I 10 modi migliori per fatturare i clienti per far pagare la tua agenzia

La fatturazione dei clienti può essere un ostacolo. Potrebbero smarrire la fattura, dimenticare di inviare un assegno o qualsiasi numero di possibili scenari. Prima che tu te ne accorga, la data di scadenza è passata e il flusso di entrate della tua agenzia sta svanendo. Cosa sai fare?

Innanzitutto, è importante ricordare che le fatture non pagate potrebbero non essere fastidiose solo per te, ma anche per il tuo cliente. Forse non hanno pagato perché il processo non è stato spiegato loro completamente o è goffo e obsoleto. Il tuo metodo di fatturazione potrebbe avere un impatto sulle tue relazioni con i clienti e, in definitiva, sul modo in cui mantieni i clienti.

Di seguito sono riportati dieci suggerimenti per migliorare il processo di fatturazione. Queste tattiche, come la richiesta di un deposito o l'utilizzo di un metodo di fatturazione ricorrente, possono effettivamente garantire che le esigenze dei tuoi clienti vengano soddisfatte e allo stesso tempo assicurarsi che la tua agenzia venga pagata più rapidamente. È l'ultima vittoria.

10 modi per fatturare i clienti ed essere pagati alle tue condizioni

1. Stabilire chiare aspettative nel contratto

Forse il modo migliore per garantire che la tua agenzia venga pagata tempestivamente è chiarire i termini di pagamento prima che un cliente firmi un contratto. Rendi questa una conversazione attiva invece di includere solo le aspettative all'interno della stampa fine. Ciò impedisce al cliente di fare confusione su quando pagare, come pagare e quale sia la politica per le commissioni in ritardo.

Dedicare del tempo alla discussione sui processi di pagamento ti consente anche di sapere se il cliente ha richieste speciali. Ad esempio, il cliente preferisce ricevere una fattura per posta o elettronicamente? Preferiscono pagare con carta di credito o assegno?

Discutere delle aspettative durante il processo di onboarding del cliente non solo riduce la possibilità che debbano essere inseguiti in seguito per fatture non pagate, ma mostra che sei disposto a soddisfare le loro preferenze di pagamento. In breve, è un modo semplice e facile per fornire un servizio clienti aggiuntivo e aumentare la fedeltà dei clienti.

2. Richiedi un deposito

Pagare un deposito su un grande acquisto non è insolito. Non è diverso quando si stipula un contratto con un'agenzia di marketing o pubblicità. Oltre a fornire all'agenzia entrate anticipate, il fatto che i clienti paghino un deposito realizza due cose:

• Elimina tutti i clienti "bandiera rossa".
  Se noti che un nuovo cliente è eccessivamente concentrato sui costi o è restio a pagare un deposito, è probabile che non pagherà le fatture future in tempo. Affrontare l'argomento del pagamento di un deposito ora potrebbe farti risparmiare molte frustrazioni in seguito.
• Assicura che i meccanismi del processo di fatturazione funzionino correttamente.
  Sia che il cliente abbia chiesto di ricevere una fattura per posta o desideri pagare tramite PayPal, avviare il rapporto con un deposito aiuta a garantire che il processo funzioni come dovrebbe. In questo modo, quando arriva la prossima fattura, entrambe le parti possono sentirsi sicure su come procedere.

3. Includi le informazioni di contatto e le specifiche del progetto sulla fattura

Le fatture vengono spesso passate al team finanziario di un'organizzazione oa qualcuno con l'autorità di prendere decisioni di acquisto. Avere le informazioni di contatto della tua agenzia segnate sulla fattura rende più facile per altri potenziali stakeholder mettersi in contatto in caso di domande.

Un'altra cosa è assicurarsi che la fattura venga fatturata alla persona corretta. Se il tuo contatto principale non è la persona che alla fine paga le bollette, scopri chi lo è. Puoi risparmiare molto tempo a te stesso e al tuo cliente fatturando direttamente a quella persona.

Guarda come fa QuickBooks con il suo software di fatturazione:

Oltre agli spazi riservati alle informazioni di contatto, questo modello di fattura FreshBooks include anche spazio per le descrizioni sui diversi componenti del progetto:

Anche se questo potrebbe sembrare un buon senso, aggiungere dettagli extra può aiutare a creare fiducia tra te e il tuo cliente. Essere specifici sui singoli componenti di un progetto, come la "pagina di destinazione post clic creata per la campagna di annunci di retargeting di Facebook", ricorda al cliente tutte le diverse attività associate alla realizzazione di una campagna.

4. Includere i termini di pagamento in ritardo sulla fattura

È probabile che un cliente non esaminerà la propria copia del contratto per i termini di pagamento prima di saldare una fattura. Puoi semplificare il lavoro di tutti includendo i termini di pagamento in ritardo nella parte inferiore di ogni fattura. Ciò può incoraggiare i clienti a pagare in tempo e impedire loro di affermare di non essere a conoscenza delle scadenze e delle commissioni in ritardo.

5. Consegna prontamente la fattura

Molti marketer digitali discutono su quando inviare una fattura. Alcuni suggeriscono di aspettare fino a una settimana dopo la consegna di un progetto o di aspettare fino a quando il cliente ha avuto il tempo di godersi il prodotto o il servizio e può vedere i risultati, come un aumento dei lead o delle conversioni.

Per essere pagato rapidamente, invia la fattura il prima possibile. Ciò mantiene la tua agenzia in primo piano nella mente del tuo cliente. Dimostra anche che sei affidabile e attento ai dettagli, il che ribadisce che la tua agenzia è stata la scelta migliore per iniziare il lavoro.

6. Passare i clienti a un contratto di mantenimento con fatturazione ricorrente

Invece di aspettare fino alla fine di un lungo progetto per inviare una fattura o aspettare diverse settimane o mesi per essere pagato, chiedi al tuo cliente di passare a un contratto di fermo.

Da lì, imposta un'opzione di fatturazione ricorrente che effettui automaticamente prelievi mensili dal conto bancario o dalla carta di credito del cliente. Ciò non solo consente a entrambi di risparmiare molto tempo e mal di testa, ma crea anche un flusso di cassa più prevedibile e più stabile per la tua agenzia.

Per i progetti che richiedono più tempo del solito per essere completati, un piano di pagamento fisso/ricorrente da solo potrebbe non avere sempre senso. Ad esempio, un cliente potrebbe non essere soddisfatto dei risultati dei test A/B e richiedere la creazione di pagine di destinazione post clic più sperimentali. In questo caso, prendi in considerazione l'utilizzo di un metodo di conservazione contro le ore, in cui puoi inviare una fattura mensile o trimestrale per il tempo che supera le aspettative del fermo.

7. Fatturare i clienti online

Se hai appreso durante il processo di onboarding che puoi fatturare il tuo cliente online, congratulazioni. Ci sono diversi vantaggi in questo, come il risparmio di tempo e denaro nell'invio di fatture cartacee, nonché opzioni di pagamento istantaneo per il tuo cliente.

L'utilizzo di PayPal per fatturare i clienti è un metodo di pagamento online molto diffuso. La piattaforma semplifica l'inclusione di un pulsante "Paga ora" in modo che i clienti possano saldare immediatamente il conto:

Questo processo in un'unica fase può prevenire pagamenti in ritardo e mantenere le tue entrate prevedibili e coerenti.

8. Utilizzare un software di fatturazione

L'utilizzo di un software basato su cloud può automatizzare il processo di fatturazione e ridurre il tempo dedicato all'invio e al monitoraggio delle fatture.

Uno degli strumenti basati su cloud più popolari è FreshBooks:

Molte delle funzionalità del software automatizzano le migliori pratiche discusse qui, tra cui:

• Fatturazione di un acconto
• Cancellazione che mostra le informazioni di contatto, i dettagli del progetto e le informazioni sulla tariffa in ritardo
• Consentire ai clienti di pagare online istantaneamente
• Conversione in una valuta diversa

Inoltre, la ricerca di FreshBooks afferma che il loro software consente al proprietario medio di una piccola impresa di risparmiare 192 ore all'anno. Con il loro piano di livello intermedio al prezzo di $ 25 al mese, è un'opzione molto ragionevole per fatturare ai clienti.

Se vuoi evitare di pagare per il software di contabilità cloud, prendi in considerazione l'invio di fatture tramite PayPal:

Il popolare portale di pagamento online offre modelli di fattura gratuiti con numerose opzioni di personalizzazione, inclusa una facile conversione di valuta per i clienti internazionali. Lo svantaggio? PayPal continua a prelevare la consueta piccola commissione dal pagamento finale ($ 0,30 + 2,9% del totale).

9. Conto per commissioni e tassi di cambio durante la fatturazione dei clienti internazionali

Tassi di cambio, tasse e altre commissioni avranno probabilmente un ruolo nella fatturazione dei clienti internazionali. Evita sorprese discutendo l'argomento mentre chiarisci le aspettative di pagamento durante il processo di inserimento del cliente.

Aiuta a fare ricerche sui protocolli per un particolare paese, oppure puoi comporre fatture con il software. Molti strumenti di contabilità cloud rendono le conversioni di valuta un gioco da ragazzi. Zoho, ad esempio, ti offre la possibilità di creare modelli di fattura in un'altra lingua:

10. Costruisci solide relazioni con i clienti

I clienti che si sentono valutati al di là delle entrate che forniscono alla tua azienda saranno probabilmente più inclini a pagare in tempo. Ci sono diversi modi per farlo, come offrire loro uno sconto, aiutarli a risolvere un problema o persino inviare loro un regalo inaspettato.

Tuttavia, se hai seguito i suggerimenti condivisi qui, sei già a metà strada per creare un ottimo rapporto con i tuoi clienti. Un processo di fatturazione coerente offre diverse opportunità per una comunicazione chiara, per creare fiducia e semplificare la vita del cliente con un eccellente servizio clienti.

Inizia a essere pagato in modo rapido e semplice

Fatturare i clienti può essere difficile. Ci vuole tempo per creare e inviare fatture e ancora più tempo per seguire e assicurarsi che le fatture vengano pagate entro la scadenza. Avere un processo di fatturazione coerente e chiaro può prevenire molte frustrazioni da entrambe le parti.

Stabilire aspettative chiare su quando e come l'agenzia può essere pagata, quindi offrire metodi di pagamento semplici e istantanei che semplifichino la vita dei clienti può farti pagare più velocemente e rafforzare le tue relazioni. Inseguire i clienti per fatture non pagate può diventare un ricordo del passato.

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