10 Cara Terbaik untuk Menagih Klien agar Agensi Anda Dibayar

Faktur klien bisa menjadi hambatan. Mereka mungkin salah menaruhkan tagihan, lupa mengirim cek, atau sejumlah skenario yang mungkin terjadi. Sebelum Anda menyadarinya, tanggal jatuh tempo telah berlalu dan aliran pendapatan agensi Anda memudar. Apa yang bisa kau lakukan?

Pertama, penting untuk diingat bahwa faktur yang belum dibayar mungkin tidak hanya mengganggu Anda tetapi juga klien Anda. Mungkin mereka belum membayar karena prosesnya tidak sepenuhnya dijelaskan kepada mereka atau kikuk dan ketinggalan zaman. Metode faktur Anda dapat memengaruhi hubungan pelanggan Anda dan pada akhirnya seberapa baik Anda mempertahankan pelanggan.

Berikut adalah sepuluh tips untuk meningkatkan proses faktur Anda. Taktik ini, seperti meminta setoran atau menggunakan metode penagihan berulang, sebenarnya dapat memastikan bahwa kebutuhan klien Anda terpenuhi sambil juga memastikan agensi Anda dibayar lebih cepat. Ini adalah win-win akhir.

10 Cara untuk menagih klien dan dibayar sesuai persyaratan Anda

1. Tetapkan harapan yang jelas dalam kontrak

Mungkin cara terbaik untuk memastikan bahwa biro iklan Anda segera dibayar adalah dengan mengklarifikasi persyaratan pembayaran sebelum klien menandatangani kontrak. Jadikan ini percakapan aktif alih-alih hanya memasukkan harapan dalam cetakan kecil. Ini mencegah kebingungan klien tentang kapan harus membayar, bagaimana membayar, dan apa kebijakan untuk biaya keterlambatan.

Menyisihkan waktu untuk mendiskusikan proses pembayaran juga memungkinkan Anda untuk mengetahui apakah klien memiliki permintaan khusus. Misalnya, apakah klien lebih suka menerima faktur melalui surat atau elektronik? Apakah mereka lebih suka membayar dengan kartu kredit atau cek?

Membahas ekspektasi selama proses orientasi klien Anda tidak hanya mengurangi kemungkinan mereka akan dikejar kemudian karena faktur yang belum dibayar, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda bersedia mengakomodasi preferensi pembayaran mereka. Singkatnya, ini adalah cara sederhana dan mudah untuk memberikan layanan pelanggan tambahan dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

2. Minta deposit

Membayar deposit untuk pembelian besar bukanlah hal yang aneh. Tidak ada bedanya ketika melakukan kontrak dengan agen pemasaran atau periklanan. Selain memberi agen pendapatan di muka, meminta klien membayar deposit menyelesaikan dua hal:

• Itu menyingkirkan klien "bendera merah" apa pun.
  Jika Anda melihat bahwa pelanggan baru terlalu fokus pada biaya atau menolak membayar deposit, maka kemungkinan besar mereka tidak akan membayar tagihan di masa mendatang tepat waktu. Membicarakan masalah pembayaran deposit sekarang dapat menyelamatkan Anda dari banyak frustrasi di kemudian hari.
• Ini memastikan mekanisme proses faktur bekerja dengan benar.
  Apakah pelanggan meminta untuk menerima faktur melalui surat atau ingin membayar melalui PayPal, memulai hubungan dengan setoran membantu memastikan bahwa prosesnya berjalan sebagaimana mestinya. Dengan begitu, ketika faktur berikutnya muncul, kedua belah pihak dapat merasa yakin dengan cara untuk melanjutkan.

3. Sertakan informasi kontak dan spesifikasi proyek pada faktur

Faktur sering diteruskan ke tim keuangan organisasi atau seseorang yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan pembelian. Memiliki informasi kontak agensi Anda yang ditandai pada faktur memudahkan pemangku kepentingan potensial lainnya untuk menghubungi jika mereka memiliki pertanyaan.

Hal lain adalah memastikan faktur ditagih ke orang yang tepat. Jika kontak utama Anda bukanlah orang yang pada akhirnya membayar tagihan, cari tahu siapa dia. Anda dapat menghemat banyak waktu untuk diri sendiri dan klien Anda dengan menagih ke orang tersebut secara langsung.

Lihat bagaimana QuickBooks melakukannya dengan perangkat lunak faktur mereka:

Selain ruang yang disediakan untuk informasi kontak, templat faktur FreshBooks ini juga mencakup ruang untuk deskripsi tentang berbagai komponen proyek:

Meskipun ini mungkin tampak seperti akal sehat, menambahkan detail tambahan dapat membantu menciptakan kepercayaan antara Anda dan klien Anda. Menjadi spesifik tentang masing-masing komponen proyek, seperti "membuat halaman arahan pasca-klik untuk kampanye iklan penargetan ulang Facebook," mengingatkan klien tentang semua tugas berbeda yang terkait dengan menghidupkan satu kampanye.

4. Sertakan ketentuan pembayaran terlambat pada faktur

Kemungkinannya adalah, klien tidak akan meninjau salinan kontrak mereka untuk persyaratan pembayaran sebelum menyelesaikan tagihan. Anda dapat mempermudah pekerjaan semua orang dengan menyertakan ketentuan pembayaran terlambat di bagian bawah setiap faktur. Hal ini dapat mendorong klien untuk membayar tepat waktu dan mencegah mereka dari mengklaim bahwa mereka tidak tahu tentang tenggat waktu dan biaya keterlambatan.

5. Kirim faktur segera

Banyak pemasar digital berdebat tentang kapan harus mengirim faktur. Beberapa menyarankan menunggu hingga seminggu setelah mengirimkan proyek, atau menunggu sampai klien memiliki waktu untuk menikmati produk atau layanan dan dapat melihat hasilnya, seperti peningkatan prospek atau konversi.

Untuk mendapatkan pembayaran dengan cepat, kirimkan faktur sesegera mungkin. Ini membuat biro iklan Anda tetap di depan pikiran klien Anda. Ini juga menunjukkan bahwa Anda dapat diandalkan dan memperhatikan detail, yang menegaskan kembali bahwa agensi Anda adalah pilihan terbaik untuk pekerjaan itu.

6. Pindahkan klien ke kontrak punggawa dengan penagihan berulang

Alih-alih menunggu sampai akhir proyek yang panjang untuk mengirim faktur — atau menunggu beberapa minggu atau bulan lagi untuk mendapatkan bayaran — minta klien Anda untuk beralih ke kontrak punggawa.

Dari sana, siapkan opsi penagihan berulang yang melakukan penarikan bulanan secara otomatis dari rekening bank atau kartu kredit klien. Ini tidak hanya menghemat banyak waktu dan sakit kepala Anda berdua, tetapi juga menciptakan arus kas yang lebih dapat diprediksi dan stabil untuk agensi Anda.

Untuk proyek yang membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya untuk diselesaikan, rencana pembayaran punggawa/berulang saja mungkin tidak selalu masuk akal. Misalnya, klien mungkin tidak puas dengan hasil pengujian A/B dan meminta agar laman landas pasca-klik yang lebih eksperimental dibuat. Dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan metode retainer against hours, di mana Anda dapat mengirim tagihan faktur bulanan atau triwulanan untuk waktu yang melebihi ekspektasi retainer.

7. Faktur klien online

Jika Anda mengetahui selama proses orientasi bahwa Anda dapat menagih klien Anda secara online, maka selamat. Ada beberapa manfaat untuk ini, seperti menghemat waktu dan uang untuk mengirimkan faktur kertas, serta opsi pembayaran instan untuk klien Anda.

Menggunakan PayPal untuk menagih klien adalah metode pembayaran online yang populer. Platform memudahkan untuk menyertakan tombol “Bayar Sekarang” sehingga pelanggan dapat segera melunasi tagihan mereka:

Proses satu langkah ini dapat mencegah keterlambatan pembayaran dan menjaga pendapatan Anda tetap dapat diprediksi dan konsisten.

8. Gunakan perangkat lunak faktur

Menggunakan perangkat lunak berbasis cloud dapat mengotomatiskan proses faktur dan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengirim dan menindaklanjuti tagihan.

Salah satu alat berbasis cloud yang paling populer adalah FreshBooks:

Banyak fitur perangkat lunak yang mengotomatiskan praktik terbaik yang dibahas di sini, termasuk:

• Faktur untuk deposit
• Kliring yang menampilkan info kontak, detail proyek, dan informasi biaya keterlambatan
• Mengizinkan klien membayar online secara instan
• Mengonversi ke mata uang yang berbeda

Plus, penelitian FreshBooks sendiri mengklaim bahwa perangkat lunak mereka menghemat rata-rata pemilik usaha kecil 192 jam setiap tahun. Dengan paket tingkat menengah mereka dengan harga $25 per bulan, ini adalah pilihan yang sangat masuk akal untuk menagih klien.

Jika Anda ingin menghindari pembayaran untuk perangkat lunak akuntansi cloud, pertimbangkan untuk mengirim faktur melalui PayPal:

Portal pembayaran online populer menawarkan templat faktur gratis dengan banyak opsi penyesuaian, termasuk konversi mata uang yang mudah untuk klien internasional. Kekurangannya? PayPal masih mengambil biaya kecil seperti biasanya dari pembayaran akhir ($0,30 + 2,9% dari total).

9. Perhitungkan biaya dan nilai tukar saat menagih klien internasional

Nilai tukar, pajak, dan biaya lainnya kemungkinan besar akan berperan saat menagih klien internasional. Hindari kejutan apa pun dengan mendiskusikan topik pada saat yang sama saat Anda mengklarifikasi ekspektasi pembayaran selama proses orientasi klien.

Ini membantu untuk melakukan penelitian tentang protokol untuk negara tertentu, atau Anda dapat membuat faktur dengan perangkat lunak. Banyak alat akuntansi cloud membuat konversi mata uang menjadi mudah. Zoho, misalnya, menawarkan Anda kemampuan untuk membuat template faktur dalam bahasa lain:

10. Membangun hubungan yang kuat dengan klien

Pelanggan yang merasa dihargai melebihi pendapatan yang mereka berikan kepada perusahaan Anda kemungkinan besar akan lebih cenderung membayar tepat waktu. Ada beberapa cara untuk melakukannya, seperti menawarkan diskon, membantu mereka memecahkan masalah, atau bahkan mengirimi mereka hadiah tak terduga.

Namun, jika Anda telah mengikuti tips yang dibagikan di sini, maka Anda sudah setengah jalan untuk menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan Anda. Proses faktur yang konsisten memberikan beberapa peluang untuk komunikasi yang jelas, membangun kepercayaan, dan menyederhanakan kehidupan klien Anda dengan layanan pelanggan yang sangat baik.

Mulai dibayar dengan cepat dan mudah

Faktur klien bisa jadi sulit. Dibutuhkan waktu untuk membuat dan mengirim tagihan, dan bahkan lebih banyak waktu untuk menindaklanjuti dan memastikan faktur dibayar sebelum tenggat waktu. Memiliki proses faktur yang konsisten dan jelas dapat mencegah banyak frustrasi di kedua sisi.

Dengan menetapkan harapan yang jelas kapan dan bagaimana agen dapat dibayar, kemudian menawarkan metode pembayaran instan sederhana yang membuat hidup klien lebih mudah dapat membuat Anda dibayar lebih cepat dan memperkuat hubungan Anda. Mengejar pelanggan untuk faktur yang belum dibayar bisa menjadi sesuatu dari masa lalu.

Untuk detail lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat mengembangkan agensi Anda, daftarlah untuk demo Instapage Enterprise hari ini.