10 วิธีที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเพื่อรับเงินตัวแทนของคุณ

การออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าสามารถลาก พวกเขาอาจวางบิลผิด ลืมส่งเช็ค หรือหลายสถานการณ์ที่เป็นไปได้ ก่อนที่คุณจะรู้ตัว วันที่ครบกำหนดได้ผ่านไปแล้วและกระแสรายได้ของเอเจนซีของคุณก็ค่อยๆ ลดลง คุณทำอะไรได้บ้าง?

ประการแรก สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระอาจไม่เพียงแต่สร้างความรำคาญให้กับคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของคุณด้วย บางทีพวกเขาอาจไม่ได้จ่ายเงินเพราะกระบวนการนี้ไม่ได้อธิบายให้พวกเขาฟังอย่างครบถ้วนหรือมันเกะกะและล้าสมัย วิธีการออกใบแจ้งหนี้ของคุณอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าและท้ายที่สุดคุณจะรักษาลูกค้าได้ดีเพียงใด

ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับ 10 ข้อในการปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ กลวิธีเหล่านี้ เช่น การขอเงินมัดจำหรือการใช้วิธีเรียกเก็บเงินแบบเป็นงวด สามารถมั่นใจได้ว่าความต้องการของลูกค้าของคุณได้รับการตอบสนอง ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้เอเจนซีของคุณได้รับเงินเร็วขึ้น มันเป็น win-win ที่ดีที่สุด

10 วิธีในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าและรับเงินตามเงื่อนไขของคุณ

1. สร้างความคาดหวังที่ชัดเจนในสัญญา

บางทีวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเอเจนซี่ของคุณได้รับเงินในทันทีคือการชี้แจงเงื่อนไขการชำระเงินก่อนที่ลูกค้าจะเซ็นสัญญา ทำให้สิ่งนี้เป็นการสนทนาที่กระตือรือร้นแทนที่จะรวมความคาดหวังไว้ในงานพิมพ์ สิ่งนี้จะช่วยป้องกันความสับสนของลูกค้าเกี่ยวกับเวลาที่จะชำระเงิน วิธีการชำระเงิน และนโยบายสำหรับค่าธรรมเนียมล่าช้า

การสละเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนการชำระเงินยังช่วยให้คุณเรียนรู้ว่าลูกค้ามีคำขอพิเศษใดๆ หรือไม่ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าต้องการรับใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่? พวกเขาชอบที่จะชำระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือเช็ค?

การพูดคุยถึงความคาดหวังระหว่างกระบวนการเริ่มต้นใช้งานกับลูกค้าของคุณไม่เพียงแต่ช่วยลดโอกาสที่พวกเขาจะต้องถูกไล่ล่าในภายหลังสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน แต่ยังแสดงให้เห็นว่าคุณยินดีที่จะรองรับการตั้งค่าการชำระเงินของพวกเขา กล่าวโดยย่อ เป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกในการให้บริการลูกค้าเพิ่มเติมและเพิ่มความภักดีของลูกค้า

2. ขอเงินมัดจำ

การจ่ายเงินมัดจำสำหรับการซื้อจำนวนมากไม่ใช่เรื่องผิดปกติ ไม่แตกต่างกันเมื่อทำสัญญากับหน่วยงานด้านการตลาดหรือโฆษณา นอกเหนือจากการจัดหารายได้ล่วงหน้าให้กับเอเจนซี่แล้ว การให้ลูกค้าชำระเงินมัดจำสำเร็จสองสิ่ง:

• มันกำจัดลูกค้า "ธงแดง"
  หากคุณสังเกตเห็นว่าลูกค้าใหม่ให้ความสำคัญกับต้นทุนมากเกินไปหรือไม่ยอมจ่ายเงินมัดจำ โอกาสที่พวกเขาจะไม่จ่ายใบแจ้งหนี้ในอนาคตตรงเวลา การเจาะประเด็นเรื่องการจ่ายเงินมัดจำตอนนี้สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องหงุดหงิดใจในภายหลัง
• ช่วยให้มั่นใจได้ว่ากลไกของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทำงานอย่างถูกต้อง
  ไม่ว่าลูกค้าจะขอใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หรือต้องการชำระเงินผ่าน PayPal การเริ่มต้นความสัมพันธ์ด้วยการฝากเงินจะช่วยให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานตามที่ควรจะเป็น ด้วยวิธีนี้ เมื่อใบแจ้งหนี้ใบถัดไปมาถึง ทั้งสองฝ่ายจะรู้สึกมั่นใจกับวิธีดำเนินการต่อไป

3. รวมข้อมูลการติดต่อและรายละเอียดโครงการในใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้มักจะถูกส่งต่อไปยังทีมการเงินขององค์กรหรือบุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจซื้อ การระบุข้อมูลติดต่อของหน่วยงานของคุณในใบแจ้งหนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่นๆ ติดต่อได้ง่ายหากมีคำถาม

อีกสิ่งหนึ่งคือเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ถูกเรียกเก็บเงินไปยังบุคคลที่ถูกต้อง ถ้าผู้ติดต่อหลักของคุณไม่ใช่คนที่จ่ายบิลในท้ายที่สุด ให้หาว่าใครเป็นใคร คุณสามารถช่วยตัวเองและลูกค้าได้มากโดยการเรียกเก็บเงินกับบุคคลนั้นโดยตรง

ดูว่า QuickBooks ดำเนินการกับซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร:

นอกจากพื้นที่ที่สงวนไว้สำหรับข้อมูลติดต่อแล้ว เทมเพลตใบแจ้งหนี้ FreshBooks นี้ยังมีพื้นที่สำหรับคำอธิบายเกี่ยวกับส่วนประกอบต่างๆ ของโครงการ:

แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดา แต่การเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณกับลูกค้าของคุณได้ ความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับแต่ละองค์ประกอบของโครงการ เช่น "สร้างหน้า Landing Page หลังคลิกสำหรับแคมเปญโฆษณากำหนดเป้าหมายใหม่ของ Facebook" เตือนลูกค้าถึงงานต่างๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำให้แคมเปญหนึ่งมีชีวิตชีวา

4. รวมเงื่อนไขการชำระเงินล่าช้าในใบแจ้งหนี้

เป็นไปได้ว่าลูกค้าจะไม่ตรวจสอบสำเนาสัญญาสำหรับเงื่อนไขการชำระเงินก่อนที่จะชำระเงิน คุณสามารถทำให้งานของทุกคนง่ายขึ้นโดยใส่เงื่อนไขการชำระเงินล่าช้าที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ทุกใบ สิ่งนี้สามารถกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินตรงเวลาและป้องกันไม่ให้พวกเขาอ้างว่าไม่รู้กำหนดเวลาและค่าธรรมเนียมล่าช้า

5. ส่งใบแจ้งหนี้ทันที

นักการตลาดดิจิทัลหลายคนถกเถียงกันถึงเวลาที่จะส่งใบแจ้งหนี้ บางคนแนะนำให้รอจนถึงหนึ่งสัปดาห์หลังจากส่งมอบโครงการ หรือรอจนกว่าลูกค้าจะได้มีเวลาเพลิดเพลินกับผลิตภัณฑ์หรือบริการและสามารถเห็นผลลัพธ์ เช่น การเพิ่มในโอกาสในการขายหรือการแปลง

หากต้องการรับเงินอย่างรวดเร็ว ให้ส่งใบแจ้งหนี้โดยเร็วที่สุด สิ่งนี้ทำให้เอเจนซีของคุณอยู่ในใจของลูกค้า นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณเชื่อถือได้และใส่ใจในรายละเอียด ซึ่งช่วยยืนยันว่าเอเจนซีของคุณเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงานเริ่มต้น

6. ย้ายลูกค้าไปยังสัญญาการรักษาลูกค้าด้วยการเรียกเก็บเงินแบบเป็นงวด

แทนที่จะรอจนกว่าจะสิ้นสุดโครงการที่ยาวนานเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ — หรือรออีกหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนเพื่อรับเงิน — ขอให้ลูกค้าของคุณเปลี่ยนไปใช้สัญญาการรักษา

จากนั้น ตั้งค่าตัวเลือกการเรียกเก็บเงินแบบเป็นงวด ซึ่งจะทำการถอนรายเดือนโดยอัตโนมัติจากบัญชีธนาคารของลูกค้าหรือบัตรเครดิต สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาและอาการปวดหัวของคุณทั้งคู่เท่านั้น แต่ยังสร้างกระแสเงินสดที่คาดเดาได้และมีเสถียรภาพมากขึ้นสำหรับเอเจนซีของคุณด้วย

สำหรับโครงการที่ต้องใช้เวลามากกว่าปกติในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น แผนการชำระเงินแบบเหมาจ่าย/แบบประจำเพียงอย่างเดียวอาจไม่สมเหตุสมผลเสมอไป ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจไม่พอใจกับผลการทดสอบ A/B และขอให้สร้างหน้า Landing Page หลังการคลิกรุ่นทดลองเพิ่มเติม ในกรณีนี้ ให้พิจารณาใช้วิธีการรักษาแบบเทียบกับชั่วโมง ซึ่งคุณสามารถส่งการเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้รายเดือนหรือรายไตรมาสสำหรับเวลาที่เกินความคาดหมายของผู้ถือครองได้

7. ลูกค้าใบแจ้งหนี้ออนไลน์

หากคุณได้เรียนรู้ระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศว่าคุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทางออนไลน์ได้ ขอแสดงความยินดีด้วย มีประโยชน์หลายประการ เช่น ประหยัดเวลาและเงินในใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ เช่นเดียวกับตัวเลือกการชำระเงินทันทีสำหรับลูกค้าของคุณ

การใช้ PayPal เพื่อออกใบแจ้งหนี้แก่ลูกค้าเป็นวิธีการชำระเงินออนไลน์ที่ได้รับความนิยม แพลตฟอร์มนี้ทำให้ง่ายต่อการใส่ปุ่ม "ชำระเงินทันที" เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระเงินได้ทันที:

กระบวนการขั้นตอนเดียวนี้สามารถป้องกันการชำระเงินล่าช้าและทำให้รายได้ของคุณคาดการณ์ได้และสม่ำเสมอ

8. ใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

การใช้ซอฟต์แวร์บนคลาวด์สามารถทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ และลดระยะเวลาที่คุณใช้ส่งและติดตามใบเรียกเก็บเงิน

หนึ่งในเครื่องมือบนคลาวด์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ FreshBooks:

ฟีเจอร์มากมายของซอฟต์แวร์ทำให้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่กล่าวถึงในที่นี้เป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึง:

• การออกใบแจ้งหนี้สำหรับการฝากเงิน
• การล้างข้อมูลแสดงข้อมูลติดต่อ รายละเอียดโครงการ และข้อมูลค่าธรรมเนียมล่าช้า
• ให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์ได้ทันที
• แปลงเป็นสกุลเงินอื่น

นอกจากนี้ การวิจัยของ FreshBooks ยังอ้างว่าซอฟต์แวร์ของพวกเขาช่วยประหยัดเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉลี่ย 192 ชั่วโมงในแต่ละปี ด้วยแผนระดับกลางที่ราคา 25 ดอลลาร์ต่อเดือน จึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมมากในการออกใบแจ้งหนี้แก่ลูกค้า

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับซอฟต์แวร์บัญชีบนระบบคลาวด์ ให้พิจารณาส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน PayPal:

พอร์ทัลการชำระเงินออนไลน์ยอดนิยมนำเสนอเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีพร้อมตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย รวมถึงการแปลงสกุลเงินอย่างง่ายสำหรับลูกค้าต่างประเทศ ข้อเสีย? PayPal ยังคงเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเล็กน้อยตามปกติจากการชำระเงินครั้งสุดท้าย (0.30 USD + 2.9% ของทั้งหมด)

9. บัญชีสำหรับค่าธรรมเนียมและอัตราแลกเปลี่ยนเมื่อออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้าต่างประเทศ

อัตราแลกเปลี่ยน ภาษี และค่าธรรมเนียมอื่นๆ ล้วนมีบทบาทในการออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้าต่างประเทศ หลีกเลี่ยงเรื่องเซอร์ไพรส์ด้วยการพูดคุยในหัวข้อนี้พร้อมๆ กับที่คุณชี้แจงความคาดหวังในการชำระเงินระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศลูกค้า

ช่วยในการค้นคว้าเกี่ยวกับโปรโตคอลสำหรับประเทศใดประเทศหนึ่ง หรือคุณสามารถเขียนใบแจ้งหนี้ด้วยซอฟต์แวร์ได้ เครื่องมือบัญชีบนคลาวด์จำนวนมากทำให้การแปลงสกุลเงินเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น Zoho มอบความสามารถในการสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ในภาษาอื่น:

10. สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับลูกค้า

ลูกค้าที่รู้สึกว่าตนเองมีค่าเกินกว่ารายได้ที่พวกเขามอบให้บริษัทของคุณมักจะมีแนวโน้มที่จะจ่ายตรงเวลามากกว่า มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ เช่น เสนอส่วนลด ช่วยแก้ปัญหา หรือแม้แต่ส่งของขวัญที่ไม่คาดคิดให้พวกเขา

อย่างไรก็ตาม หากคุณได้ปฏิบัติตามคำแนะนำที่แบ่งปันที่นี่ แสดงว่าคุณได้สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณแล้วครึ่งหนึ่ง กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอมอบโอกาสมากมายสำหรับการสื่อสารที่ชัดเจน การสร้างความไว้วางใจ และทำให้ชีวิตลูกค้าของคุณง่ายขึ้นด้วยการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

เริ่มรับเงินอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

การออกใบแจ้งหนี้ของลูกค้าอาจเป็นเรื่องยาก ต้องใช้เวลาในการสร้างและส่งใบเรียกเก็บเงิน และมีเวลามากขึ้นในการติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินภายในกำหนดเวลา การมีกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและสม่ำเสมอสามารถป้องกันความยุ่งยากของทั้งสองฝ่ายได้

ด้วยการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนว่าจะจ่ายให้กับเอเจนซีเมื่อใดและอย่างไร จากนั้นจึงเสนอวิธีการชำระเงินแบบทันทีที่เรียบง่ายและรวดเร็ว ซึ่งจะทำให้ชีวิตของลูกค้าง่ายขึ้น จะทำให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้นและกระชับความสัมพันธ์ของคุณ การไล่ลูกค้าตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระอาจกลายเป็นอดีตไปแล้ว

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการขยายเอเจนซี่ของคุณ ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise วันนี้