Acentenizin Ödemesini Almak İçin Müşterileri Faturalandırmanın En İyi 10 Yolu

Faturalandırma istemcileri bir sürükle olabilir. Faturayı yanlış koyabilirler, çek göndermeyi unutabilirler veya herhangi bir sayıda olası senaryo. Siz farkına bile varmadan, son tarih geçti ve ajansınızın gelir akışı azalıyor. Ne yapabilirsin?

İlk olarak, ödenmemiş faturaların sadece sizin için değil, müşteriniz için de can sıkıcı olabileceğini unutmamak önemlidir. Belki de süreç onlara tam olarak açıklanmadığı veya hantal ve modası geçmiş olduğu için ödeme yapmadılar. Faturalandırma yönteminiz, müşteri ilişkilerinizi ve nihayetinde müşterileri ne kadar iyi elde tuttuğunuzu etkileyebilir.

Aşağıda, faturalandırma sürecinizi iyileştirmeye yönelik on ipucu bulunmaktadır. Depozito istemek veya yinelenen bir faturalandırma yöntemi kullanmak gibi bu taktikler, aslında müşterilerinizin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlarken aynı zamanda ajansınıza daha hızlı ödeme yapılmasını sağlar. Bu nihai kazan-kazan.

Müşterileri faturalandırmanın ve şartlarınıza göre ödeme almanın 10 yolu

1. Sözleşmede net beklentiler oluşturun

Belki de acentenizin ödemesini derhal almasını sağlamanın en iyi yolu, bir müşteri bir sözleşme imzalamadan önce ödeme koşullarını netleştirmektir. Beklentileri küçük baskıya dahil etmek yerine bunu aktif bir konuşma yapın. Bu, müşterinin ne zaman ödeme yapılacağı, nasıl ödeneceği ve gecikme ücretleri için politikanın ne olduğu konusunda kafa karışıklığını önler.

Ödeme süreçlerini tartışmak için zaman ayırmak, müşterinin herhangi bir özel isteği olup olmadığını öğrenmenize de olanak tanır. Örneğin, müşteri faturayı posta yoluyla mı yoksa elektronik olarak mı almayı tercih ediyor? Kredi kartıyla mı yoksa çekle mi ödemeyi tercih ediyorlar?

Müşterinin işe alım süreci sırasında beklentileri tartışmak, yalnızca daha sonra ödenmemiş faturalar için takip edilme şanslarını azaltmakla kalmaz, aynı zamanda ödeme tercihlerini yerine getirmeye istekli olduğunuzu gösterir. Kısacası, ek müşteri hizmeti sağlamanın ve müşteri sadakatini artırmanın basit ve kolay bir yolu.

2. Depozito isteyin

Büyük bir satın alma işleminde depozito ödemek olağandışı değildir. Bir pazarlama veya reklam ajansıyla sözleşme yaparken de durum farklı değil. Acenteye peşin gelir sağlamanın yanı sıra, müşterilerin depozito ödemesini sağlamak iki şeyi başarır:

• Herhangi bir "kırmızı bayrak" istemcisini ayıklar.
  Yeni bir müşterinin maliyete aşırı derecede odaklandığını veya depozito ödemeye karşı dirençli olduğunu fark ederseniz, gelecekteki faturaları zamanında ödememe ihtimalleri vardır. Şimdi bir depozito ödeme konusuna girmek, daha sonra sizi çok fazla hayal kırıklığına uğratabilir.
• Faturalama sürecinin mekaniğinin düzgün çalışmasını sağlar.
  Müşteri ister posta yoluyla bir fatura almak isterse PayPal üzerinden ödeme yapmak isterse, ilişkiye bir depozito ile başlamak, sürecin olması gerektiği gibi çalıştığından emin olmanıza yardımcı olur. Bu şekilde, bir sonraki fatura geldiğinde, her iki taraf da nasıl ilerleyeceği konusunda kendinden emin olabilir.

3. Faturaya iletişim bilgilerini ve proje ayrıntılarını ekleyin

Faturalar genellikle bir kuruluşun mali ekibine veya satın alma kararları verme yetkisine sahip birine gönderilir. Ajansınızın iletişim bilgilerinin faturada işaretlenmesi, diğer potansiyel paydaşların herhangi bir soruları olduğunda iletişime geçmelerini kolaylaştırır.

Başka bir şey, faturanın doğru kişiye fatura edildiğinden emin olmaktır. Birincil irtibat kişiniz nihai olarak faturaları ödeyen kişi değilse, kim olduğunu öğrenin. Doğrudan o kişiye fatura keserek kendinize ve müşterinize çok zaman kazandırabilirsiniz.

QuickBooks'un fatura yazılımıyla bunu nasıl yaptığını görün:

Bu FreshBooks fatura şablonu, iletişim bilgileri için ayrılmış alanlara ek olarak, farklı proje bileşenleriyle ilgili açıklamalar için de alan içerir:

Bu sağduyu gibi görünse de, ekstra ayrıntılar eklemek, siz ve müşteriniz arasında güven oluşturmaya yardımcı olabilir. "Facebook yeniden hedefleme reklam kampanyası için tıklama sonrası açılış sayfası oluşturuldu" gibi bir projenin bireysel bileşenleri hakkında spesifik olmak, müşteriye bir kampanyayı hayata geçirmekle ilgili tüm farklı görevleri hatırlatır.

4. Faturaya geç ödeme koşullarını ekleyin

Muhtemelen, bir müşteri bir faturayı kapatmadan önce ödeme koşulları için sözleşmenin kopyasını incelemeyecektir. Her faturanın altına geç ödeme koşullarını ekleyerek herkesin işini kolaylaştırabilirsiniz. Bu, müşterileri zamanında ödeme yapmaya teşvik edebilir ve son teslim tarihlerini ve gecikme ücretlerini bilmediklerini iddia etmelerini önleyebilir.

5. Faturayı hemen teslim edin

Birçok dijital pazarlamacı, ne zaman fatura gönderileceğini tartışıyor. Bazıları, bir projeyi teslim ettikten sonra bir haftaya kadar beklemeyi veya müşterinin ürün veya hizmetin tadını çıkarmaya ve olası satışlarda veya dönüşümlerde artış gibi sonuçları görebilmesine kadar beklemeyi önerir.

Hızlı bir şekilde ödeme almak için faturayı mümkün olan en kısa sürede gönderin. Bu, ajansınızı müşterinizin zihninin önünde tutar. Ayrıca, güvenilir ve ayrıntılara dikkat ettiğinizi gösterir ve bu da ajansınızın işe başlamak için en iyi seçim olduğunu bir kez daha teyit eder.

6. Müşterileri yinelenen faturalandırma ile bir hizmet sözleşmesine taşıyın

Bir fatura göndermek için uzun bir projenin sonuna kadar beklemek veya bunun üzerine ödeme almak için birkaç hafta veya ay daha beklemek yerine, müşterinizden bir hizmet sözleşmesine geçmesini isteyin.

Buradan, müşterinin banka hesabından veya kredi kartından otomatik olarak aylık çekim yapan bir yinelenen faturalandırma seçeneği ayarlayın. Bu sadece ikinizi de zamandan ve baş ağrısından kurtarmakla kalmaz, aynı zamanda ajansınız için daha öngörülebilir ve daha istikrarlı bir nakit akışı sağlar.

Tamamlanması normalden daha fazla zaman gerektiren projeler için, tek başına bir geçici/tekrarlı ödeme planı her zaman mantıklı olmayabilir. Örneğin, bir müşteri A/B testinin sonuçlarından memnun olmayabilir ve daha deneysel tıklama sonrası açılış sayfalarının oluşturulmasını isteyebilir. Bu durumda, hizmetlinin beklentilerini aşan bir süre için aylık veya üç aylık bir fatura faturası gönderebileceğiniz, saat karşılığı bir alıkoyma yöntemini kullanmayı düşünün.

7. Müşterileri çevrimiçi olarak faturalandırın

Müşterinizi çevrimiçi olarak faturalandırabileceğinizi ilk katılım sürecinde öğrendiyseniz, tebrikler. Bunun, kağıt faturaları postalarken zamandan ve paradan tasarruf etmek ve müşteriniz için anında ödeme seçenekleri gibi çeşitli faydaları vardır.

Müşterilere fatura kesmek için PayPal'ı kullanmak popüler bir çevrimiçi ödeme yöntemidir. Platform, müşterilerin faturalarını hemen kapatabilmeleri için bir "Şimdi Öde" düğmesinin eklenmesini kolaylaştırır:

Bu tek adımlı süreç, geç ödemeleri önleyebilir ve gelirinizi öngörülebilir ve tutarlı tutabilir.

8. Faturalama yazılımı kullanın

Bulut tabanlı yazılımların kullanılması faturalama sürecini otomatikleştirebilir ve fatura gönderip takip etmek için harcadığınız süreyi azaltabilir.

En popüler bulut tabanlı araçlardan biri FreshBooks'tur:

Yazılımın birçok özelliği, burada tartışılan en iyi uygulamaları otomatik hale getirir:

• Depozito için faturalandırma
• İletişim bilgilerini, proje ayrıntılarını ve gecikme ücreti bilgilerini gösteren temizleme
• Müşterilerin anında çevrimiçi ödeme yapmasına izin verme
• Farklı bir para birimine dönüştürme

Artı, FreshBooks'un kendi araştırması, yazılımlarının ortalama küçük işletme sahibine her yıl 192 saat kazandırdığını iddia ediyor. Aylık 25 ABD Doları olan orta düzey planlarıyla, müşterilere fatura kesmek çok makul bir seçenektir.

Bulut muhasebe yazılımı için ödeme yapmaktan kaçınmak istiyorsanız, PayPal üzerinden fatura göndermeyi düşünün:

Popüler çevrimiçi ödeme portalı, uluslararası müşteriler için kolay para birimi dönüştürme de dahil olmak üzere birçok özelleştirme seçeneğine sahip ücretsiz fatura şablonları sunar. Dezavantajı? PayPal yine de son ödemeden normal küçük ücretini alır (0,30$ + toplamın %2,9'u).

9. Uluslararası müşterilere fatura keserken ücretler ve döviz kurları hesabı

Döviz kurları, vergiler ve diğer ücretlerin tümü, uluslararası müşterilere fatura kesilirken büyük olasılıkla bir rol oynayacaktır. Konuyu tartışırken aynı zamanda müşteri işe alım sürecinde ödeme beklentilerini netleştirerek sürprizlerden kaçının.

Belirli bir ülke için protokoller üzerinde araştırma yapmanıza yardımcı olur veya yazılımla fatura oluşturabilirsiniz. Birçok bulut muhasebe aracı, para birimi dönüştürme işlemlerini çok kolaylaştırır. Örneğin Zoho, size başka bir dilde fatura şablonları oluşturma olanağı sunar:

10. Müşterilerle güçlü ilişkiler kurun

Şirketinize sağladıkları gelirin ötesinde değer verildiğini hisseden müşteriler, muhtemelen zamanında ödeme yapmaya daha meyilli olacaklardır. Bunu yapmanın, onlara indirim teklif etmek, bir sorunu çözmelerine yardımcı olmak ve hatta onlara beklenmedik bir hediye göndermek gibi birkaç yolu vardır.

Ancak burada paylaşılan ipuçlarını takip ettiyseniz, müşterilerinizle harika bir ilişki kurma yolunda zaten yarı yoldasınız demektir. Tutarlı bir faturalama süreci, net iletişim, güven oluşturma ve mükemmel müşteri hizmetiyle müşterinizin yaşamını basitleştirme için çeşitli fırsatlar sunar.

Hızlı ve kolay bir şekilde ödeme almaya başlayın

Müşterileri faturalandırmak zor olabilir. Faturaları oluşturmak ve göndermek zaman alır ve takip etmek ve faturaların son teslim tarihine kadar ödenmesini sağlamak daha da fazla zaman alır. Tutarlı ve net bir faturalandırma sürecine sahip olmak, her iki tarafta da çok fazla hayal kırıklığı yaşanmasını önleyebilir.

Ajansa ne zaman ve nasıl ödeme yapılabileceği konusunda net beklentiler belirleyerek, müşterilerin hayatlarını kolaylaştıran basit, anında ödeme yöntemleri sunarak ödemelerinizi daha hızlı alabilir ve ilişkilerinizi güçlendirebilirsiniz. Ödenmemiş faturalar için müşterilerin peşine düşmek geçmişte kalabilir.

Ajansınızı nasıl büyütebileceğinizle ilgili daha fazla ayrıntı için bugün bir Instapage Enterprise demosuna kaydolun.