Les 10 meilleures façons de facturer les clients pour que votre agence soit payée

La facturation des clients peut être un frein. Ils pourraient égarer la facture, oublier d'envoyer un chèque ou n'importe quel nombre de scénarios possibles. Avant que vous ne vous en rendiez compte, la date d'échéance est dépassée et le flux de revenus de votre agence s'estompe. Que pouvez-vous faire?

Tout d'abord, il est important de se rappeler que les factures impayées peuvent non seulement être ennuyeuses pour vous, mais aussi pour votre client. Peut-être n'ont-ils pas payé parce que le processus ne leur a pas été entièrement expliqué ou qu'il est maladroit et obsolète. Votre méthode de facturation pourrait avoir un impact sur vos relations clients et, en fin de compte, sur la manière dont vous fidélisez vos clients.

Voici dix conseils pour améliorer votre processus de facturation. Ces tactiques, telles que demander un acompte ou utiliser une méthode de facturation récurrente, peuvent en fait garantir que les besoins de vos clients sont satisfaits tout en garantissant que votre agence est payée plus rapidement. C'est le gagnant-gagnant ultime.

10 façons de facturer les clients et d'être payé selon vos conditions

1. Établir des attentes claires dans le contrat

Le meilleur moyen de vous assurer que votre agence est payée rapidement est peut-être de clarifier les conditions de paiement avant qu'un client ne signe un contrat. Faites-en une conversation active au lieu de simplement inclure les attentes dans les petits caractères. Cela évite aux clients de se demander quand payer, comment payer et quelle est la politique en matière de frais de retard.

Prévoir du temps pour discuter des processus de paiement vous permet également de savoir si le client a des demandes spéciales. Par exemple, le client préfère-t-il recevoir une facture par courrier ou par voie électronique ? Préfèrent-ils payer par carte bancaire ou par chèque ?

Discuter des attentes lors du processus d'intégration de vos clients réduit non seulement le risque qu'ils soient poursuivis plus tard pour des factures impayées, mais montre que vous êtes prêt à répondre à leurs préférences de paiement. En bref, c'est un moyen simple et facile de fournir un service client supplémentaire et de fidéliser la clientèle.

2. Demander un acompte

Payer un acompte sur un achat important n'est pas inhabituel. Ce n'est pas différent lorsque vous passez un contrat avec une agence de marketing ou de publicité. En plus de fournir à l'agence des revenus initiaux, demander aux clients de payer un acompte permet d'accomplir deux choses :

• Il élimine tous les clients « drapeau rouge ».
  Si vous remarquez qu'un nouveau client est trop concentré sur les coûts ou s'oppose au paiement d'un acompte, il est probable qu'il ne paiera pas ses futures factures à temps. Aborder le sujet du paiement d'un acompte maintenant pourrait vous éviter bien des frustrations plus tard.
• Il garantit le bon fonctionnement de la mécanique du processus de facturation.
  Que le client demande à recevoir une facture par courrier ou souhaite payer via PayPal, démarrer la relation avec un acompte permet de s'assurer que le processus fonctionne comme il se doit. De cette façon, lorsque la prochaine facture arrive, les deux parties peuvent se sentir en confiance avec la façon de procéder.

3. Inclure les coordonnées et les détails du projet sur la facture

Les factures sont souvent transmises à l'équipe financière d'une organisation ou à une personne habilitée à prendre les décisions d'achat. Le fait d'inscrire les coordonnées de votre agence sur la facture permet aux autres parties prenantes potentielles d'entrer facilement en contact si elles ont des questions.

Une autre chose est de s'assurer que la facture est facturée à la bonne personne. Si votre contact principal n'est pas la personne qui paie en fin de compte les factures, déterminez qui l'est. Vous pouvez gagner beaucoup de temps pour vous et votre client en facturant directement à cette personne.

Découvrez comment QuickBooks le fait avec son logiciel de facturation :

En plus des espaces réservés aux informations de contact, ce modèle de facture FreshBooks comprend également un espace pour les descriptions des différents composants du projet :

Bien que cela puisse sembler du bon sens, l'ajout de détails supplémentaires peut aider à créer la confiance entre vous et votre client. Le fait d'être précis sur les composants individuels d'un projet, tels que « création d'une page de destination post-clic pour la campagne publicitaire de reciblage Facebook », rappelle au client toutes les différentes tâches associées à la réalisation d'une campagne.

4. Inclure les conditions de retard de paiement sur la facture

Il y a de fortes chances qu'un client n'examine pas sa copie du contrat pour connaître les conditions de paiement avant de régler une facture. Vous pouvez faciliter le travail de chacun en incluant des conditions de retard de paiement au bas de chaque facture. Cela peut encourager les clients à payer à temps et les empêcher de prétendre qu'ils ne connaissaient pas les délais et les frais de retard.

5. Livrer la facture rapidement

De nombreux spécialistes du marketing numérique se demandent quand envoyer une facture. Certains suggèrent d'attendre jusqu'à une semaine après la livraison d'un projet, ou d'attendre que le client ait eu le temps de profiter du produit ou du service et puisse voir les résultats, comme une augmentation des prospects ou des conversions.

Pour être payé rapidement, soumettez la facture dès que possible. Cela garde votre agence au premier plan de l'esprit de votre client. Cela montre également que vous êtes fiable et attentif aux détails, ce qui réaffirme que votre agence était le meilleur choix pour le travail de départ.

6. Déplacer les clients vers un contrat d'acompte avec facturation récurrente

Au lieu d'attendre la fin d'un long projet pour envoyer une facture - ou d'attendre plusieurs semaines ou mois en plus pour être payé - demandez à votre client de passer à un contrat de prévoyance.

À partir de là, configurez une option de facturation récurrente qui effectue des retraits mensuels automatiquement à partir du compte bancaire ou de la carte de crédit du client. Non seulement cela vous fait gagner beaucoup de temps et de maux de tête, mais crée également un flux de trésorerie plus prévisible et plus stable pour votre agence.

Pour les projets qui nécessitent plus de temps que d'habitude pour être achevés, un plan d'acompte/de paiement récurrent à lui seul peut ne pas toujours avoir de sens. Par exemple, un client peut ne pas être satisfait des résultats des tests A/B et demander la création de pages de destination post-clic plus expérimentales. Dans ce cas, envisagez d'utiliser une méthode d'acompte contre les heures, où vous pouvez envoyer une facture mensuelle ou trimestrielle pour le temps qui dépasse les attentes de l'acompte.

7. Facturer les clients en ligne

Si vous avez appris au cours du processus d'intégration que vous pouvez facturer votre client en ligne, alors félicitations. Cela présente plusieurs avantages, tels que l'économie de temps et d'argent sur l'envoi de factures papier, ainsi que des options de paiement instantané pour votre client.

L'utilisation de PayPal pour facturer les clients est une méthode de paiement en ligne populaire. La plateforme permet d'inclure facilement un bouton « Payer maintenant » afin que les clients puissent régler leur facture immédiatement :

Ce processus en une seule étape peut éviter les retards de paiement et maintenir vos revenus prévisibles et cohérents.

8. Utiliser un logiciel de facturation

L'utilisation d'un logiciel basé sur le cloud peut automatiser le processus de facturation et réduire le temps que vous passez à envoyer et à suivre les factures.

L'un des outils cloud les plus populaires est FreshBooks :

De nombreuses fonctionnalités du logiciel automatisent les meilleures pratiques décrites ici, notamment :

• Facturation d'un acompte
• Effacement affichant les informations de contact, les détails du projet et les informations sur les frais de retard
• Permettre aux clients de payer en ligne instantanément
• Conversion dans une autre devise

De plus, les propres recherches de FreshBooks affirment que leur logiciel permet au propriétaire moyen d'une petite entreprise d'économiser 192 heures par an. Avec leur plan de niveau intermédiaire au prix de 25 $ par mois, c'est une option très raisonnable pour facturer les clients.

Si vous souhaitez éviter de payer pour un logiciel de comptabilité cloud, envisagez d'envoyer des factures via PayPal :

Le portail de paiement en ligne populaire propose des modèles de factures gratuits avec de nombreuses options de personnalisation, y compris une conversion de devise facile pour les clients internationaux. L'inconvénient ? PayPal prélève toujours ses petits frais habituels sur le paiement final (0,30 $ + 2,9 % du total).

9. Tenir compte des frais et des taux de change lors de la facturation des clients internationaux

Les taux de change, les taxes et autres frais joueront probablement tous un rôle lors de la facturation des clients internationaux. Évitez les surprises en discutant du sujet tout en clarifiant les attentes de paiement lors du processus d'intégration du client.

Cela permet de faire des recherches sur les protocoles pour un pays particulier, ou vous pouvez rédiger des factures avec un logiciel. De nombreux outils de comptabilité dans le cloud facilitent les conversions de devises. Zoho, par exemple, vous offre la possibilité de créer des modèles de facture dans une autre langue :

10. Construire des relations solides avec les clients

Les clients qui se sentent valorisés au-delà des revenus qu'ils fournissent à votre entreprise seront probablement plus enclins à payer à temps. Il existe plusieurs façons de le faire, comme leur offrir un rabais, les aider à résoudre un problème ou même leur envoyer un cadeau inattendu.

Cependant, si vous avez suivi les conseils partagés ici, vous êtes déjà à mi-chemin vers la création d'une excellente relation avec vos clients. Un processus de facturation cohérent offre plusieurs opportunités de communication claire, d'instauration de la confiance et de simplification de la vie de vos clients grâce à un excellent service client.

Commencez à être payé rapidement et facilement

La facturation des clients peut être difficile. Il faut du temps pour créer et envoyer des factures, et encore plus de temps pour assurer le suivi et s'assurer que les factures sont payées dans les délais. Avoir un processus de facturation cohérent et clair peut éviter beaucoup de frustration des deux côtés.

En définissant des attentes claires quand et comment l'agence peut être payée, puis en proposant des méthodes de paiement simples et instantanées qui facilitent la vie des clients, vous pouvez vous faire payer plus rapidement et renforcer vos relations. Traquer les clients pour des factures impayées peut devenir une chose du passé.

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