ความสำคัญของบันทึกการตรวจสอบสำหรับทีมการตลาดดิจิทัล

ตื่นตระหนกเมื่อเห็นแดชบอร์ดการวิเคราะห์สามวันหลังจากที่แคมเปญของลูกค้าของคุณเริ่มทำงาน ตามตัวเลข โฆษณาของคุณสร้างการคลิกผ่าน 50,000 ครั้ง แต่หน้า Landing Page ที่เกี่ยวข้องหลังการคลิกนั้นใช่หรือไม่ มีการลงทะเบียนเพียง 10,000 ครั้ง

ผู้เยี่ยมชม 40,000 ที่หายไปอยู่ที่ไหน

คุณติดตามโฆษณาและค้นพบสิ่งที่ทำให้ท้องไส้ปั่นป่วนอย่างบ้าคลั่ง: ทุกอันชี้ไปที่หน้า 404

เมื่อถึงจุดหนึ่ง ใครบางคนในองค์กรของคุณทำผิดพลาด และหากไม่มีบันทึกการตรวจสอบโดยละเอียด คุณจะไม่มีทางรู้ว่าใครหรืออย่างไร ตอนนี้ เอเจนซี่ของคุณพร้อมจะขอเงินโฆษณาที่สูญเปล่าไปหลายพันดอลลาร์ และคุณไม่รู้วิธีป้องกันปัญหาในอนาคต คุณจะบอกอะไรกับลูกค้าของคุณ?

บันทึกการตรวจสอบ (aka audit trail) คืออะไร?

บันทึกการตรวจสอบ (หรือเส้นทางการตรวจสอบ) คือบันทึกการดำเนินการตามลำดับเวลาโดยละเอียดของการดำเนินการในขั้นตอนหรือการปรับปรุงที่ทำกับโครงการ ซึ่งเป็นเรื่องปกติในสาขาต่างๆ เช่น การแพทย์ การบัญชี ไอที และการออกแบบดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการทำงานร่วมกันเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ อย่างตลกขบขัน Lysa Myers จาก WeLiveSecurity ชี้ให้เห็นว่าทำไม:

หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบมาเป็นระยะเวลาหนึ่ง คุณจะรู้ว่าผู้ใช้สามารถสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ที่คุณไม่คาดคิดได้อย่างน่าทึ่ง หากคุณไม่รู้ว่าสิ่งที่คุณไม่รู้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในเครือข่ายของคุณอาจนำไปสู่การนอนไม่หลับได้หลายคืน แต่สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องได้รับการยอมรับว่าหลีกเลี่ยงไม่ได้ การบันทึกการตรวจสอบสามารถให้มุมมองว่าเกิดอะไรขึ้นเพื่อให้คุณสามารถลองย้อนขั้นตอนของผู้ใช้ได้หากมีสิ่งแปลก ๆ เกิดขึ้น

กล่าวอีกนัยหนึ่ง บันทึกการตรวจสอบจะให้รายละเอียดทีละขั้นตอนว่าใครทำอะไรเมื่อใด กับแคมเปญ เว็บไซต์ หรือโครงการใดๆ ที่คุณกำลังทำอยู่ เพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จสูงสุดในกระบวนการของคุณและลดความล้มเหลวให้เหลือน้อยที่สุด

เหตุใดทีมการตลาดทุกทีมจึงควรเก็บบันทึกการตรวจสอบ (หรือใช้ซอฟต์แวร์บันทึกการตรวจสอบ)

การใช้ซอฟต์แวร์บันทึกการตรวจสอบมีประโยชน์หลายประการสำหรับหน่วยงานด้านการตลาดและทีม นี่คือเหตุผลที่คุณควรติดตามการดำเนินการที่สำคัญในทุกขั้นตอน

1. ให้ทีมของคุณรับผิดชอบ

เป็นความจริงที่การติดตามกิจกรรมในทีมของคุณ คุณจะสามารถเห็นได้ว่าพวกเขาทำผิดพลาดหลังจากเกิดเหตุการณ์นั้นขึ้นเมื่อใด จากนั้นจึงจัดการกับพวกเขาตามนั้น แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการเก็บบันทึกการตรวจสอบสามารถช่วยป้องกันข้อผิดพลาด ก่อนที่จะ เกิดขึ้นได้เช่นกัน

ลองพิจารณาการทดลองจากมหาวิทยาลัยวอชิงตัน ซึ่งมีนักวิจัยสามคนมุ่งเป้าไปที่การปราบปรามการโจรกรรมของพนักงานในร้านอาหารแบบสบายๆ ทั่วประเทศ เช่น Applebee's, Olive Garden และ Chili's

ตามที่นักวิจัยตั้งข้อสังเกต การโจรกรรมของพนักงานสามารถเกิดขึ้นได้หลายรูปแบบในอุตสาหกรรมบริการอาหาร ไม่ใช่แค่การขโมยจากทะเบียน – การโจรกรรมยังสามารถให้เครื่องดื่มฟรีหนึ่งรอบเพื่อแลกกับเคล็ดลับที่ใหญ่กว่า พนักงานได้รับความไว้วางใจให้ป้อนข้อมูลทุกรายการเข้าสู่ระบบ POS แต่นั่นไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป

ดังนั้น ในร้านอาหาร 392 แห่ง ใน 39 รัฐ ผู้ทดลองจึงติดตั้งซอฟต์แวร์ตรวจสอบการโจรกรรมเพื่อดูว่าสามารถจับพนักงานที่วางแผนไว้ได้หรือไม่ มันจะไม่เพียงเตือนผู้จัดการเมื่อสถานประกอบการถูกขโมยทันที แต่ยังระบุรูปแบบที่น่าสงสัยที่อาจบ่งบอกถึงพฤติกรรมที่ชั่วร้ายของพนักงาน

ผลลัพธ์?

ประหยัดกว่า $2,000 ต่อสัปดาห์สำหรับร้านอาหาร งานชิ้นนี้ของ New York Times ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในการสรุปเหตุผลว่าทำไม:

นักวิจัยกล่าวว่าผลกระทบไม่ได้มาจากการไล่คนงานออกเนื่องจากลักขโมย แต่ส่วนใหญ่มาจากพฤติกรรมที่เปลี่ยนไป เมื่อรู้ว่าพวกเขากำลังถูกตรวจสอบ เซิร์ฟเวอร์ไม่เพียงแต่ดึงกลับจากการปฏิบัติที่ผิดจรรยาบรรณเท่านั้น แต่ยังใช้ความพยายามของพวกเขาในการกระตุ้นให้ลูกค้าทานของหวานหรือเบียร์อีกแก้ว เพื่อเพิ่มรายได้ให้กับร้านอาหารและเคล็ดลับสำหรับตัวเอง

ในท้ายที่สุด ซอฟต์แวร์ไม่สามารถจับโจรได้มากมาย แต่มันทำให้พนักงานปฏิบัติตามระเบียบการเพราะ พวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังถูกติดตาม

การศึกษาอีกชิ้นหนึ่งจากมหาวิทยาลัยนิวคาสเซิลแสดงให้เห็นว่าแม้แต่ภาพมายาของใครบางคนที่เฝ้าดูก็สามารถเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้คนได้ เมื่อนักวิจัยแขวนโปสเตอร์ของตามนุษย์ในโรงอาหารของประชาชนครั้งที่สองเป็นคนจำนวนมากทำความสะอาดขึ้นหลังจากที่ตัวเองกว่าเมื่อโปสเตอร์ของดอกไม้แขวนบนผนัง

เมื่อใช้บันทึกการตรวจสอบ คุณจะส่งผลต่อพฤติกรรมในลักษณะเดียวกันได้ การให้พนักงานของคุณรู้ว่าพฤติกรรมของพวกเขานั้นสามารถติดตามได้ หมายถึงการทำให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามโปรโตคอลเสมอ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องกังวลกับข้อผิดพลาดที่ขี้เกียจหรือการพยายามบ่อนทำลายแคมเปญ

2. ให้ลูกค้าของคุณรับผิดชอบ

การอนุญาตให้ลูกค้าเข้าถึงเนื้อหาสำคัญมีข้อดี เช่น ความสามารถในการรับความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนการสรุปโครงการ ในขณะเดียวกัน ก็มีโอกาสเกิดปัญหามากกว่าที่จะแก้ได้

หากคุณผสานรวมกับธุรกิจของลูกค้าโดยใช้รูปแบบการทำงานร่วมกัน เช่นเดียวกับที่หน่วยงาน 85SIXTY ทำ มีความเป็นไปได้ที่จะชี้นิ้วระหว่างทีมของคุณและทีมของพวกเขาเมื่อมีบางอย่างผิดพลาด

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณในฐานะนักแปลอิสระส่งการออกแบบหน้า Landing Page หลังการคลิกซึ่งหายไปหลังจากส่งต่อไปยัง Content Marketing Manager จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้าเป้าหมายที่คุณสร้างขึ้นหายไป แต่พนักงานของลูกค้าหลายคนสามารถเข้าถึง CRM ได้

เมื่อเพจถูกลบ ลีดหายไป หรือการออกแบบเปลี่ยนไป คุณจะสามารถหยุดการทะเลาะวิวาทได้ก่อนที่จะเริ่มด้วยรายการการดำเนินการทีละขั้นตอนและใครเป็นคนดำเนินการ พนักงานของคุณอาจเป็นคนแรกที่คุณตรวจสอบซ้ำ แต่ก็ไม่ใช่คนที่ผิดเสมอไป

3. ป้องกันข้อผิดพลาดในอนาคตและทำซ้ำความสำเร็จ

เมื่อจอร์จ ซานตายานากล่าวว่า “ผู้ที่ไม่เรียนรู้ประวัติศาสตร์จะต้องทำซ้ำ” เขาไม่ได้หมายถึงข้อมูลเชิงลึกจากบันทึกการตรวจสอบ แต่เขาอาจจะเป็นเช่นนั้นเช่นกัน

ด้วยบัญชีโดยละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนที่สมาชิกในทีมของคุณใช้ตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ คุณจะสามารถระบุตำแหน่งที่คุณทำผิดพลาดและถูกต้องระหว่างทางได้

หากโฆษณาทั้งหมดของคุณชี้ไปที่หน้า 404 เช่นในตัวอย่างก่อนหน้านี้ สาเหตุอาจเป็นเพราะนักออกแบบลบหน้า Landing Page หลังการคลิกของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ หรืออาจเป็นไปได้ว่าผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่เสียค่าใช้จ่ายได้เปลี่ยน URL ของเพจของคุณกลางแคมเปญ

การเก็บบันทึกการตรวจสอบ หรือใช้ซอฟต์แวร์บันทึกการตรวจสอบที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณโดยอัตโนมัติ คุณจะทราบสาเหตุ และเมื่อคุณทราบเหตุผลเบื้องหลังแต่ละข้อแล้ว คุณจะสามารถลดข้อผิดพลาดและทำซ้ำกระบวนการที่ประสบความสำเร็จได้ในอนาคต

4. กำหนดประสิทธิภาพของเครื่องมือของคุณ

ลูกค้าและพนักงานของคุณไม่ใช่คนเดียวที่มีศักยภาพในการสร้างหรือทำลายโครงการ เครื่องมือของคุณก็สามารถทำได้เช่นกัน และจากข้อมูลของสถาบันมาตรฐานและเทคโนโลยีแห่งชาติ บันทึกการตรวจสอบสามารถช่วยให้คุณทราบได้ว่าเมื่อใด:

การวิเคราะห์เส้นทางการตรวจสอบมักจะสามารถแยกแยะระหว่างข้อผิดพลาดที่เกิดจากผู้ปฏิบัติงาน (ในระหว่างที่ระบบอาจดำเนินการตามคำแนะนำ) หรือข้อผิดพลาดที่ระบบสร้างขึ้น (เช่น เกิดจากชิ้นส่วนโค้ดทดแทนที่ทดสอบไม่ดี) ตัวอย่างเช่น ถ้าระบบล้มเหลวหรือความสมบูรณ์ของไฟล์ (ทั้งโปรแกรมหรือข้อมูล) ถูกตั้งคำถาม การวิเคราะห์เส้นทางการตรวจสอบสามารถสร้างชุดของขั้นตอนที่ดำเนินการโดยระบบ ผู้ใช้ และแอปพลิเคชันใหม่ได้

การตรวจสอบเครื่องมือของคุณเพื่อหาจุดบกพร่องและความไม่สอดคล้องกันไม่ใช่เรื่องใหม่ การทดสอบ A/A ช่วยนักการตลาดในการปรับเทียบซอฟต์แวร์การทดสอบ A/B และบันทึกการตรวจสอบสามารถทำเช่นเดียวกันกับเครื่องมืออื่นๆ

ตัวอย่างเช่น บันทึกการตรวจสอบของคุณเปิดเผยว่าไม่มีใครเข้าถึงหน้า Landing Page หลังการคลิกตั้งแต่เริ่มต้นแคมเปญของลูกค้าของคุณ การที่โฆษณาของคุณชี้ไปที่หน้า 404 อาจเป็นเครื่องบ่งชี้ว่าเครื่องมือของคุณมีความผิด และการติดตามผลกับทีมสนับสนุนลูกค้าของเครื่องมือนั้นจะเปิดเผยสิ่งที่ผิดพลาด

5. รักษาหลักฐาน

ตามที่เจ้าหน้าที่ของเอเจนซีทราบ ลูกค้าอาจเป็นเรื่องเจ็บปวดได้ บางคนให้ข้อเสนอแนะที่ไม่ดี คนอื่นไม่จ่ายตรงเวลา และในบางกรณี ลูกค้าอาจดื้อรั้นจนไม่เต็มใจที่จะยอมรับว่าพวกเขาคิดผิด

ในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก ข้อพิพาทเรื่องค่าโฆษณาที่เสียไปหลายพันดอลลาร์ส่งผลให้เกิดการคุกคามต่อการดำเนินการทางกฎหมาย ไฟล์บันทึกการตรวจสอบอาจช่วยแสดงหลักฐานว่าใครเป็นคนผิด

เป็นคนสุดท้ายที่เข้าถึงหน้า Landing Page หลังคลิก ซึ่งปัจจุบันเป็นหน้า 404 ซึ่งเป็นลูกค้าของคุณใช่หรือไม่ หากงานวิจัยบางชิ้นพบว่าเครื่องมือของคุณไม่ผิด และคุณไม่ได้เข้าถึงหน้าหลังจากเริ่มแคมเปญ นักสืบก็ไม่ต้องหาว่าใครผิดในกรณีที่ไม่มีการเชื่อมโยงไปถึงหลังการคลิก หน้าหนังสือ.

ทุกทีมควรเก็บบันทึกการตรวจสอบ

ใครทำอะไร เมื่อไหร่? อะไรคือข้อผิดพลาดที่นำไปสู่การล่มสลายของแคมเปญทั้งหมดของลูกค้าของคุณ ธุรกิจใดที่รับผิดชอบค่าโฆษณาที่เสียไปหลายพันดอลลาร์

หากไม่มีบันทึกการตรวจสอบการดำเนินการหลักและการอัปเดต คุณจะไม่มีทางรู้ได้

ในเวลาเดียวกัน บันทึกการตรวจสอบอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายอย่างเหลือเชื่อ การเรียกร้องให้พนักงานของคุณติดตามทุกการกระทำในสเปรดชีตหรือเครื่องมือที่ต้องทำด้วยตนเองอาจทำให้ต้องเสียชั่วโมงการทำงานต่อสัปดาห์

ทางเลือกที่ดีกว่า? ซอฟต์แวร์บันทึกการตรวจสอบที่ติดตามการดำเนินการในระบบโดยอัตโนมัติ ด้วยบันทึกการตรวจสอบใหม่ของ Instapage คุณจะได้รับสิ่งนั้น:

รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับบัญชีของคุณ เมื่อใด และใครเป็นผู้รับผิดชอบ ด้วยวิธีนี้ ความผิดพลาดจะเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในขณะที่ความสำเร็จทวีคูณและทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณคล่องตัวขึ้น

เริ่มออกแบบเพจมืออาชีพอย่างรวดเร็วและลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise วันนี้