向客戶開具發票以獲得代理付款的 10 種最佳方式

為客戶開具發票可能會很麻煩。 他們可能會放錯帳單、忘記寄支票或任何可能的情況。 不知不覺中，截止日期已經過去，您代理機構的收入來源正在減少。 你能做什麼？

首先，重要的是要記住，未付發票不僅會讓您感到煩惱，還會讓您的客戶感到煩惱。 也許他們沒有付錢是因為沒有向他們充分解釋這個過程，或者它很笨拙和過時。 您的發票方法可能會影響您的客戶關係，並最終影響您留住客戶的程度。

以下是改進發票流程的十個技巧。 這些策略，例如要求押金或使用定期計費方式，實際上可以確保滿足您客戶的需求，同時還可以確保您的代理機構更快地獲得付款。 這是最終的雙贏。

向客戶開具發票並按您的條件獲得付款的 10 種方法

1. 在合同中建立明確的期望

也許確保您的代理機構及時收到付款的最佳方法是在客戶簽署合同之前澄清付款條款。 使這成為一個積極的對話，而不是僅僅在細則中包含期望。 這可以防止客戶混淆何時付款、如何付款以及滯納金政策。

留出時間討論付款流程還可以讓您了解客戶是否有任何特殊要求。 例如，客戶更喜歡通過郵件還是電子方式收到發票？ 他們更喜歡用信用卡還是支票支付？

在客戶入職過程中討論期望不僅可以減少他們以後因未付發票而被追查的可能性，而且表明您願意適應他們的付款偏好。 簡而言之，這是一種提供額外客戶服務和提高客戶忠誠度的簡單方法。

2. 要求押金

為大筆購買支付押金並不罕見。 與營銷或廣告代理簽訂合同時也不例外。 除了為代理商提供前期收入外，讓客戶支付定金還可以完成兩件事：

• 它清除了任何“危險信號”客戶。
  如果您注意到新客戶過於關注成本或拒絕支付押金，那麼他們很可能不會按時支付未來的發票。 現在提出支付押金的問題可以讓您以後避免很多挫折。
• 它確保開票流程的機制正常工作。
  無論客戶要求通過郵件收到發票還是希望通過 PayPal 付款，從存款開始建立關係都有助於確保流程按預期進行。 這樣，當下一張發票出現時，雙方都可以對如何進行有信心。

3. 在發票上包括聯繫信息和項目細節

發票通常會轉交給組織的財務團隊或有權做出採購決策的人員。 將您機構的聯繫信息標記在發票上可以讓其他潛在利益相關者在有任何問題時輕鬆取得聯繫。

另一件事是確保發票是由正確的人收取的。 如果您的主要聯繫人不是最終支付賬單的人，請弄清楚是誰。 通過直接向該人收費，您可以為自己和您的客戶節省大量時間。

了解 QuickBooks 如何使用他們的發票軟件做到這一點：

除了為聯繫信息保留的空間外，此 FreshBooks 發票模板還包含用於描述不同項目組件的空間：

雖然這似乎是常識，但添加額外的細節有助於在您和您的客戶之間建立信任。 具體到項目的各個組成部分，例如“為 Facebook 重定向廣告活動創建點擊後登錄頁面”，提醒客戶與實現一個活動相關的所有不同任務。

4. 在發票上包括延遲付款條款

很有可能，客戶在結賬之前不會查看他們的合同副本以了解付款條款。 通過在每張發票的底部包含延遲付款條款，您可以使每個人的工作更輕鬆。 這可以鼓勵客戶按時付款，並防止他們聲稱他們不知道截止日期和滯納金。

5. 及時交付發票

許多數字營銷人員爭論何時發送發票。 有些人建議等到交付項目一周後，或者等到客戶有時間享受產品或服務並可以看到結果，例如潛在客戶或轉化率的增加。

要快速獲得付款，請盡快提交發票。 這使您的代理機構始終處於客戶的心目中。 它還表明您可靠且注重細節，這再次證明您的機構是開始工作的最佳選擇。

6. 將客戶轉移到定期計費的固定合同

不要等到一個漫長的項目結束才發送發票——或者在此基礎上再等幾週或幾個月才能得到報酬——讓你的客戶切換到聘用合同。

從那裡，設置一個循環計費選項，每月從客戶的銀行賬戶或信用卡中自動提款。 這不僅為你們節省了大量時間和頭痛，而且還為您的機構創造了更可預測和更穩定的現金流。

對於需要比平時更多的時間來完成的項目，單獨的固定/定期付款計劃可能並不總是有意義的。 例如，客戶可能對 A/B 測試的結果不滿意，並要求構建更多實驗性的點擊後登錄頁面。 在這種情況下，請考慮使用針對小時數的保留器方法，您可以在這種方法中針對超出保留器預期的時間發送月度或季度發票。

7. 在線給客戶開具發票

如果您在入職過程中了解到可以在線為客戶開具發票，那麼恭喜您。 這樣做有幾個好處，例如節省郵寄紙質發票的時間和金錢，以及為您的客戶提供即時付款選項。

使用 PayPal 向客戶開具發票是一種流行的在線支付方式。 該平台可以輕鬆包含“立即付款”按鈕，以便客戶可以立即結帳：

這一一步流程可以防止延遲付款並保持您的收入可預測和一致。

8、使用開票軟件

使用基於雲的軟件可以使發票流程自動化，並減少您花在發送和跟進賬單上的時間。

FreshBooks 是最受歡迎的基於雲的工具之一：

該軟件的許多功能可自動執行此處討論的最佳實踐，包括：

• 押金開具發票
• 清算顯示聯繫信息、項目詳細信息和滯納金信息
• 允許客戶即時在線支付
• 轉換為不同的貨幣

此外，FreshBooks 自己的研究聲稱他們的軟件每年平均為小企業主節省 192 小時。 由於他們的中間計劃定價為每月 25 美元，因此向客戶開具發票是一個非常合理的選擇。

如果您想避免為雲會計軟件付費，請考慮通過 PayPal 發送發票：

流行的在線支付門戶提供免費的發票模板，其中包含大量自定義選項，包括為國際客戶提供輕鬆的貨幣轉換。 缺點？ PayPal 仍會從最終付款中收取通常的小額費用（0.30 美元 + 總額的 2.9%）。

9. 向國際客戶開具發票時考慮費用和匯率

在向國際客戶開具發票時，匯率、稅費和其他費用都可能發揮作用。 通過在客戶入職過程中澄清付款期望的同時討論該主題來避免任何意外。

它有助於研究特定國家/地區的協議，或者您可以使用軟件編寫發票。 許多雲會計工具使貨幣轉換變得輕而易舉。 例如，Zoho 讓您能夠以另一種語言創建發票模板：

10. 與客戶建立牢固的關係

感覺價值超出他們為貴公司提供的收入的客戶可能更傾向於按時付款。 有幾種方法可以做到這一點，例如為他們提供折扣，幫助他們解決問題，甚至給他們送一份意想不到的禮物。

但是，如果您遵循了此處分享的提示，那麼您就已經在與客戶建立良好關係的道路上邁進了一半。 一致的發票流程為清晰的溝通、建立信任和通過出色的客戶服務簡化客戶的生活提供了多種機會。

開始快速輕鬆地獲得報酬

向客戶開具發票可能很困難。 創建和發送賬單需要時間，甚至需要更多時間跟進並確保在截止日期前支付發票。 擁有一致且清晰的發票流程可以防止雙方出現很多挫敗感。

通過設定明確的期望何時以及如何向代理機構付款，然後提供簡單、即時的付款方式，讓客戶的生活更輕鬆，可以讓您更快地獲得付款並加強您的關係。 追討未付發票的客戶可能已成為過去。

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