As 10 melhores maneiras de faturar clientes para que sua agência seja paga

Faturar clientes pode ser uma chatice. Eles podem perder a conta, esquecer de enviar um cheque ou qualquer outro cenário possível. Antes que você perceba, a data de vencimento já passou e o fluxo de receita de sua agência está diminuindo. O que você pode fazer?

Em primeiro lugar, é importante lembrar que faturas não pagas podem incomodar não apenas você, mas também seu cliente. Talvez eles não tenham pago porque o processo não foi totalmente explicado a eles ou é desajeitado e desatualizado. Seu método de faturamento pode impactar seus relacionamentos com os clientes e, em última análise, como você os retém.

Abaixo estão dez dicas para melhorar seu processo de faturamento. Essas táticas, como solicitar um depósito ou usar um método de faturamento recorrente, podem realmente garantir que as necessidades de seus clientes sejam atendidas, ao mesmo tempo que garantem que o pagamento à sua agência seja mais rápido. É a última palavra em que todos ganham.

10 maneiras de faturar clientes e receber em seus termos

1. Estabeleça expectativas claras no contrato

Talvez a melhor maneira de garantir que sua agência seja paga prontamente seja esclarecer os termos de pagamento antes que um cliente assine um contrato. Faça desta uma conversa ativa em vez de apenas incluir as expectativas nas letras miúdas. Isso evita a confusão do cliente sobre quando pagar, como pagar e qual é a política de multas por atraso.

Reservar um tempo para discutir os processos de pagamento também permite que você saiba se o cliente tem algum pedido especial. Por exemplo, o cliente prefere receber uma fatura por correio ou eletronicamente? Preferem pagar com cartão de crédito ou cheque?

Discutir as expectativas durante o processo de integração do cliente não apenas reduz a chance de que eles tenham que ser perseguidos mais tarde por faturas não pagas, mas mostra que você está disposto a acomodar suas preferências de pagamento. Resumindo, é uma maneira simples e fácil de fornecer atendimento adicional ao cliente e aumentar a fidelidade do cliente.

2. Peça um depósito

Pagar um depósito em uma compra grande não é incomum. Não é diferente ao contratar uma agência de marketing ou publicidade. Além de fornecer à agência uma receita inicial, fazer com que os clientes paguem um depósito realiza duas coisas:

• Ele elimina quaisquer clientes de “bandeira vermelha”.
  Se você perceber que um novo cliente está excessivamente focado no custo ou resistente a pagar um depósito, é provável que ele não pague as faturas futuras a tempo. Abordar o assunto de pagar um depósito agora pode evitar muita frustração mais tarde.
• Ele garante que a mecânica do processo de faturamento esteja funcionando corretamente.
  Quer o cliente tenha solicitado o recebimento de uma fatura pelo correio ou queira pagar via PayPal, iniciar o relacionamento com um depósito ajuda a garantir que o processo funcione como deveria ser. Dessa forma, quando chegar a próxima fatura, ambas as partes poderão se sentir seguras em como proceder.

3. Inclua informações de contato e especificações do projeto na fatura

As faturas costumam ser repassadas para a equipe financeira de uma organização ou para alguém com autoridade para tomar decisões de compra. Ter as informações de contato de sua agência marcadas na fatura facilita o contato de outras partes interessadas em potencial caso tenham alguma dúvida.

Outra coisa é ter certeza de que a fatura está sendo cobrada da pessoa certa. Se o seu contato principal não é a pessoa que paga as contas, descubra quem é. Você pode economizar muito tempo para você e seu cliente cobrando diretamente a essa pessoa.

Veja como QuickBooks faz isso com seu software de fatura:

Além de espaços reservados para informações de contato, este modelo de fatura do FreshBooks também inclui espaço para descrições sobre os diferentes componentes do projeto:

Embora isso possa parecer senso comum, adicionar detalhes extras pode ajudar a criar confiança entre você e seu cliente. Ser específico sobre os componentes individuais de um projeto, como “página de destino criada pós-clique para campanha de anúncios de retargeting do Facebook”, lembra o cliente de todas as diferentes tarefas associadas a dar vida a uma campanha.

4. Incluir termos de pagamento atrasado na fatura

Provavelmente, um cliente não revisará sua cópia do contrato para ver os termos de pagamento antes de fechar a conta. Você pode tornar o trabalho de todos mais fácil incluindo as condições de atraso de pagamento na parte inferior de cada fatura. Isso pode incentivar os clientes a pagar em dia e evitar que alegem que não sabiam dos prazos e das multas por atraso.

5. Entregue a fatura imediatamente

Muitos profissionais de marketing digital discutem sobre quando enviar uma fatura. Alguns sugerem esperar até uma semana após a entrega de um projeto, ou esperar até que o cliente tenha tido tempo para desfrutar do produto ou serviço e ver os resultados, como um aumento nos leads ou nas conversões.

Para receber o pagamento rapidamente, envie a fatura o mais rápido possível. Isso mantém a sua agência na mente do seu cliente. Mostra também que você é confiável e atento aos detalhes, o que reafirma que sua agência foi a melhor escolha para o trabalho.

6. Mova os clientes para um contrato de retenção com faturamento recorrente

Em vez de esperar até o final de um longo projeto para enviar uma fatura - ou esperar várias semanas ou meses além disso para receber o pagamento - peça ao seu cliente para mudar para um contrato de retenção.

A partir daí, configure uma opção de faturamento recorrente que faz saques mensais automaticamente da conta bancária ou cartão de crédito do cliente. Isso não apenas economiza muito tempo e dor de cabeça, mas também cria um fluxo de caixa mais previsível e estável para sua agência.

Para projetos que requerem mais tempo do que o normal para serem concluídos, um plano de retenção / pagamento recorrente sozinho pode nem sempre fazer sentido. Por exemplo, um cliente pode não ficar satisfeito com os resultados do teste A / B e solicitar que páginas de destino pós-clique mais experimentais sejam criadas. Nesse caso, considere o uso de um método de retenção contra horas, em que você pode enviar uma fatura mensal ou trimestral pelo tempo que excede as expectativas do retentor.

7. Faturar clientes online

Se você aprendeu durante o processo de integração que pode faturar seu cliente online, parabéns. Existem vários benefícios para isso, como economia de tempo e dinheiro no envio de faturas em papel, bem como opções de pagamento instantâneo para o seu cliente.

Usar o PayPal para faturar clientes é um método de pagamento online popular. A plataforma facilita a inclusão de um botão "Pague Agora" para que os clientes possam pagar suas contas imediatamente:

Este processo de uma etapa pode evitar pagamentos em atraso e manter sua receita previsível e consistente.

8. Use software de faturamento

O uso de software baseado em nuvem pode automatizar o processo de faturamento e reduzir a quantidade de tempo que você gasta enviando e acompanhando as contas.

Uma das ferramentas mais populares baseadas na nuvem é o FreshBooks:

Muitos dos recursos do software automatizam as práticas recomendadas discutidas aqui, incluindo:

• Faturamento para um depósito
• Limpeza mostrando informações de contato, detalhes do projeto e informações sobre taxas atrasadas
• Permitindo que os clientes paguem online instantaneamente
• Converter para uma moeda diferente

Além disso, a própria pesquisa do FreshBooks afirma que seu software economiza ao proprietário médio de uma pequena empresa 192 horas por ano. Com seu plano de nível médio custando US $ 25 por mês, é uma opção muito razoável para faturar os clientes.

Se você deseja evitar o pagamento de software de contabilidade em nuvem, considere o envio de faturas pelo PayPal:

O popular portal de pagamento online oferece modelos de fatura gratuitos com muitas opções de personalização, incluindo fácil conversão de moeda para clientes internacionais. A desvantagem? O PayPal ainda retira a pequena taxa usual do pagamento final ($ 0,30 + 2,9% do total).

9. Contabilizar taxas e taxas de câmbio ao faturar clientes internacionais

Taxas de câmbio, impostos e outras taxas provavelmente terão um papel importante no faturamento de clientes internacionais. Evite surpresas ao discutir o assunto ao mesmo tempo em que esclarece as expectativas de pagamento durante o processo de integração do cliente.

Ajuda fazer pesquisas sobre protocolos para um determinado país, ou você pode redigir faturas com software. Muitas ferramentas de contabilidade em nuvem tornam as conversões de moeda uma brisa. Zoho, por exemplo, oferece a capacidade de criar modelos de faturas em outro idioma:

10. Construir relacionamentos fortes com os clientes

Os clientes que se sentem valorizados além da receita que fornecem à sua empresa provavelmente estarão mais inclinados a pagar no prazo. Existem várias maneiras de fazer isso, como oferecer um desconto, ajudá-los a resolver um problema ou até mesmo enviar um presente inesperado.

No entanto, se você seguiu as dicas compartilhadas aqui, então já está a meio caminho de criar um ótimo relacionamento com seus clientes. Um processo de faturamento consistente oferece várias oportunidades para comunicação clara, construção de confiança e simplificação da vida do seu cliente com excelente atendimento ao cliente.

Comece a receber o pagamento de forma rápida e fácil

O faturamento de clientes pode ser difícil. Leva tempo para criar e enviar faturas e ainda mais tempo para fazer o acompanhamento e garantir que as faturas sejam pagas dentro do prazo. Ter um processo de faturamento consistente e claro pode evitar muita frustração de ambos os lados.

Ao definir expectativas claras de quando e como a agência pode ser paga e, em seguida, oferecer métodos de pagamento simples e instantâneos que facilitam a vida dos clientes pode fazer com que você seja pago com mais rapidez e fortalecer seus relacionamentos. Perseguir clientes por causa de faturas não pagas pode se tornar uma coisa do passado.

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