Las 10 mejores formas de facturar a los clientes para que le paguen a su agencia

Facturar a los clientes puede ser un lastre. Es posible que extravíen la factura, se olviden de enviar un cheque o cualquier número de escenarios posibles. Antes de que se dé cuenta, la fecha de vencimiento ha pasado y el flujo de ingresos de su agencia se está desvaneciendo. ¿Qué puedes hacer?

Primero, es importante recordar que las facturas impagas pueden no solo ser molestas para usted sino también para su cliente. Tal vez no hayan pagado porque el proceso no se les explicó completamente o es torpe y desactualizado. Su método de facturación podría afectar sus relaciones con los clientes y, en última instancia, qué tan bien retiene a los clientes.

A continuación, encontrará diez consejos para mejorar su proceso de facturación. Estas tácticas, como solicitar un depósito o utilizar un método de facturación recurrente, pueden garantizar que se satisfagan las necesidades de sus clientes y, al mismo tiempo, asegurarse de que su agencia reciba el pago más rápido. Es la mejor forma de ganar-ganar.

10 formas de facturar a los clientes y recibir pagos según sus condiciones

1. Establecer expectativas claras en el contrato

Quizás la mejor manera de asegurarse de que se le pague a su agencia con prontitud es aclarar las condiciones de pago antes de que un cliente firme un contrato. Haga de esta una conversación activa en lugar de simplemente incluir las expectativas en la letra pequeña. Esto evita la confusión del cliente sobre cuándo pagar, cómo pagar y cuál es la política para los cargos por pagos atrasados.

Dedicar tiempo para discutir los procesos de pago también le permite saber si el cliente tiene alguna solicitud especial. Por ejemplo, ¿el cliente prefiere recibir una factura por correo o electrónicamente? ¿Prefieren pagar con tarjeta de crédito o cheque?

Hablar sobre las expectativas durante el proceso de incorporación de su cliente no solo reduce la posibilidad de que tengan que ser perseguidos más tarde por facturas impagas, sino que demuestra que está dispuesto a adaptarse a sus preferencias de pago. En resumen, es una forma simple y fácil de brindar un servicio adicional al cliente y aumentar la lealtad del cliente.

2. Solicite un depósito

Pagar un depósito por una compra grande no es inusual. No es diferente cuando se contrata con una agencia de marketing o publicidad. Además de proporcionar a la agencia ingresos por adelantado, hacer que los clientes paguen un depósito logra dos cosas:

• Elimina a los clientes de "bandera roja".
  Si nota que un nuevo cliente está demasiado concentrado en el costo o se resiste a pagar un depósito, es probable que no pague las facturas futuras a tiempo. Abordar el tema de pagar un depósito ahora podría ahorrarle mucha frustración en el futuro.
• Garantiza que la mecánica del proceso de facturación funcione correctamente.
  Ya sea que el cliente solicite recibir una factura por correo o quiera pagar a través de PayPal, comenzar la relación con un depósito ayuda a garantizar que el proceso funcione como debería ser. De esa manera, cuando llegue la próxima factura, ambas partes pueden sentirse seguras de cómo proceder.

3. Incluya información de contacto y detalles del proyecto en la factura.

Las facturas a menudo se envían al equipo financiero de una organización o alguien con autoridad para tomar decisiones de compra. Tener la información de contacto de su agencia marcada en la factura facilita que otras partes interesadas potenciales se pongan en contacto si tienen alguna pregunta.

Otra cosa es asegurarse de que la factura se facture a la persona correcta. Si su contacto principal no es la persona que finalmente paga las facturas, averigüe quién es. Puede ahorrarle mucho tiempo a usted y a su cliente facturando directamente a esa persona.

Vea cómo lo hace QuickBooks con su software de facturación:

Además de los espacios reservados para la información de contacto, esta plantilla de factura de FreshBooks también incluye espacio para descripciones sobre los diferentes componentes del proyecto:

Si bien esto puede parecer de sentido común, agregar detalles adicionales puede ayudar a generar confianza entre usted y su cliente. Ser específico acerca de los componentes individuales de un proyecto, como "página de inicio post-clic creada para la campaña de anuncios de reorientación de Facebook", le recuerda al cliente todas las diferentes tareas asociadas con dar vida a una campaña.

4. Incluya las condiciones de pago atrasado en la factura.

Lo más probable es que un cliente no revise su copia del contrato para conocer los términos de pago antes de liquidar una factura. Puede facilitar el trabajo de todos al incluir los términos de pago atrasado en la parte inferior de cada factura. Esto puede alentar a los clientes a pagar a tiempo y evitar que digan que no conocen los plazos y los cargos por pagos atrasados.

5. Entregue la factura puntualmente

Muchos especialistas en marketing digital debaten sobre cuándo enviar una factura. Algunos sugieren esperar hasta una semana después de entregar un proyecto, o esperar hasta que el cliente haya tenido tiempo de disfrutar del producto o servicio y pueda ver los resultados, como un aumento de clientes potenciales o conversiones.

Para recibir el pago rápidamente, envíe la factura lo antes posible. Esto mantiene su agencia al frente de la mente de su cliente. También muestra que es confiable y está atento a los detalles, lo que reafirma que su agencia fue la mejor opción para el trabajo para empezar.

6. Mueva los clientes a un contrato de anticipo con facturación recurrente

En lugar de esperar hasta el final de un proyecto largo para enviar una factura, o esperar varias semanas o meses más para recibir el pago, pídale a su cliente que cambie a un contrato de anticipo.

A partir de ahí, configure una opción de facturación recurrente que realice retiros mensuales automáticamente de la cuenta bancaria o tarjeta de crédito del cliente. Esto no solo les ahorra mucho tiempo y dolores de cabeza a ambos, sino que también crea un flujo de caja más predecible y estable para su agencia.

Para proyectos que requieren más tiempo de lo habitual para completarse, un plan de pago recurrente / anticipo por sí solo no siempre tiene sentido. Por ejemplo, es posible que un cliente no esté satisfecho con los resultados de las pruebas A / B y solicite que se creen páginas de destino posteriores al clic más experimentales. En este caso, considere la posibilidad de utilizar un anticipo contra el método de horas, donde puede enviar una factura mensual o trimestral de facturación por tiempo que supere las expectativas del anticipo.

7. Facturar a los clientes en línea

Si durante el proceso de incorporación se enteró de que puede facturar a su cliente en línea, felicitaciones. Esto tiene varios beneficios, como ahorrar tiempo y dinero en el envío de facturas en papel, así como opciones de pago instantáneo para su cliente.

El uso de PayPal para facturar a los clientes es un método de pago en línea popular. La plataforma facilita la inclusión de un botón "Pagar ahora" para que los clientes puedan liquidar su factura de inmediato:

Este proceso de un solo paso puede evitar pagos atrasados ​​y mantener sus ingresos predecibles y consistentes.

8. Utilice software de facturación

El uso de software basado en la nube puede automatizar el proceso de facturación y reducir la cantidad de tiempo que dedica al envío y seguimiento de facturas.

Una de las herramientas basadas en la nube más populares es FreshBooks:

Muchas de las funciones del software automatizan las mejores prácticas discutidas aquí, que incluyen:

• Facturación de un depósito
• Eliminación que muestra información de contacto, detalles del proyecto e información sobre cargos por mora
• Permitir que los clientes paguen en línea al instante
• Conversión a una moneda diferente

Además, la propia investigación de FreshBooks afirma que su software le ahorra al propietario promedio de una pequeña empresa 192 horas al año. Con su plan de nivel medio a un precio de $ 25 por mes, es una opción muy razonable para facturar a los clientes.

Si desea evitar pagar por el software de contabilidad en la nube, considere enviar facturas a través de PayPal:

El popular portal de pagos en línea ofrece plantillas de facturas gratuitas con muchas opciones de personalización, incluida la conversión de moneda fácil para clientes internacionales. ¿El inconveniente? PayPal todavía toma su pequeña tarifa habitual del pago final ($ 0.30 + 2.9% del total).

9. Tenga en cuenta las tarifas y los tipos de cambio al facturar a clientes internacionales

Es probable que los tipos de cambio, los impuestos y otras tarifas influyan en la facturación de los clientes internacionales. Evite sorpresas discutiendo el tema al mismo tiempo que aclara las expectativas de pago durante el proceso de incorporación del cliente.

Es útil investigar los protocolos para un país en particular, o puede redactar facturas con software. Muchas herramientas de contabilidad en la nube facilitan la conversión de divisas. Zoho, por ejemplo, le ofrece la posibilidad de crear plantillas de facturas en otro idioma:

10. Construya relaciones sólidas con los clientes

Los clientes que se sienten valorados más allá de los ingresos que proporcionan a su empresa probablemente estarán más dispuestos a pagar a tiempo. Hay varias formas de hacerlo, como ofrecerles un descuento, ayudarles a resolver un problema o incluso enviarles un regalo inesperado.

Sin embargo, si ha seguido los consejos compartidos aquí, entonces ya está a medio camino de crear una excelente relación con sus clientes. Un proceso de facturación constante brinda varias oportunidades para una comunicación clara, generar confianza y simplificar la vida de su cliente con un excelente servicio al cliente.

Empiece a cobrar de forma rápida y sencilla

Facturar a los clientes puede ser complicado. Se necesita tiempo para crear y enviar facturas, e incluso más tiempo para hacer un seguimiento y asegurarse de que las facturas se paguen antes de la fecha límite. Tener un proceso de facturación coherente y claro puede evitar mucha frustración en ambas partes.

Al establecer expectativas claras sobre cuándo y cómo se le puede pagar a la agencia, y luego ofrecer métodos de pago instantáneos y simples que faciliten la vida de los clientes, puede hacer que le paguen más rápido y fortalecer sus relaciones. Perseguir a los clientes por facturas impagas puede convertirse en una cosa del pasado.

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