向客户开具发票以获得代理付款的 10 种最佳方式

为客户开具发票可能会很麻烦。 他们可能会放错帐单、忘记寄支票或任何可能的情况。 不知不觉中，截止日期已经过去，您代理机构的收入来源正在减少。 你能做什么？

首先，重要的是要记住，未付发票不仅会让您感到烦恼，还会让您的客户感到烦恼。 也许他们没有付钱是因为没有向他们充分解释这个过程，或者它很笨拙和过时。 您的发票方法可能会影响您的客户关系，并最终影响您留住客户的程度。

以下是改进发票流程的十个技巧。 这些策略，例如要求押金或使用定期计费方式，实际上可以确保满足您客户的需求，同时还可以确保您的代理机构更快地获得付款。 这是最终的双赢。

向客户开具发票并按您的条件获得付款的 10 种方法

1. 在合同中建立明确的期望

也许确保您的代理机构及时收到付款的最佳方法是在客户签署合同之前澄清付款条款。 使这成为一个积极的对话，而不是仅仅在细则中包含期望。 这可以防止客户混淆何时付款、如何付款以及滞纳金政策。

留出时间讨论付款流程还可以让您了解客户是否有任何特殊要求。 例如，客户更喜欢通过邮件还是电子方式收到发票？ 他们更喜欢用信用卡还是支票支付？

在客户入职过程中讨论期望不仅可以减少他们以后因未付发票而被追查的可能性，而且表明您愿意适应他们的付款偏好。 简而言之，这是一种提供额外客户服务和提高客户忠诚度的简单方法。

2. 要求押金

为大笔购买支付押金并不罕见。 与营销或广告代理签订合同时也不例外。 除了为代理商提供前期收入外，让客户支付定金还可以完成两件事：

• 它清除了任何“危险信号”客户。
  如果您注意到新客户过于关注成本或拒绝支付押金，那么他们很可能不会按时支付未来的发票。 现在提出支付押金的问题可以让您以后避免很多挫折。
• 它确保开票流程的机制正常工作。
  无论客户要求通过邮件收到发票还是希望通过 PayPal 付款，从存款开始建立关系都有助于确保流程按预期进行。 这样，当下一张发票出现时，双方都可以对如何进行有信心。

3. 在发票上包括联系信息和项目细节

发票通常会转交给组织的财务团队或有权做出采购决策的人员。 将您机构的联系信息标记在发票上可以让其他潜在利益相关者在有任何问题时轻松取得联系。

另一件事是确保发票是由正确的人收取的。 如果您的主要联系人不是最终支付账单的人，请弄清楚是谁。 通过直接向该人收费，您可以为自己和您的客户节省大量时间。

了解 QuickBooks 如何使用他们的发票软件做到这一点：

除了为联系信息保留的空间外，此 FreshBooks 发票模板还包含用于描述不同项目组件的空间：

虽然这似乎是常识，但添加额外的细节有助于在您和您的客户之间建立信任。 具体到项目的各个组成部分，例如“为 Facebook 重定向广告活动创建点击后登录页面”，提醒客户与实现一个活动相关的所有不同任务。

4. 在发票上包括延迟付款条款

很有可能，客户在结账之前不会查看他们的合同副本以了解付款条款。 通过在每张发票的底部包含延迟付款条款，您可以使每个人的工作更轻松。 这可以鼓励客户按时付款，并防止他们声称他们不知道截止日期和滞纳金。

5. 及时交付发票

许多数字营销人员争论何时发送发票。 有些人建议等到交付项目一周后，或者等到客户有时间享受产品或服务并可以看到结果，例如潜在客户或转化率的增加。

要快速获得付款，请尽快提交发票。 这使您的代理机构始终处于客户的心目中。 它还表明您可靠且注重细节，这再次证明您的机构是开始工作的最佳选择。

6. 将客户转移到定期计费的固定合同

不要等到一个漫长的项目结束才发送发票——或者在此基础上再等几周或几个月才能得到报酬——让你的客户切换到聘用合同。

从那里，设置一个循环计费选项，每月从客户的银行账户或信用卡中自动提款。 这不仅为你们节省了大量时间和头痛，而且还为您的机构创造了更可预测和更稳定的现金流。

对于需要比平时更多的时间来完成的项目，单独的固定/定期付款计划可能并不总是有意义的。 例如，客户可能对 A/B 测试的结果不满意，并要求构建更多实验性的点击后登录页面。 在这种情况下，请考虑使用保留时间计算方法，您可以按月或每季度发送超出保留人员预期时间的发票。

7. 在线给客户开具发票

如果您在入职过程中了解到可以在线为客户开具发票，那么恭喜您。 这样做有几个好处，例如节省邮寄纸质发票的时间和金钱，以及为您的客户提供即时付款选项。

使用 PayPal 向客户开具发票是一种流行的在线支付方式。 该平台可以轻松包含“立即付款”按钮，以便客户可以立即结帐：

这一一步流程可以防止延迟付款并保持您的收入可预测和一致。

8、使用开票软件

使用基于云的软件可以使发票流程自动化，并减少您花在发送和跟进账单上的时间。

FreshBooks 是最受欢迎的基于云的工具之一：

该软件的许多功能可自动执行此处讨论的最佳实践，包括：

• 押金开具发票
• 清算显示联系信息、项目详细信息和滞纳金信息
• 允许客户即时在线支付
• 转换为不同的货币

此外，FreshBooks 自己的研究声称他们的软件每年平均为小企业主节省 192 小时。 由于他们的中间计划定价为每月 25 美元，因此向客户开具发票是一个非常合理的选择。

如果您想避免为云会计软件付费，请考虑通过 PayPal 发送发票：

流行的在线支付门户提供免费的发票模板，其中包含大量自定义选项，包括为国际客户提供轻松的货币转换。 缺点？ PayPal 仍会从最终付款中收取通常的小额费用（0.30 美元 + 总额的 2.9%）。

9. 向国际客户开具发票时考虑费用和汇率

在向国际客户开具发票时，汇率、税费和其他费用都可能发挥作用。 通过在客户入职过程中澄清付款期望的同时讨论该主题来避免任何意外。

它有助于研究特定国家/地区的协议，或者您可以使用软件编写发票。 许多云会计工具使货币转换变得轻而易举。 例如，Zoho 让您能够以另一种语言创建发票模板：

10. 与客户建立牢固的关系

感觉价值超出他们为贵公司提供的收入的客户可能更倾向于按时付款。 有几种方法可以做到这一点，例如为他们提供折扣，帮助他们解决问题，甚至给他们送一份意想不到的礼物。

但是，如果您遵循了此处分享的提示，那么您就已经在与客户建立良好关系的道路上迈进了一半。 一致的发票流程为清晰的沟通、建立信任和通过出色的客户服务简化客户的生活提供了多种机会。

开始快速轻松地获得报酬

向客户开具发票可能很困难。 创建和发送账单需要时间，甚至需要更多时间跟进并确保在截止日期前支付发票。 拥有一致且清晰的发票流程可以防止双方出现很多挫败感。

通过设定明确的期望何时以及如何向代理机构付款，然后提供简单、即时的付款方式，让客户的生活更轻松，可以让您更快地获得付款并加强您的关系。 追讨未付发票的客户可能已成为过去。

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