7 เทคนิคการวางแผนที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสำหรับโครงการที่ดีกว่า

โครงการที่ไม่มีแผนก็เหมือนรถที่ไม่มีคนขับ แผนโครงการเป็นแนวทางที่ทำให้ผู้จัดการโครงการได้รับจากแนวคิดไปจนถึงการดำเนินการ และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่ปลายทาง มีข้อโต้แย้งว่าแผนโครงการจะแทนที่ทุกอย่างในโครงการ

แม้ว่าจะเป็นการพูดเกินจริงไปบ้าง แต่ก็พิสูจน์ให้เห็นถึงประเด็นเชิงวาทศิลป์ที่การวางแผนสำหรับโครงการเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะยังใหม่ต่อการจัดการโครงการหรือผู้ที่มีประสบการณ์มาหลายปีแล้ว ก็ยังมีเครื่องมือและเทคนิคในการวางแผนให้เรียนรู้อยู่เสมอ

อาจมีวิธีการวางแผนได้มากเท่ากับที่มีโครงการต่างๆ ดังนั้นเราจึงรวบรวมเทคนิคการวางแผนที่มีศักยภาพเป็นส่วนผสมสำคัญเจ็ดอย่างที่จะทำให้แผนโครงการต่อไปของคุณเป็นงานฉลองสำหรับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

1. การวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญ

การวางแผนโครงการอย่างง่ายมีอุปสรรคที่ต้องเคลียร์ แต่เมื่อโครงการนั้นซับซ้อน การวางแผนก็อาจรู้สึกว่าแทบจะผ่านไม่ได้ นั่นคือสิ่งที่เทคนิคการวางแผนเช่นการวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญมีประโยชน์ เป็นวิธีการวางแผนที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกับโครงการที่มีงานจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีโครงการที่ทำพร้อมกันและต้องพึ่งพาอาศัยกัน

การวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญจะช่วยให้คุณทราบได้ว่างานบางงานสามารถทำงานแบบคู่ขนานกันได้หรือไม่ ลำดับของงานควรเป็นอย่างไร และจัดลำดับความสำคัญของงานเหล่านั้นด้วย การดำเนินการนี้ต้องใช้โปรเจ็กต์ที่ซับซ้อนและค้นหาเส้นทางที่มีประสิทธิภาพที่สุด นั่นเป็นเพราะว่าการวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญเป็นไปตามไทม์ไลน์ที่แสดงว่างานอยู่ที่ไหนในกำหนดการและสิ่งที่ต้องทำเมื่อใด

มีสามขั้นตอนในการวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญ:

1. เขียนงานทั้งหมดบนไทม์ไลน์ของโครงการ
2. ระบุว่างานใดต้องเกิดขึ้นพร้อมกัน
3. สังเกตการพึ่งพางาน

ไทม์ไลน์นี้จะแสดงจุดต่างๆ ในโครงการที่ต้องการทรัพยากรมากขึ้นและสิ่งที่สำคัญที่สุดในการติดตามโครงการ

2. การระดมความคิด

การระดมสมองสามารถมองเป็นแผนก่อนแผนได้ แผนสำหรับทุกสิ่งเป็นวิธีจัดระเบียบแนวทาง แต่ก่อนจะทำได้ดีต้องเข้าใจโครงงานชัดเจนและเทคนิคต่างๆ ในการจัดการตรวจสอบ การระดมสมองเป็นเครื่องมือที่ใช้ประสบการณ์และทักษะร่วมกันของทีมงานโครงการ เพื่อให้ผู้จัดการโครงการได้เห็นภาพที่สมบูรณ์ ก่อนที่พวกเขาจะพยายามวางกรอบในแผน

ดังนั้นการระดมความคิดจึงควรเป็นขั้นตอนแรกในเทคนิคการวางแผนใดๆ เป็นวิธีการคิดเชิงสร้างสรรค์และด้านข้างที่สามารถช่วยระบุความเสี่ยงของโครงการและข้อกังวลอื่น ๆ ที่ไม่ชัดเจนในทันที จะมีเวลาจัดทำแผนและเพิ่มโครงสร้างที่จำเป็นซึ่งทุกโครงการวางอยู่เพื่อบรรลุจุดสิ้นสุดที่ประสบความสำเร็จ ลักษณะที่สร้างสรรค์ของเซสชั่นระดมความคิด และความจริงที่ว่ามันขัดกับวิธีการจัดการโครงการทั่วไป ทำให้เป็นเทคนิคการวางแผนที่เปิดเผยอย่างมาก

ปัญหาเดียวคือคนที่เก่งในการจัดการโครงการมักจะเป็นคนที่ทำงานได้ดีที่สุดภายในเทมเพลต ทำให้พวกเขาคิด "นอกกรอบ" สามารถพิสูจน์ความท้าทายได้ แต่จะช่วยให้โครงการและทีมของคุณขยายทรัพยากรของตนเองได้ อย่าลืมให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ มีส่วนร่วมในการระดมความคิดด้วย

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างแผนโครงการ

3. โครงสร้างการแบ่งงาน

วิธีการวางแผนโครงการที่ยอดเยี่ยมอีกวิธีหนึ่งคือ โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ซึ่งเป็นวิธีจัดอันดับงานในโครงการ อีกครั้ง เมื่อโปรเจ็กต์มีขอบเขตที่ดี จะช่วยในการจัดการ ซึ่งเป็นที่ที่ WBS เข้ามามีบทบาท ตามชื่อของมัน WBS จะแบ่งโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้ มันเหมือนกับการใส่อะไรบางอย่างลงในเบ้าหลอมและทำลายมันลงไปที่องค์ประกอบหลัก

เริ่มด้วยโปรเจ็กต์ จากนั้นเริ่มแบ่งย่อย: ขั้นแรกให้ออกเป็นส่วนๆ จากนั้นจึงแยกจากหลักเป้าหมายเหล่านั้นออกเป็นงาน ในแง่หนึ่ง คุณกำลังเริ่มต้นที่ส่วนท้ายของโปรเจ็กต์และทำงานย้อนกลับ การแยกย่อยกำลังพิจารณาขนาดของงาน ใช้เวลานานเท่าใด และใครเป็นผู้รับผิดชอบงานนั้น คุณสามารถใช้เทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานฟรีของเราเพื่อเริ่มต้น

คิดว่า WBS เป็นกรอบสำหรับการวางแผน มันให้ภาพชิ้นส่วนทั้งหมดของตัวต่อของโครงการ ด้วยความรู้นี้ ผู้จัดการโครงการจึงมีภาพรวมและส่วนย่อยที่ประกอบขึ้นเป็นภาพ ดังนั้นตอนนี้พวกเขาจึงสามารถควบคุมโครงการได้ตลอดวงจรชีวิต จาก WBS แถลงการณ์ของงานจะพัฒนาขึ้น ตลอดจนการจัดกำหนดการ งบประมาณ และทรัพยากรอื่นๆ

4. แผนภูมิแกนต์

สแตนด์บายเก่าสำหรับการวางแผนโครงการคือแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิ Gantt ได้รวมอยู่ในชุดคุณลักษณะของแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจำนวนมากเป็นเวลาหลายสิบปี ซึ่งทำให้มีความยืดหยุ่นและเน้นคุณลักษณะเชิงบวกมากมาย

ProjectManager.com มีแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่ให้คุณอัปโหลดรายการงานจากสเปรดชีต Excel หรือ CSV หรือแม้แต่ไฟล์ MS Project เมื่อรายการงานนั้นถูกอัปโหลด และคุณตั้งชื่อคอลัมน์ งานจะเติมข้อมูลทางด้านซ้ายมือของแผนภูมิแกนต์ ซึ่งเป็นโครงร่างสำหรับทั้งโครงการ การเพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดจะสร้างเส้นข้ามไทม์ไลน์นั้นที่แสดงระยะเวลาของงาน

ถ้างานขึ้นอยู่กับงานอื่น สามารถเชื่อมโยงได้ เพื่อให้สมาชิกในทีมทราบถึงการขึ้นต่อกันของงานและไม่ถูกบล็อก นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดในกำหนดการ เนื่องจากสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลให้แจ้งเตือนสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดส่งที่จะมาถึง ที่ช่วยให้โครงการดำเนินต่อไป

เมื่อวางแผนโครงการแล้ว แผนภูมิแกนต์จะยังคงให้ ด้วย ProjectManager.com แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายงานได้ นอกจากนี้ยังเป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายสามารถสื่อสารความคิดเห็นได้อย่างอิสระ ซึ่งพวกเขาสามารถแนบไฟล์และรูปภาพได้ พวกเขาจะได้รับแจ้งความคิดเห็นเหล่านี้ในแบบเรียลไทม์ ดังนั้นทีมจึงสามารถสื่อสารได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนหรือในเวลาใด ลองใช้เทคนิคการวางแผนนี้วันนี้ด้วยการทดลองใช้ ProjectManager.com ฟรี

5. แผนภาพเหตุและผล

เทคนิคการวางแผนนี้สร้างขึ้นโดย Kaoru Ishikawa นักทฤษฎีองค์กรชาวญี่ปุ่น เพื่อแสดงสาเหตุของเหตุการณ์ เรียกอีกอย่างว่าแผนภาพอิชิกาวะหรือก้างปลา

รวบรวมและระบุปัญหาที่สามารถพัฒนาได้ตลอดโครงการ วิธีการวางแผนนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถหาวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ มีความเสี่ยงอยู่ในทุกโครงการ และการวางแผนป้องกันความเสี่ยงนั้นเป็นอีกวิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินการตามแผนที่วางไว้โดยไม่หยุดชะงักซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง

แผนภาพสาเหตุและผลกระทบมีแกนหลักตรงกลางซึ่งกระดูกจะถูกดึงออกมาซึ่งแสดงถึงปัจจัยสำคัญใดๆ ที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ สามารถใช้เพื่อนำปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการระดมความคิดและจัดระเบียบได้

ปัจจัยที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ (หรือกระดูกที่มาจากกระดูกสันหลัง) อาจเป็นอุปกรณ์หรือทรัพยากรอื่น ๆ ปัญหาทางกฎหมาย เทคโนโลยีใหม่ การฝึกอบรม ฯลฯ กระดูกแต่ละชิ้นจะแบ่งออกเป็นกระดูกที่เล็กกว่าเพื่อให้ได้เต็ม มุมมองของสาเหตุและผลกระทบที่อาจมีต่อโครงการและแผนงาน

6. PERT

เทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรมหรือ PERT เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการประมาณระยะเวลาที่โครงการน่าจะใช้ การจัดตารางเวลาเป็นหนึ่งในเสาหลักของเทคนิคการวางแผน คุณจึงสามารถเห็นถึงความสำคัญของการมีวิธีการวางแผนอย่าง PERT เพื่อทำให้กำหนดการของคุณแม่นยำยิ่งขึ้น

ยิ่งคุณควบคุมตัวแปรได้มากเท่าไร ผลลัพธ์ของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเมื่อประมาณการ แต่มีสิ่งที่ไม่รู้จักมากมายเมื่อต้องรับมือกับโครงการที่คุณรู้สึกว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุเป้าหมายของคุณ แต่นั่นคือสิ่งที่ PERT ทำ: มันจัดการความน่าจะเป็นที่ซับซ้อนของโครงการด้วยวิธีการทางสถิติอย่างง่าย

ด้วย PERT งานจะถูกแบ่งย่อยเหมือนกับ WBS แต่เพิ่มกิจกรรมเหล่านี้ลงในแผนภูมิแกนต์เพื่อเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันของงาน สิ่งนี้จะสร้างแผนที่ของการพึ่งพาซึ่งกันและกันของโครงการ จากนั้นงานแต่ละงานจะได้รับการประเมินเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น: มองโลกในแง่ดี (O) เป็นงานที่เร็วที่สุดที่จะทำงานให้เสร็จ มีแนวโน้มมากที่สุด (M) กำหนดเวลาที่กำหนด หรือมองโลกในแง่ร้าย (P) ซึ่งจะใช้เวลามากที่สุด

E คือเวลาที่คาดหวังสำหรับแต่ละงาน มาจากสมการ: E = (O + 4M + P)/6 ความแปรปรวนหาได้จากการแก้สมการนี้: V= [(P – O)/ 6] ^2 เมื่อมีการคำนวณ E และ V สำหรับทุกงาน ผลรวม Es เป็นการประมาณเวลาที่แม่นยำสำหรับโครงการ Vs ที่เพิ่มแสดงความแปรปรวนที่คาดหวัง

7. เป้าหมายที่ชาญฉลาด

ตัวย่ออีกตัวหนึ่งที่สามารถช่วยในการวางแผนของคุณได้คือ SMART ซึ่งย่อมาจากเฉพาะ วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และมีเวลาจำกัด สิ่งที่ SMART ทำเมื่ออยู่ในกระบวนการวางแผนของโครงการคือการทำให้แน่ใจว่าก่อนที่คุณจะเริ่มต้นนั้น เป้าหมายของคุณสอดคล้องกับเกณฑ์ SMART

นั่นหมายความว่าควรมีความเฉพาะเจาะจงชัดเจนและรัดกุม นอกจากนี้ยังต้องสามารถวัดได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถวัดปริมาณโครงการของคุณได้ บรรลุได้ชัดเจน โดยที่หากโครงการนี้เป็นไปไม่ได้แบบพายในท้องฟ้า โอกาสที่โครงการจะล้มเหลวก็จะล้มเหลว

อักษรย่อสองตัวสุดท้ายมีไว้สำหรับความเกี่ยวข้อง ซึ่งพูดถึงเป้าหมายของโครงการที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กร และกำหนดเวลา เช่นเดียวกับการมีกำหนดเวลา หากโครงการของคุณตรงตามประเด็นเหล่านี้ทั้งหมด คุณสามารถเริ่มวางแผนได้

ProjectManager.com เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่ทำให้การวางแผนเป็นเรื่องง่าย ไม่เพียงแต่อัปโหลดสเปรดชีตและไฟล์ MS Project เท่านั้น แต่เมื่ออยู่ในซอฟต์แวร์ พวกเขาจะแชร์และอัปเดตอย่างง่ายดายในทันที สำหรับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่มากขึ้น แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมอัปเดตและทำให้การรายงานต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำได้ง่าย ดูด้วยตัวคุณเองโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้