw, które nie są od razu widoczne. Będzie czas na sformalizowanie planu i dodanie potrzebnej struktury, na której opiera się każdy projekt, aby osiągnąć pomyślny koniec. Kreatywny charakter sesji burzy mózgów oraz jej sprzeczność z typową metodologią zarządzania projektami sprawiają, że jest to bardzo odkrywcza technika planowania.

Jedyny problem polega na tym, że ludzie, którzy przodują w zarządzaniu projektami, to często osoby, które najlepiej sprawdzają się w szablonie. Skłonienie ich do myślenia „nieszablonowego” może okazać się wyzwaniem. Pomoże to jednak Twojemu projektowi i Twojemu zespołowi poszerzyć własne zasoby. Nie zapomnij również o zaangażowaniu interesariuszy i innych ekspertów w burzę mózgów.

Powiązane: Jak stworzyć plan projektu

3. Struktura podziału pracy

Kolejną świetną metodą planowania projektu jest struktura podziału pracy (WBS), która jest sposobem na uszeregowanie zadań w projekcie. Ponownie, gdy projekt ma świetny zakres, pomaga to sobie z nim poradzić, do czego wkracza WBS. Jak sama nazwa wskazuje, WBS dzieli większy projekt na łatwe do zarządzania zadania. To tak, jakby włożyć coś do tygla i rozłożyć na podstawowe elementy.

Zacznij od projektu, a następnie zacznij go rozbijać: najpierw na fazy, a następnie od tych kamieni milowych na zadania. W pewnym sensie zaczynasz pod koniec projektu i pracujesz wstecz. Podział uwzględnia rozmiar zadania, czas jego trwania i kto będzie odpowiedzialny za to zadanie. Aby rozpocząć, możesz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu struktury podziału pracy.

Pomyśl o WBS jako o ramach planowania. Zapewnia obraz wszystkich elementów układanki projektu. Dzięki tej wiedzy kierownik projektu ma pełny obraz i mniejsze części, które go tworzą, dzięki czemu może teraz działać, aby kontrolować projekt w trakcie jego cyklu życia. Z WBS zostanie opracowane zestawienie pracy, a także harmonogram, budżet i inne zasoby.

4. Wykres Gantta

Starym zapasem do planowania projektu jest wykres Gantta. Przez dziesięciolecia wykres Gantta był częścią zestawu funkcji wielu platform oprogramowania do zarządzania projektami, co zapewniało mu elastyczność, która podkreśla jego wiele pozytywnych cech.

ProjectManager.com posiada wykres Gantta online, który pozwala przesłać listę zadań z dowolnego arkusza kalkulacyjnego Excel lub CSV, a nawet pliku MS Project. Po przesłaniu listy zadań i ustawieniu nazw kolumn zadania wypełniają lewą stronę wykresu Gantta, który jest konspektem całego projektu. Dodanie dat rozpoczęcia i zakończenia powoduje utworzenie linii na tej osi czasu ilustrującej czas trwania zadania.

Jeśli zadanie jest zależne od innego, można je połączyć, aby członkowie zespołu byli świadomi zależności zadania i nie byli zablokowani. Pozwala to również uniknąć wąskich gardeł w harmonogramie, ponieważ powiadomienia e-mail można ustawić tak, aby automatycznie ostrzegały członków zespołu o nadchodzących terminach. Dzięki temu projekt jest na dobrej drodze.

Gdy projekt zostanie zaplanowany, wykres Gantta nie przestaje dawać. Dzięki ProjectManager.com nasz wykres Gantta online daje kierownikowi projektu możliwość przydzielania zadań. Jest to również platforma współpracy, umożliwiająca wyznaczonym członkom zespołu swobodne komunikowanie się w komentarzach, do których mogą dołączać pliki i obrazy. Są powiadamiani o tych komentarzach w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zespół może komunikować się bez względu na to, gdzie i o której godzinie. Wypróbuj tę technikę planowania już dziś, korzystając z bezpłatnej wersji próbnej ProjectManager.com.

5. Diagram przyczynowo-skutkowy

Ta technika planowania została stworzona przez Kaoru Ishikawę, japońskiego teoretyka organizacji, aby pokazać przyczyny zdarzenia. Nazywany jest również diagramem Ishikawy lub rybiej kości.

Gromadzi i identyfikuje problemy, które mogą się rozwinąć w trakcie projektu. W ten sposób ta metoda planowania pomaga kierownikom projektów znaleźć rozwiązania tych problemów. Każdy projekt wiąże się z ryzykiem, a planowanie pod kątem tego ryzyka to kolejny sposób na zapewnienie, że projekt przebiega zgodnie z planem, bez kosztownych przerw.

Diagram przyczynowo-skutkowy ma centralny szkielet, z którego wyciągane są kości reprezentujące jakikolwiek główny czynnik, który może wpłynąć na ostateczny wynik projektu. Można go wykorzystać do zebrania i uporządkowania problemów, które pojawiły się podczas burzy mózgów.

Czynnikami, które mogą mieć wpływ na projekt (lub kości, które pochodzą z kręgosłupa) mogą być sprzęt lub inne zasoby, problem prawny, nowa technologia, szkolenie itp. Każda z tych kości jest następnie dzielona na jeszcze mniejsze kości, aby uzyskać pełne pogląd na przyczynę i skutek, jaki mogą mieć na projekt i jego plan.

6. PERT

Ocena programu i technika przeglądu lub PERT to narzędzie pomagające kierownikom projektów oszacować czas, jaki prawdopodobnie zajmie projekt. Harmonogram jest jednym z filarów technik planowania, więc możesz zobaczyć, jak ważne jest posiadanie metody planowania, takiej jak PERT, aby Twój harmonogram był bardziej dokładny.

Im więcej zmiennych możesz kontrolować, tym lepszy wynik podczas szacowania. Ale jest tak wiele niewiadomych, gdy mamy do czynienia z projektem, że trafienie w cel może wydawać się niemożliwe. Ale to właśnie robi PERT: zarządza złożonym prawdopodobieństwem projektu za pomocą prostych metod statystycznych.

W przypadku PERT zadania są podzielone jak w WBS, ale dodanie tych działań do wykresu Gantta w celu połączenia zależności zadań. Tworzy to mapę współzależności projektu. Każde z zadań otrzymuje następnie oszacowanie czasu do wykonania: optymistyczne (O), oznaczające najszybsze wykonanie zadania; najprawdopodobniej (M), wymagany termin; lub pesymistyczny (P), co oznacza, że ​​zajmie to najwięcej czasu.

E, będący oczekiwanym czasem wykonania każdego zadania, wyprowadza się z równania: E = (O + 4M + P)/6. Wariancję można znaleźć, rozwiązując równanie: V= [(P – O)/6] ^2. Po obliczeniu E i V dla każdego zadania całkowite Es jest dokładnym oszacowaniem czasu dla projektu. Dodane V pokazują oczekiwaną wariancję.

7. Cele SMART

Innym akronimem, który może pomóc w metodach planowania, jest SMART, który oznacza konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony czasowo. To, co SMART robi podczas planowania projektu, to upewnienie się, przed rozpoczęciem, że Twoje cele mieszczą się w kryteriach SMART.

Oznacza to, że powinny być konkretne, jasne i zwięzłe. Muszą być również mierzalne, abyś mógł określić ilościowo swój projekt. Osiągalne jest oczywiste, ponieważ jeśli projekt jest niemożliwością typu „pie-in-the-sky”, to są szanse, że się nie powiedzie.

Ostatnie dwie inicjały są istotne, co oznacza, że ​​cele projektu są zgodne z ogólną strategią biznesową organizacji i są ograniczone czasowo, jak w przypadku terminu. Jeśli Twój projekt spełnia wszystkie te punkty, możesz zacząć planować.

ProjectManager.com to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które sprawia, że ​​planowanie jest proste. Nie tylko przesyła arkusze kalkulacyjne i pliki MS Project, ale po uruchomieniu oprogramowania są one łatwo udostępniane i natychmiast aktualizowane, co zapewnia lepszą platformę współpracy. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym informuje kierowników projektów i zespoły na bieżąco i ułatwia raportowanie do interesariuszy. Przekonaj się sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.