より良いプロジェクトのための 7 つの実証済みの計画手法

公開: 2022-08-23

計画のないプロジェクトは、ドライバーのいない車のようなものです。プロジェクトプランは、プロジェクトマネージャーがコンセプトから実行まで、目的地で完成品を手に入れるためのガイドです。プロジェクト計画はプロジェクトの他のすべてに取って代わるという議論があります。

これは少し大げさですが、プロジェクトの計画が重要であるという修辞的なポイントを証明しています。そのため、プロジェクト管理の初心者でも、長年の経験を持つジャーニーマンでも、学ぶべき計画ツールやテクニックは常に他にもあります。

プロジェクトと同じくらい多くの計画方法が存在する可能性があるため、次のプロジェクト計画をチームと利害関係者の饗宴にする 7 つの重要な要素に潜在的な計画テクニックの鍋を煮詰めました。

1. クリティカルパス分析

単純なプロジェクトの計画にはクリアしなければならないハードルがあります。しかし、そのプロジェクトが複雑な場合、計画はほとんど克服できないと感じることがあります。そこで、クリティカルパス分析などの計画手法が役に立ちます。これは、特に同時に実行され、相互に依存しているタスクがある場合に、多くのタスクを含むプロジェクトに対処するために設計された計画方法です。

クリティカルパス分析は、いくつかのタスクを並行して実行できるかどうか、タスクのシーケンスをどのようにすべきかを判断し、優先順位を付けるのに役立ちます。これは複雑なプロジェクトを取り、それを介して最も効率的なパスを見つけます。これは、クリティカルパス分析が、タスクがスケジュールのどこにあり、いつ何をしなければならないかを示すタイムラインに従うためです。

クリティカルパス分析には、次の 3 つの手順があります。

プロジェクトのタイムラインにすべてのタスクを書き出す
同時に実行する必要があるタスクを特定する
タスクの依存関係に注意してください

このタイムラインは、プロジェクト内でより多くのリソースを必要とするスポットと、プロジェクトを順調に進めるために最も重要なスポットを明らかにします。

2. ブレーンストーミング

ブレインストーミングは、計画の前の計画と見なすことができます。何に対しても計画を立てることは、アプローチを整理する方法です。しかし、それをうまく行う前に、プロジェクトを明確に理解し、それを管理するためのさまざまな手法を検討する必要があります。ブレーンストーミングは、プロジェクトマネージャーが計画を立てる前に全体像を把握するために、プロジェクトチームの集合的な経験とスキルを使用するツールです。

したがって、ブレーンストーミングは、あらゆる計画手法の最初のステップである必要があります。これは、すぐには明らかにならないプロジェクトのリスクやその他の懸念事項を特定するのに役立つ、創造的で横方向の考え方です。計画を形式化し、すべてのプロジェクトが成功裏に終了するために必要な構造を追加する時間があります。ブレーンストーミングセッションの創造的な性質と、それが典型的なプロジェクト管理方法論に反するという事実により、非常に明確なプランニングテクニックとなっています。

唯一の問題は、プロジェクト管理に優れている人は、テンプレート内で最もうまく機能するタイプであることが多いということです. 彼らに「既成概念にとらわれず」に考えさせるのは難しいことです。ただし、プロジェクトとチームが独自のリソースを拡張するのに役立ちます。ブレーンストーミングに関係者や他の専門家を参加させることも忘れないでください。

関連:プロジェクト計画の作成方法

3. 作業分解図

もう 1 つの優れたプロジェクト計画方法は、プロジェクト内のタスクをランク付けする方法である作業分解構造 (WBS) です。繰り返しになりますが、プロジェクトの範囲が広い場合は、それを把握するのに役立ちます。そこで WBS の出番です。名前が示すように、WBS はより大きなプロジェクトを管理可能なタスクに分割します。これは、何かを坩堝に入れて、主要な要素に分解するようなものです。

プロジェクトから始めて、分解を開始します。最初はフェーズに分け、次にそれらのマイルストーンからタスクに分けます。ある意味では、プロジェクトの最後から始めて、逆方向に作業しています。内訳は、タスクのサイズ、所要時間、およびそのタスクの責任者を考慮しています。無料の作業分解図テンプレートを使用して開始できます。

WBS を計画のフレームワークと考えてください。プロジェクトパズルのすべてのピースの図が表示されます。この知識により、プロジェクトマネージャーは全体像とそれを構成する小さな部分を把握できるため、プロジェクトのライフサイクル全体にわたってプロジェクトを管理するために行動できるようになります。 WBS から、スケジュール、予算、その他のリソースだけでなく、作業明細書が作成されます。

4.ガントチャート

プロジェクト計画の古いスタンバイは、ガントチャートです。何十年もの間、ガントチャートは多数のプロジェクト管理ソフトウェアプラットフォームの機能セットに組み込まれており、その多くの利点を強調する柔軟性を提供してきました。

ProjectManager.com にはオンラインガントチャートがあり、Excel や CSV スプレッドシート、さらには MS Project ファイルからタスクリストをアップロードできます。タスクリストがアップロードされ、列名を設定すると、プロジェクト全体のアウトラインであるガントチャートの左側にタスクが表示されます。開始日と終了日を追加すると、そのタイムラインにタスクの期間を示す線が作成されます。

タスクが別のタスクに依存している場合は、チームメンバーがタスクの依存関係を認識してブロックされないようにリンクできます。これにより、スケジュールのボトルネックも回避されます。電子メール通知を設定して、チームメンバーに締め切りが近づいていることを自動的に警告することができます。これにより、プロジェクトは順調に進みます。

プロジェクトが計画されると、ガントチャートが表示され続けます。 ProjectManager.com のオンラインガントチャートにより、プロジェクトマネージャーはタスクを割り当てることができます。また、コラボレーションプラットフォームでもあり、割り当てられたチームメンバーは、ファイルや画像を添付できるコメントで自由にやり取りできます。これらのコメントはリアルタイムで通知されるため、チームはいつでもどこでもコミュニケーションをとることができます。 ProjectManager.com の無料試用版で、この計画手法を今すぐお試しください。

5. 因果関係図

この計画手法は、日本の組織論者である石川馨によって、イベントの原因を示すために作成されました。石川図または特性要因図とも呼ばれます。

プロジェクトの過程で発生する可能性のある問題を収集して特定します。そうすることで、この計画方法は、プロジェクトマネージャーがこれらの問題の解決策を見つけるのに役立ちます。すべてのプロジェクトには固有のリスクがあり、それらのリスクに対する計画を立てることは、コストのかかる中断なしにプロジェクトを計画どおりに進めるためのもう 1 つの方法です。

原因と結果の図には、プロジェクトの最終結果に影響を与える可能性のある主要な要因を表す骨が描かれる中心的なバックボーンがあります。ブレーンストーミングセッション中に出てきた問題を取り上げて整理するために使用できます。

プロジェクト (またはバックボーンに由来する骨) に影響を与える可能性のある要因は、機器やその他のリソース、法的問題、新技術、トレーニングなどである可能性があります。これらの各骨はさらに小さな骨に分割され、完全なそれらがプロジェクトとその計画に及ぼす可能性のある原因と影響のビュー。

6. パート

プログラムの評価とレビュー手法または PERT は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトにかかる時間を見積もるのに役立つツールです。スケジューリングは計画手法の柱の 1 つであるため、スケジュールをより正確にするために PERT のような計画手法を持つことの重要性がわかります。

制御できる変数が多いほど、推定時の結果が向上します。しかし、プロジェクトに取り組む際には未知数が非常に多いため、目標を達成するのは不可能だと感じることがあります。しかし、それはまさに PERT が行うことです。単純な統計手法を使用して、プロジェクトの複雑な確率を管理します。

PERT では、タスクは WBS のように分類されますが、これらのアクティビティをガントチャートに追加して、タスクの依存関係をリンクします。これにより、プロジェクトの相互依存関係のマップが作成されます。次に、各タスクには完了までの時間の見積もりが与えられます。楽観的 (O) は、タスクを完了するのにかかる時間が最も短いことです。ほとんどの場合 (M)、必要な期限。または悲観的 (P)、最も時間がかかります。

各タスクの予想時間である E は、E = (O + 4M + P)/6 の式によって導き出されます。分散は、V= [(P – O)/ 6] ^2 の方程式を解くことによって求められます。すべてのタスクの E と V を計算すると、E の合計がプロジェクトの正確な時間の見積もりになります。追加された V は、予想される分散を示します。

7. スマートゴール

計画方法に役立つもう 1 つの頭字語は SMART です。これは、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、時間制限があることを表します。プロジェクトの計画プロセスで SMART が行うことは、開始する前に、目標が SMART 基準に適合することを確認することです。

つまり、明確かつ簡潔であるように、具体的である必要があります。また、プロジェクトを定量化できるように、測定可能でなければなりません。実現可能であることは明らかです。プロジェクトが不可能であるとしたら、そのプロジェクトは失敗する可能性が高いからです。

最後の 2 つのイニシャルは関連性を意味します。これは、プロジェクトの目標が組織の全体的なビジネス戦略に沿っており、締め切りがあるなどの時間制限があることを示しています。プロジェクトがこれらすべてのポイントを満たしている場合は、計画を開始できます。

ProjectManager.com は、計画を簡単にするクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 スプレッドシートや MS Project ファイルをアップロードするだけでなく、一度ソフトウェアに取り込めば、簡単に共有したり、即座に更新したりできるため、より共同的なプラットフォームが実現します。リアルタイムのダッシュボードにより、プロジェクトマネージャーとチームは常に最新の状態に保たれ、利害関係者へのレポートが容易になります。 この 30 日間の無料試用版をご利用ください。