10 лучших способов выставить счет клиентам для оплаты вашего агентства

Выставление счетов клиентам может быть затруднительным. Они могут потерять счет, забыть отправить чек или любое количество возможных сценариев. Прежде чем вы это узнаете, срок выполнения истек, и поток доходов вашего агентства сокращается. Что ты можешь сделать?

Во-первых, важно помнить, что неоплаченные счета могут раздражать не только вас, но и вашего клиента. Возможно, они не заплатили, потому что процесс не был им полностью объяснен или он неуклюжий и устаревший. Ваш метод выставления счетов может повлиять на ваши отношения с клиентами и, в конечном итоге, на то, насколько хорошо вы удерживаете клиентов.

Ниже приведены десять советов по улучшению процесса выставления счетов. Эта тактика, такая как запрос депозита или использование метода регулярного выставления счетов, может на самом деле обеспечить удовлетворение потребностей ваших клиентов, а также обеспечить более быструю оплату вашего агентства. Это беспроигрышный вариант.

10 способов выставлять счета клиентам и получать оплату на ваших условиях

1. Определите четкие ожидания в контракте

Возможно, лучший способ обеспечить своевременную оплату вашему агентству - это уточнить условия оплаты до того, как клиент когда-либо подпишет контракт. Сделайте это активным разговором, а не просто напишите об ожиданиях мелким шрифтом. Это предотвращает путаницу клиентов в том, когда платить, как платить и какова политика в отношении штрафов за просрочку платежа.

Выделив время для обсуждения процессов оплаты, вы также сможете узнать, есть ли у клиента какие-либо особые пожелания. Например, предпочитает ли клиент получать счет по почте или в электронном виде? Они предпочитают платить кредитной картой или чеком?

Обсуждение ожиданий во время процесса адаптации вашего клиента не только снижает вероятность того, что его позже придется преследовать из-за неоплаченных счетов, но и показывает, что вы готовы учесть их платежные предпочтения. Короче говоря, это простой и легкий способ предоставления дополнительных услуг и повышения лояльности клиентов.

2. Попросите депозит

Внесение залога при крупной покупке - обычное дело. То же самое и с маркетинговым или рекламным агентством. Помимо предоставления агентству авансового дохода, внесение клиентом залога позволяет добиться двух целей:

• Это отсеивает всех клиентов с «красным флагом».
  Если вы заметили, что новый клиент чрезмерно сосредоточен на стоимости или сопротивляется уплате депозита, то, скорее всего, он не будет оплачивать будущие счета вовремя. Обращение к теме выплаты депозита сейчас может избавить вас от многих разочарований в будущем.
• Это гарантирует, что механика процесса выставления счетов работает должным образом.
  Независимо от того, просил ли клиент получить счет по почте или хочет оплатить через PayPal, начало отношений с внесением депозита помогает убедиться, что процесс работает должным образом. Таким образом, когда приходит следующий счет, обе стороны могут быть уверены в том, что делать дальше.

3. Включите в счет контактную информацию и сведения о проекте.

Счета-фактуры часто передаются финансовому отделу организации или лицу, уполномоченному принимать решения о закупках. Указание контактной информации вашего агентства в счете позволяет другим потенциальным заинтересованным сторонам связываться с ними, если у них возникнут какие-либо вопросы.

Другое дело - убедиться, что счет выставляется правильному лицу. Если ваше основное контактное лицо не является лицом, которое в конечном итоге оплачивает счета, выясните, кто это. Вы можете сэкономить много времени себе и своему клиенту, выставив счет напрямую этому человеку.

Посмотрите, как QuickBooks делает это с помощью своего программного обеспечения для выставления счетов:

Помимо полей, отведенных для контактной информации, этот шаблон счета FreshBooks также включает в себя место для описаний различных компонентов проекта:

Хотя это может показаться здравым смыслом, добавление дополнительных деталей может помочь укрепить доверие между вами и вашим клиентом. Конкретность отдельных компонентов проекта, таких как «созданная целевая страница после клика для рекламной кампании Facebook с ретаргетингом», напоминает клиенту обо всех различных задачах, связанных с реализацией одной кампании.

4. Включите в счет условия просрочки платежа.

Скорее всего, клиент не будет проверять свою копию контракта на предмет условий оплаты до оплаты счета. Вы можете облегчить каждому работу, включив условия просрочки платежа в конце каждого счета. Это может побудить клиентов платить вовремя и помешать им утверждать, что они не знали о сроках и штрафах за просрочку платежа.

5. Оперативно доставьте счет.

Многие специалисты по цифровому маркетингу спорят о том, когда отправлять счет. Некоторые предлагают подождать неделю после реализации проекта или подождать, пока у клиента не будет времени насладиться продуктом или услугой и он сможет увидеть результаты, такие как увеличение количества потенциальных клиентов или конверсий.

Чтобы получить оплату быстро, отправьте счет как можно скорее. Это держит ваше агентство в центре внимания вашего клиента. Это также показывает, что вы надежны и внимательны к деталям, что еще раз подтверждает, что ваше агентство было лучшим выбором для начала работы.

6. Переведите клиентов на договор с фиксированным платежом с регулярным выставлением счетов.

Вместо того, чтобы ждать окончания длительного проекта, чтобы отправить счет - или ждать еще несколько недель или месяцев, чтобы получить оплату, - попросите своего клиента перейти на договор с фиксированным платежом.

Оттуда настройте вариант периодического выставления счетов, который автоматически снимает ежемесячные средства с банковского счета или кредитной карты клиента. Это не только сэкономит вам обоим много времени и головной боли, но и создаст более предсказуемый и стабильный денежный поток для вашего агентства.

Для проектов, для завершения которых требуется больше времени, чем обычно, план фиксированных / повторяющихся платежей не всегда имеет смысл. Например, клиент может быть недоволен результатами A / B-тестирования и запросить создание дополнительных экспериментальных целевых страниц после клика. В этом случае рассмотрите возможность использования метода фиксированного платежа против часов, при котором вы можете отправлять ежемесячный или ежеквартальный счет-фактуру за время, превышающее ожидания фиксатора.

7. Выставляйте счета клиентам онлайн.

Если в процессе адаптации вы узнали, что можете выставлять счет своему клиенту онлайн, то примите наши поздравления. Это дает несколько преимуществ, таких как экономия времени и денег на отправке бумажных счетов-фактур, а также возможность мгновенной оплаты для вашего клиента.

Использование PayPal для выставления счетов клиентам - популярный метод онлайн-платежей. Платформа позволяет легко включить кнопку «Оплатить сейчас», чтобы клиенты могли сразу оплатить свой счет:

Этот одноэтапный процесс может предотвратить просрочку платежей и сохранить предсказуемость и стабильность вашего дохода.

8. Используйте программное обеспечение для выставления счетов.

Использование облачного программного обеспечения может автоматизировать процесс выставления счетов и сократить время, которое вы тратите на отправку и отслеживание счетов.

Один из самых популярных облачных инструментов - FreshBooks:

Многие функции программного обеспечения автоматизируют лучшие практики, обсуждаемые здесь, в том числе:

• Выставление счета на депозит
• Очистка с отображением контактной информации, сведений о проекте и информации о поздних сборах
• Позволяя клиентам оплачивать онлайн мгновенно
• Конвертация в другую валюту

Кроме того, собственное исследование FreshBooks утверждает, что их программное обеспечение экономит среднему владельцу малого бизнеса 192 часа в год. С их тарифным планом среднего уровня по цене 25 долларов в месяц, это очень разумный вариант для выставления счетов клиентам.

Если вы не хотите платить за программное обеспечение для облачного учета, рассмотрите возможность отправки счетов через PayPal:

Популярный портал онлайн-платежей предлагает бесплатные шаблоны счетов-фактур с множеством опций настройки, включая легкую конвертацию валюты для международных клиентов. Недостаток? PayPal по-прежнему берет свою обычную небольшую комиссию с окончательного платежа (0,30 доллара США + 2,9% от общей суммы).

9. Учет комиссий и обменных курсов при выставлении счетов международным клиентам.

Курсы валют, налоги и другие сборы, вероятно, будут играть роль при выставлении счетов международным клиентам. Избегайте сюрпризов, обсуждая эту тему одновременно с уточнением ожидаемых платежей в процессе адаптации клиента.

Это помогает проводить исследования протоколов для конкретной страны, или вы можете составлять счета с помощью программного обеспечения. Многие инструменты облачного учета позволяют легко конвертировать валюту. Zoho, например, предлагает вам возможность создавать шаблоны счетов на другом языке:

10. Постройте прочные отношения с клиентами.

Клиенты, которые чувствуют себя ценными сверх того дохода, который они приносят вашей компании, вероятно, будут более склонны платить вовремя. Есть несколько способов сделать это, например предложить им скидку, помочь им решить проблему или даже отправить им неожиданный подарок.

Однако, если вы следовали приведенным здесь советам, значит, вы уже на полпути к созданию хороших отношений со своими клиентами. Последовательный процесс выставления счетов предоставляет несколько возможностей для четкого общения, укрепления доверия и упрощения жизни вашего клиента благодаря отличному обслуживанию клиентов.

Начни получать деньги быстро и легко

Выставление счетов клиентам может быть сложной задачей. На создание и отправку счетов требуется время, а еще больше - на то, чтобы следить за тем, чтобы счета были оплачены к установленному сроку. Последовательный и четкий процесс выставления счетов может предотвратить разочарование с обеих сторон.

Установив четкие ожидания, когда и как агентству будут платить, а затем предложив простые, мгновенные способы оплаты, которые облегчат жизнь клиентов, вы сможете быстрее получать оплату и укрепить ваши отношения. Преследование клиентов за неоплаченные счета может уйти в прошлое.

Чтобы узнать больше о том, как вы можете расширить свое агентство, подпишитесь на демонстрацию Instapage Enterprise сегодня.